Elektronisk handelsfaktura

En elektronisk handelsfaktura (ECI) er et papirløst handelsdokument som involverer en digitalisert faktureringsprosess; med andre ord, det er en faktura som blir opprettet, sendt og mottatt elektronisk.

Hvis du er en importør, eksportør eller noen som spiller en rolle i handelsindustrien, er du sannsynligvis klar over handelsfakturaer, men hva med deres elektroniske motparter? Elektroniske fakturaer blir stadig mer brukt og er noen ganger påkrevd, så det er viktig å være kjent med dem.

Papir vs. elektronisk faktura 

For bedre å forstå elektroniske handelsfakturaer, hjelper det å forstå hva en handelsfaktura er og hvordan den elektroniske versjonen skiller seg fra standarden.

Hva er en handelsfaktura?

En handelsfaktura er påkrevd for alle ikke-dokumentkryssgrenseforsendelser. Handelsfakturaen er det primære dokumentet som lar en forsendelse passere gjennom toll til importlandet. Handelsfakturaen hjelper tollmyndighetene med å bestemme gjeldende avgifter, skatter og gebyrer basert på den viktige informasjonen den inneholder om varene som sendes, avsender og mottaker, samt transportdetaljene.

Sammenligning av papir og elektronisk

Selv om begge former inneholder den samme informasjonen, er en handelsfaktura kun elektronisk hvis den er kuratert, sendt og mottatt i et systematisk elektronisk format som tillater automatisert og elektronisk behandling.

Elektronisk format 

Vi vet at standard- og elektroniske former oppfyller samme formål og ser like ut. Imidlertid må en fysisk handelsfaktura fylles ut for hånd eller skrives ut i det minste, mens elektroniske handelsfakturaer både fylles ut og sendes til transportøren online. Nedenfor er et eksempel på hvordan en handelsfaktura (elektronisk eller fysisk) ser ut med sine påkrevde informasjonsfelt.

Mens den eneste forskjellen mellom de to typene fakturaer er formatet, tilbyr den elektroniske handelsfakturaen flere fordeler som papirversjonen ikke har.

Fordeler med elektronisk format 

Det elektroniske formatet oppfyller alle de samme formålene og brukes av de samme grunnene som papirformatet, men det tilbyr også flere fordeler, som:

• Bærekraft: det elektroniske formatet er papirløst, noe som er mer bærekraftig fordi det sparer papir, tid og kostnader knyttet til utskrift

• Effektivitet: ingen behov for å skrive ut og legge ved handelsdokumenter, noe som resulterer i færre klareringsforsinkelser fordi elektroniske dokumenter ofte er forhåndsgodkjent og ikke kan gå tapt

• Enkelhet og brukervennlighet: lettere å holde oversikt over forsendelsesdata (elektronisk dokumentasjon lagres)

  • Reduserer risikoen for tapte, manglende eller skadede handelsopptegnelser

• Redusert risiko for svindel: programvaren som er tilgjengelig for å sende elektroniske fakturaer er sikker, så det er mindre sjanse for å oppleve svindel og datatyveri

• Bekvemmelighet: fysiske handelsfakturaer må fylles ut for hånd, mens elektroniske fakturaer stort sett genereres for deg

På grunn av fordelene elektroniske handelsfakturaer tilbyr, foretrekker noen land og transportører elektroniske handelsdokumenter. Internasjonale transportører støtter ikke elektronisk handelsfakturering i alle land, men de er støttet i de fleste land.

Fylle ut en handelsfaktura 

De fleste store transportører lar deg opprette elektroniske handelsfakturaer fra deres automatiserings-/fraktplattform eller programvare. Følgende informasjon er nødvendig for å fylle ut en elektronisk handelsfaktura, som i hovedsak er den samme som kravene for en papir handelsfaktura:

• Forsendelsesdato
• Et sporingsnummer
• Selgerens firmanavn og logo
• Kjøperens informasjon
• En beskrivelse av varer eller tjenester
• Det skyldige beløpet
• Betalingsmetoder og vilkår

Merk: Ytterligere informasjon kan være nødvendig for visse forsendelser.

Trinn for å fylle ut en ECI 

Først må du aktivere generering av elektroniske handelsfakturaer i din foretrukne fraktplattform. Trinnene kan variere fra transportør til transportør og plattform til plattform, men prosessen vil se noe slik ut:

1. I programvaren til frakttransportøren din eller fraktplattformen, finn fraktinnstillinger (eller det tilsvarende) innen kontoen din

2. Aktiver/registrer/aktiver/tilat papirløs handelsdokumentasjon (eller det tilsvarende)

3. Velg om du vil opprette fakturaer på plattformen eller laste opp din egen

4. Les og godta vilkårene for å fortsette

5. Sett opp preferanser

6. Fyll ut de påkrevde feltene

   1. Avsenderdetaljer (navn, virksomhet, adresse, osv.)
   2. Forsendelsesdetaljer (fraktbrevnummer, dato, fakturanummer, osv.)
   3. Leveringsdetaljer (hvis mottakeradresse og kjøperadresse er forskjellige)
   4. Kjøperdetaljer (kjøperinformasjon)
   5. Vare-/produktdetaljer (beskrivelser, solgte enheter, HS-koder, opprinnelsesland, osv.)
   6. Endelige kostnads-/verdidetaljer (rabatter, valuta, frakt, forsikring, vekt, osv.)

7. Det elektroniske fakturasystemet vil generere faktura referansenummer (IRN) og en hurtigresponskode (QR-kode)

8. Last opp en elektronisk signatur til fakturaen og QR-koden

9. Last opp ytterligere fraktdokumenter etter behov, f.eks. Opprinnelsessertifikat eller erklæringsdokument

10. Den elektroniske handelsfakturaen vil bli sendt til tollmyndighetene i destinasjonslandet for å lette klareringen av forsendelsen

Transportørressurser 

Vanlige spørsmål