Documentatie

Wanneer een commercial invoice vereist is 

Een commercial invoice is vereist voor alle commodity-exports. De meeste non-documentzendingen worden beschouwd als een commodity-zending. Een commercial invoice is nodig voor de douane-inklaring en dient als verkoopbewijs en als contract tussen koper en verkoper.

Hoe u een commercial invoice verkrijgt 

Vaak is de commercial invoice al opgenomen in de verzendsoftware van de exporteur. Is dat niet het geval, dan zijn commercial invoices online beschikbaar via vervoerders of overheidswebsites. Neem contact op met de betreffende vervoerder of website om de juiste commercial invoice te verkrijgen.

• De commercial invoice moet het volgende bevatten:

  • Naam, adres en contactgegevens van de exporteur

  • Naam, adres en contactgegevens van de koper

  • Een omschrijving van de verzonden artikelen

  • De hoeveelheid en meeteenheid

  • De totale waarde van de goederen

  • De verkoopvoorwaarden

  • De betaalvaluta

  • Vracht-, verzekerings- en overige transportkosten

  • Het land van herkomst

  • Eventuele toepasselijke HS-codes

Een commercial invoice is doorgaans het eerste document dat een buitenlandse douaneautoriteit opvraagt bij het inklaren van goederen in hun land.

Wanneer een Harmonized System (HS) code vereist is 

De VS gebruikt een classificatiesysteem dat specifiek is voor Amerikaanse export en dat bekendstaat als Schedule B-codes. Schedule B-codes zijn vereist voor alle Amerikaanse export. Wat de VS Schedule B-codes noemt, staat in andere landen bekend als de harmonized system code (of iets vergelijkbaars). De basis-HS-code bestaat uit zes cijfers, ook wel een subheading genoemd. De Schedule B-code is een 10-cijferige code die is opgebouwd uit de eerste zes cijfers van de HS-code. Daarnaast is de Schedule B-code een Amerikaans coderingssysteem dat wordt gebruikt om Amerikaanse export te monitoren, bijvoorbeeld voor exportcompliance en het verzamelen van handelsgegevens.

Waarom de VS Schedule B-codes gebruikt 

Het U.S. Census Bureau publiceert de U.S. Harmonized Tariff Schedule (HTS), die wordt gebruikt om goederen te classificeren die in de VS worden geïmporteerd en vanuit de VS worden geëxporteerd. Schedule B-codes worden gebruikt om een gedetailleerdere omschrijving te geven van het product dat wordt geëxporteerd, wat helpt te waarborgen dat de goederen correct worden aangegeven en dat de juiste invoerrechten en belastingen worden toegepast. Daarnaast helpen Schedule B-codes bij het identificeren van mogelijke beperkingen die kunnen gelden voor de import van bepaalde goederen. Het Census Bureau werkt samen met andere overheidsinstanties, waaronder het Bureau of Industry and Security (BIS), om te waarborgen dat exporteurs voldoen aan alle toepasselijke exportregelgeving.

Hoe u een Schedule B-code verkrijgt 

U kunt uw HS- of Schedule B-nummer bepalen via export.gov. U kunt ook de volgende stappen doorlopen:

1. Doorzoek de Harmonized Tariff Schedule of the U.S. (HTSUS).

   1. De HTSUS is een uitgebreide lijst van alle Schedule B-codes die worden gebruikt om producten te classificeren voor internationale handel.

2. Doorzoek de lijst op productnaam, trefwoord of Schedule B-code.

3. Zodra u de juiste code voor uw goederen heeft gevonden, kunt u deze opnemen op uw commercial invoice en andere documentatie met betrekking tot de zending.

Deze codes worden door douaneautoriteiten wereldwijd gebruikt om de juiste invoerrechten en belastingen te bepalen die op zendingen moeten worden toegepast. Als Amerikaanse exporteur dient u de juiste Schedule B-code op te nemen op uw commercial invoice en op alle andere documentatie met betrekking tot de zending.

