Giải thích ICS2 giai đoạn hai: Nó là gì và cách tuân thủ

Điều gì xảy ra ở giai đoạn hai của ICS2? 

Từ ngày 1 tháng 3 năm 2023, tất cả các hãng hàng không, công ty chuyên chở, dịch vụ chuyên phát nhanh và nhà khai vận vận chuyển hàng hóa tới hoặc qua Liên minh Châu Âu bằng đường hàng không phải gửi thông tin hàng hóa trước tới chương trình bảo mật và an toàn tiền tới của hải quan EU mới, Hệ thống Kiểm soát Nhập khẩu 2- Bản phát hành thứ hai, trước khi chuyến hàng tới EU. Để xem kỹ hơn về ICS2 và các giai đoạn của nó, hãy xem hướng dẫn ICS2 của chúng tôi.

Mặc dù các hãng hàng không, nhà khai vận và công ty chuyên phát nhanh chịu trách nhiệm pháp lý về việc thực hiện các yêu cầu dữ liệu ICS2, các nhà bán lẻ gửi gói hàng vào EU cũng có thể thực hiện các bước để ngăn chặn sự chậm trễ trong vận chuyển. Tiếp tục đọc để tìm hiểu cách tất cả các bên có liên quan có thể tuân thủ và giúp các chuyến hàng di chuyển suôn sẻ theo quy định ICS2 bản phát hành thứ hai.

Blog này sẽ đề cập đến các nội dung sau:

• Dòng dữ liệu lý tưởng của giai đoạn hai ICS2
• Cách các bên chịu ảnh hưởng có thể chuẩn bị cho giai đoạn hai của ICS2
• Ảnh hưởng đến nhà vận chuyển
• Ảnh hưởng đến nhà bán lẻ

Dòng dữ liệu lý tưởng của giai đoạn hai ICS2 

Sau đây là dòng lý tưởng của thông tin vận chuyển thương mại điện tử được truyền như dữ liệu từ nhà bán lẻ sang nhà vận chuyển sang hải quan cho giai đoạn hai ICS2. Tuy nhiên, sẽ có những lúc dữ liệu thích hợp không khả dụng. Đọc dưới đây để biết thông tin về hệ quả của các chi tiết vận chuyển bị thiếu và một số tùy chọn để tự động hóa các hệ thống nhằm lấy và gửi dữ liệu cần thiết.

1. Nhà bán lẻ chuẩn bị một chuyến hàng được gửi tới EU với thông tin chi tiết về nội dung của nó trên tài liệu thanh toán (hóa đơn thương mại, CN22, CN23, v.v.), bao gồm mô tả sản phẩm chi tiết và mã HS. (Làm cách nào để lấy mã HS?)
2. Nhà vận chuyển nhận chuyến hàng cùng với các chi tiết vận chuyển được gửi điện tử và các biểu mẫu của nó.
   • Công ty chuyên chở sẽ cần phải gửi dữ liệu vận chuyển tới ICS2 hoặc chuyển nó sang hãng hàng không với gói hàng.
3. Các hãng hàng không sẽ xác nhận rằng họ có tất cả thông tin cần thiết cho chuyến hàng hoặc dữ liệu đã được gửi tới ICS2. Nếu nhà vận chuyển không có đủ thông tin để đáp ứng các yêu cầu ICS2, gói hàng có thể sẽ bị chậm trễ, và nhà vận chuyển có thể:
   • Liên hệ với nhà bán lẻ để lấy thông tin nội dung gói hàng.
   • Thực hiện kiểm toán trên chuyến hàng, thường liên quan đến việc mở các gói hàng để họ có thể tự gán mô tả và mã HS. Điều này có thể gây ra vấn đề cho nhà bán lẻ (xem dưới đây).
4. Khi tất cả thông tin thích hợp được lấy, nhà vận chuyển hàng không sẽ gửi dữ liệu gói hàng điện tử cho cơ quan hải quan của Quốc gia thành viên thông qua hệ thống ICS2 trong hai bước:
   • Thông tin hàng hóa tiền tới trước khi tải (PLACI): Được gửi trước khi hàng hóa được tải
   • Khai báo Tóm tắt Nhập khẩu (ENS): Được gửi trước khi cất cánh nếu chuyến bay ngắn hơn bốn giờ hoặc bốn giờ trước khi tới EU nếu chuyến bay vượt quá bốn giờ
5. Cơ quan hải quan của Quốc gia thành viên có thể gửi tin nhắn trở lại nhà vận chuyển thông qua ICS2 yêu cầu một trong các hành động sau liên quan đến chuyến hàng:
   • Yêu cầu thông tin (RfI): Điều này có nghĩa là ENS có thông tin không đủ và cần phải được sửa đổi.
   • Yêu cầu Sàng lọc (RfS): Điều này có nghĩa là nhà vận chuyển phải sàng lọc hàng hóa theo tiêu chuẩn hàng hóa hoặc thư cao rủi ro. Họ phải giao tiếp kết quả sàng lọc trở lại ICS2.
   • Không được tải (DNL): Điều này có nghĩa là chuyến hàng được gắn cờ là mối đe dọa, và nhà vận chuyển phải thực hiện các bước ngay lập tức theo các giao thức bảo mật hàng không để dừng mối đe dọa.

