Papel vs. fatura eletrônica
Para entender melhor as faturas comerciais eletrônicas, é útil entender o que é uma fatura comercial e como a versão eletrônica difere da padrão.
O que é uma fatura comercial?
Uma fatura comercial é necessária em todas as remessas transfronteiriças não documentais. A fatura comercial é o documento principal que permite que uma remessa passe pela alfândega para o país importador. A fatura comercial ajuda a alfândega a determinar os direitos, impostos e taxas aplicáveis com base nas informações importantes que contém sobre os bens enviados, o remetente e o destinatário, e os detalhes de transporte.
Comparação entre papel e eletrônico
Embora ambas as formas contenham as mesmas informações, uma fatura comercial é apenas eletrônica se for elaborada, enviada e recebida em um formato eletrônico sistemático que permite o processamento automatizado e eletrônico.
Formato eletrônico
Sabemos que as formas padrão e eletrônica cumprem o mesmo propósito e se parecem semelhantes. No entanto, uma fatura comercial física terá que ser preenchida à mão ou impressa, no mínimo, enquanto as faturas comerciais eletrônicas são preenchidas e enviadas ao transportador online. Abaixo está um exemplo de como uma fatura comercial (eletrônica ou física) se parece com seus campos de informações obrigatórios.
Embora a única diferença entre os dois tipos de faturas seja seu formato, a fatura comercial eletrônica oferece vários benefícios que a forma em papel não oferece.
Benefícios do formato eletrônico
O formato eletrônico cumpre todos os mesmos propósitos e é usado pelas mesmas razões que o formato em papel, mas também oferece vários benefícios, tais como:
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Sustentabilidade: o formato eletrônico é sem papel, o que é mais sustentável porque economiza papel, tempo e custos associados à impressão
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Eficiência: não há necessidade de imprimir e anexar documentos comerciais, resultando em menos atrasos na liberação alfandegária, pois os documentos eletrônicos são frequentemente pré-liberados e não podem se perder
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Facilidade e simplicidade de uso: mais fácil de acompanhar os dados da remessa (a documentação eletrônica é salva)
- Minimiza o risco de registros comerciais perdidos, ausentes ou danificados
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Redução do risco de fraude: o software disponível para enviar faturas eletrônicas é seguro, então há menos chance de experienciar fraude e roubo de dados
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Conveniência: faturas comerciais físicas precisam ser preenchidas à mão, enquanto as faturas eletrônicas são geradas principalmente para você
Devido aos benefícios que as faturas comerciais eletrônicas oferecem, alguns países e transportadoras favorecem documentos comerciais eletrônicos. As transportadoras internacionais não suportam a faturação comercial eletrônica em todos os países, mas elas são suportadas na maioria dos países.
Preenchendo uma fatura comercial
A maioria das principais transportadoras permite que você crie faturas comerciais eletrônicas a partir de suas plataformas de automação/envio de software. As seguintes informações são necessárias para preencher uma fatura comercial eletrônica, que é essencialmente a mesma que os requisitos para uma fatura comercial em papel:
- A data de envio
- Um número de rastreamento
- O nome e logotipo da empresa vendedora
- As informações do comprador
- Uma descrição dos bens ou serviços
- O valor devido
- Os métodos e termos de pagamento
Nota: Informações adicionais podem ser necessárias para determinadas remessas.
Etapas para preencher uma ECI
Primeiramente, você precisará ativar a geração de faturas comerciais eletrônicas em sua plataforma de envio preferida. Os passos podem variar de transportadora para transportadora e de plataforma para plataforma, mas o processo se parecerá um pouco com o seguinte:
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Em seu software de transportadora ou plataforma de envio, localize as configurações de envio (ou equivalente) dentro de sua conta
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Ative/inscreva/habilite/permita a documentação comercial sem papel (ou equivalente)
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Escolha se deseja criar faturas na plataforma ou fazer upload das suas próprias
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Leia e aceite os termos e condições para continuar
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Configure preferências
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Preencha os campos obrigatórios
- Detalhes do remetente (nome, empresa, endereço, etc.)
- Detalhes da remessa (número de conhecimento de embarque, data, número da fatura, etc.)
- Detalhes do destinatário (se o endereço do destinatário e do comprador forem diferentes)
- Detalhes do vendido (informações do comprador)
- Detalhes do item/produto (descrições, unidades vendidas, códigos HS, país de origem, etc.)
- Detalhes do custo/valor final (descontos, moeda, frete, seguro, peso, etc.)
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O sistema de fatura eletrônica gerará o número de referência da fatura (IRN) e um código de resposta rápida (QR code)
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Faça upload de uma assinatura eletrônica para a fatura e o código QR
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Faça upload de documentos de envio adicionais conforme necessário, por exemplo, Certificado de Origem ou Declaração de Envio
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A fatura comercial eletrônica será transmitida à autoridade alfandegária do país de destino para facilitar a liberação da remessa
Se você estiver usando Zonos Landed Cost para cálculos, então você pode criar etiquetas para muitas transportadoras no Painel Zonos, que preencherá automaticamente a fatura comercial para pedidos no sistema usando os detalhes do pedido, como informações do cliente, descrições de itens, códigos HS, etc. Além disso, se a transportadora e o país de destino aceitarem faturas comerciais eletrônicas, então o Painel Zonos fará o upload da fatura comercial para você e a anexará à etiqueta automaticamente.
Recursos da transportadora
Perguntas frequentes
Os descontos/promoções afetam a maneira como preencho uma fatura comercial?
Dar descontos em faturas comerciais pode ser complicado. Você pode encontrar algumas dificuldades, incluindo a alfândega não aceitando o desconto ou exigindo reconciliação devido ao total do seu pedido ser diferente do total da fatura comercial. Além disso, a forma como você preenche a fatura comercial impacta como a alfândega calcula o custo final landed cost. Por exemplo, se você pré-collect o landed cost, mas sua fatura comercial não está preenchida com informações precisas, a alfândega pode cobrar algo diferente do que você inicialmente cobrou do seu cliente, o que poderia resultar em você absorver o custo extra. Portanto, você deve saber como aplicar com precisão descontos, códigos promocionais, frete grátis, etc., em sua fatura comercial para evitar esses problemas potenciais.
Fatura comercial eletrônica
Saiba o propósito e os benefícios das faturas comerciais eletrônicas.
Uma fatura comercial eletrônica (ECI) é um documento comercial sem papel que envolve um processo de faturamento digitalizado; em outras palavras, é uma fatura que é criada, enviada e recebida eletronicamente.
Se você é um importador, exportador ou alguém que desempenha um papel na indústria comercial, então provavelmente está ciente das faturas comerciais, mas e quanto às suas contrapartes eletrônicas? As faturas eletrônicas estão se tornando mais amplamente utilizadas e às vezes são necessárias, portanto, é importante estar familiarizado com elas.