Conheça a finalidade e as vantagens das faturas comerciais eletrónicas.
Uma fatura comercial eletrónica (ECI) é um documento comercial sem papel
que envolve um processo de faturação digitalizado; por outras palavras, é uma fatura
criada, enviada e recebida eletronicamente.
Se é importador, exportador ou desempenha algum papel no setor do comércio internacional, provavelmente já conhece as faturas comerciais, mas e as suas equivalentes eletrónicas? As faturas eletrónicas são cada vez mais utilizadas e, por vezes, obrigatórias, pelo que é importante estar familiarizado com elas.
Para compreender melhor as faturas comerciais eletrónicas, convém perceber o que é uma fatura comercial e em que difere a versão eletrónica da versão tradicional.
O que é uma fatura comercial?
A fatura comercial é obrigatória em todos os envios internacionais que não sejam apenas documentos. A fatura comercial é o principal documento que permite que um envio passe pela alfândega e entre no país de importação. A fatura comercial ajuda a alfândega a determinar os direitos, impostos e taxas aplicáveis, com base nas informações importantes que contém sobre as mercadorias enviadas, o expedidor e o destinatário, e os pormenores do transporte.
Comparação entre papel e formato eletrónico
Embora ambos os formatos contenham as mesmas informações, uma fatura comercial só é eletrónica se for elaborada, enviada e recebida num formato eletrónico sistemático que permita o processamento automatizado e eletrónico.
Sabemos que o formato tradicional e o formato eletrónico cumprem a mesma finalidade e têm um aspeto semelhante. No entanto, uma fatura comercial física tem de ser preenchida à mão ou, no mínimo, impressa, ao passo que as faturas comerciais eletrónicas são preenchidas e submetidas à transportadora online. Abaixo encontra um exemplo do aspeto de uma fatura comercial (eletrónica ou física), com os respetivos campos de informação obrigatórios.
Embora a única diferença entre os dois tipos de fatura seja o formato, a fatura comercial eletrónica oferece várias vantagens que o formato em papel não oferece.
O formato eletrónico cumpre as mesmas finalidades e é utilizado pelos mesmos motivos que o formato em papel, mas oferece também várias vantagens, tais como:
Sustentabilidade: o formato eletrónico dispensa papel, o que é mais sustentável, porque poupa papel, tempo e os custos associados à impressão
Eficiência: não é necessário imprimir e anexar documentos comerciais, o que se traduz em menos atrasos no desalfandegamento, porque os documentos eletrónicos são frequentemente pré-desalfandegados e não se podem perder
Facilidade e simplicidade de utilização: é mais fácil acompanhar os dados dos envios (a documentação eletrónica fica guardada)
Minimiza o risco de registos comerciais perdidos, em falta ou danificados
Menor risco de fraude: o software disponível para enviar faturas eletrónicas é seguro, pelo que há menos probabilidade de fraude e roubo de dados
Comodidade: as faturas comerciais físicas têm de ser preenchidas à mão, enquanto as faturas eletrónicas são, na sua maioria, geradas automaticamente
Devido às vantagens que as faturas comerciais eletrónicas oferecem, alguns países e transportadoras preferem documentos comerciais eletrónicos. As transportadoras internacionais não suportam a faturação comercial eletrónica em todos os países, mas esta é suportada na maioria dos países.
A maioria das grandes transportadoras permite criar faturas comerciais eletrónicas na respetiva plataforma ou software de automação/expedição. São necessárias as seguintes informações para preencher uma fatura comercial eletrónica, que são essencialmente as mesmas exigidas para uma fatura comercial em papel:
A data de envio
Um número de seguimento
O nome e o logótipo da empresa vendedora
As informações do comprador
Uma descrição dos bens ou serviços
O montante devido
Os métodos e condições de pagamento
Nota: podem ser exigidas informações adicionais para determinados envios.
Primeiro, terá de ativar a geração de faturas comerciais eletrónicas na sua plataforma de expedição preferida. Os passos podem variar consoante a transportadora e a plataforma, mas o processo será semelhante ao seguinte:
No software da sua transportadora ou na sua plataforma de expedição, localize as definições de envio (ou equivalente) na sua conta
Ative/inscreva-se/habilite/permita a documentação comercial sem papel (ou equivalente)
Escolha se pretende criar faturas na plataforma ou carregar as suas próprias
Leia e aceite os termos e condições para continuar
Dados do envio (número da guia de transporte, data, número da fatura, etc.)
