Tài liệu

Khi nào cần hóa đơn thương mại

Một hóa đơn thương mại là cần thiết cho tất cả các lô hàng hàng hóa. Hầu hết các lô hàng không phải tài liệu được coi là lô hàng hàng hóa. Hóa đơn thương mại là cần thiết cho việc thông quan hải quan, và nó phục vụ như một biên nhận bán hàng và một hợp đồng giữa người mua và người bán.

Cách để có được hóa đơn thương mại

Thường thì hóa đơn thương mại được bao gồm trong phần mềm vận chuyển của nhà xuất khẩu. Nếu không, hóa đơn thương mại có sẵn trực tuyến từ các nhà vận chuyển hoặc trang web của chính phủ. Liên hệ với nhà vận chuyển hoặc trang web cần thiết để có được hóa đơn thương mại phù hợp.

• Hóa đơn thương mại nên bao gồm các thông tin sau:

  • Tên, địa chỉ và thông tin liên lạc của nhà xuất khẩu

  • Tên, địa chỉ và thông tin liên lạc của người mua

  • Mô tả về các mặt hàng được vận chuyển

  • Số lượng và đơn vị đo

  • Tổng giá trị của hàng hóa

  • Các điều khoản bán hàng

  • Đơn vị tiền tệ thanh toán

  • Chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các chi phí vận chuyển khác

  • Quốc gia xuất xứ

  • Bất kỳ mã HS nào áp dụng

Hóa đơn thương mại thường là tài liệu đầu tiên được yêu cầu bởi cơ quan hải quan nước ngoài khi thông quan hàng hóa vào quốc gia của họ.

Khi nào cần mã Hệ thống hài hòa (HS) code

Hoa Kỳ sử dụng một hệ thống phân loại cụ thể cho xuất khẩu của Hoa Kỳ được gọi là Mã B. Mã B là cần thiết cho tất cả các lô hàng xuất khẩu của Hoa Kỳ. Hoa Kỳ sử dụng một thuật ngữ mã B được biết đến là mã hệ thống hài hòa (hoặc tương tự) ở các quốc gia khác. Mã HS cơ bản chứa sáu chữ số, được gọi là một tiêu đề phụ. Mã B là một mã 10 chữ số được xây dựng dựa trên sáu chữ số đầu tiên của mã HS. Thêm vào đó, mã B là một hệ thống mã hóa cụ thể của Hoa Kỳ được sử dụng để theo dõi xuất khẩu của Hoa Kỳ (ví dụ: cho việc tuân thủ xuất khẩu và thu thập dữ liệu thương mại).

Tại sao Hoa Kỳ sử dụng mã B

Cục Điều tra Dân số Hoa Kỳ công bố Biểu thuế Hài hòa Hoa Kỳ (HTS), được sử dụng để classify hàng hóa nhập khẩu vào và xuất khẩu từ Hoa Kỳ. Mã B được sử dụng để cung cấp mô tả chi tiết hơn về sản phẩm được xuất khẩu, điều này giúp đảm bảo rằng hàng hóa được khai báo đúng cách và rằng các loại thuế và phí phù hợp được áp dụng. Thêm vào đó, mã B giúp xác định bất kỳ hạn chế nào có thể có đối với việc nhập khẩu một số hàng hóa nhất định. Cục Điều tra Dân số làm việc với các cơ quan chính phủ khác, bao gồm Cục Công nghiệp và An ninh (BIS), để đảm bảo rằng các nhà xuất khẩu tuân thủ tất cả các quy định xuất khẩu áp dụng.

Cách để có được mã B

Bạn có thể xác định số HS hoặc mã B của mình qua export.gov. Hoặc bạn có thể hoàn thành các bước sau:

1. Tìm kiếm Biểu thuế Hài hòa của Hoa Kỳ (HTSUS).

   1. HTSUS là một danh sách toàn diện của tất cả các mã B được sử dụng để classify sản phẩm cho thương mại quốc tế.

2. Tìm kiếm danh sách theo tên sản phẩm, từ khóa hoặc mã B.

3. Khi bạn đã tìm thấy mã đúng cho hàng hóa của mình, bạn có thể bao gồm nó trong hóa đơn thương mại và các tài liệu khác liên quan đến lô hàng.

