Elektronisk handelsfaktura

En elektronisk handelsfaktura (ECI) er et papirløst handelsdokument som involverer en digitalisert faktureringsprosess; med andre ord, det er en faktura som opprettes, sendes og mottas elektronisk.

Hvis du er importør, eksportør eller spiller en rolle i handelsindustrien, er du sannsynligvis kjent med handelsfakturaer, men hva med deres elektroniske motparter? Elektroniske fakturaer blir brukt mer og mer utbredt og er noen ganger påkrevd, så det er viktig å bli kjent med dem.

Papir versus elektronisk faktura 

For bedre å forstå elektroniske handelsfakturaer, er det nyttig å forstå hva en handelsfaktura er og hvordan den elektroniske versjonen skiller seg fra standarden.

Hva er en handelsfaktura?

En handelsfaktura er påkrevd for alle grensekryssende forsendelser som ikke er dokumenter. Handelsfakturaen er det primære dokumentet som lar en forsendelse passere gjennom tollvesenet til importlandet. Handelsfakturaen hjelper tollvesenet med å bestemme gjeldende tollsatser, avgifter og gebyrer basert på viktig informasjon den inneholder om varene som sendes, avsenderen og mottakeren, og transportspesifikasjonene.

Sammenligning av papir versus elektronisk

Selv om begge formene inneholder samme informasjon, er en handelsfaktura kun elektronisk hvis den er kuratert, sendt og mottatt i et systematisk elektronisk format som tillater automatisert og elektronisk behandling.

Elektronisk format 

Vi vet at standard- og elektroniskformene oppfyller samme formål og ser lignende ut. Imidlertid må en fysisk handelsfaktura fylles ut for hånd eller skrives ut i det minste, mens elektroniske handelsfakturaer både fylles ut og sendes til transportøren online. Nedenfor er et eksempel på hvordan en handelsfaktura (elektronisk eller fysisk) ser ut med obligatoriske feltinformasjoner.

Selv om den eneste forskjellen mellom de to fakturatypene er formatet, tilbyr den elektroniske handelsfakturaen flere fordeler som papirutgaven ikke gjør.

Fordeler med elektronisk format 

Det elektroniske formatet oppfyller alle samme formål og brukes av samme grunner som papirformatet, men det tilbyr også flere fordeler, som for eksempel:

• Bærekraft: det elektroniske skjemaet er papirløst, noe som er mer bærekraftig fordi det sparer papir, tid og kostnader forbundet med utskrift

• Effektivitet: ingen grunn til å skrive ut og vedlegge handelsdokumenter, noe som resulterer i færre tollklareringsdelay fordi elektroniske dokumenter ofte er forklarert på forhånd og ikke kan gå tapt

• Enkel og enkelt bruk: lettere å holde styr på forsendelsesdata (elektronisk dokumentasjon er lagret)

  • Minimerer risiko for tapt, manglende eller skadet handelsdokumentasjon

• Redusert bedragirisiko: programvaren som er tilgjengelig for å sende elektroniske fakturaer er sikker, så det er mindre sjanse for bedragerier og datatyveri

• Bekvemmelighet: fysiske handelsfakturaer må fylles ut for hånd, mens elektroniske fakturaer stort sett genereres for deg

På grunn av fordelene elektroniske handelsfakturaer tilbyr, favoriserer noen land og transportører elektroniske handelsdokumenter. Internasjonale transportører støtter ikke elektronisk faktureringssporing i alle land, men de er støttet i de fleste land.

Utfylling av en handelsfaktura 

De fleste større transportører lar deg opprette elektroniske handelsfakturaer fra deres automatiserings-/fraktplattform eller programvare. Følgende informasjon er nødvendig for å fylle ut en elektronisk handelsfaktura, som i hovedsak er det samme som kravene for en papirbasert handelsfaktura:

• Forsendelsesdatoen
• Et sporingsnummer
• Selgerens bedriftsnavn og logo
• Kjøperens informasjon
• En beskrivelse av varer eller tjenester
• Beløpet som forfaller
• Betalingsmåter og vilkår

Merk: Ytterligere informasjon kan være påkrevd for visse forsendelser.

Trinn for å fylle ut en ECI 

Først må du aktivere elektronisk handelsfakturagenering i din foretrukne fraktplattform. Trinnene kan variere fra transportør til transportør og plattform til plattform, men prosessen vil se omtrent slik ut:

1. I programvaren eller fraktplattformen din, lokaliserer du fraktinnstillinger (eller tilsvarende) innenfor kontoen din

2. Aktiverer/melder deg på/aktiverer/tillater papirløs handelsdokumentasjon (eller tilsvarende)

3. Velg om du vil opprette fakturaer på plattformen eller laste opp dine egne

4. Les og godta vilkår og betingelser for å fortsette

5. Konfigurer preferanser

6. Fyll ut de obligatoriske feltene

   1. Avsendningsdetaljer (navn, virksomhet, adresse osv.)
   2. Forsendelsesdetaljer (luftfrakt-nummer, dato, fakturanummer osv.)
   3. Send-til-detaljer (hvis mottakeradresse og kjøperadresse er annerledes)
   4. Solgt-til-detaljer (kjøperinformasjon)
   5. Element-/produktdetaljer (beskrivelser, enheter solgt, HS-koder, opprinnelsesland osv.)
   6. Endelige kostnads-/verdidetaljer (rabatter, valuta, frakt, forsikring, vekt osv.)

7. Det elektroniske fakturasystemet vil generere fakturarefenansenummeret (IRN) og en Quick Response-kode (QR-kode)

8. Last opp en elektronisk signatur til fakturaen og QR-koden

9. Last opp ytterligere fraktdokumenter etter behov, f.eks. Sertifikat for opprinnelse eller Erklæringserklæring

10. Den elektroniske handelsfakturaen blir overført til destinasjonslandet's tollavtale for å lette klarering av forsendelsen

Ressurser for transportøren 

Ofte stilte spørsmål