Lær formålet og fordelene med elektroniske handelsfakturaer.
En elektronisk handelsfaktura (ECI) er et papirløst handelsdokument
som involverer en digitalisert faktureringsprosess; med andre ord, det er en faktura som
opprettes, sendes og mottas elektronisk.
Hvis du er importør, eksportør eller spiller en rolle i handelsindustrien, er du sannsynligvis kjent med handelsfakturaer, men hva med deres elektroniske motparter? Elektroniske fakturaer blir brukt mer og mer utbredt og er noen ganger påkrevd, så det er viktig å bli kjent med dem.
For bedre å forstå elektroniske handelsfakturaer, er det nyttig å forstå hva en handelsfaktura er og hvordan den elektroniske versjonen skiller seg fra standarden.
Hva er en handelsfaktura?
En handelsfaktura er påkrevd for alle grensekryssende forsendelser som ikke er dokumenter. Handelsfakturaen er det primære dokumentet som lar en forsendelse passere gjennom tollvesenet til importlandet. Handelsfakturaen hjelper tollvesenet med å bestemme gjeldende tollsatser, avgifter og gebyrer basert på viktig informasjon den inneholder om varene som sendes, avsenderen og mottakeren, og transportspesifikasjonene.
Sammenligning av papir versus elektronisk
Selv om begge formene inneholder samme informasjon, er en handelsfaktura kun elektronisk hvis den er kuratert, sendt og mottatt i et systematisk elektronisk format som tillater automatisert og elektronisk behandling.
Vi vet at standardformen og den elektroniske formen oppfyller samme formål og ser lignende ut. Imidlertid må en fysisk handelsfaktura fylles ut for hånd eller skrives ut i det minste, mens elektroniske handelsfakturaer både fylles ut og sendes til transportøren online. Nedenfor er et eksempel på hvordan en handelsfaktura (elektronisk eller fysisk) ser ut med obligatoriske informasjonsfelt.
Selv om den eneste forskjellen mellom de to fakturatypene er formatet, tilbyr den elektroniske handelsfakturaen flere fordeler som papirutgaven ikke gjør.
Det elektroniske formatet oppfyller alle samme formål og brukes av samme grunner som papirformatet, men det tilbyr også flere fordeler, som for eksempel:
Bærekraft: det elektroniske skjemaet er papirløst, noe som er mer bærekraftig fordi det sparer papir, tid og kostnader forbundet med utskrift
Effektivitet: ingen grunn til å skrive ut og vedlegge handelsdokumenter, noe som resulterer i færre tollklareringsforsinkelser fordi elektroniske dokumenter ofte er forhåndsklarert og ikke kan gå tapt
Enkel og enkelt bruk: lettere å holde styr på forsendelsesdata (elektronisk dokumentasjon er lagret)
Minimerer risiko for tapt, manglende eller skadet handelsdokumentasjon
Redusert bedrageririsiko: programvaren som er tilgjengelig for å sende elektroniske fakturaer er sikker, så det er mindre sjanse for bedragerier og datatyveri
Bekvemmelighet: fysiske handelsfakturaer må fylles ut for hånd, mens elektroniske fakturaer stort sett genereres for deg
På grunn av fordelene elektroniske handelsfakturaer tilbyr, favoriserer noen land og transportører elektroniske handelsdokumenter. Internasjonale transportører støtter ikke elektronisk handelsfakturering i alle land, men de er støttet i de fleste land.
De fleste større transportører lar deg opprette elektroniske handelsfakturaer fra deres automatiserings-/fraktplattform eller programvare. Følgende informasjon er nødvendig for å fylle ut en elektronisk handelsfaktura, som i hovedsak er det samme som kravene for en papirbasert handelsfaktura:
Forsendelsesdatoen
Et sporingsnummer
Selgerens bedriftsnavn og logo
Kjøperens informasjon
En beskrivelse av varer eller tjenester
Beløpet som forfaller
Betalingsmåter og vilkår
Merk: Ytterligere informasjon kan være påkrevd for visse forsendelser.