Các mã này được sử dụng bởi các quan chức hải quan trên toàn thế giới để xác định các loại thuế và phí phù hợp nên được áp dụng cho các lô hàng. Là một nhà xuất khẩu Hoa Kỳ, bạn nên bao gồm mã B đúng trong hóa đơn thương mại và bất kỳ tài liệu nào khác liên quan đến lô hàng.

Cách Zonos giúp các nhà xuất khẩu Hoa Kỳ có được mã B

Zonos Classify là một công cụ trực tuyến giúp các nhà xuất khẩu Hoa Kỳ có được mã B. Công cụ này sử dụng trí tuệ nhân tạo để khớp các mặt hàng với mã B đúng. Nó cũng cung cấp hướng dẫn về cách hoàn thành các giấy tờ cần thiết cho các lô hàng quốc tế. Điều này giúp các nhà xuất khẩu dễ dàng tuân thủ các quy tắc và quy định liên quan đến thương mại quốc tế.

Một danh sách đóng gói có thể được yêu cầu đối với các nhà xuất khẩu Mỹ khi vận chuyển hàng hóa đến một quốc gia khác, nhưng không phải lúc nào cũng cần thiết. Danh sách đóng gói nên được tạo bởi người xuất khẩu và phải bao gồm các thông tin sau:

• Số lượng và mô tả của hàng hóa đang được vận chuyển

• Trọng lượng của lô hàng

• Bất kỳ hướng dẫn đặc biệt nào cho việc xử lý hàng hóa

• Mã HS cho hàng hóa nên được bao gồm, vì điều này là bắt buộc cho việc thông quan

Danh sách đóng gói nên được bao gồm cùng với các tài liệu khác trong lô hàng, như hóa đơn thương mại và bất kỳ biểu mẫu cần thiết nào khác.

Khi cần có Bill of Lading (BOL) hoặc Air waybill (AWB)

Các nhà xuất khẩu Mỹ thường cần có một BOL hoặc AWB khi vận chuyển hàng hóa quốc tế. Tài liệu này được sử dụng để cung cấp một bản ghi về hàng hóa đã được vận chuyển, điểm đến của chúng, và chi phí của lô hàng. Nó cũng được sử dụng để chứng minh quyền sở hữu của hàng hóa và có thể được yêu cầu cho việc thông quan.

Làm thế nào để có được BOL hoặc AWB

Các nhà xuất khẩu Mỹ có thể có được một vận đơn hoặc vận đơn hàng không từ hãng vận chuyển (công ty vận chuyển) vận chuyển hàng hóa. Để làm điều này:

1. Cung cấp cho hãng vận chuyển thông tin cần thiết về lô hàng, như điểm đến, trọng lượng, và giá trị của hàng hóa.

2. Hãng vận chuyển tạo ra BOL hoặc AWB.

Một BOL hoặc AWB phục vụ như một hợp đồng giữa người xuất khẩu và hãng vận chuyển. Hơn nữa, tài liệu này phục vụ như một biên nhận về hàng hóa, có thể được sử dụng để chứng minh rằng hàng hóa đã được giao cho người mua.

Khi cần có Export Control Classification Number (ECCN)

Các nhà xuất khẩu Mỹ thường phải có một ECCN. ECCN được sử dụng để classify hàng hóa cho mục đích kiểm soát xuất khẩu và dựa trên tính chất của hàng hóa đang được xuất khẩu. Một ECCN phải được có trước khi xuất khẩu đối với hầu hết hàng hóa, vì nó cần thiết để có được các giấy phép và tài liệu xuất khẩu cần thiết.

