Tài liệu

Khi nào cần hóa đơn thương mại

Một hóa đơn thương mại là cần thiết cho tất cả các lô hàng hàng hóa. Hầu hết các lô hàng không phải tài liệu được coi là lô hàng hàng hóa. Hóa đơn thương mại là cần thiết cho việc thông quan hải quan, và nó phục vụ như một biên nhận bán hàng và một hợp đồng giữa người mua và người bán.

Cách để có được hóa đơn thương mại

Thường thì hóa đơn thương mại được bao gồm trong phần mềm vận chuyển của nhà xuất khẩu. Nếu không, hóa đơn thương mại có sẵn trực tuyến từ các nhà vận chuyển hoặc trang web của chính phủ. Liên hệ với nhà vận chuyển hoặc trang web cần thiết để có được hóa đơn thương mại phù hợp.

• Hóa đơn thương mại nên bao gồm các thông tin sau:

  • Tên, địa chỉ và thông tin liên lạc của nhà xuất khẩu

  • Tên, địa chỉ và thông tin liên lạc của người mua

  • Mô tả về các mặt hàng được vận chuyển

  • Số lượng và đơn vị đo

  • Tổng giá trị của hàng hóa

  • Điều khoản bán hàng

  • Đơn vị tiền tệ thanh toán

  • Chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các chi phí vận chuyển khác

  • Quốc gia xuất xứ

  • Bất kỳ mã HS nào áp dụng

Hóa đơn thương mại thường là tài liệu đầu tiên được yêu cầu bởi cơ quan hải quan nước ngoài khi thông quan hàng hóa vào quốc gia của họ.

Khi nào cần mã Hệ thống hài hòa (HS) code

Hoa Kỳ sử dụng một hệ thống phân loại cụ thể cho hàng xuất khẩu của Hoa Kỳ được gọi là Mã B. Mã B là cần thiết cho tất cả các lô hàng xuất khẩu của Hoa Kỳ. Hoa Kỳ sử dụng một thuật ngữ mã B được biết đến là mã hệ thống hài hòa (hoặc tương tự) ở các quốc gia khác. Mã HS cơ bản chứa sáu chữ số, được gọi là một phân nhóm. Mã B là một mã 10 chữ số được xây dựng dựa trên sáu chữ số đầu tiên của mã HS. Thêm vào đó, mã B là một hệ thống mã hóa cụ thể của Hoa Kỳ được sử dụng để theo dõi hàng xuất khẩu của Hoa Kỳ, ví dụ, cho việc tuân thủ xuất khẩu và thu thập dữ liệu thương mại.

Tại sao Hoa Kỳ sử dụng mã B

Cục Điều tra Dân số Hoa Kỳ công bố Biểu thuế Hài hòa Hoa Kỳ (HTS), được sử dụng để classify hàng hóa nhập khẩu vào và xuất khẩu từ Hoa Kỳ. Mã B được sử dụng để cung cấp mô tả chi tiết hơn về sản phẩm được xuất khẩu, điều này giúp đảm bảo rằng hàng hóa được khai báo đúng cách và rằng các loại thuế và phí phù hợp được áp dụng. Thêm vào đó, mã B giúp xác định bất kỳ hạn chế nào có thể có đối với việc nhập khẩu một số hàng hóa. Cục Điều tra Dân số làm việc với các cơ quan chính phủ khác, bao gồm Cục Công nghiệp và An ninh (BIS), để đảm bảo rằng các nhà xuất khẩu tuân thủ tất cả các quy định xuất khẩu áp dụng.

Cách để có được mã B

Bạn có thể xác định số HS hoặc số B của mình qua export.gov. Hoặc bạn có thể hoàn thành các bước sau:

1. Tìm kiếm Biểu thuế Hài hòa của Hoa Kỳ (HTSUS).

   1. HTSUS là một danh sách toàn diện của tất cả các mã B được sử dụng để classify sản phẩm cho thương mại quốc tế.

2. Tìm kiếm danh sách theo tên sản phẩm, từ khóa hoặc mã B.

3. Khi bạn đã tìm thấy mã đúng cho hàng hóa của mình, bạn có thể bao gồm nó trong hóa đơn thương mại và các tài liệu khác liên quan đến lô hàng.

