Fatura comercial eletrônica

Uma fatura comercial eletrônica (FCE) é um documento comercial sem papel que envolve um processo de faturamento digitalizado; em outras palavras, é uma fatura que é criada, enviada e recebida eletronicamente.

Se você é um importador, exportador ou alguém que desempenha um papel na indústria do comércio, então você provavelmente está ciente das faturas comerciais, mas e quanto às suas contrapartes eletrônicas? As faturas eletrônicas estão se tornando mais amplamente utilizadas e às vezes são exigidas, portanto, é importante estar familiarizado com elas.

Fatura em papel vs. fatura eletrônica 

Para entender melhor as faturas comerciais eletrônicas, é útil entender o que é uma fatura comercial e como a versão eletrônica difere da padrão.

O que é uma fatura comercial?

Uma fatura comercial é exigida em todos os envios transfronteiriços não documentais. A fatura comercial é o principal documento que permite que um envio passe pela alfândega para o país importador. A fatura comercial ajuda a alfândega a determinar os direitos, impostos e taxas aplicáveis com base nas informações importantes que contém sobre os bens sendo enviados, o remetente e o destinatário, e as especificações de transporte.

Comparação entre papel e eletrônico

Embora ambas as formas contenham as mesmas informações, uma fatura comercial é apenas eletrônica se for elaborada, enviada e recebida em um formato eletrônico sistemático que permita o processamento automatizado e eletrônico.

Formato eletrônico 

Sabemos que as formas padrão e eletrônicas atendem ao mesmo propósito e parecem semelhantes. No entanto, uma fatura comercial física terá que ser preenchida à mão ou impressa, pelo menos, enquanto as faturas comerciais eletrônicas são preenchidas e enviadas ao transportador online. Abaixo está um exemplo de como uma fatura comercial (eletrônica ou física) se parece com seus campos de informações obrigatórios.

Enquanto a única diferença entre os dois tipos de faturas é seu formato, a fatura comercial eletrônica oferece vários benefícios que a forma em papel não oferece.

Benefícios do formato eletrônico 

O formato eletrônico atende a todos os mesmos propósitos e é usado pelos mesmos motivos que o formato em papel, mas também oferece vários benefícios, como:

• Sustentabilidade: a forma eletrônica é sem papel, o que é mais sustentável porque economiza papel, tempo e custos associados à impressão

• Eficiência: não há necessidade de imprimir e anexar documentos comerciais, resultando em menos atrasos na liberação, pois os documentos eletrônicos são frequentemente pré-liberados e não podem ser perdidos

• Facilidade e simplicidade de uso: mais fácil acompanhar os dados de envio (a documentação eletrônica é salva)

  • Minimiza o risco de registros comerciais perdidos, ausentes ou danificados

• Redução do risco de fraude: o software disponível para enviar faturas eletrônicas é seguro, portanto, há menos chance de sofrer fraude e roubo de dados

• Conveniência: faturas comerciais físicas precisam ser preenchidas à mão, enquanto as faturas eletrônicas são geradas principalmente para você

Devido aos benefícios que as faturas comerciais eletrônicas oferecem, alguns países e transportadoras preferem documentos comerciais eletrônicos. Transportadoras internacionais não suportam faturamento comercial eletrônico em todos os países, mas são suportadas na maioria dos países.

Preenchendo uma fatura comercial 

A maioria das principais transportadoras permite que você crie faturas comerciais eletrônicas a partir de sua plataforma de automação/envio ou software. As seguintes informações são necessárias para preencher uma fatura comercial eletrônica, que é essencialmente a mesma que os requisitos para uma fatura comercial em papel:

• A data do envio
• Um número de rastreamento
• O nome e o logotipo da empresa do vendedor
• As informações do comprador
• Uma descrição dos bens ou serviços
• O valor devido
• Os métodos e termos de pagamento

Nota: Informações adicionais podem ser exigidas para certos envios.

Passos para preencher uma FCE 

Primeiro, você precisará ativar a geração de faturas comerciais eletrônicas em sua plataforma de envio preferida. Os passos podem variar de transportadora para transportadora e de plataforma para plataforma, mas o processo será semelhante ao seguinte:

1. No software ou plataforma de envio da sua transportadora, localize configurações de envio (ou o equivalente) dentro da sua conta

2. Ative/inscreva/permita/documentação comercial sem papel (ou o equivalente)

3. Escolha se deseja criar faturas na plataforma ou enviar suas próprias

4. Leia e aceite os termos e condições para continuar

5. Configure preferências

6. Preencha os campos obrigatórios

   1. Detalhes do remetente (nome, empresa, endereço, etc.)
   2. Detalhes do envio (número do conhecimento de embarque, data, número da fatura, etc.)
   3. Detalhes de envio (se o endereço do destinatário e o endereço do comprador forem diferentes)
   4. Detalhes de venda (informações do comprador)
   5. Detalhes do item/produto (descrições, unidades vendidas, códigos HS, país de origem, etc.)
   6. Detalhes do custo/valor final (descontos, moeda, frete, seguro, peso, etc.)

7. O sistema de fatura eletrônica gerará o número de referência da fatura (IRN) e um código de resposta rápida (QR code)

8. Carregue uma assinatura eletrônica na fatura e no QR code

9. Carregue documentos de envio adicionais conforme necessário, por exemplo, Certificado de Origem ou Declaração de Declaração

10. A fatura comercial eletrônica será transmitida para a autoridade aduaneira do país de destino para facilitar a liberação do envio

Recursos da transportadora 

Perguntas frequentes