Giải thích giai đoạn hai ICS2: Nó là gì và cách để giữ tuân thủ

Điều gì xảy ra trong giai đoạn hai của ICS2? 

Từ ngày 1 tháng 3 năm 2023, tất cả các nhà vận chuyển hàng không, các công ty giao nhận, dịch vụ chuyển phát nhanh và các nhà điều hành bưu chính vận chuyển hàng hóa đến hoặc qua Liên minh Châu Âu bằng đường hàng không phải gửi thông tin hàng hóa trước cho chương trình an ninh và an toàn hải quan trước khi hàng đến mới của EU, Hệ thống Kiểm soát Nhập khẩu 2 - Phát hành thứ hai, trước khi hàng hóa đến EU. Để có cái nhìn sâu sắc về ICS2 và các giai đoạn của nó, hãy xem hướng dẫn ICS2.

Mặc dù các nhà vận chuyển hàng không, các nhà điều hành bưu chính và các dịch vụ chuyển phát nhanh phải chịu trách nhiệm pháp lý về việc thực hiện các yêu cầu dữ liệu ICS2, các nhà bán lẻ gửi hàng hóa vào EU cũng có thể thực hiện các bước để ngăn chặn sự chậm trễ trong việc vận chuyển. Tiếp tục đọc để tìm hiểu cách tất cả các bên có thể giữ tuân thủ và giúp hàng hóa lưu thông suôn sẻ dưới phát hành hai của ICS2.

Blog này sẽ đề cập đến các vấn đề sau:

• Luồng dữ liệu lý tưởng của giai đoạn hai ICS2
• Cách các bên bị ảnh hưởng có thể chuẩn bị cho giai đoạn hai của ICS2
• Tác động đến các nhà vận chuyển
• Tác động đến các nhà bán lẻ

Luồng dữ liệu lý tưởng của giai đoạn hai ICS2 

Dưới đây là luồng lý tưởng của thông tin vận chuyển thương mại điện tử được truyền dưới dạng dữ liệu từ nhà bán lẻ đến nhà vận chuyển đến hải quan cho giai đoạn hai ICS2. Tuy nhiên, sẽ có những lúc thông tin phù hợp không có sẵn. Đọc bên dưới để biết thông tin về hậu quả của việc thiếu thông tin vận chuyển và một số tùy chọn để tự động hóa hệ thống nhằm thu thập và gửi dữ liệu cần thiết.

1. Nhà bán lẻ chuẩn bị một lô hàng hướng đến EU với thông tin chi tiết về nội dung của nó trên tài liệu thông quan (hóa đơn thương mại, CN22, CN23, v.v.), bao gồm mô tả sản phẩm chi tiết và mã HS. (Làm thế nào để tôi có thể lấy mã HS?)
2. Nhà vận chuyển nhận lô hàng cùng với thông tin và biểu mẫu lô hàng đã được nộp điện tử.
   • Các công ty giao nhận sẽ cần phải nộp dữ liệu lô hàng cho ICS2 hoặc chuyển nó cho nhà vận chuyển hàng không cùng với gói hàng.
3. Các nhà vận chuyển hàng không sẽ xác nhận rằng họ có tất cả thông tin cần thiết cho lô hàng hoặc rằng dữ liệu đã được nộp cho ICS2. Nếu nhà vận chuyển không có đủ thông tin để đáp ứng yêu cầu của ICS2, gói hàng có thể bị chậm trễ, và nhà vận chuyển có thể:
   • Liên hệ với nhà bán lẻ để biết thông tin về nội dung gói hàng.
   • Thực hiện một cuộc kiểm tra lô hàng, thường liên quan đến việc mở các gói hàng để họ có thể tự gán mô tả và mã HS. Điều này có thể gây ra vấn đề cho nhà bán lẻ (xem bên dưới).
4. Khi tất cả thông tin phù hợp đã được thu thập, nhà vận chuyển hàng không sẽ nộp dữ liệu gói hàng điện tử cho cơ quan hải quan của Quốc gia Thành viên thông qua hệ thống ICS2 trong hai bước:
   • Thông tin hàng hóa trước khi tải (PLACI): Nộp trước khi hàng hóa được tải
   • Tuyên bố tóm tắt nhập cảnh (ENS): Nộp trước khi khởi hành chuyến bay nếu chuyến bay ngắn hơn bốn giờ hoặc bốn giờ trước khi đến EU nếu chuyến bay dài hơn bốn giờ
5. Cơ quan hải quan của Quốc gia Thành viên có thể gửi tin nhắn trở lại cho nhà vận chuyển qua ICS2 yêu cầu một trong các hành động sau liên quan đến lô hàng:
   • Yêu cầu thông tin (RfI): Điều này có nghĩa là ENS có thông tin không đủ và cần được sửa đổi.
   • Yêu cầu kiểm tra (RfS): Điều này có nghĩa là nhà vận chuyển phải screen hàng hóa theo tiêu chuẩn hàng hóa hoặc bưu phẩm có rủi ro cao. Họ phải thông báo kết quả kiểm tra trở lại cho ICS2.
   • Không được tải (DNL): Điều này có nghĩa là lô hàng đã bị đánh dấu là mối đe dọa, và nhà vận chuyển phải thực hiện các bước ngay lập tức theo các quy trình an ninh hàng không để ngăn chặn mối đe dọa.