Først må du aktivere elektronisk handelsfakturagenerering i din foretrukne fraktplattform. Trinnene kan variere fra transportør til transportør og plattform til plattform, men prosessen vil se omtrent slik ut:
I programvaren eller fraktplattformen din, lokaliser fraktinnstillinger (eller tilsvarende) innenfor kontoen din
Det elektroniske fakturasystemet vil generere fakturareferansenummeret (IRN) og en Quick Response-kode (QR-kode)
Last opp en elektronisk signatur til fakturaen og QR-koden
Last opp ytterligere fraktdokumenter etter behov, f.eks. Sertifikat for opprinnelse eller Erklæring
Den elektroniske handelsfakturaen blir overført til destinasjonslandets tollmyndighet for å lette klarering av forsendelsen
Etiketter i Dashboard
Hvis du bruker Zonos Landed Cost for beregninger, kan du opprette etiketter for mange transportører i Zonos Dashboard, noe som automatisk fyller handelsfakturaen for ordrer i systemet ved hjelp av ordredetaljer, slik som kundeinformasjon, varebeskrivelser, HS-koder osv. Hvis transportøren og destinasjonslandet godtar elektroniske handelsfakturaer, laster Zonos Dashboard handelsfakturaen for deg og vedlegger den automatisk til etiketten.
Påvirker kampanjer/rabatter måten jeg fyller ut en handelsfaktura på?
Rabattering av varer på handelsfakturaer kan være vanskelig. Du kan møte noen problemer, inkludert at tollvesenet ikke godtar rabatten eller krever avstemming på grunn av at ordresummen din er annerledes enn handelsfakturasummen. I tillegg påvirker måten du fyller ut handelsfakturaen på hvordan tollvesenet beregner den endelige landede kostnaden. For eksempel, hvis du forhåndssamler den landede kostnaden, men handelsfakturaen din ikke fylles ut med nøyaktig informasjon, kan tollvesenet belaste noe annet enn det du opprinnelig belastet kunden, noe som kan resultere i at du absorberer ekstrakostnaden. Derfor må du vite hvordan du nøyaktig bruker rabatter, promokoder, gratis frakt osv. på handelsfakturaen for å unngå disse potensielle problemene.
Elektronisk handelsfaktura
Elektronisk handelsfaktura
Lær formålet og fordelene med elektroniske handelsfakturaer.
En elektronisk handelsfaktura (ECI) er et papirløst handelsdokument som involverer en digitalisert faktureringsprosess; med andre ord, det er en faktura som opprettes, sendes og mottas elektronisk.
Hvis du er importør, eksportør eller spiller en rolle i handelsindustrien, er du sannsynligvis kjent med handelsfakturaer, men hva med deres elektroniske motparter? Elektroniske fakturaer blir brukt mer og mer utbredt og er noen ganger påkrevd, så det er viktig å bli kjent med dem.
Papir versus elektronisk faktura
For bedre å forstå elektroniske handelsfakturaer, er det nyttig å forstå hva en handelsfaktura er og hvordan den elektroniske versjonen skiller seg fra standarden.
Hva er en handelsfaktura?
En handelsfaktura er påkrevd for alle grensekryssende forsendelser som ikke er dokumenter. Handelsfakturaen er det primære dokumentet som lar en forsendelse passere gjennom tollvesenet til importlandet. Handelsfakturaen hjelper tollvesenet med å bestemme gjeldende tollsatser, avgifter og gebyrer basert på viktig informasjon den inneholder om varene som sendes, avsenderen og mottakeren, og transportspesifikasjonene.
Sammenligning av papir versus elektronisk
Selv om begge formene inneholder samme informasjon, er en handelsfaktura kun elektronisk hvis den er kuratert, sendt og mottatt i et systematisk elektronisk format som tillater automatisert og elektronisk behandling.
Elektronisk format
Vi vet at standardformen og den elektroniske formen oppfyller samme formål og ser lignende ut. Imidlertid må en fysisk handelsfaktura fylles ut for hånd eller skrives ut i det minste, mens elektroniske handelsfakturaer både fylles ut og sendes til transportøren online. Nedenfor er et eksempel på hvordan en handelsfaktura (elektronisk eller fysisk) ser ut med obligatoriske informasjonsfelt.
Selv om den eneste forskjellen mellom de to fakturatypene er formatet, tilbyr den elektroniske handelsfakturaen flere fordeler som papirutgaven ikke gjør.
