Fatura comercial eletrônica

Um eletrônico fatura comercial (ECI) é um documento comercial sem papel que envolve um processo de faturamento digitalizado; em outras palavras, é uma fatura que é criado, enviado e recebido eletronicamente.

Se você é um importador, exportador ou alguém que desempenha um papel na indústria do comércio, então provavelmente está ciente das faturas comerciais, mas e quanto às suas contrapartes eletrônicas? As faturas eletrônicas estão se tornando mais amplamente usadas e às vezes são obrigatórias, por isso é importante estar familiarizado com elas.

Fatura em papel vs. eletrônica 

Para entender melhor as faturas comerciais eletrônicas, ajuda compreender o que é uma fatura comercial e como a versão eletrônica difere da padrão.

O que é uma fatura comercial?

A fatura comercial é exigido em todos os embarques transfronteiriços sem documentos. A fatura comercial é o documento principal que permite que um envio passe pela alfândega para o país importador. A fatura comercial ajuda a alfândega a determinar os direitos, impostos e taxas aplicáveis com base nas informações importantes que ela contém sobre os produtos sendo enviados, o remetente e o destinatário, e os detalhes do transporte.

Comparação entre papel e eletrônico

Embora ambas as formas contenham as mesmas informações, uma fatura comercial só é eletrônica se for elaborada, enviada e recebida em um formato eletrônico sistemático que permita processamento automatizado e eletrônico.

Formato eletrônico 

Sabemos que as formas padrão e eletrônica cumprem o mesmo propósito e têm aparência semelhante. No entanto, uma fatura comercial física terá que ser preenchida à mão ou, no mínimo, impressa, enquanto as faturas comerciais eletrônicas são tanto preenchidas quanto enviadas ao transportador online. Abaixo está um exemplo de como uma fatura comercial (eletrônica ou física) se parece com seus campos de informação obrigatórios.

Embora a única diferença entre os dois tipos de faturas seja o seu formato, a fatura eletrônica comercial oferece vários benefícios que o formato em papel não oferece.

Benefícios do formato eletrônico 

O formato eletrônico cumpre todos os mesmos propósitos e é usado pelos mesmos motivos que o formato em papel, mas também oferece vários benefícios, tais como:

• Sustentabilidade: a forma eletrônica é sem papel, o que é mais sustentável porque economiza papel, tempo e os custos associados à impressão

• Eficiência: não há necessidade de imprimir e anexar documentos comerciais, resultando em menos atrasos na liberação, porque os documentos eletrônicos geralmente são pré-aprovados e não podem se perder

• Facilidade e simplicidade de uso: mais fácil de acompanhar os dados de envio (a documentação eletrônica é salva)

  • Minimiza o risco de registros comerciais perdidos, faltantes ou danificados

• Risco reduzido de fraude: o software disponível para enviar faturas eletrônicas é seguro, portanto há menos chance de sofrer fraude e roubo de dados

• Conveniência: As faturas comerciais físicas precisam ser preenchidas à mão, enquanto as faturas eletrônicas são na maioria das vezes geradas para você

Devido aos benefícios que as faturas comerciais eletrônicas oferecem, alguns países e transportadoras favorecem os documentos comerciais eletrônicos. As transportadoras internacionais não suportam faturamento comercial eletrônico em todos os países, mas elas são suportado na maioria dos países.

Preenchendo uma fatura comercial 

A maioria das transportadoras principais permite que você crie faturas comerciais eletrônicas a partir de sua plataforma ou software de automação/envio. As seguintes informações são necessárias para preencher uma fatura comercial eletrônica, que é essencialmente o mesmo que os requisitos para uma fatura comercial em papel:

• A data de envio
• Um número de rastreamento
• O nome da empresa e o logotipo do vendedor
• As informações do comprador
• Uma descrição de bens ou serviços
• O valor devido
• Os métodos e condições de pagamento

Nota: Informações adicionais podem ser exigidas para determinados envios.

Passos para preencher um ECI 

Primeiro, você precisará ativar a geração de fatura comercial eletrônica na sua plataforma de envio preferida. Os passos podem variar de transportadora para transportadora e de plataforma para plataforma, mas o processo será mais ou menos assim:

1. No seu software de transportadora ou plataforma de envio, localize configurações de envio (ou o equivalente) dentro da sua conta

2. Ativar/registrar/habilitar/permitir documentação comercial sem papel (ou equivalente)

3. Escolha se deseja criar faturas na plataforma ou enviar as suas próprias

4. Leia e aceite os termos e condições para continuar

5. Configurar preferências

6. Preencha os campos obrigatórios

   1. Detalhes do remetente (nome, empresa, endereço, etc.)
   2. Detalhes da remessa (número do conhecimento de transporte, data, número da fatura, etc.)
   3. Detalhes de envio (se o endereço do destinatário e o endereço do comprador forem diferentes)
   4. Detalhes do comprador (informações do comprador)
   5. Detalhes do item/produto (descrições, unidades vendidas, HS codes, país de origem, etc.)
   6. Detalhes do custo/valor final (descontos, moeda, frete, seguro, peso, etc.)

7. O sistema de nota fiscal eletrônica irá gerar o número de referência da fatura (IRN) e um código de resposta rápida (código QR)

8. Envie uma assinatura eletrônica para a fatura e o código QR

9. Carregue documentos de envio adicionais conforme necessário, por exemplo, Certificado de Origem ou Declaração

10. A fatura comercial eletrônica será transmitida à autoridade aduaneira do país de destino para facilitar a liberação da remessa

Recursos da transportadora 

Perguntas frequentes