Các bên bị ảnh hưởng có thể chuẩn bị cho việc phát hành hai của ICS2 như thế nào? 

Các hãng hàng không, nhà vận chuyển, dịch vụ chuyển phát nhanh và nhà điều hành bưu chính:

Các hãng vận chuyển và nhà vận chuyển được EU yêu cầu phải tuân thủ các quy định của ICS2.

• Các hãng vận chuyển và nhà cung cấp logistics phải sử dụng môi trường kiểm tra tuân thủ của Ủy ban Châu Âu (có sẵn cho đến tháng 2 năm 2023) để kiểm tra sự tích hợp của họ với ICS2. Họ sẽ cần xác minh khả năng gửi dữ liệu lô hàng và nhận phản hồi tin nhắn từ các cơ quan hải quan để chuẩn bị cho ngày phát hành giai đoạn hai vào tháng 3 năm 2023.

• Các hãng vận chuyển phải nộp PLACI và ENS cho mỗi lô hàng qua ICS2.

• Nếu các nhà bán lẻ không cung cấp mã HS với lô hàng của họ, hãng vận chuyển hoặc nhà cung cấp logistics phải gán chúng; có một cách nhanh chóng và chính xác để classify sản phẩm sẽ giúp các hãng vận chuyển tránh được sự chậm trễ.

Các nhà bán lẻ và người gửi hàng:

• Mặc dù trách nhiệm pháp lý để cung cấp dữ liệu lô hàng cho ICS2 thuộc về các hãng vận chuyển, một số hãng vận chuyển có thể yêu cầu các nhà bán lẻ cung cấp thông tin chính xác để gửi gói hàng. Ngay cả khi hãng vận chuyển không yêu cầu điều này, các nhà bán lẻ vẫn nên thực hiện các bước dưới đây để giảm thiểu sự chậm trễ trong lô hàng và tránh việc các hãng vận chuyển phải classify sản phẩm của họ, điều này có thể dẫn đến việc sản phẩm bị phân loại sai và landed cost của lô hàng bị thay đổi.
• Các nhà bán lẻ nên chuẩn bị tài liệu thông quan cho các lô hàng hướng tới EU với thông tin chi tiết về hàng hóa trong lô hàng, bao gồm mô tả sản phẩm chi tiết và mã HS.
• Cung cấp thông tin này sẽ giúp đảm bảo không có sự nhầm lẫn hoặc cần thêm thông tin từ hãng vận chuyển. Do đó, việc tuân theo các hướng dẫn của ICS2 về mô tả tốt và nhận thức về thông tin được kiểm tra theo ICS2 có thể giúp ngăn ngừa sự chậm trễ trong lô hàng.
• Các nhà bán lẻ được khuyến nghị cung cấp mã HS chính xác cho tất cả hàng hóa trong lô hàng của họ.
• Nếu các nhà bán lẻ không cung cấp cho các hãng vận chuyển mã HS cho lô hàng của họ, hãng vận chuyển sẽ phải classify hàng hóa. Bởi vì các hãng vận chuyển không biết sản phẩm tốt như các nhà bán lẻ, họ có thể vô tình sử dụng mã HS không chính xác, điều này có thể dẫn đến mức thuế cao hơn mức chính xác được gán cho lô hàng, làm thay đổi landed cost. Điều này đặc biệt vấn đề nếu nhà bán lẻ thu trước thuế và phí hoặc gửi hàng với thuế và phí đã trả trước (DDP - Đã trả thuế). Thêm vào đó, việc các hãng vận chuyển mất thời gian để kiểm tra gói hàng và gán mã HS sẽ làm chậm việc giao hàng.
• Đối với các lô hàng giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp (B2B), các nhà bán lẻ nên đảm bảo rằng số EORI của doanh nghiệp nhận hàng có trên hóa đơn thương mại.