Fordeler med elektronisk format
Det elektroniske formatet oppfyller alle samme formål og brukes av samme grunner som papirformatet, men det tilbyr også flere fordeler, som for eksempel:
Bærekraft: det elektroniske skjemaet er papirløst, noe som er mer bærekraftig fordi det sparer papir, tid og kostnader forbundet med utskrift
Effektivitet: ingen grunn til å skrive ut og vedlegge handelsdokumenter, noe som resulterer i færre tollklareringsforsinkelser fordi elektroniske dokumenter ofte er forhåndsklarert og ikke kan gå tapt
Enkel og enkelt bruk: lettere å holde styr på forsendelsesdata (elektronisk dokumentasjon er lagret)
Redusert bedrageririsiko: programvaren som er tilgjengelig for å sende elektroniske fakturaer er sikker, så det er mindre sjanse for bedragerier og datatyveri
Bekvemmelighet: fysiske handelsfakturaer må fylles ut for hånd, mens elektroniske fakturaer stort sett genereres for deg
På grunn av fordelene elektroniske handelsfakturaer tilbyr, favoriserer noen land og transportører elektroniske handelsdokumenter. Internasjonale transportører støtter ikke elektronisk handelsfakturering i alle land, men de er støttet i de fleste land.
Utfylling av en handelsfaktura
De fleste større transportører lar deg opprette elektroniske handelsfakturaer fra deres automatiserings-/fraktplattform eller programvare. Følgende informasjon er nødvendig for å fylle ut en elektronisk handelsfaktura, som i hovedsak er det samme som kravene for en papirbasert handelsfaktura:
Trinn for å fylle ut en ECI
Først må du aktivere elektronisk handelsfakturagenerering i din foretrukne fraktplattform. Trinnene kan variere fra transportør til transportør og plattform til plattform, men prosessen vil se omtrent slik ut:
I programvaren eller fraktplattformen din, lokaliser fraktinnstillinger (eller tilsvarende) innenfor kontoen din
Aktiver/meld deg på/tillat papirløs handelsdokumentasjon (eller tilsvarende)
Velg om du vil opprette fakturaer på plattformen eller laste opp dine egne
Les og godta vilkår og betingelser for å fortsette
Konfigurer preferanser
Fyll ut de obligatoriske feltene
Det elektroniske fakturasystemet vil generere fakturareferansenummeret (IRN) og en Quick Response-kode (QR-kode)
Last opp en elektronisk signatur til fakturaen og QR-koden
Last opp ytterligere fraktdokumenter etter behov, f.eks. Sertifikat for opprinnelse eller Erklæring
Den elektroniske handelsfakturaen blir overført til destinasjonslandets tollmyndighet for å lette klarering av forsendelsen
Hvis du bruker Zonos Landed Cost for beregninger, kan du opprette etiketter for mange transportører i Zonos Dashboard, noe som automatisk fyller handelsfakturaen for ordrer i systemet ved hjelp av ordredetaljer, slik som kundeinformasjon, varebeskrivelser, HS-koder osv. Hvis transportøren og destinasjonslandet godtar elektroniske handelsfakturaer, laster Zonos Dashboard handelsfakturaen for deg og vedlegger den automatisk til etiketten.
Ressurser for transportører
Ofte stilte spørsmål
Påvirker kampanjer/rabatter måten jeg fyller ut en handelsfaktura på?
Rabattering av varer på handelsfakturaer kan være vanskelig. Du kan møte noen problemer, inkludert at tollvesenet ikke godtar rabatten eller krever avstemming på grunn av at ordresummen din er annerledes enn handelsfakturasummen. I tillegg påvirker måten du fyller ut handelsfakturaen på hvordan tollvesenet beregner den endelige landede kostnaden. For eksempel, hvis du forhåndssamler den landede kostnaden, men handelsfakturaen din ikke fylles ut med nøyaktig informasjon, kan tollvesenet belaste noe annet enn det du opprinnelig belastet kunden, noe som kan resultere i at du absorberer ekstrakostnaden. Derfor må du vite hvordan du nøyaktig bruker rabatter, promokoder, gratis frakt osv. på handelsfakturaen for å unngå disse potensielle problemene.
Var denne siden nyttig?