Elektronische Handelsrechnung

Eine elektronische Handelsrechnung (ECI) ist ein papierloses Handelsdokument, das einen digitalisierten Rechnungsprozess beinhaltet; mit anderen Worten, es handelt sich um eine Rechnung, die elektronisch erstellt, gesendet und empfangen wird.

Wenn Sie Importeur, Exporteur oder jemand sind, der eine Rolle in der Handelsbranche spielt, dann sind Sie wahrscheinlich mit Handelsrechnungen vertraut, aber was ist mit ihren elektronischen Gegenstücken? Elektronische Rechnungen werden immer häufiger verwendet und sind manchmal erforderlich, daher ist es wichtig, sich mit ihnen vertraut zu machen.

Papier vs. elektronische Rechnung 

Um elektronische Handelsrechnungen besser zu verstehen, hilft es zu verstehen, was eine Handelsrechnung ist und wie sich die elektronische Version von der Standardversion unterscheidet.

Was ist eine Handelsrechnung?

Eine Handelsrechnung ist für alle nicht-dokumentarischen grenzüberschreitenden Sendungen erforderlich. Die Handelsrechnung ist das Hauptdokument, das einer Sendung ermöglicht, die Zollabfertigung in das Importland zu passieren. Die Handelsrechnung hilft den Zollbehörden, anwendbare Zölle, Steuern und Gebühren auf der Grundlage der wichtigen Informationen zu bestimmen, die sie über die versendeten Waren, den Absender und Empfänger sowie die Transportdetails enthält.

Vergleich zwischen Papier und elektronisch

Obwohl beide Formulare die gleichen Informationen enthalten, ist eine Handelsrechnung nur elektronisch, wenn sie in einem systematischen elektronischen Format erstellt, gesendet und empfangen wird, das eine automatisierte und elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Elektronisches Format 

Wir wissen, dass die Standard- und elektronischen Formulare den gleichen Zweck erfüllen und ähnlich aussehen. Eine physische Handelsrechnung muss jedoch entweder von Hand ausgefüllt oder zumindest ausgedruckt werden, während elektronische Handelsrechnungen sowohl online ausgefüllt als auch an den Spediteur übermittelt werden. Nachfolgend finden Sie ein Beispiel dafür, wie eine Handelsrechnung (elektronisch oder physisch) mit ihren erforderlichen Informationsfeldern aussieht.

Während der einzige Unterschied zwischen den beiden Arten von Rechnungen ihr Format ist, bietet die elektronische Handelsrechnung mehrere Vorteile, die das papierbasierte Formular nicht bietet.

Vorteile des elektronischen Formats 

Das elektronische Format erfüllt alle gleichen Zwecke und wird aus den gleichen Gründen wie das papierbasierte Format verwendet, bietet jedoch auch mehrere Vorteile, wie:

• Nachhaltigkeit: Das elektronische Format ist papierlos, was nachhaltiger ist, da es Papier, Zeit und Kosten für den Druck spart

• Effizienz: Keine Notwendigkeit, Handelsdokumente auszudrucken und anzuhängen, was zu weniger Zollverzögerungen führt, da elektronische Dokumente oft vorab genehmigt werden und nicht verloren gehen können

• Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit: Einfacher, Sendungsdaten nachzuverfolgen (elektronische Dokumentation wird gespeichert)

  • Minimiert das Risiko von verlorenen, fehlenden oder beschädigten Handelsaufzeichnungen

• Vermindertes Betrugsrisiko: Die verfügbare Software zum Senden elektronischer Rechnungen ist sicher, sodass die Gefahr von Betrug und Datenklau geringer ist

• Bequemlichkeit: Physische Handelsrechnungen müssen von Hand ausgefüllt werden, während elektronische Rechnungen größtenteils für Sie generiert werden

Aufgrund der Vorteile, die elektronische Handelsrechnungen bieten, bevorzugen einige Länder und Spediteure elektronische Handelsdokumente. Internationale Spediteure unterstützen jedoch nicht in allen Ländern die elektronische Handelsrechnungsstellung, aber sie werden in den meisten Ländern unterstützt.

Ausfüllen einer Handelsrechnung 

Die meisten großen Spediteure ermöglichen es Ihnen, elektronische Handelsrechnungen über ihre Automatisierungs-/Versandplattform oder Software zu erstellen. Die folgenden Informationen sind erforderlich, um eine elektronische Handelsrechnung auszufüllen, die im Wesentlichen den Anforderungen einer papierbasierten Handelsrechnung entspricht:

• Das Versanddatum
• Eine Sendungsnummer
• Der Firmenname und das Logo des Verkäufers
• Die Informationen des Käufers
• Eine Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen
• Der fällige Betrag
• Die Zahlungsmethoden und -bedingungen

Hinweis: Für bestimmte Sendungen können zusätzliche Informationen erforderlich sein.

Schritte zum Ausfüllen einer ECI 

Zunächst müssen Sie die Generierung elektronischer Handelsrechnungen in Ihrer bevorzugten Versandplattform aktivieren. Die Schritte können je nach Spediteur und Plattform variieren, aber der Prozess wird in etwa wie folgt aussehen:

1. Suchen Sie in Ihrer Versandspediteur-Software oder Versandplattform die Versandeinstellungen (oder Ähnliches) in Ihrem Konto

2. Aktivieren/Einschreiben/Aktivieren/Zulassen von papierloser Handelsdokumentation (oder Ähnliches)

3. Wählen Sie aus, ob Sie Rechnungen auf der Plattform erstellen möchten oder Ihre eigenen hochladen möchten

4. Lesen und akzeptieren Sie die Geschäftsbedingungen, um fortzufahren

5. Richten Sie Ihre Präferenzen ein

6. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus

   1. Absenderdetails (Name, Unternehmen, Adresse, usw.)
   2. Versanddetails (Frachtbriefnummer, Datum, Rechnungsnummer, usw.)
   3. Empfängerdetails (falls Empfängeradresse und Käuferadresse unterschiedlich sind)
   4. Verkaufsdaten (Käuferinformationen)
   5. Artikel-/Produktdetails (Beschreibungen, verkaufte Einheiten, HS-Codes, Ursprungsland, usw.)
   6. Endkosten-/Wertdetails (Rabatte, Währung, Fracht, Versicherung, Gewicht, usw.)

7. Das elektronische Rechnungssystem generiert die Rechnungsreferenznummer (IRN) und einen QR-Code

8. Laden Sie eine elektronische Signatur zur Rechnung und zum QR-Code hoch

9. Laden Sie bei Bedarf zusätzliche Versanddokumente hoch, z.B. Ursprungszeugnis oder Erklärungserklärung

10. Die elektronische Handelsrechnung wird an die Zollbehörde des Bestimmungslandes übermittelt, um die Zollabfertigung der Sendung zu erleichtern

Ressourcen der Spediteure 

Häufig gestellte Fragen