Elektronisk kommerciel faktura

En elektronisk kommerciel faktura er et papirløst handelsdokument, der involverer en digitaliseret faktureringsproces; med andre ord er det en faktura, der oprettes, sendes og modtages elektronisk.

Hvis du er importør, eksportør, eller en person, der spiller en rolle i handelsbranchen, er du sandsynligvis bekendt med kommercielle fakturaer, men hvad med deres elektroniske modparter? Elektroniske fakturaer bliver mere udbredte og er nogle gange påkrævet, så det er vigtigt at være bekendt med dem.

Papir kontra elektronisk faktura 

Hvad er en kommerciel faktura?

En kommerciel faktura er påkrævet ved alle ikke-dokumentbaserede grænseoverskridende forsendelser. Den kommercielle faktura er hoveddokumentet, der gør det muligt for en forsendelse at passere tolden ind i importlandet. Den kommercielle faktura hjælper toldmyndighederne med at fastslå gældende afgifter, skatter og gebyrer baseret på de vigtige oplysninger, den indeholder om varerne, afsender og modtager samt transportdetaljerne.

Papir vs. elektronisk sammenligning

Selvom begge former indeholder de samme oplysninger, er en kommerciel faktura kun elektronisk, hvis den er udarbejdet, sendt og modtaget i et systematisk elektronisk format, der tillader automatiseret og elektronisk behandling.

Elektronisk format 

Vi ved, at standard- og elektroniske former opfylder den samme funktion og ligner hinanden. Men en fysisk kommerciel faktura skal i det mindste udfyldes i hånden eller udskrives, mens elektroniske kommercielle fakturaer både udfyldes og indsendes til transportøren online. Nedenfor er et eksempel på, hvordan en kommerciel faktura (elektronisk eller fysisk) ser ud med sine påkrævede oplysninger.

Mens den eneste forskel mellem de to typer fakturaer er deres format, tilbyder den elektroniske kommercielle faktura flere fordele, som papirformen ikke har.

Fordele ved elektronisk format 

Det elektroniske format opfylder de samme formål og bruges af de samme årsager som papirformatet, men det tilbyder også flere fordele, såsom:

• Bæredygtighed: den elektroniske form er papirløs, hvilket er mere bæredygtigt, fordi det sparer papir, tid og omkostninger forbundet med udskrivning

• Effektivitet: behovet for at udskrive og vedhæfte handelsdokumenter forsvinder, hvilket resulterer i færre toldklareringstider, fordi elektroniske dokumenter ofte er forudklarede og ikke kan gå tabt

• Let og enkel at bruge: nemmere at holde styr på forsendelsesdata (elektronisk dokumentation gemmes)

  • Mindsker risikoen for tabte, manglende eller beskadigede handelsdokumenter

• Reduceret risiko for bedrageri: den software, der er tilgængelig til at sende elektroniske fakturaer, er sikker, så der er mindre risiko for bedrageri og datatyveri

• Bekvemmelighed: fysiske kommercielle fakturaer skal udfyldes manuelt, mens elektroniske fakturaer i høj grad genereres for dig

På grund af fordelene ved elektroniske kommercielle fakturaer foretrækker nogle lande og transportører elektroniske handelsdokumenter. Internationale transportører understøtter ikke elektronisk fakturering i alle lande, men de er understøttet i de fleste lande.

Udfyldning af en kommerciel faktura 

De fleste større transportører giver dig mulighed for at oprette elektroniske kommercielle fakturaer fra deres automatiserings-/forsendelsesplatform eller software. Følgende oplysninger er nødvendige for at udfylde en elektronisk kommerciel faktura, som i det væsentlige svarer til kravene for en papirbaseret kommerciel faktura:

• Forsendelsesdato
• Et sporingsnummer
• Sælgerens firmanavn og logo
• Køberoplysninger
• En beskrivelse af varer eller ydelser
• Det skyldige beløb
• Betalingsmetoder og vilkår

Bemærk: Yderligere oplysninger kan være nødvendige for visse forsendelser.

Trin til udfyldning af ECI 

Først skal du aktivere generering af elektroniske kommercielle fakturaer i din foretrukne forsendelsesplatform. Trinnene kan variere fra transportør til transportør og fra platform til platform, men processen vil se nogenlunde ud som følger:

1. I din forsendelsesudbyders software eller forsendelsesplatform, find forsendelsesindstillinger (eller det tilsvarende) i din konto

2. Aktivér/tilmeld/aktiver/tillad papirløse handelsdokumenter (eller det tilsvarende)

3. Vælg om du vil oprette fakturaer på platformen eller uploade dine egne

4. Læs og accepter vilkårene for at fortsætte

5. Indstil præferencer

6. Udfyld de påkrævede felter

   1. Afsenderoplysninger (navn, virksomhed, adresse osv.)
   2. Forsendelsesoplysninger (fragtbrevnummer, dato, fakturanummer, osv.)
   3. Leveringsoplysninger (hvis modtageradressen og køberadressen er forskellige)
   4. Køberoplysninger (køberoplysninger)
   5. Vare-/produktoplysninger (beskrivelser, enheder solgt, HS-koder, oprindelsesland, osv.)
   6. Endelige omkostnings-/værdioplysninger (rabatter, valuta, fragt, forsikring, vægt, osv.)

7. Den elektroniske faktura vil generere fakturaens reference-nummer (IRN) og en QR-kode

8. Upload en elektronisk signatur til fakturaen og QR-koden

9. Upload yderligere fragtdokumenter efter behov, f.eks. Oprindelsesattest eller Erklæringsudtalelse

10. Den elektroniske kommercielle faktura vil blive transmitteret til destinationslandets toldmyndighed for at lette toldklareringen af forsendelsen

Transportørressourcer 

Ofte stillede spørgsmål