Elektronische Handelsrechnung

Eine elektronische Handelsrechnung (ECI) ist ein papierloses Handelsdokument, das einen digitalisierten Rechnungsprozess umfasst; mit anderen Worten, es handelt sich um eine Rechnung, die elektronisch erstellt, gesendet und empfangen wird.

Wenn Sie Importeur, Exporteur oder jemand sind, der eine Rolle in der Handelsbranche spielt, sind Sie wahrscheinlich mit Handelsrechnungen vertraut, aber wie sieht es mit ihren elektronischen Pendants aus? Elektronische Rechnungen werden zunehmend verwendet und sind manchmal erforderlich, daher ist es wichtig, mit ihnen vertraut zu sein.

Papier vs. elektronische Rechnung 

Um elektronische Handelsrechnungen besser zu verstehen, ist es hilfreich zu wissen, was eine Handelsrechnung ist und wie sich die elektronische Version von der Standardversion unterscheidet.

Was ist eine Handelsrechnung?

Eine Handelsrechnung ist für alle nicht-dokumentarischen grenzüberschreitenden Sendungen erforderlich. Die Handelsrechnung ist das Hauptdokument, das es einer Sendung ermöglicht, durch den Zoll in das importierende Land zu gelangen. Die Handelsrechnung hilft dem Zoll, anwendbare Zölle, Steuern und Gebühren basierend auf den wichtigen Informationen zu bestimmen, die sie über die versendeten Waren, den Absender und Empfänger sowie die Transportdetails enthält.

Vergleich Papier vs. elektronisch

Obwohl beide Formen die gleichen Informationen enthalten, ist eine Handelsrechnung nur dann elektronisch, wenn sie in einem systematischen elektronischen Format erstellt, gesendet und empfangen wird, das eine automatisierte und elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Elektronisches Format 

Wir wissen, dass die Standard- und elektronischen Formulare denselben Zweck erfüllen und ähnlich aussehen. Eine physische Handelsrechnung muss jedoch von Hand ausgefüllt oder zumindest ausgedruckt werden, während elektronische Handelsrechnungen sowohl online ausgefüllt als auch an den Frachtführer übermittelt werden. Im Folgenden finden Sie ein Beispiel dafür, wie eine Handelsrechnung (elektronisch oder physisch) aussieht, mit ihren erforderlichen Informationsfeldern.

Während der einzige Unterschied zwischen den beiden Rechnungsarten ihr Format ist, bietet die elektronische Handelsrechnung mehrere Vorteile, die die Papierform nicht hat.

Vorteile des elektronischen Formats 

Das elektronische Format erfüllt alle gleichen Zwecke und wird aus denselben Gründen wie das Papierformat verwendet, bietet jedoch auch mehrere Vorteile, wie zum Beispiel:

• Nachhaltigkeit: Die elektronische Form ist papierlos, was nachhaltiger ist, da sie Papier, Zeit und Kosten für den Druck spart.

• Effizienz: Es ist nicht notwendig, Handelsdokumente auszudrucken und anzuhängen, was zu weniger Verzögerungen bei der Zollabfertigung führt, da elektronische Dokumente oft vorab genehmigt werden und nicht verloren gehen können.

• Benutzerfreundlichkeit und Einfachheit: Es ist einfacher, Versanddaten nachzuverfolgen (elektronische Dokumentation wird gespeichert).

  • Minimiert das Risiko von verlorenen, fehlenden oder beschädigten Handelsunterlagen.

• Reduziertes Betrugsrisiko: Die Software, die zum Senden elektronischer Rechnungen verwendet wird, ist sicher, sodass die Wahrscheinlichkeit von Betrug und Datendiebstahl geringer ist.

• Bequemlichkeit: Physische Handelsrechnungen müssen von Hand ausgefüllt werden, während elektronische Rechnungen größtenteils für Sie generiert werden.

Aufgrund der Vorteile, die elektronische Handelsrechnungen bieten, bevorzugen einige Länder und Frachtführer elektronische Handelsdokumente. Internationale Frachtführer unterstützen elektronische Handelsrechnungen nicht in allen Ländern, aber sie werden in den meisten Ländern unterstützt.

Ausfüllen einer Handelsrechnung 

Die meisten großen Frachtführer ermöglichen es Ihnen, elektronische Handelsrechnungen über ihre Automatisierungs-/Versandplattform oder Software zu erstellen. Die folgenden Informationen sind erforderlich, um eine elektronische Handelsrechnung auszufüllen, die im Wesentlichen dieselben Anforderungen wie eine Papierhandelsrechnung hat:

• Das Versanddatum
• Eine Sendungsverfolgungsnummer
• Der Firmenname und das Logo des Verkäufers
• Die Informationen des Käufers
• Eine Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen
• Der fällige Betrag
• Die Zahlungsmethoden und -bedingungen

Hinweis: Für bestimmte Sendungen können zusätzliche Informationen erforderlich sein.

Schritte zum Ausfüllen einer ECI 

Zuerst müssen Sie die Erstellung elektronischer Handelsrechnungen in Ihrer bevorzugten Versandplattform aktivieren. Die Schritte können von Frachtführer zu Frachtführer und von Plattform zu Plattform variieren, aber der Prozess sieht ungefähr wie folgt aus:

1. Suchen Sie in Ihrer Versandsoftware oder -plattform die Versandeinstellungen (oder das Äquivalent) in Ihrem Konto.

2. Aktivieren/Registrieren/Erlauben Sie papierlose Handelsdokumentation (oder das Äquivalent).

3. Wählen Sie, ob Sie Rechnungen auf der Plattform erstellen oder Ihre eigenen hochladen möchten.

4. Lesen und akzeptieren Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen, um fortzufahren.

5. Richten Sie Ihre Präferenzen ein.

6. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus.

   1. Absenderdetails (Name, Unternehmen, Adresse usw.)
   2. Versanddetails (Frachtbriefnummer, Datum, Rechnungsnummer usw.)
   3. Lieferdetails (wenn die Empfängeradresse und die Käuferadresse unterschiedlich sind)
   4. Verkaufsdetails (Käuferinformationen)
   5. Artikel-/Produktdetails (Beschreibungen, verkaufte Einheiten, HS-Codes, Ursprungsland usw.)
   6. Endkosten-/Wertdetails (Rabatte, Währung, Fracht, Versicherung, Gewicht usw.)

7. Das elektronische Rechnungssystem generiert die Rechnungsreferenznummer (IRN) und einen QR-Code.

8. Laden Sie eine elektronische Unterschrift auf die Rechnung und den QR-Code hoch.

9. Laden Sie zusätzliche Versanddokumente nach Bedarf hoch, z. B. Ursprungszeugnis oder Erklärungserklärung.

10. Die elektronische Handelsrechnung wird an die Zollbehörde des Bestimmungslandes übermittelt, um die Zollabfertigung der Sendung zu erleichtern.

Ressourcen der Frachtführer 

Häufig gestellte Fragen