Papier vs. facture électronique
Pour mieux comprendre les factures commerciales électroniques, il est utile de comprendre ce qu'est une facture commerciale et en quoi la version électronique diffère de la version standard.
Qu'est-ce qu'une facture commerciale ?
Une facture commerciale est requise pour tous les envois transfrontaliers non documentaires. La facture commerciale est le document principal qui permet à un envoi de passer la douane et d'entrer dans le pays importateur. La facture commerciale aide les douanes à déterminer les droits, taxes et frais applicables en fonction des informations importantes qu'elle contient sur les marchandises expédiées, l'expéditeur et le destinataire, et les spécificités du transport.
Comparaison papier vs. électronique
Bien que les deux formes contiennent les mêmes informations, une facture commerciale n'est électronique que si elle est élaborée, envoyée et reçue dans un format électronique systématique permettant un traitement automatisé et électronique.
Format électronique
Nous savons que les formes standard et électronique remplissent le même objectif et se ressemblent. Cependant, une facture commerciale physique devra être remplie à la main ou imprimée au minimum, tandis que les factures commerciales électroniques sont à la fois remplies et soumises au transporteur en ligne. Voici un exemple de ce à quoi ressemble une facture commerciale (électronique ou physique) avec ses champs d'information requis.
Alors que la seule différence entre les deux types de factures est leur format, la facture commerciale électronique offre plusieurs avantages que la forme papier ne propose pas.
Avantages du format électronique
Le format électronique remplit tous les mêmes objectifs et est utilisé pour les mêmes raisons que le format papier, mais il offre également plusieurs avantages, tels que :
-
Durabilité : la forme électronique est sans papier, ce qui est plus durable car elle économise du papier, du temps et des coûts liés à l'impression
-
Efficacité : pas besoin d'imprimer et de joindre des documents commerciaux, ce qui entraîne moins de retards de dédouanement car les documents électroniques sont souvent pré-dédouanés et ne peuvent pas être perdus
-
Facilité et simplicité d'utilisation : plus facile de suivre les données d'expédition (la documentation électronique est enregistrée)
- Minimise le risque de perte, de manque ou de dommage des documents commerciaux
-
Réduction du risque de fraude : le logiciel disponible pour envoyer des factures électroniques est sécurisé, donc il y a moins de chances de subir une fraude et un vol de données
-
Confort : les factures commerciales physiques doivent être remplies à la main, tandis que les factures électroniques sont principalement générées pour vous
En raison des avantages offerts par les factures commerciales électroniques, certains pays et transporteurs favorisent les documents commerciaux électroniques. Les transporteurs internationaux ne prennent pas en charge la facturation commerciale électronique dans tous les pays, mais ils sont pris en charge dans la plupart des pays.
Remplir une facture commerciale
La plupart des principaux transporteurs vous permettent de créer des factures commerciales électroniques à partir de leur plateforme d'automatisation/d'expédition ou de leur logiciel. Les informations suivantes sont nécessaires pour remplir une facture commerciale électronique, qui sont essentiellement les mêmes que les exigences pour une facture commerciale papier :
- La date d'expédition
- Un numéro de suivi
- Le nom et le logo de l'entreprise du vendeur
- Les informations de l'acheteur
- Une description des biens ou services
- Le montant dû
- Les méthodes et conditions de paiement
Remarque : Des informations supplémentaires peuvent être requises pour certains envois.
Étapes pour remplir une FCE
Tout d'abord, vous devrez activer la génération de facture commerciale électronique dans votre plateforme d'expédition préférée. Les étapes peuvent varier d'un transporteur à l'autre et d'une plateforme à l'autre, mais le processus ressemblera quelque peu à ce qui suit :
-
Dans votre logiciel de transporteur ou votre plateforme d'expédition, localisez les paramètres d'expédition (ou l'équivalent) dans votre compte
-
Activez/inscrivez/autorisez la documentation commerciale sans papier (ou l'équivalent)
-
Choisissez si vous souhaitez créer des factures sur la plateforme ou télécharger les vôtres
-
Lisez et acceptez les termes et conditions pour continuer
-
Configurez les préférences
-
- Détails de l'expéditeur (nom, entreprise, adresse, etc.)
- Détails de l'expédition (numéro de lettre de transport, date, numéro de facture, etc.)
- Détails du destinataire (si l'adresse du destinataire et l'adresse de l'acheteur sont différentes)
- Détails du vendeur (informations de l'acheteur)
- Détails des articles/produits (descriptions, unités vendues, codes SH, pays d'origine, etc.)
- Détails des coûts/valeurs finaux (remises, devise, fret, assurance, poids, etc.)
-
Le système de facturation électronique générera le numéro de référence de la facture (IRN) et un code QR rapide
-
Téléchargez une signature électronique sur la facture et le code QR
-
Téléchargez des documents d'expédition supplémentaires si nécessaire, par exemple, un certificat d'origine ou une déclaration
-
La facture commerciale électronique sera transmise à l'autorité douanière du pays de destination pour faciliter le dédouanement de l'envoi
Si vous utilisez Zonos Landed Cost pour les calculs, vous pouvez créer des étiquettes pour de nombreux transporteurs dans le tableau de bord Zonos, qui remplira automatiquement la facture commerciale pour les commandes dans le système en utilisant les détails de la commande, tels que les informations client, les descriptions d'articles, les codes SH, etc. De plus, si le transporteur et le pays de destination acceptent les factures commerciales électroniques, alors le tableau de bord Zonos télécharge automatiquement la facture commerciale pour vous et la joint à l'étiquette.
Ressources des transporteurs
Questions fréquemment posées
Les promotions/réductions affectent-elles la manière dont je remplis une facture commerciale ?
Accorder des réductions sur les articles dans les factures commerciales peut être difficile. Vous pouvez rencontrer quelques obstacles, notamment les douanes qui n'acceptent pas la réduction ou qui exigent une réconciliation en raison de la différence entre le total de votre commande et le total de votre facture commerciale. De plus, la manière dont vous remplissez la facture commerciale influence la façon dont les douanes calculent le landed cost final. Par exemple, si vous pré-collect le landed cost, mais que votre facture commerciale n'est pas remplie avec des informations précises, les douanes peuvent facturer un montant différent de celui que vous avez initialement facturé à votre client, ce qui pourrait entraîner l'absorption du coût supplémentaire par vous-même. Par conséquent, vous devez savoir comment appliquer avec précision les réductions, codes promo, livraison gratuite, etc., sur votre facture commerciale pour éviter ces problèmes potentiels.
Facture commerciale électronique
Découvrez l'objectif et les avantages des factures commerciales électroniques.
Une facture commerciale électronique (FCE) est un document commercial sans papier qui implique un processus de facturation numérisé ; en d'autres termes, c'est une facture qui est créée, envoyée et reçue électroniquement.
Si vous êtes un importateur, exportateur ou quelqu'un qui joue un rôle dans l'industrie du commerce, alors vous êtes probablement conscient des factures commerciales, mais qu'en est-il de leurs homologues électroniques ? Les factures électroniques sont de plus en plus utilisées et sont parfois requises, il est donc important de bien les connaître.