Een packing list kan vereist zijn voor Amerikaanse exporteurs bij het verzenden van goederen naar een ander land, maar is niet altijd nodig. De packing list moet door de exporteur worden opgesteld en moet het volgende bevatten:

• De hoeveelheid en omschrijving van de verzonden goederen

• Het gewicht van de zending

• Eventuele speciale instructies voor het hanteren van de goederen

• De HS-code voor de goederen moet worden opgenomen, omdat dit vereist is voor de douane-inklaring

De packing list moet samen met de andere documenten bij de zending worden gevoegd, zoals de commercial invoice en eventuele andere benodigde formulieren.

Wanneer een Bill of Lading (BOL) of Air waybill (AWB) vereist is 

Amerikaanse exporteurs hebben doorgaans een BOL of AWB nodig bij internationale verzending van goederen. Dit document biedt een overzicht van de verzonden goederen, hun bestemming en de kosten van de zending. Het wordt ook gebruikt om eigendom van de goederen aan te tonen en kan vereist zijn voor de douane-inklaring.

Hoe u een BOL of AWB verkrijgt 

Amerikaanse exporteurs kunnen een bill of lading of air waybill verkrijgen van de vervoerder die de goederen transporteert. Om dit te doen:

1. Verstrek de vervoerder de benodigde informatie over de zending, zoals de bestemming, het gewicht en de waarde van de goederen.

2. De vervoerder genereert de BOL of AWB.

Een BOL of AWB dient als contract tussen de exporteur en de vervoerder. Daarnaast dient dit document als ontvangstbewijs van de goederen, waarmee kan worden aangetoond dat de goederen aan de koper zijn geleverd.

Wanneer een Export Control Classification Number (ECCN) vereist is 

Amerikaanse exporteurs zijn over het algemeen verplicht een ECCN te hebben. Een ECCN wordt gebruikt om goederen te classificeren voor exportcontroledoeleinden en is gebaseerd op de aard van de geëxporteerde goederen. Voor de meeste goederen moet een ECCN worden verkregen vóór export, omdat dit vereist is om de benodigde exportlicenties en documenten te verkrijgen.

Hoe u een ECCN verkrijgt 

De meeste bedrijven bepalen hun eigen ECCN, maar er zijn drie manieren om aan een ECCN te komen:

1. Classificeer het artikel zelf door de Commerce Control List (CCL) te raadplegen

2. Neem contact op met de fabrikant, want die kent mogelijk de ECCN van het artikel

3. Dien elektronisch een officiële commodity classification request in bij de BIS via SNAP-R.

ECCN's zijn belangrijk voor Amerikaanse exporteurs, omdat ze worden gebruikt om te bepalen welke exportcontrolebeperkingen van toepassing zijn op de geëxporteerde goederen. Ze worden gebruikt om te bepalen of een exportlicentie vereist is en of er exportbeperkingen van toepassing zijn. ECCN's worden ook gebruikt om export te volgen voor naleving van de Amerikaanse exportcontroleregelgeving.

Wanneer een exportlicentie vereist is 

De Amerikaanse overheid vereist exportlicenties voor de export van bepaalde goederen en technologieën die als gevoelig worden beschouwd of nationale veiligheidsimplicaties hebben.

Hoe u een exportlicentie verkrijgt 

Het proces om een exportlicentie te verkrijgen verschilt afhankelijk van het type product dat wordt geëxporteerd en het bestemmingsland. Om een exportlicentie te verkrijgen:

1. Bepaal of uw goederen een exportlicentie vereisen: raadpleeg de International Traffic in Arms Regulations (ITAR), het Office of Foreign Assets Control (OFAC), de Export Administration Regulations (EAR) en de regelgeving van het U.S. Department of Commerce en de BIS om te bepalen of uw goederen een exportlicentie vereisen.

   1. Vraag eenvoudig online uw commodity classification aan via www.bis.doc.gov met SNAP-R, te vinden onder het tabblad Licensing.

2. Bepaal het bestemmingsland: het bestemmingsland kan ook bepalend zijn voor de vraag of een exportlicentie vereist is. Voor sommige landen kunnen beperkingen gelden voor bepaalde typen goederen of technologieën (deze informatie is te vinden in de importgids van het land waarnaar u van plan bent te exporteren).