Dados de entrega (se a morada do destinatário e a morada do comprador forem diferentes)
Dados de faturação (informações do comprador)
Dados do artigo/produto (descrições, unidades vendidas, códigos SH, país de origem, etc.)
Dados do custo/valor final (descontos, moeda, frete, seguro, peso, etc.)
O sistema de faturação eletrónica gera o número de referência da fatura (IRN) e um código de resposta rápida (código QR)
Carregue uma assinatura eletrónica para a fatura e o código QR
Carregue documentos de envio adicionais conforme necessário, por exemplo, Certificado de Origem ou Declaração
A fatura comercial eletrónica é transmitida à autoridade aduaneira do país de destino para facilitar o desalfandegamento do envio
Etiquetas no Dashboard
Se utiliza o Zonos Landed Cost para os cálculos, pode criar etiquetas para muitas transportadoras no Zonos Dashboard, que preenche automaticamente a fatura comercial das encomendas no sistema com os dados da encomenda, como as informações do cliente, as descrições dos artigos, os códigos SH, etc. Além disso, se a transportadora e o país de destino aceitarem faturas comerciais eletrónicas, o Zonos Dashboard carrega a fatura comercial por si e anexa-a automaticamente à etiqueta.
As promoções/descontos afetam a forma como preencho uma fatura comercial?
Aplicar descontos a artigos em faturas comerciais pode ser complicado. Pode deparar-se com alguns obstáculos, como a alfândega não aceitar o desconto ou exigir uma reconciliação, por o total da encomenda ser diferente do total da fatura comercial. Além disso, a forma como preenche a fatura comercial influencia a forma como a alfândega calcula o landed cost final. Por exemplo, se cobrar antecipadamente o landed cost, mas a sua fatura comercial não for preenchida com informações exatas, a alfândega pode cobrar um valor diferente daquele que cobrou inicialmente ao seu cliente, o que pode levar a que tenha de suportar o custo adicional. Por isso, deve saber como aplicar corretamente descontos, códigos promocionais, portes grátis, etc., na sua fatura comercial para evitar estes potenciais problemas.
Fatura comercial eletrónica
Fatura comercial eletrónica
Conheça a finalidade e as vantagens das faturas comerciais eletrónicas.
Uma fatura comercial eletrónica (ECI) é um documento comercial sem papel que envolve um processo de faturação digitalizado; por outras palavras, é uma fatura criada, enviada e recebida eletronicamente.
Se é importador, exportador ou desempenha algum papel no setor do comércio internacional, provavelmente já conhece as faturas comerciais, mas e as suas equivalentes eletrónicas? As faturas eletrónicas são cada vez mais utilizadas e, por vezes, obrigatórias, pelo que é importante estar familiarizado com elas.
Fatura em papel vs. fatura eletrónica
Para compreender melhor as faturas comerciais eletrónicas, convém perceber o que é uma fatura comercial e em que difere a versão eletrónica da versão tradicional.
O que é uma fatura comercial?
A fatura comercial é obrigatória em todos os envios internacionais que não sejam apenas documentos. A fatura comercial é o principal documento que permite que um envio passe pela alfândega e entre no país de importação. A fatura comercial ajuda a alfândega a determinar os direitos, impostos e taxas aplicáveis, com base nas informações importantes que contém sobre as mercadorias enviadas, o expedidor e o destinatário, e os pormenores do transporte.
Comparação entre papel e formato eletrónico
Embora ambos os formatos contenham as mesmas informações, uma fatura comercial só é eletrónica se for elaborada, enviada e recebida num formato eletrónico sistemático que permita o processamento automatizado e eletrónico.
Formato eletrónico
Sabemos que o formato tradicional e o formato eletrónico cumprem a mesma finalidade e têm um aspeto semelhante. No entanto, uma fatura comercial física tem de ser preenchida à mão ou, no mínimo, impressa, ao passo que as faturas comerciais eletrónicas são preenchidas e submetidas à transportadora online. Abaixo encontra um exemplo do aspeto de uma fatura comercial (eletrónica ou física), com os respetivos campos de informação obrigatórios.