Các mã này được sử dụng bởi các quan chức hải quan trên toàn thế giới để xác định các loại thuế và phí phù hợp nên được áp dụng cho các lô hàng. Là một nhà xuất khẩu Hoa Kỳ, bạn nên bao gồm mã B đúng trong hóa đơn thương mại và bất kỳ tài liệu nào khác liên quan đến lô hàng.

Danh sách đóng gói có thể được yêu cầu cho các nhà xuất khẩu Hoa Kỳ khi vận chuyển hàng hóa đến một quốc gia khác, nhưng không phải lúc nào cũng cần thiết. Danh sách đóng gói nên được tạo bởi nhà xuất khẩu và phải bao gồm các thông tin sau:

• Số lượng và mô tả của hàng hóa được vận chuyển

• Trọng lượng của lô hàng

• Bất kỳ hướng dẫn đặc biệt nào cho việc xử lý hàng hóa

• Mã HS cho hàng hóa nên được bao gồm, vì điều này là cần thiết cho việc thông quan hải quan

Danh sách đóng gói nên được bao gồm với các tài liệu khác trong lô hàng, chẳng hạn như hóa đơn thương mại và bất kỳ mẫu đơn cần thiết nào khác.

Khi nào cần Bill of Lading (BOL) hoặc Air waybill (AWB)

Các nhà xuất khẩu Hoa Kỳ thường cần một BOL hoặc AWB khi vận chuyển hàng hóa quốc tế. Tài liệu này được sử dụng để cung cấp một bản ghi về hàng hóa đã được vận chuyển, điểm đến của chúng và chi phí vận chuyển. Nó cũng được sử dụng để chứng minh quyền sở hữu hàng hóa và có thể được yêu cầu để thông quan.

Cách để có được BOL hoặc AWB

Các nhà xuất khẩu Hoa Kỳ có thể lấy bill of lading hoặc air waybill từ nhà vận chuyển (công ty vận chuyển) đang vận chuyển hàng hóa. Để làm điều này:

1. Cung cấp cho nhà vận chuyển thông tin cần thiết về lô hàng, chẳng hạn như điểm đến, trọng lượng và giá trị của hàng hóa.

2. Nhà vận chuyển sẽ tạo ra BOL hoặc AWB.

Một BOL hoặc AWB phục vụ như một hợp đồng giữa nhà xuất khẩu và nhà vận chuyển. Hơn nữa, tài liệu này cũng phục vụ như một biên nhận của hàng hóa, có thể được sử dụng để chứng minh rằng hàng hóa đã được giao cho người mua.

Khi nào cần số phân loại kiểm soát xuất khẩu (ECCN)

Các nhà xuất khẩu Hoa Kỳ thường được yêu cầu có một ECCN. ECCN được sử dụng để classify hàng hóa cho mục đích kiểm soát xuất khẩu và dựa trên bản chất của hàng hóa được xuất khẩu. Một ECCN phải được lấy trước khi xuất khẩu đối với hầu hết hàng hóa, vì nó là cần thiết để có được các giấy phép và tài liệu xuất khẩu cần thiết.