3. Dien een licentieaanvraag in: als een exportlicentie vereist is, moet u een licentieaanvraag indienen bij de juiste instantie (genoemd in stap één).

4. Wacht op goedkeuring: het is belangrijk om ruim vóór de geplande exportdatum een aanvraag in te dienen, zodat er voldoende tijd is voor verwerking.

Meer informatie over exportlicenties vindt u in de sectie Export license van de gids Legal requirements.

Wanneer International Traffic in Arms Regulations (ITAR)-registratie vereist is 

Amerikaanse exporteurs kunnen verplicht zijn zich te registreren bij de Directorate of Defense Trade Controls (DDTC) als zij defensiegerelateerde artikelen of diensten exporteren. Deze registratie staat bekend als ITAR-registratie.

Let op: de DDTC is het U.S. State Department.

Hoe u ITAR-registratie voltooit 

Amerikaanse exporteurs kunnen ITAR-registratie voltooien door de volgende stappen te doorlopen:

1. Dien Form DS-2032 in bij de DDTC.

   1. Dit formulier kan online of per post worden ingevuld.

2. De DDTC verstrekt de exporteur vervolgens zijn ITAR-registratie.

ITAR-registratie bepaalt welke exportcontrolebeperkingen van toepassing zijn op de geëxporteerde goederen en of een exportlicentie vereist is. Daarnaast wordt ITAR-registratie gebruikt om export te volgen voor naleving van de Amerikaanse exportcontroleregelgeving.

Wanneer een freight forwarder's cargo receipt vereist is 

Amerikaanse exporteurs hebben voor hun export doorgaans een freight forwarder's cargo receipt nodig wanneer de goederen over zee worden verzonden. Dit document biedt een overzicht van de verzonden goederen, bewijs van eigendom en bewijs van levering aan de bestemmingshaven. Het freight forwarder's cargo receipt wordt ook gebruikt om aan te tonen dat de goederen zijn verzonden in overeenstemming met de voorwaarden van het contract.

Hoe u een freight forwarder's cargo receipt verkrijgt 

Amerikaanse exporteurs kunnen een freight forwarder's cargo receipt verkrijgen van de freight forwarder of vervoerder die de goederen transporteert. Om dit te doen:

1. Verstrek de freight forwarder de benodigde informatie over de zending, zoals de bestemming, het gewicht en de waarde van de goederen.

2. De freight forwarder stelt het cargo receipt op.

Dit document dient ook als bewijs van de zending voor de douane-inklaring.

Wanneer insurance certificates vereist zijn 

Een insurance certificate is nodig wanneer bij de aankoop van de goederen een letter of credit betrokken is. De meeste express- of wegzendingen hebben geen insurance certificate nodig, en een ecommercezending al helemaal niet. Dit document toont de verzekeringsdekking voor de goederen aan in geval van verlies of schade. Insurance certificates zijn ook vereist om financiering voor de zending te verkrijgen.

Hoe u insurance certificates verkrijgt 

Amerikaanse exporteurs kunnen insurance certificates verkrijgen van een verzekeringsmaatschappij. Om dit te doen:

1. Verstrek de verzekeringsmaatschappij de benodigde informatie over de zending.

2. De verzekeringsmaatschappij geeft vervolgens het certificaat af.

3. De exporteur kan het certificaat daarna verstrekken aan de vervoerder die de goederen transporteert en aan de koper op de bestemming.

Insurance certificates dienen als bewijs van de zending voor de douane-inklaring en kunnen worden gebruikt om financiering voor de zending te verkrijgen.

Wanneer een certificate of origin vereist is 

Een certificate of origin is doorgaans alleen nodig om preferentiële behandeling te verkrijgen, en wordt meestal opgevraagd door de douane, banken, particuliere belanghebbenden en importeurs. Dit document wordt gebruikt om het land van herkomst van de goederen aan te tonen, wat vaak vereist is om te profiteren van bepaalde handelsovereenkomsten en preferentiële tarieven te ontvangen.

