Facture commerciale électronique

Une facture commerciale électronique (FCE) est un document commercial sans papier qui implique un processus de facturation numérisé ; en d'autres termes, c'est une facture qui est créée, envoyée et reçue électroniquement.

Si vous êtes un importateur, un exportateur ou quelqu'un qui joue un rôle dans l'industrie du commerce, vous êtes probablement au courant des factures commerciales, mais qu'en est-il de leurs homologues électroniques ? Les factures électroniques sont de plus en plus utilisées et sont parfois requises, il est donc important de s'y familiariser.

Facture papier vs. facture électronique 

Pour mieux comprendre les factures commerciales électroniques, il est utile de comprendre ce qu'est une facture commerciale et comment la version électronique diffère de la version standard.

Qu'est-ce qu'une facture commerciale ?

Une facture commerciale est requise pour tous les envois transfrontaliers non documentaires. La facture commerciale est le document principal qui permet à un envoi de passer par la douane dans le pays importateur. La facture commerciale aide les douanes à déterminer les droits, taxes et frais applicables en fonction des informations importantes qu'elle contient sur les marchandises expédiées, l'expéditeur et le destinataire, ainsi que les spécificités du transport.

Comparaison papier vs. électronique

Bien que les deux formes contiennent les mêmes informations, une facture commerciale n'est considérée comme électronique que si elle est élaborée, envoyée et reçue dans un format électronique systématique qui permet un traitement automatisé et électronique.

Format électronique 

Nous savons que les formulaires standard et électroniques remplissent le même objectif et se ressemblent. Cependant, une facture commerciale physique devra être remplie à la main ou imprimée au minimum, tandis que les factures commerciales électroniques sont à la fois remplies et soumises au transporteur en ligne. Ci-dessous, un exemple de ce à quoi ressemble une facture commerciale (électronique ou physique) avec ses champs d'information requis.

Bien que la seule différence entre les deux types de factures soit leur format, la facture commerciale électronique offre plusieurs avantages que la version papier n'a pas.

Avantages du format électronique 

Le format électronique remplit tous les mêmes objectifs et est utilisé pour les mêmes raisons que le format papier, mais il offre également plusieurs avantages, tels que :

• Durabilité : le format électronique est sans papier, ce qui est plus durable car il permet d'économiser du papier, du temps et des coûts associés à l'impression

• Efficacité : pas besoin d'imprimer et d'attacher des documents commerciaux, ce qui entraîne moins de retards de dédouanement car les documents électroniques sont souvent pré-dédouanés et ne peuvent pas se perdre

• Facilité et simplicité d'utilisation : plus facile de suivre les données d'expédition (la documentation électronique est sauvegardée)

  • Minimise le risque de perte, de manque ou de dommages aux dossiers commerciaux

• Réduction du risque de fraude : le logiciel disponible pour envoyer des factures électroniques est sécurisé, donc il y a moins de chances de subir une fraude et un vol de données

• Commodité : les factures commerciales physiques doivent être remplies à la main, tandis que les factures électroniques sont principalement générées pour vous

En raison des avantages offerts par les factures commerciales électroniques, certains pays et transporteurs privilégient les documents commerciaux électroniques. Les transporteurs internationaux ne prennent pas en charge la facturation commerciale électronique dans tous les pays, mais ils sont pris en charge dans la plupart des pays.

Remplir une facture commerciale 

La plupart des grands transporteurs vous permettent de créer des factures commerciales électroniques à partir de leur plateforme ou logiciel d'automatisation/expédition. Les informations suivantes sont nécessaires pour remplir une facture commerciale électronique, qui est essentiellement la même que les exigences pour une facture commerciale papier :

• La date d'expédition
• Un numéro de suivi
• Le nom et le logo de l'entreprise du vendeur
• Les informations de l'acheteur
• Une description des biens ou services
• Le montant dû
• Les méthodes et conditions de paiement

Remarque : Des informations supplémentaires peuvent être requises pour certains envois.

Étapes pour remplir une FCE 

Tout d'abord, vous devrez activer la génération de factures commerciales électroniques dans votre plateforme d'expédition préférée. Les étapes peuvent varier d'un transporteur à l'autre et d'une plateforme à l'autre, mais le processus ressemblera quelque peu à ce qui suit :

1. Dans le logiciel de votre transporteur ou la plateforme d'expédition, localisez les paramètres d'expédition (ou l'équivalent) dans votre compte

2. Activez/inscrivez/autorisez la documentation commerciale sans papier (ou l'équivalent)

3. Choisissez si vous souhaitez créer des factures sur la plateforme ou télécharger les vôtres

4. Lisez et acceptez les termes et conditions pour continuer

5. Configurez les préférences

6. Remplissez les champs requis

   1. Détails de l'expéditeur (nom, entreprise, adresse, etc.)
   2. Détails de l'envoi (numéro de lettre de transport, date, numéro de facture, etc.)
   3. Détails de l'expédition (si l'adresse du destinataire et l'adresse de l'acheteur sont différentes)
   4. Détails de la vente (informations sur l'acheteur)
   5. Détails des articles/produits (descriptions, unités vendues, codes SH, pays d'origine, etc.)
   6. Détails du coût/valeur finale (remises, devise, fret, assurance, poids, etc.)

7. Le système de facturation électronique générera le numéro de référence de la facture (IRN) et un code de réponse rapide (QR code)

8. Téléchargez une signature électronique sur la facture et le code QR

9. Téléchargez des documents d'expédition supplémentaires si nécessaire, par exemple, Certificat d'origine ou Déclaration

10. La facture commerciale électronique sera transmise à l'autorité douanière du pays de destination pour faciliter le dédouanement de l'envoi

Ressources pour les transporteurs 

Questions fréquemment posées