Làm thế nào để có được ECCN

Hầu hết các công ty có được ECCN của riêng mình, nhưng có ba cách để có được ECCN:

1. Tự classify mặt hàng bằng cách xem xét Danh sách Kiểm soát Thương mại (CCL)

2. Liên hệ với nhà sản xuất, vì họ có thể biết ECCN của mặt hàng

3. Gửi yêu cầu phân loại hàng hóa chính thức đến BIS thông qua SNAP-R theo hình thức điện tử.

ECCN rất quan trọng đối với các nhà xuất khẩu Mỹ vì nó được sử dụng để xác định các hạn chế kiểm soát xuất khẩu áp dụng cho hàng hóa đang được xuất khẩu. ECCN được sử dụng để xác định xem liệu có cần giấy phép xuất khẩu hay không và xem liệu có áp dụng bất kỳ hạn chế xuất khẩu nào hay không. ECCN cũng được sử dụng để theo dõi xuất khẩu để tuân thủ với các quy định kiểm soát xuất khẩu của Mỹ.

Khi cần có giấy phép xuất khẩu

Chính phủ Mỹ yêu cầu giấy phép xuất khẩu cho việc xuất khẩu một số mặt hàng và công nghệ được coi là nhạy cảm hoặc có tác động đến an ninh quốc gia.

Làm thế nào để có được giấy phép xuất khẩu

Quy trình có được giấy phép xuất khẩu thay đổi tùy thuộc vào loại sản phẩm được xuất khẩu và quốc gia đích. Để có được giấy phép xuất khẩu:

1. Xác định xem hàng hóa của bạn có cần giấy phép xuất khẩu không: Tham khảo các Quy định Giao thông Quốc tế về Vũ khí (ITAR), Văn phòng Kiểm soát Tài sản Nước ngoài (OFAC), Quy định Quản lý Xuất khẩu (EAR), và các quy định của Bộ Thương mại, BIS để xác định xem hàng hóa của bạn có cần giấy phép xuất khẩu hay không.

   1. Dễ dàng áp dụng trực tuyến tại www.bis.doc.gov cho việc phân loại hàng hóa của bạn bằng cách sử dụng SNAP-R, được tìm thấy dưới tab Licensing.

2. Xác định quốc gia đích: Quốc gia đích cũng có thể ảnh hưởng đến việc có cần giấy phép xuất khẩu hay không. Một số quốc gia có thể bị hạn chế đối với một số loại hàng hóa hoặc công nghệ (thông tin này có thể được tìm thấy trong hướng dẫn nhập khẩu của quốc gia bạn dự định xuất khẩu đến).

3. Nộp đơn xin giấy phép: Nếu cần giấy phép xuất khẩu, bạn sẽ cần nộp đơn xin giấy phép cho cơ quan thích hợp (được liệt kê trong bước số một).

4. Chờ phê duyệt: Quan trọng là nộp đơn trước ngày xuất khẩu dự kiến để cho thời gian xử lý.

Thông tin chi tiết về giấy phép xuất khẩu có thể được tìm thấy trong phần Giấy phép xuất khẩu của Hướng dẫn yêu cầu pháp lý.

Khi cần phải đăng ký với Quy định Giao thông Quốc tế về Vũ khí (ITAR)

Các nhà xuất khẩu Mỹ có thể cần phải đăng ký với Cục Kiểm soát Thương mại Quốc phòng (DDTC) nếu họ đang xuất khẩu các bài viết hoặc dịch vụ quốc phòng. Việc đăng ký này được gọi là đăng ký ITAR.

Lưu ý rằng DDTC là Bộ Ngoại giao Mỹ.

Làm thế nào để hoàn tất việc đăng ký ITAR

Các nhà xuất khẩu Mỹ có thể hoàn tất việc đăng ký ITAR bằng cách thực hiện các bước sau:

1. Nộp Mẫu DS-2032 cho DDTC.

   1. Mẫu này có thể được hoàn tất trực tuyến hoặc qua thư.

2. DDTC sau đó sẽ cấp cho người xuất khẩu đăng ký ITAR của họ.

Đăng ký ITAR xác định các hạn chế kiểm soát xuất khẩu áp dụng cho hàng hóa đang được xuất khẩu và xem liệu có cần giấy phép xuất khẩu hay không. Ngoài ra, đăng ký ITAR theo dõi xuất khẩu để tuân thủ với các quy định kiểm soát xuất khẩu của Mỹ.