Cách để có được ECCN

Hầu hết các công ty tự lấy ECCN của riêng mình, nhưng có ba cách để có được ECCN:

1. Tự-classify mặt hàng bằng cách xem xét Danh sách Kiểm soát Thương mại (CCL)

2. Liên hệ với nhà sản xuất, vì họ có thể biết ECCN của mặt hàng

3. Gửi yêu cầu phân loại hàng hóa chính thức đến BIS qua mạng bằng cách sử dụng SNAP-R.

ECCN rất quan trọng đối với các nhà xuất khẩu Hoa Kỳ vì chúng được sử dụng để xác định các hạn chế kiểm soát xuất khẩu áp dụng cho hàng hóa được xuất khẩu. ECCN được sử dụng để xác định xem có cần giấy phép xuất khẩu hay không và nếu có bất kỳ hạn chế xuất khẩu nào áp dụng. ECCN cũng được sử dụng để theo dõi xuất khẩu nhằm tuân thủ các quy định kiểm soát xuất khẩu của Hoa Kỳ.

Khi nào cần giấy phép xuất khẩu

Chính phủ Hoa Kỳ yêu cầu giấy phép xuất khẩu cho việc xuất khẩu một số hàng hóa và công nghệ được coi là nhạy cảm hoặc có tác động đến an ninh quốc gia.

Cách để có được giấy phép xuất khẩu

Quy trình để có được giấy phép xuất khẩu khác nhau tùy thuộc vào loại sản phẩm được xuất khẩu và quốc gia đích. Để có được giấy phép xuất khẩu:

1. Xác định rằng hàng hóa của bạn cần giấy phép xuất khẩu: Tham khảo các Quy định về Giao thông Quốc tế trong Vũ khí (ITAR), Văn phòng Kiểm soát Tài sản Nước ngoài (OFAC), Quy định về Quản lý Xuất khẩu (EAR), và các quy định của Bộ Thương mại Hoa Kỳ, BIS để xác định xem hàng hóa của bạn có cần giấy phép xuất khẩu hay không.

   1. Dễ dàng nộp đơn trực tuyến tại www.bis.doc.gov để phân loại hàng hóa của bạn bằng cách sử dụng SNAP-R, có trong tab Giấy phép.

2. Xác định quốc gia đích: Quốc gia đích cũng có thể ảnh hưởng đến việc có cần giấy phép xuất khẩu hay không. Một số quốc gia có thể bị áp dụng các hạn chế đối với một số loại hàng hóa hoặc công nghệ nhất định (thông tin này có thể được tìm thấy trong hướng dẫn nhập khẩu của quốc gia mà bạn dự định xuất khẩu đến).

3. Nộp đơn xin giấy phép: Nếu cần giấy phép xuất khẩu, bạn sẽ cần nộp đơn xin giấy phép đến cơ quan thích hợp (được liệt kê trong bước số một).

4. Chờ phê duyệt: Quan trọng là nộp đơn sớm trước ngày xuất khẩu dự kiến để cho phép thời gian xử lý.

Thông tin chi tiết hơn về giấy phép xuất khẩu có thể được tìm thấy trong phần Giấy phép xuất khẩu của hướng dẫn yêu cầu pháp lý.

Khi nào cần đăng ký Quy định về Giao thông Quốc tế trong Vũ khí (ITAR)

Các nhà xuất khẩu Hoa Kỳ có thể được yêu cầu đăng ký với Cục Kiểm soát Thương mại Quốc phòng (DDTC) nếu họ xuất khẩu các mặt hàng hoặc dịch vụ quốc phòng. Đăng ký này được gọi là đăng ký ITAR.

Lưu ý rằng DDTC là Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ.

Cách hoàn thành đăng ký ITAR

Các nhà xuất khẩu Hoa Kỳ có thể hoàn thành đăng ký ITAR bằng cách thực hiện các bước sau:

1. Nộp Mẫu DS-2032 cho DDTC.

   1. Mẫu này có thể được hoàn thành trực tuyến hoặc qua đường bưu điện.

2. DDTC sẽ sau đó cấp cho nhà xuất khẩu đăng ký ITAR của họ.

Đăng ký ITAR xác định các hạn chế kiểm soát xuất khẩu áp dụng cho hàng hóa được xuất khẩu và liệu có cần giấy phép xuất khẩu hay không. Thêm vào đó, đăng ký ITAR theo dõi xuất khẩu để tuân thủ các quy định kiểm soát xuất khẩu của Hoa Kỳ.