Làm thế nào các bên chịu ảnh hưởng có thể chuẩn bị cho bản phát hành hai của ICS2? 

Hãng hàng không, công ty chuyên chở, dịch vụ chuyên phát nhanh và nhà khai vận:

Các nhà vận chuyển và công ty chuyên chở chịu trách nhiệm pháp lý với EU để tuân thủ các quy định ICS2.

-Các nhà vận chuyển và nhà cung cấp logistic phải sử dụng môi trường thử nghiệm sự phù hợp của Ủy ban Châu Âu (có sẵn cho đến tháng 2 năm 2023) để kiểm tra tích hợp của họ với ICS2. Họ sẽ cần xác minh khả năng gửi dữ liệu vận chuyển của mình và nhận tin nhắn phản hồi từ các cơ quan hải quan để chuẩn bị cho ngày phát hành giai đoạn hai tháng 3 năm 2023.

• Các nhà vận chuyển phải gửi PLACI và ENS cho mỗi chuyến hàng thông qua ICS2.
• Nếu các nhà bán lẻ không cung cấp mã HS với chuyến hàng của họ, nhà vận chuyển hoặc nhà cung cấp logistic phải gán chúng; việc có một cách nhanh chóng và chính xác để phân loại sản phẩm sẽ giúp nhà vận chuyển tránh được sự chậm trễ.

Nhà bán lẻ và người gửi:

• Mặc dù trách nhiệm pháp lý cung cấp dữ liệu vận chuyển cho ICS2 nằm ở các nhà vận chuyển, một số nhà vận chuyển có thể yêu cầu nhà bán lẻ cung cấp cho họ thông tin chính xác để gửi gói hàng. Ngay cả khi nhà vận chuyển không yêu cầu điều này, các nhà bán lẻ vẫn nên thực hiện các bước dưới đây để giảm thiểu sự chậm trễ trong vận chuyển và tránh cần thiết phải cho nhà vận chuyển phân loại sản phẩm của mình có thể dẫn đến sản phẩm bị phân loại sai và landed cost của chuyến hàng bị thay đổi.
• Các nhà bán lẻ nên chuẩn bị tài liệu thanh toán cho chuyến hàng gửi tới EU với thông tin chi tiết về hàng hóa có trong chuyến hàng, bao gồm mô tả sản phẩm kỹ lưỡng và mã HS.
• Cung cấp thông tin này sẽ giúp đảm bảo không có nhầm lẫn hoặc cần thêm thông tin từ nhà vận chuyển. Do đó, tuân theo các hướng dẫn ICS2 về mô tả tốt và nhận thức về thông tin được sàng lọc theo ICS2 có thể giúp ngăn chặn sự chậm trễ trong vận chuyển.
• Các nhà bán lẻ được khuyên cung cấp mã HS chính xác cho tất cả hàng hóa trong chuyến hàng của họ.
• Nếu các nhà bán lẻ không cung cấp cho nhà vận chuyển mã HS cho chuyến hàng của họ, nhà vận chuyển sẽ phải phân loại hàng hóa. Vì nhà vận chuyển không hiểu rõ sản phẩm như nhà bán lẻ, họ có thể vô tình sử dụng mã HS không chính xác, có thể dẫn đến các mức thuế cao hơn mức chính xác được gán cho chuyến hàng, thay đổi landed cost. Điều này đặc biệt có vấn đề nếu nhà bán lẻ thu thập trước thuế và thuế hoặc gửi với các khoản thuế và thuế được thanh toán trước (DDP- Delivered Duty Paid). Ngoài ra, các nhà vận chuyển mất thời gian để kiểm tra gói hàng và gán mã HS sẽ làm chậm việc giao hàng.
• Đối với chuyến hàng kinh doanh giữa các doanh nghiệp (B2B), các nhà bán lẻ nên đảm bảo số Đăng ký và Nhận dạng Chủ thể Kinh tế (EORI) của doanh nghiệp nhận hàng nằm trên hóa đơn thương mại.