Embora a única diferença entre os dois tipos de fatura seja o formato, a fatura comercial eletrónica oferece várias vantagens que o formato em papel não oferece.
Vantagens do formato eletrónico
O formato eletrónico cumpre as mesmas finalidades e é utilizado pelos mesmos motivos que o formato em papel, mas oferece também várias vantagens, tais como:
Sustentabilidade: o formato eletrónico dispensa papel, o que é mais sustentável, porque poupa papel, tempo e os custos associados à impressão
Eficiência: não é necessário imprimir e anexar documentos comerciais, o que se traduz em menos atrasos no desalfandegamento, porque os documentos eletrónicos são frequentemente pré-desalfandegados e não se podem perder
Facilidade e simplicidade de utilização: é mais fácil acompanhar os dados dos envios (a documentação eletrónica fica guardada)
Menor risco de fraude: o software disponível para enviar faturas eletrónicas é seguro, pelo que há menos probabilidade de fraude e roubo de dados
Comodidade: as faturas comerciais físicas têm de ser preenchidas à mão, enquanto as faturas eletrónicas são, na sua maioria, geradas automaticamente
Devido às vantagens que as faturas comerciais eletrónicas oferecem, alguns países e transportadoras preferem documentos comerciais eletrónicos. As transportadoras internacionais não suportam a faturação comercial eletrónica em todos os países, mas esta é suportada na maioria dos países.
Preencher uma fatura comercial
A maioria das grandes transportadoras permite criar faturas comerciais eletrónicas na respetiva plataforma ou software de automação/expedição. São necessárias as seguintes informações para preencher uma fatura comercial eletrónica, que são essencialmente as mesmas exigidas para uma fatura comercial em papel:
Passos para preencher uma ECI
Primeiro, terá de ativar a geração de faturas comerciais eletrónicas na sua plataforma de expedição preferida. Os passos podem variar consoante a transportadora e a plataforma, mas o processo será semelhante ao seguinte:
No software da sua transportadora ou na sua plataforma de expedição, localize as definições de envio (ou equivalente) na sua conta
Ative/inscreva-se/habilite/permita a documentação comercial sem papel (ou equivalente)
Escolha se pretende criar faturas na plataforma ou carregar as suas próprias
Leia e aceite os termos e condições para continuar
Configure as preferências
Preencha os campos obrigatórios
O sistema de faturação eletrónica gera o número de referência da fatura (IRN) e um código de resposta rápida (código QR)
Carregue uma assinatura eletrónica para a fatura e o código QR
Carregue documentos de envio adicionais conforme necessário, por exemplo, Certificado de Origem ou Declaração
A fatura comercial eletrónica é transmitida à autoridade aduaneira do país de destino para facilitar o desalfandegamento do envio
Se utiliza o Zonos Landed Cost para os cálculos, pode criar etiquetas para muitas transportadoras no Zonos Dashboard, que preenche automaticamente a fatura comercial das encomendas no sistema com os dados da encomenda, como as informações do cliente, as descrições dos artigos, os códigos SH, etc. Além disso, se a transportadora e o país de destino aceitarem faturas comerciais eletrónicas, o Zonos Dashboard carrega a fatura comercial por si e anexa-a automaticamente à etiqueta.
Recursos das transportadoras
Perguntas frequentes
As promoções/descontos afetam a forma como preencho uma fatura comercial?
Aplicar descontos a artigos em faturas comerciais pode ser complicado. Pode deparar-se com alguns obstáculos, como a alfândega não aceitar o desconto ou exigir uma reconciliação, por o total da encomenda ser diferente do total da fatura comercial. Além disso, a forma como preenche a fatura comercial influencia a forma como a alfândega calcula o landed cost final. Por exemplo, se cobrar antecipadamente o landed cost, mas a sua fatura comercial não for preenchida com informações exatas, a alfândega pode cobrar um valor diferente daquele que cobrou inicialmente ao seu cliente, o que pode levar a que tenha de suportar o custo adicional. Por isso, deve saber como aplicar corretamente descontos, códigos promocionais, portes grátis, etc., na sua fatura comercial para evitar estes potenciais problemas.
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