Elektronisk handelsfaktura

En elektronisk handelsfaktura (ECI) er et papirløst handelsdokument, der involverer en digitaliseret faktureringsproces; med andre ord er det en faktura, der oprettes, sendes og modtages elektronisk.

Hvis du er importør, exportør eller spiller en rolle i handelsbranchen, kender du sandsynligvis handelsfakturaer – men hvad med deres elektroniske modstykker? Elektroniske fakturaer bliver mere udbredte og er nogle gange påkrævet, så det er vigtigt at kende dem.

Papir vs. elektronisk faktura 

For bedre at forstå elektroniske handelsfakturaer er det nyttigt at forstå, hvad en handelsfaktura er, og hvordan den elektroniske version adskiller sig fra standardversionen.

Hvad er en handelsfaktura?

En handelsfaktura er påkrævet på alle ikke-dokument grænseoverskridende forsendelser. Handelsfakturaen er det primære dokument, der gør det muligt for en forsendelse at passere gennem tolden i importlandet. Handelsfakturaen hjælper tolden med at fastslå gældende told, skatter og gebyrer baseret på de vigtige oplysninger, den indeholder om de varer, der sendes, afsender og modtager samt transportdetaljerne.

Sammenligning af papir vs. elektronisk

Selvom begge former indeholder de samme oplysninger, er en handelsfaktura kun elektronisk, hvis den udarbejdes, sendes og modtages i et systematisk elektronisk format, der tillader automatiseret og elektronisk behandling.

Elektronisk format 

Vi ved, at standard- og elektroniske former opfylder det samme formål og ligner hinanden. En fysisk handelsfaktura skal dog udfyldes i hånden eller som minimum printes, mens elektroniske handelsfakturaer både udfyldes og indsendes til carrieren online. Nedenfor er et eksempel på, hvordan en handelsfaktura (elektronisk eller fysisk) ser ud med dens påkrævede informationsfelter.

Selvom den eneste forskel mellem de to typer fakturaer er deres format, tilbyder den elektroniske handelsfaktura flere fordele, som papirformen ikke har.

Fordele ved elektronisk format 

Det elektroniske format opfylder alle de samme formål og bruges af de samme grunde som papirformatet, men det tilbyder også flere fordele, såsom:

• Bæredygtighed: den elektroniske form er papirløs, hvilket er mere bæredygtigt, fordi det sparer papir, tid og omkostninger forbundet med udskrivning

• Effektivitet: ingen grund til at printe og vedhæfte handelsdokumenter, hvilket resulterer i færre clearance-forsinkelser, fordi elektroniske dokumenter ofte er forhåndsgodkendt og ikke kan gå tabt

• Nemhed og enkelhed: lettere at holde styr på forsendelsesdata (elektronisk dokumentation gemmes)

  • Minimerer risikoen for tabte, manglende eller beskadigede handelsoptegnelser

• Reduceret risiko for svindel: den software, der er tilgængelig til at sende elektroniske fakturaer, er sikker, så der er mindre chance for svindel og datatyveri

• Bekvemmelighed: fysiske handelsfakturaer skal udfyldes i hånden, mens elektroniske fakturaer stort set genereres for dig

På grund af fordelene ved elektroniske handelsfakturaer foretrækker nogle lande og carriers elektroniske handelsdokumenter. Internationale carriers understøtter ikke elektronisk handelsfakturering i alle lande, men de er understøttet i de fleste lande.

Udfyldelse af en handelsfaktura 

De fleste større carriers giver dig mulighed for at oprette elektroniske handelsfakturaer fra deres automations-/forsendelsesplatform eller software. Følgende oplysninger er nødvendige for at udfylde en elektronisk handelsfaktura, hvilket i det væsentlige er de samme krav som for en papirhandelsfaktura:

• Forsendelsesdatoen
• Et trackingnummer
• Sælgers firmanavn og logo
• Købers oplysninger
• En beskrivelse af varer eller tjenester
• Det skyldige beløb
• Betalingsmetoder og -vilkår

Bemærk: Yderligere oplysninger kan være påkrævet for visse forsendelser.

Trin til udfyldelse af en ECI 

Først skal du aktivere elektronisk generering af handelsfakturaer i din foretrukne forsendelsesplatform. Trinene kan variere fra carrier til carrier og platform til platform, men processen vil se nogenlunde sådan ud:

1. I din carrier-software eller forsendelsesplatform skal du finde shipping settings (eller tilsvarende) i din konto

2. Aktivér/tilmeld/giv tilladelse til paperless trade documentation (eller tilsvarende)

3. Vælg, om du vil oprette fakturaer på platformen eller uploade dine egne

4. Læs og accepter vilkår og betingelser for at fortsætte

5. Indstil præferencer

6. Udfyld de påkrævede felter

   1. Afsenderdetaljer (navn, virksomhed, adresse osv.)
   2. Forsendelsesdetaljer (waybill-nummer, dato, fakturanummer osv.)
   3. Ship-to-detaljer (hvis modtageradresse og køberadresse er forskellige)
   4. Sold-to-detaljer (køberoplysninger)
   5. Vare-/produktdetaljer (beskrivelser, solgte enheder, HS-koder, oprindelsesland osv.)
   6. Endelige omkostnings-/værdidetaljer (rabatter, valuta, fragt, forsikring, vægt osv.)

7. Det elektroniske fakturasystem genererer fakturareferencenummeret (IRN) og en quick response-kode (QR-kode)

8. Upload en elektronisk signatur til fakturaen og QR-koden

9. Upload yderligere forsendelsesdokumenter efter behov, f.eks. Certificate of Origin eller Declaration Statement

10. Den elektroniske handelsfaktura overføres til destinationens toldmyndighed for at lette clearance af forsendelsen

Carrier-ressourcer 

Ofte stillede spørgsmål