Elektronische Handelsrechnung

Eine elektronische Handelsrechnung (ECI) ist ein papierloses Handelsdokument, das einen digitalisierten Rechnungsprozess umfasst; mit anderen Worten handelt es sich um eine Rechnung, die elektronisch erstellt, versendet und empfangen wird.

Wenn Sie Importeur, Exporteur sind oder in der Handelsbranche tätig sind, kennen Sie wahrscheinlich Handelsrechnungen – aber was ist mit den elektronischen Gegenstücken? Elektronische Rechnungen werden immer häufiger verwendet und sind manchmal vorgeschrieben. Daher ist es wichtig, mit ihnen vertraut zu sein.

Papier- vs. elektronische Rechnung 

Um elektronische Handelsrechnungen besser zu verstehen, ist es hilfreich zu wissen, was eine Handelsrechnung ist und wie sich die elektronische Version von der Standardversion unterscheidet.

Was ist eine Handelsrechnung?

Eine Handelsrechnung ist für alle grenzüberschreitenden Sendungen ohne Dokumente erforderlich. Die Handelsrechnung ist das Hauptdokument, das einer Sendung die Durchfuhr durch den Zoll in das Einfuhrland ermöglicht. Anhand der wichtigen Informationen über die versendeten Waren, Absender und Empfänger sowie die Transportdetails hilft die Handelsrechnung dem Zoll, anfallende Zölle, Steuern und Gebühren zu ermitteln.

Vergleich Papier vs. elektronisch

Obwohl beide Formulare dieselben Informationen enthalten, ist eine Handelsrechnung nur dann elektronisch, wenn sie in einem systematischen elektronischen Format erstellt, versendet und empfangen wird, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht.

Elektronisches Format 

Standard- und elektronische Formulare erfüllen denselben Zweck und sehen ähnlich aus. Eine physische Handelsrechnung muss jedoch mindestens handschriftlich ausgefüllt oder ausgedruckt werden, während elektronische Handelsrechnungen online ausgefüllt und an den Spediteur übermittelt werden. Nachfolgend sehen Sie ein Beispiel dafür, wie eine Handelsrechnung (elektronisch oder physisch) mit ihren erforderlichen Informationsfeldern aussieht.

Der einzige Unterschied zwischen beiden Rechnungstypen ist das Format – die elektronische Handelsrechnung bietet jedoch mehrere Vorteile, die das Papierformular nicht hat.

Vorteile des elektronischen Formats 

Das elektronische Format erfüllt dieselben Zwecke und wird aus denselben Gründen verwendet wie das Papierformat, bietet aber auch mehrere Vorteile, wie zum Beispiel:

• Nachhaltigkeit: Das elektronische Formular ist papierlos, was nachhaltiger ist, da es Papier, Zeit und Druckkosten spart

• Effizienz: Es ist nicht erforderlich, Handelsdokumente auszudrucken und beizufügen, was zu weniger Verzögerungen bei der Registrierung führt, da elektronische Dokumente oft vorab gespeichert sind und nicht verloren gehen können

• Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit: einfachere Übersicht über Sendungsdaten (elektronische Dokumentation wird gespeichert)

  • Minimiert das Risiko verlorener, fehlender oder beschädigter Handelsunterlagen

• Reduziertes Betrugsrisiko: Die für den Versand elektronischer Rechnungen verfügbare Software ist sicher, sodass die Gefahr von Betrug und Datendiebstahl geringer ist

• Komfort: Physische Handelsrechnungen müssen handschriftlich ausgefüllt werden, während elektronische Rechnungen meist automatisch für Sie erstellt werden

Aufgrund der Vorteile elektronischer Handelsrechnungen bevorzugen einige Länder und Spediteure elektronische Handelsdokumente. Internationale Spediteure unterstützen elektronische Handelsrechnungen nicht in allen Ländern, aber in den meisten Ländern.

Ausfüllen einer Handelsrechnung 

Bei den meisten großen Spediteuren können Sie elektronische Handelsrechnungen über ihre Automatisierungs-/Versandplattform oder Software erstellen. Zum Ausfüllen einer elektronischen Handelsrechnung sind die folgenden Informationen erforderlich, die im Wesentlichen denselben Anforderungen wie eine Papier-Handelsrechnung entsprechen:

• Das Versanddatum
• Eine Tracking-Nummer
• Firmenname und Logo des Verkäufers
• Die Informationen des Käufers
• Eine Beschreibung von Waren oder Dienstleistungen
• Der fällige Betrag
• Die Zahlungsmethoden und -bedingungen

Hinweis: Für bestimmte Sendungen können zusätzliche Informationen erforderlich sein.

Schritte zum Ausfüllen eines ECI 

Zunächst müssen Sie die elektronische Handelsrechnungserstellung in Ihrer bevorzugten Versandplattform aktivieren. Die Schritte können von Anbieter zu Anbieter und von Plattform zu Plattform unterschiedlich sein, der Prozess sieht jedoch in etwa wie folgt aus:

1. Suchen Sie in Ihrer Versanddienstleister-Software oder Versandplattform Versandeinstellungen (oder das Äquivalent) in Ihrem Konto

2. Aktivieren/anmelden/einschalten/zulassen der papierlosen Handelsdokumentation (oder gleichwertig)

3. Wählen Sie, ob Sie Rechnungen auf der Plattform erstellen oder Ihre eigenen hochladen möchten

4. Lesen und akzeptieren Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen, um fortzufahren

5. Richten Sie Präferenzen ein

6. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus

   1. Angaben zum Absender (Name, Unternehmen, Adresse usw.)
   2. Versanddetails (Frachtbriefnummer, Datum, Rechnungsnummer usw.)
   3. Lieferadresse (wenn Kundenadresse und Käuferadresse unterschiedlich sind)
   4. Angaben zum Käufer (Käuferinformationen)
   5. Artikel-/Produktdetails (Beschreibungen, verkaufte Einheiten, HS codes, Herkunftsland usw.)
   6. Endgültige Kosten-/Wertdetails (Rabatte, Währung, Fracht, Versicherung, Gewicht usw.)

7. Das elektronische Rechnungssystem generiert die Rechnungsreferenznummer (IRN) und einen Quick-Response-Code (QR-Code)

8. Laden Sie eine elektronische Signatur auf die Rechnung und den QR-Code hoch

9. Laden Sie bei Bedarf zusätzliche Versanddokumente hoch, z. B. Ursprungszeugnis oder Erklärung

10. Die elektronische Handelsrechnung wird an die Zollbehörde des Ziellandes übermittelt, um die Abwicklung der Sendung zu erleichtern

Spediteur-Ressourcen 

Häufig gestellte Fragen