Giải pháp mã HS được khuyến nghị cho nhà vận chuyển:

Cách hiệu quả nhất để nhà vận chuyển phân loại hàng hóa là tích hợp với công nghệ phân loại mã HS tự động như Zonos Classify API hoặc công cụ tra cứu mã HS Zonos Classify. Dịch vụ Bưu chính Hoa Kỳ đã chọn Zonos để cấp năng lực cho các phân loại mã HS của họ.

Ảnh hưởng đến nhà bán lẻ và người gửi:

Mặc dù trách nhiệm pháp lý cung cấp dữ liệu vận chuyển cho ICS2 nằm ở các nhà vận chuyển, một số nhà vận chuyển có thể yêu cầu nhà bán lẻ cung cấp cho họ thông tin chính xác để gửi gói hàng. Ngay cả khi nhà vận chuyển không yêu cầu điều này, các nhà bán lẻ vẫn nên thực hiện các bước dưới đây để giảm thiểu sự chậm trễ trong vận chuyển và tránh cần thiết phải cho nhà vận chuyển phân loại sản phẩm của mình có thể dẫn đến sản phẩm bị phân loại sai và landed cost của chuyến hàng bị thay đổi:

• Các nhà bán lẻ nên chuẩn bị tài liệu thanh toán cho chuyến hàng gửi tới EU với thông tin chi tiết về hàng hóa có trong chuyến hàng, bao gồm mô tả sản phẩm kỹ lưỡng và mã HS.
  • Cung cấp thông tin này sẽ giúp đảm bảo không có nhầm lẫn hoặc cần thêm thông tin từ nhà vận chuyển. Do đó, tuân theo các hướng dẫn ICS2 về mô tả tốt và nhận thức về thông tin được sàng lọc theo ICS2 có thể giúp ngăn chặn sự chậm trễ trong vận chuyển.
• Các nhà bán lẻ được khuyên cung cấp mã HS chính xác cho tất cả hàng hóa trong chuyến hàng của họ.
  • Nếu các nhà bán lẻ không cung cấp cho nhà vận chuyển mã HS cho chuyến hàng của họ, nhà vận chuyển sẽ phải phân loại hàng hóa. Vì nhà vận chuyển không hiểu rõ sản phẩm như nhà bán lẻ, họ có thể vô tình sử dụng mã HS không chính xác, có thể dẫn đến các mức thuế cao hơn mức chính xác được gán cho chuyến hàng, thay đổi landed cost. Điều này đặc biệt có vấn đề nếu nhà bán lẻ thu thập trước thuế và thuế hoặc gửi với các khoản thuế và thuế được thanh toán trước (DDP- Delivered Duty Paid). Ngoài ra, các nhà vận chuyển mất thời gian để kiểm tra gói hàng và gán mã HS sẽ làm chậm việc giao hàng.
• Đối với chuyến hàng kinh doanh giữa các doanh nghiệp (B2B), các nhà bán lẻ nên đảm bảo số Đăng ký và Nhận dạng Chủ thể Kinh tế (EORI) của doanh nghiệp nhận hàng nằm trên hóa đơn thương mại.

Giải pháp được khuyến nghị cho nhà bán lẻ:

Mã HS

Các nhà bán lẻ có thể phân loại hàng hóa của mình một cách hiệu quả bằng cách sử dụng Zonos Classify, có nhiều tùy chọn khác nhau, bao gồm API, công cụ tải hàng loạt để phân loại toàn bộ danh mục sản phẩm cùng một lúc, hoặc công cụ tra cứu mã HS Zonos Classify.

Số EORI

Số Đăng ký và Nhận dạng Chủ thể Kinh tế (EORI) được yêu cầu để các doanh nghiệp EU nhập khẩu hoặc xuất khẩu hàng hóa vào hoặc ra khỏi EU. Số EORI chỉ được yêu cầu cho chuyến hàng B2B, và chỉ doanh nghiệp nhận hàng EU phải có một. Các doanh nghiệp không phải EU sẽ có một là người gửi nếu họ có vị trí EU.

Đối với chuyến hàng B2B vào EU, người gửi phải thu thập số EORI của doanh nghiệp nhận hàng trước khi chuyển chuyến hàng cho nhà vận chuyển. Nhà vận chuyển không thể khởi hành mà không có nó. Xem hướng dẫn của chúng tôi để biết thêm thông tin về số EORI.

Cho dù bạn là nhà vận chuyển, công ty chuyên chở hay nhà bán lẻ trực tuyến, tốt nhất là chuẩn bị cho giai đoạn hai ICS2 trước. Điều đó có nghĩa là làm quen với môi trường thử nghiệm sự phù hợp của Ủy ban EU, đảm bảo các quy trình và công cụ được chuẩn bị để phân loại sản phẩm, và cung cấp mô tả chi tiết về hàng hóa trước thời hạn.