Hoe u een certificate of origin verkrijgt 

Amerikaanse exporteurs kunnen een certificate of origin verkrijgen bij de lokale chamber of commerce of een vergelijkbare organisatie. Om dit te doen:

1. Verstrek de benodigde informatie over de zending, zoals het land van herkomst, de waarde van de goederen en het type product, aan uw lokale chamber of commerce.

2. De chamber of commerce stelt vervolgens het certificate of origin op.

Certificates of origin kunnen in papieren of elektronische vorm worden verstrekt.

Wanneer een Employer Identification Number (EIN) vereist is 

Amerikaanse exporteurs zijn over het algemeen verplicht een EIN te hebben als zij een corporation, partnership of limited liability company (LLC) zijn. Daarnaast kunnen sommige exporteurs een EIN nodig hebben om een bankrekening te openen voor het verwerken van transacties of om een bedrijfsvergunning te verkrijgen. EIN's zijn vereist voor de meeste zakelijke transacties, waaronder het openen van een bankrekening, het indienen van belastingaangiften en registratie bij buitenlandse landen.

Hoe exporteurs een EIN verkrijgen 

Amerikaanse exporteurs kunnen een EIN aanvragen door de volgende stappen te doorlopen:

1. Dien Form SS-4 in bij de Internal Revenue Service (IRS).

• Dit formulier kan online of per post worden ingevuld.

1. De IRS verstrekt de exporteur vervolgens zijn EIN.

EIN's zijn belangrijk voor Amerikaanse exporteurs, omdat ze worden gebruikt om de exporteur te identificeren voor fiscale en juridische doeleinden. Daarnaast worden EIN's gebruikt om export te volgen voor naleving van de Amerikaanse exportcontroleregelgeving.

Wanneer een ITN vereist is 

De ITN is vereist wanneer een Amerikaanse exporteur (ook bekend als de U.S. Principal Party in Interest, of USPPI) Electronic Export Information (EEI) indient bij het U.S. Census Bureau. Veelvoorkomende gevallen waarin een ITN vereist is, zijn onder meer:

1. De waarde van de geëxporteerde goederen is hoger dan 2.500 USD per Schedule B-classificatiecode.
2. De export is onderworpen aan een exportlicentie van een Amerikaanse overheidsinstantie, zoals de BIS, OFAC, enz.
3. De zending betreft een self-propelled vehicle (voertuig op eigen kracht) dat wordt geëxporteerd, ongeacht de waarde.
4. De zending wordt verzonden naar een land of regio waarvoor specifieke Amerikaanse embargo's, sancties of andere beperkingen gelden.

Hoe exporteurs een ITN verkrijgen 

1. Verkrijg een EIN: u heeft een van deze identificatienummers nodig om EEI in te dienen in het Automated Export System (AES).

2. Registreer een account bij de Automated Commercial Environment (ACE) op https://www.cbp.gov/trade/automated: dit is het systeem waarmee u toegang krijgt tot AESDirect, waar u uw EEI indient.

3. Maak een ACE-exporteursaccount aan: na registratie bij ACE moet u een exporteursaccount aanmaken. Met dit account krijgt u toegang tot het AESDirect-systeem om uw EEI in te dienen.

4. Dien de EEI in via AESDirect: log in op uw ACE-account en open het AESDirect-systeem. Verstrek de vereiste informatie over uw zending, waaronder gegevens over u (als verzender), de geadresseerde en het Schedule B-nummer.

5. Dien de EEI in en ontvang uw ITN: nadat u uw EEI heeft ingediend, verwerkt de AES de informatie en kent, indien goedgekeurd, een ITN toe aan uw zending. Deze ITN dient als bewijs dat u

Een ITN is belangrijk voor Amerikaanse export, omdat deze nodig is om te blijven voldoen aan de Amerikaanse exportregelgeving, nodig is voor de douane-inklaring, helpt bij tracking, monitoring en risicobeheer, en het gemakkelijker maakt om statistische gegevens te verzamelen.