Khi nào cần biên nhận hàng hóa của người giao nhận

Các nhà xuất khẩu Hoa Kỳ thường cần biên nhận hàng hóa của người giao nhận cho các lô hàng của họ khi hàng hóa được vận chuyển bằng đường biển. Tài liệu này cung cấp một bản ghi về hàng hóa đã được vận chuyển, chứng minh quyền sở hữu và chứng minh việc giao hàng đến cảng đích. Biên nhận hàng hóa của người giao nhận cũng được sử dụng để chứng minh rằng hàng hóa đã được vận chuyển theo các điều khoản của hợp đồng.

Cách để có được biên nhận hàng hóa của người giao nhận

Các nhà xuất khẩu Hoa Kỳ có thể lấy biên nhận hàng hóa của người giao nhận từ người giao nhận hoặc công ty vận chuyển đang vận chuyển hàng hóa. Để làm điều này:

1. Cung cấp cho người giao nhận thông tin cần thiết về lô hàng, chẳng hạn như điểm đến, trọng lượng và giá trị của hàng hóa.

2. Người giao nhận sẽ tạo ra biên nhận hàng hóa.

Tài liệu này cũng cung cấp bằng chứng về việc vận chuyển cho việc thông quan.

Khi nào cần giấy chứng nhận bảo hiểm

Giấy chứng nhận bảo hiểm là cần thiết khi một thư tín dụng được liên quan trong việc mua hàng hóa. Hầu hết các lô hàng chuyển phát nhanh hoặc đường bộ không cần giấy chứng nhận bảo hiểm và chắc chắn rằng một lô hàng thương mại điện tử không cần một cái. Tài liệu này cung cấp bằng chứng về phạm vi bảo hiểm cho hàng hóa trong trường hợp mất mát hoặc hư hỏng. Giấy chứng nhận bảo hiểm cũng được yêu cầu để có được tài chính cho lô hàng.

Cách để có được giấy chứng nhận bảo hiểm

Các nhà xuất khẩu Hoa Kỳ có thể lấy giấy chứng nhận bảo hiểm từ một công ty bảo hiểm. Để làm điều này:

1. Cung cấp cho công ty bảo hiểm thông tin cần thiết về lô hàng.

2. Công ty bảo hiểm sau đó sẽ cấp giấy chứng nhận.

3. Nhà xuất khẩu có thể sau đó cung cấp giấy chứng nhận cho nhà vận chuyển hàng hóa và người mua tại điểm đến.

Giấy chứng nhận bảo hiểm cung cấp bằng chứng về việc vận chuyển cho việc thông quan và có thể được sử dụng để có được tài chính cho lô hàng.

Khi nào cần chứng chỉ xuất xứ

Một chứng chỉ xuất xứ thường chỉ cần để có được ưu đãi, và thường được yêu cầu bởi hải quan, ngân hàng, các bên liên quan tư nhân và người nhập khẩu. Tài liệu này được sử dụng để xác định nước xuất xứ của hàng hóa, điều này thường được yêu cầu để tận dụng các thỏa thuận thương mại cụ thể và nhận được mức thuế ưu đãi.

Cách thu được chứng chỉ xuất xứ

Người xuất khẩu từ Hoa Kỳ có thể thu được chứng chỉ xuất xứ từ phòng thương mại địa phương hoặc một tổ chức tương tự. Để làm điều này:

1. Cung cấp thông tin cần thiết về lô hàng, chẳng hạn như nước xuất xứ, giá trị của hàng hóa và loại sản phẩm cho phòng thương mại địa phương của bạn.

2. Phòng thương mại sau đó sẽ tạo ra chứng chỉ xuất xứ.

Chứng chỉ xuất xứ có thể có dạng giấy hoặc điện tử.

