Elektronisk handelsfaktura

En elektronisk handelsfaktura (ECI) er et papirløst handelsdokument, der involverer en digitaliseret faktureringsproces; med andre ord, det er en faktura, der oprettes, sendes og modtages elektronisk.

Hvis du er importør, eksportør eller en person, der spiller en rolle i handelsindustrien, så er du sandsynligvis bekendt med handelsfakturaer, men hvad med deres elektroniske modparter? Elektroniske fakturaer bliver mere og mere udbredte og er nogle gange påkrævet, så det er vigtigt at være fortrolig med dem.

Papir vs. elektronisk faktura 

For bedre at forstå elektroniske handelsfakturaer hjælper det at forstå, hvad en handelsfaktura er, og hvordan den elektroniske version adskiller sig fra standarden.

Hvad er en handelsfaktura?

En handelsfaktura er påkrævet for alle ikke-dokument krydsgående forsendelser. Handelsfakturaen er det primære dokument, der tillader en forsendelse at passere gennem tolden ind i det importerende land. Handelsfakturaen hjælper tolden med at bestemme gældende afgifter, skatter og gebyrer baseret på de vigtige oplysninger, den indeholder om de varer, der sendes, afsenderen og modtageren samt transportdetaljerne.

Sammenligning af papir og elektronisk

Selvom begge former indeholder de samme oplysninger, er en handelsfaktura kun elektronisk, hvis den er kurateret, sendt og modtaget i et systematisk elektronisk format, der muliggør automatiseret og elektronisk behandling.

Elektronisk format 

Vi ved, at standard- og elektroniske former opfylder det samme formål og ligner hinanden. En fysisk handelsfaktura skal dog udfyldes i hånden eller i det mindste printes ud, mens elektroniske handelsfakturaer både udfyldes og indsendes til transportøren online. Nedenfor er et eksempel på, hvordan en handelsfaktura (elektronisk eller fysisk) ser ud med sine krævede oplysninger.

Mens den eneste forskel mellem de to typer fakturaer er deres format, tilbyder den elektroniske handelsfaktura flere fordele, som papirformen ikke gør.

Fordele ved elektronisk format 

Det elektroniske format opfylder alle de samme formål og bruges af de samme grunde som papirformatet, men det tilbyder også flere fordele, såsom:

• Bæredygtighed: den elektroniske form er papirløs, hvilket er mere bæredygtigt, da det sparer papir, tid og omkostninger forbundet med printning

• Effektivitet: ingen behov for at printe og vedhæfte handelsdokumenter, hvilket resulterer i færre toldforsinkelser, fordi elektroniske dokumenter ofte er forudgodkendte og ikke kan gå tabt

• Lethed og enkelhed i brug: lettere at holde styr på forsendelsesdata (elektronisk dokumentation gemmes)

  • Minimerer risikoen for tabte, manglende eller beskadigede handelsoptegnelser

• Reduceret risiko for svindel: den software, der er tilgængelig til at sende elektroniske fakturaer, er sikker, så der er mindre chance for at opleve svindel og datatyveri

• Bekvemmelighed: fysiske handelsfakturaer skal udfyldes i hånden, mens elektroniske fakturaer for det meste genereres for dig

På grund af de fordele, som elektroniske handelsfakturaer tilbyder, foretrækker nogle lande og transportører elektroniske handelsdokumenter. Internationale transportører understøtter ikke elektronisk handelsfakturering i alle lande, men de er understøttet i de fleste lande.

Udfyldning af en handelsfaktura 

De fleste større transportører tillader dig at oprette elektroniske handelsfakturaer fra deres automatiserings-/forsendelsesplatform eller software. Følgende oplysninger er nødvendige for at udfylde en elektronisk handelsfaktura, som i det væsentlige er de samme krav som for en papir handelsfaktura:

• Forsendelsesdato
• Et trackingnummer
• Sælgerens firmanavn og logo
• Køberens oplysninger
• En beskrivelse af varer eller tjenester
• Det skyldige beløb
• Betalingsmetoder og -betingelser

Bemærk: Yderligere oplysninger kan være nødvendige for visse forsendelser.

Trin til at udfylde en ECI 

Først skal du aktivere generering af elektroniske handelsfakturaer i din foretrukne forsendelsesplatform. Trinene kan variere fra transportør til transportør og platform til platform, men processen vil se nogenlunde sådan ud:

1. I din transportørsoftware eller forsendelsesplatform skal du finde forsendelsesindstillinger (eller det tilsvarende) inden for din konto

2. Aktivér/tilmeld/aktiver/lad papirløs handelsdokumentation (eller det tilsvarende)

3. Vælg, om du vil oprette fakturaer på platformen eller uploade dine egne

4. Læs og accepter vilkårene for at fortsætte

5. Opsæt præferencer

6. Udfyld de krævede felter

   1. Afsenderoplysninger (navn, virksomhed, adresse osv.)
   2. Forsendelsesoplysninger (waybill-nummer, dato, fakturanummer osv.)
   3. Leveringsoplysninger (hvis modtagerens adresse og køberens adresse er forskellige)
   4. Køberoplysninger (køberinformation)
   5. Vare-/produktoplysninger (beskrivelser, solgte enheder, HS-koder, oprindelsesland osv.)
   6. Endelige omkostnings-/værdidetaljer (rabatter, valuta, fragt, forsikring, vægt osv.)

7. Det elektroniske fakturasystem genererer fakturaens reference nummer (IRN) og en hurtig responskode (QR-kode)

8. Upload en elektronisk signatur til fakturaen og QR-koden

9. Upload yderligere forsendelsesdokumenter efter behov, f.eks. oprindelsescertifikat eller erklæringsdokument

10. Den elektroniske handelsfaktura vil blive sendt til toldmyndigheden i destinationslandet for at lette toldbehandlingen af forsendelsen

Transportørressourcer 

Ofte stillede spørgsmål