Facture commerciale électronique

Une facture commerciale électronique (ECI) est un document commercial sans papier qui implique un processus de facturation numérisé ; en d'autres termes, il s'agit d'une facture créée, envoyée et reçue électroniquement.

Si vous êtes importateur, exportateur ou acteur du secteur commercial, vous connaissez probablement les factures commerciales, mais qu'en est-il de leurs équivalents électroniques ? Les factures électroniques sont de plus en plus utilisées et parfois obligatoires ; il est donc important de les connaître.

Papier vs. facture électronique 

Pour mieux comprendre les factures commerciales électroniques, il est utile de savoir ce qu'est une facture commerciale et en quoi la version électronique diffère de la version standard.

Qu'est-ce qu'une facture commerciale ?

Une facture commerciale est requise pour tous les envois transfrontaliers non documentaires. La facture commerciale est le document principal qui permet à un envoi de passer la douane dans le pays importateur. Elle aide les douanes à déterminer les droits, taxes et frais applicables grâce aux informations importantes qu'elle contient sur les marchandises expédiées, l'expéditeur et le destinataire, ainsi que les spécificités du transport.

Comparaison papier vs. électronique

Bien que les deux formats contiennent les mêmes informations, une facture commerciale n'est électronique que si elle est créée, envoyée et reçue dans un format électronique systématique permettant un traitement automatisé et électronique.

Format électronique 

Nous savons que les formats standard et électronique remplissent le même objectif et se ressemblent. Cependant, une facture commerciale physique doit être remplie à la main ou imprimée au minimum, tandis que les factures commerciales électroniques sont à la fois remplies et soumises au transporteur en ligne. Ci-dessous, un exemple de ce à quoi ressemble une facture commerciale (électronique ou physique) avec ses champs d'information requis.

Bien que la seule différence entre les deux types de factures soit leur format, la facture commerciale électronique offre plusieurs avantages que le format papier n'a pas.

Avantages du format électronique 

Le format électronique remplit les mêmes objectifs et est utilisé pour les mêmes raisons que le format papier, mais il offre également plusieurs avantages, tels que :

• Durabilité : le format électronique est sans papier, ce qui est plus durable car il économise le papier, le temps et les coûts d'impression

• Efficacité : pas besoin d'imprimer et de joindre des documents commerciaux, ce qui réduit les retards de dédouanement car les documents électroniques sont souvent pré-dédouanés et ne peuvent pas se perdre

• Facilité et simplicité d'utilisation : plus facile de suivre les données d'expédition (la documentation électronique est enregistrée)

  • Minimise le risque de perte, d'absence ou de dommage des dossiers commerciaux

• Risque réduit de fraude : les logiciels disponibles pour envoyer des factures électroniques sont sécurisés, ce qui réduit les risques de fraude et de vol de données

• Commodité : les factures commerciales physiques doivent être remplies à la main, tandis que les factures électroniques sont en grande partie générées pour vous

En raison des avantages qu'offrent les factures commerciales électroniques, certains pays et transporteurs privilégient les documents commerciaux électroniques. Les transporteurs internationaux ne prennent pas en charge la facturation commerciale électronique dans tous les pays, mais elle est prise en charge dans la plupart des pays.

Remplir une facture commerciale 

La plupart des grands transporteurs vous permettent de créer des factures commerciales électroniques depuis leur plateforme ou logiciel d'automatisation/expédition. Les informations suivantes sont nécessaires pour remplir une facture commerciale électronique, essentiellement les mêmes exigences que pour une facture commerciale papier :

• La date d'expédition
• Un numéro de suivi
• Le nom et le logo de l'entreprise du vendeur
• Les informations de l'acheteur
• Une description des biens ou services
• Le montant dû
• Les modes et conditions de paiement

Remarque : Des informations supplémentaires peuvent être requises pour certains envois.

Étapes pour remplir une ECI 

Tout d'abord, vous devrez activer la génération de factures commerciales électroniques sur votre plateforme d'expédition préférée. Les étapes peuvent varier d'un transporteur à l'autre et d'une plateforme à l'autre, mais le processus ressemblera à ce qui suit :

1. Dans le logiciel ou la plateforme d'expédition de votre transporteur, localisez les paramètres d'expédition (ou l'équivalent) dans votre compte

2. Activez/inscrivez/autorisez la documentation commerciale sans papier (ou l'équivalent)

3. Choisissez si vous souhaitez créer des factures sur la plateforme ou télécharger les vôtres

4. Lisez et acceptez les conditions générales pour continuer

5. Configurez vos préférences

6. Remplissez les champs requis

   1. Détails de l'expéditeur (nom, entreprise, adresse, etc.)
   2. Détails de l'envoi (numéro de waybill, date, numéro de facture, etc.)
   3. Détails ship-to (si l'adresse du destinataire et celle de l'acheteur diffèrent)
   4. Détails sold-to (informations de l'acheteur)
   5. Détails article/produit (descriptions, unités vendues, codes HS, pays d'origine, etc.)
   6. Détails coût/valeur final (remises, devise, fret, assurance, poids, etc.)

7. Le système de facturation électronique génère le numéro de référence de la facture (IRN) et un code de réponse rapide (QR)

8. Téléchargez une signature électronique sur la facture et le code QR

9. Téléchargez les documents d'expédition supplémentaires si nécessaire, par exemple Certificate of Origin ou Declaration Statement

10. La facture commerciale électronique est transmise à l'autorité douanière du pays de destination pour faciliter le dédouanement de l'envoi

Ressources transporteurs 

Foire aux questions