Khi cần có biên nhận hàng hóa của người chuyển phát

Các nhà xuất khẩu Mỹ thường cần có biên nhận hàng hóa của người chuyển phát cho xuất khẩu của họ khi hàng hóa được vận chuyển bằng đường biển. Tài liệu này cung cấp một bản ghi về hàng hóa đã được vận chuyển, chứng minh quyền sở hữu, và chứng minh việc giao hàng đến cảng đích. Biên nhận hàng hóa của người chuyển phát cũng được sử dụng để chứng minh rằng hàng hóa đã được vận chuyển theo các điều khoản của hợp đồng.

Làm thế nào để có được biên nhận hàng hóa của người chuyển phát

Các nhà xuất khẩu Mỹ có thể có được biên nhận hàng hóa của người chuyển phát từ người chuyển phát hoặc công ty vận chuyển vận chuyển hàng hóa. Để làm điều này:

1. Cung cấp cho người chuyển phát thông tin cần thiết về lô hàng, như điểm đến, trọng lượng, và giá trị của hàng hóa.

2. Người chuyển phát tạo ra biên nhận hàng hóa.

Tài liệu này cũng cung cấp bằng chứng về việc vận chuyển để thông quan.

Khi cần có chứng chỉ bảo hiểm

Chứng chỉ bảo hiểm cần thiết khi có thư tín dụng liên quan đến việc mua hàng hóa. Hầu hết các lô hàng giao nhanh hoặc đường bộ không cần chứng chỉ bảo hiểm và chắc chắn một lô hàng thương mại điện tử không cần. Tài liệu này cung cấp bằng chứng về việc có bảo hiểm cho hàng hóa trong trường hợp mất mát hoặc hỏng hóc. Chứng chỉ bảo hiểm cũng được yêu cầu để có được tài trợ cho lô hàng.

Làm thế nào để có được chứng chỉ bảo hiểm

Các nhà xuất khẩu Mỹ có thể có được chứng chỉ bảo hiểm từ một công ty bảo hiểm. Để làm điều này:

1. Cung cấp cho công ty bảo hiểm thông tin cần thiết về lô hàng.

2. Công ty bảo hiểm sau đó sẽ phát hành chứng chỉ.

3. Người xuất khẩu sau đó có thể cung cấp chứng chỉ cho hãng vận chuyển vận chuyển hàng hóa và người mua tại điểm đến.

Chứng chỉ bảo hiểm cung cấp bằng chứng về việc vận chuyển để thông quan và có thể được sử dụng để có được tài trợ cho lô hàng.

Khi nào cần giấy chứng nhận xuất xứ

Một giấy chứng nhận xuất xứ thường chỉ cần thiết để nhận được ưu đãi đặc biệt, và chúng thường được yêu cầu bởi hải quan, ngân hàng, các bên tư nhân, và nhà nhập khẩu. Tài liệu này được sử dụng để xác định quốc gia xuất xứ của hàng hóa, điều này thường cần thiết để tận dụng các hiệp định thương mại nhất định và nhận được thuế ưu đãi.

Cách để có được giấy chứng nhận xuất xứ

Các nhà xuất khẩu Hoa Kỳ có thể nhận được giấy chứng nhận xuất xứ từ phòng thương mại địa phương hoặc một tổ chức tương tự. Để làm điều này:

1. Cung cấp thông tin cần thiết về lô hàng, chẳng hạn như quốc gia xuất xứ, giá trị của hàng hóa, và loại sản phẩm cho phòng thương mại địa phương của bạn.

2. Phòng thương mại sau đó sẽ tạo ra giấy chứng nhận xuất xứ.

Giấy chứng nhận xuất xứ có thể ở dạng giấy hoặc điện tử.