Giải pháp mã HS được khuyến nghị cho các hãng vận chuyển:

Cách hiệu quả nhất để các hãng vận chuyển classify hàng hóa là tích hợp với công nghệ phân loại mã HS tự động như Zonos Classify API hoặc công cụ tra cứu mã HS của Zonos Classify. Dịch vụ Bưu chính Hoa Kỳ đã chọn Zonos để cung cấp phân loại mã HS của họ.

Tác động đến các nhà bán lẻ và người gửi hàng:

Mặc dù trách nhiệm pháp lý để cung cấp dữ liệu lô hàng cho ICS2 thuộc về các hãng vận chuyển, một số hãng vận chuyển có thể yêu cầu các nhà bán lẻ cung cấp thông tin chính xác để gửi gói hàng. Ngay cả khi hãng vận chuyển không yêu cầu điều này, các nhà bán lẻ vẫn nên thực hiện các bước dưới đây để giảm thiểu sự chậm trễ trong lô hàng và tránh việc các hãng vận chuyển phải classify sản phẩm của họ, điều này có thể dẫn đến việc sản phẩm bị phân loại sai và landed cost của lô hàng bị thay đổi:

• Các nhà bán lẻ nên chuẩn bị tài liệu thông quan cho các lô hàng hướng tới EU với thông tin chi tiết về hàng hóa trong lô hàng, bao gồm mô tả sản phẩm chi tiết và mã HS.
  • Cung cấp thông tin này sẽ giúp đảm bảo không có sự nhầm lẫn hoặc cần thêm thông tin từ hãng vận chuyển. Do đó, việc tuân theo các hướng dẫn của ICS2 về mô tả tốt và nhận thức về thông tin được kiểm tra theo ICS2 có thể giúp ngăn ngừa sự chậm trễ trong lô hàng.
• Các nhà bán lẻ được khuyến nghị cung cấp mã HS chính xác cho tất cả hàng hóa trong lô hàng của họ.
  • Nếu các nhà bán lẻ không cung cấp cho các hãng vận chuyển mã HS cho lô hàng của họ, hãng vận chuyển sẽ phải classify hàng hóa. Bởi vì các hãng vận chuyển không biết sản phẩm tốt như các nhà bán lẻ, họ có thể vô tình sử dụng mã HS không chính xác, điều này có thể dẫn đến mức thuế cao hơn mức chính xác được gán cho lô hàng, làm thay đổi landed cost. Điều này đặc biệt vấn đề nếu nhà bán lẻ thu trước thuế và phí hoặc gửi hàng với thuế và phí đã trả trước (DDP - Đã trả thuế). Thêm vào đó, việc các hãng vận chuyển mất thời gian để kiểm tra gói hàng và gán mã HS sẽ làm chậm việc giao hàng.
• Đối với các lô hàng giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp (B2B), các nhà bán lẻ nên đảm bảo rằng số EORI của doanh nghiệp nhận hàng có trên hóa đơn thương mại.

Giải pháp được khuyến nghị cho các nhà bán lẻ:

Mã HS

Các nhà bán lẻ có thể hiệu quả classify hàng hóa của họ bằng cách sử dụng Zonos Classify, có nhiều tùy chọn, bao gồm API, công cụ tải lên hàng loạt để phân loại toàn bộ danh mục sản phẩm cùng một lúc, hoặc công cụ tra cứu mã HS của Zonos Classify.

Số EORI

Số Đăng ký và Nhận diện Nhà điều hành Kinh tế (EORI) là bắt buộc đối với các doanh nghiệp EU để nhập khẩu hoặc xuất khẩu hàng hóa vào hoặc ra khỏi EU. Số EORI chỉ được yêu cầu cho các lô hàng B2B, và chỉ doanh nghiệp nhận hàng trong EU phải có một số. Các doanh nghiệp không thuộc EU sẽ có một số với tư cách là người gửi hàng nếu họ có một địa điểm trong EU.

Đối với các lô hàng B2B vào EU, người gửi hàng phải collect số EORI của doanh nghiệp nhận hàng trước khi chuyển lô hàng cho hãng vận chuyển. Hãng vận chuyển không thể khởi hành mà không có nó. Xem hướng dẫn của chúng tôi để biết thêm thông tin về số EORI.

Dù bạn là hãng vận chuyển, nhà vận chuyển hàng hóa, hay nhà bán lẻ trực tuyến, tốt nhất là chuẩn bị cho giai đoạn hai của ICS2 trước. Điều đó có nghĩa là làm quen với môi trường kiểm tra tuân thủ của Ủy ban EU, đảm bảo các quy trình và công cụ được thiết lập để phân loại sản phẩm, và cung cấp mô tả chi tiết về hàng hóa trước thời hạn.