Khi nào cần Mã số nhận dạng người làm việc (EIN)

Người xuất khẩu từ Hoa Kỳ thường phải có một EIN nếu họ là một công ty cổ phần, công ty hợp tác hoặc công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC). Ngoài ra, một số người xuất khẩu có thể cần một EIN để mở tài khoản ngân hàng để xử lý giao dịch hoặc để có được giấy phép kinh doanh. EIN cần thiết cho hầu hết các giao dịch kinh doanh, bao gồm mở tài khoản ngân hàng, nộp thuế và đăng ký với các nước ngoài.

Cách người xuất khẩu thu được EIN

Người xuất khẩu từ Hoa Kỳ có thể thu được EIN bằng cách hoàn thành các bước sau:

1. Điền Mẫu SS-4 với Cục Thuế Nội bộ (IRS).

• Mẫu này có thể được hoàn thành trực tuyến hoặc qua thư.

1. IRS sau đó sẽ cấp cho người xuất khẩu EIN của họ.

EIN quan trọng đối với người xuất khẩu từ Hoa Kỳ vì nó được sử dụng để xác định người xuất khẩu cho mục đích thuế và pháp lý. Ngoài ra, EIN theo dõi xuất khẩu để tuân thủ các quy định kiểm soát xuất khẩu của Hoa Kỳ.

Khi nào cần ITN

ITN được yêu cầu khi một người xuất khẩu từ Hoa Kỳ (còn được gọi là Bên Chính Thức của Hoa Kỳ, hoặc USPPI) nộp Thông tin Xuất khẩu Điện tử (EEI) với Cục Thống kê Hoa Kỳ. Các trường hợp phổ biến khi cần ITN bao gồm:

1. Giá trị của hàng hóa được xuất khẩu vượt quá 2.500 USD cho mỗi mã phân loại Lịch trình B.
2. Xuất khẩu phải tuân thủ một giấy phép xuất khẩu từ một cơ quan chính phủ Hoa Kỳ, chẳng hạn như BIS, OFAC, v.v.
3. Lô hàng là phương tiện tự di chuyển đang được xuất khẩu, bất kể giá trị của nó.
4. Lô hàng được gửi đến một quốc gia hoặc khu vực chịu sự cấm vận, trừng phạt hoặc hạn chế cụ thể của Hoa Kỳ.

Cách người xuất khẩu thu được ITN

1. Thu được EIN: Bạn sẽ cần một trong những số nhận dạng này để nộp EEI trong Hệ thống Xuất khẩu Tự động (AES).

2. Đăng ký tài khoản với Môi trường Thương mại Tự động (ACE) tại https://www.cbp.gov/trade/automated: Đây là hệ thống được sử dụng để truy cập AESDirect, nơi bạn sẽ nộp EEI.

3. Tạo tài khoản xuất khẩu ACE: Sau khi đăng ký với ACE, bạn sẽ cần tạo một tài khoản xuất khẩu. Tài khoản này cho phép bạn truy cập hệ thống AESDirect để nộp EEI.

4. Nộp EEI trong AESDirect: Đăng nhập vào tài khoản ACE của bạn và truy cập hệ thống AESDirect. Cung cấp thông tin cần thiết về lô hàng của bạn, bao gồm chi tiết về bạn (như người gửi), người nhận và số mã phân loại Lịch trình B.

5. Gửi EEI và nhận ITN của bạn: Sau khi gửi EEI của bạn, AES sẽ xử lý thông tin và nếu được chấp nhận, sẽ gán một ITN cho lô hàng của bạn. ITN này phục vụ như bằng chứng cho việc bạn đã

ITN quan trọng đối với xuất khẩu từ Hoa Kỳ vì nó cần thiết để tuân thủ các quy định xuất khẩu của Hoa Kỳ, cần thiết cho thông quan hải quan, giúp theo dõi, giám sát và quản lý rủi ro, và làm cho việc collect dữ liệu thống kê dễ dàng hơn.