Khi nào cần Số Nhận Diện Chủ Lao Động (EIN)

Các nhà xuất khẩu Hoa Kỳ thường được yêu cầu có EIN nếu họ là một công ty cổ phần, công ty hợp danh, hoặc công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC). Ngoài ra, một số nhà xuất khẩu có thể cần EIN để mở tài khoản ngân hàng để xử lý giao dịch hoặc để có được giấy phép kinh doanh. EIN là cần thiết cho hầu hết các giao dịch kinh doanh, bao gồm mở tài khoản ngân hàng, nộp thuế, và đăng ký với các quốc gia nước ngoài.

Cách các nhà xuất khẩu có được EIN

Các nhà xuất khẩu Hoa Kỳ có thể có được EIN bằng cách hoàn thành các bước sau:

1. Nộp Mẫu SS-4 với Sở Thuế Vụ (IRS).

• Mẫu này có thể được hoàn thành trực tuyến hoặc qua thư.

1. IRS sau đó sẽ cấp EIN cho nhà xuất khẩu.

EIN rất quan trọng đối với các nhà xuất khẩu Hoa Kỳ vì chúng được sử dụng để xác định nhà xuất khẩu cho mục đích thuế và pháp lý. Ngoài ra, EIN theo dõi xuất khẩu để tuân thủ các quy định kiểm soát xuất khẩu của Hoa Kỳ.

Khi nào cần ITN

ITN là cần thiết khi một nhà xuất khẩu Hoa Kỳ (còn được gọi là Bên Chính trong Lợi ích Hoa Kỳ, hoặc USPPI) nộp Thông tin Xuất khẩu Điện tử (EEI) với Cục Điều tra Dân số Hoa Kỳ. Các trường hợp phổ biến khi cần ITN bao gồm:

1. Giá trị của hàng hóa được xuất khẩu vượt quá 2,500 USD theo mã phân loại Schedule B.
2. Xuất khẩu phải có giấy phép xuất khẩu từ một cơ quan chính phủ Hoa Kỳ, chẳng hạn như BIS, OFAC, v.v.
3. Lô hàng là một phương tiện tự hành được xuất khẩu, bất kể giá trị của nó.
4. Lô hàng được gửi đến một quốc gia hoặc khu vực bị cấm vận, trừng phạt, hoặc các hạn chế khác của Hoa Kỳ.

Cách các nhà xuất khẩu có được ITN

1. Nhận EIN: Bạn sẽ cần một trong những số nhận diện này để nộp EEI trong Hệ thống Xuất khẩu Tự động (AES).

2. Đăng ký tài khoản với Môi trường Thương mại Tự động (ACE) tại https://www.cbp.gov/trade/automated: Đây là hệ thống được sử dụng để truy cập AESDirect, nơi bạn sẽ nộp EEI của mình.

3. Tạo tài khoản xuất khẩu ACE: Sau khi đăng ký với ACE, bạn sẽ cần tạo tài khoản xuất khẩu. Tài khoản này cho phép bạn truy cập hệ thống AESDirect để nộp EEI của mình.

4. Nộp EEI trong AESDirect: Đăng nhập vào tài khoản ACE của bạn và truy cập hệ thống AESDirect. Cung cấp thông tin cần thiết về lô hàng của bạn, bao gồm chi tiết về bạn (như người gửi hàng), người nhận hàng, và số Schedule B.

5. Nộp EEI và nhận ITN của bạn: Sau khi nộp EEI của bạn, AES sẽ xử lý thông tin, và nếu được chấp thuận, sẽ cấp ITN cho lô hàng của bạn. ITN này phục vụ như bằng chứng rằng bạn đã

ITN rất quan trọng đối với xuất khẩu Hoa Kỳ vì nó cần thiết để tuân thủ các quy định xuất khẩu của Hoa Kỳ, cần thiết cho việc thông quan hải quan, giúp theo dõi, giám sát, và quản lý rủi ro, và làm cho việc collect dữ liệu thống kê dễ dàng hơn.