ICS2 fase dos explicada: qué es y cómo mantenerse conforme

¿Qué ocurre en la fase dos de ICS2? 

A partir del 1 de marzo de 2023, todos los transportistas aéreos, transitarios, servicios de mensajería express y operadores postales que transporten mercancías hacia o a través de la Unión Europea por vía aérea deberán enviar digitalmente información anticipada de carga al nuevo programa de seguridad y protección aduanera previa a la llegada de la UE, Import Control System 2- Second Release, antes de la llegada del envío a la UE. Para un análisis detallado de ICS2 y sus fases, consulte nuestra guía de ICS2.

Aunque los transportistas aéreos, operadores postales y mensajerías express son legalmente responsables de cumplir los requisitos de datos de ICS2, los minoristas que envían paquetes a la UE también pueden tomar medidas para evitar retrasos en los envíos. Siga leyendo para conocer cómo todas las partes pueden mantenerse conformes y ayudar a que los envíos fluyan sin contratiempos bajo la fase dos de ICS2.

Este blog cubrirá lo siguiente:

• El flujo de datos ideal de ICS2 fase dos
• Cómo pueden prepararse las partes afectadas para la fase dos de ICS2
• Impacto en los transportistas
• Impacto en los minoristas

El flujo de datos ideal de ICS2 fase dos 

A continuación se describe el flujo ideal de la información de envíos de comercio electrónico que pasa como datos del minorista al transportista y a la aduana para ICS2 fase dos. Sin embargo, habrá ocasiones en las que los datos apropiados no estén disponibles. Lea a continuación información sobre las consecuencias de la falta de detalles del envío y algunas opciones para automatizar sistemas que obtengan y envíen los datos requeridos.

1. El minorista prepara un envío con destino a la UE con información detallada sobre su contenido en la documentación de despacho (factura comercial, CN22, CN23, etc.), incluidas descripciones detalladas de productos y códigos HS. (¿Cómo puedo obtener códigos HS?)
2. El transportista recibe el envío junto con los detalles del envío y los formularios presentados electrónicamente.
   • Los transitarios deberán enviar los datos del envío a ICS2 o transmitirlos al transportista aéreo junto con el paquete.
3. Los transportistas aéreos confirmarán que tienen toda la información necesaria para el envío o que los datos ya se enviaron a ICS2. Si el transportista no dispone de información suficiente para cumplir los requisitos de ICS2, es probable que el paquete se retrase y el transportista puede:
   • Contactar al minorista para obtener información sobre el contenido del paquete.
   • Realizar una auditoría del envío, que normalmente implica abrir los paquetes para poder asignar descripciones y códigos HS por su cuenta. Esto puede causar problemas al minorista (véase más abajo).
4. Una vez obtenida toda la información apropiada, el transportista aéreo envía electrónicamente los datos del paquete a la autoridad aduanera del Estado miembro a través del sistema ICS2 en dos pasos:
   • Pre-loading advance cargo information (PLACI): se envía antes de que se cargue la mercancía
   • Entry Summary Declaration (ENS): se envía antes de la salida del vuelo si el vuelo dura menos de cuatro horas, o cuatro horas antes de la llegada a la UE si el vuelo supera las cuatro horas
5. La autoridad aduanera del Estado miembro puede enviar mensajes de vuelta al transportista a través de ICS2 solicitando una de las siguientes acciones respecto al envío:
   • Request for Information (RfI): significa que la ENS tiene información insuficiente y debe modificarse.
   • Request for Screening (RfS): significa que el transportista debe inspeccionar la carga según los estándares de carga o correo de alto riesgo. Debe comunicar los resultados de la inspección de vuelta a ICS2.
   • Do Not Load (DNL): significa que el envío ha sido marcado como una amenaza y el transportista debe tomar medidas inmediatas conforme a los protocolos de seguridad de la aviación para detener la amenaza.

¿Cómo pueden prepararse las partes afectadas para la fase dos de ICS2? 

Transportistas aéreos, transitarios, servicios de mensajería express y operadores postales:

Los transportistas y transitarios son responsables ante la UE de cumplir la normativa de ICS2.

• Los transportistas y proveedores logísticos deben utilizar el entorno de pruebas de conformidad de la Comisión Europea (disponible hasta febrero de 2023) para probar su integración con ICS2. Deberán verificar su capacidad para enviar datos de envío y recibir respuestas de mensajes de las autoridades aduaneras en preparación para la fecha de implementación de la fase dos en marzo de 2023.

• Los transportistas deben presentar un PLACI y una ENS para cada envío a través de ICS2.

• Si los minoristas no proporcionan códigos HS con sus envíos, el transportista o proveedor logístico debe asignarlos; contar con una forma rápida y precisa de clasificar productos ayudará a los transportistas a evitar retrasos.

Minoristas y remitentes:

• Aunque la responsabilidad legal de proporcionar datos de envío para ICS2 recae en los transportistas, algunos transportistas pueden exigir a los minoristas que les proporcionen información precisa para enviar el paquete. Incluso si el transportista no lo exige, los minoristas deberían seguir los pasos siguientes para minimizar retrasos en los envíos y evitar que los transportistas clasifiquen sus productos, lo que podría provocar una clasificación incorrecta y alterar el Landed Cost de sus envíos.
• Los minoristas deben preparar la documentación de despacho para sus envíos con destino a la UE con información detallada sobre las mercancías contenidas en el envío, incluidas descripciones completas de productos y códigos HS.
• Proporcionar esta información ayudará a garantizar que no haya confusión ni necesidad de información adicional por parte del transportista. Por lo tanto, seguir las directrices de ICS2 sobre buenas descripciones y conocer la información sometida a control bajo ICS2 puede ayudar a evitar retrasos en los envíos.
• Se recomienda a los minoristas proporcionar códigos HS precisos para todas las mercancías de sus envíos.
• Si los minoristas no proporcionan códigos HS a los transportistas para sus envíos, el transportista tendrá que clasificar las mercancías. Como los transportistas no conocen los productos tan bien como el minorista, pueden usar involuntariamente códigos HS incorrectos, lo que puede resultar en tasas arancelarias superiores a las correctas asignadas a los envíos, alterando el Landed Cost. Esto es especialmente problemático si el minorista cobra por adelantado aranceles e impuestos o envía con aranceles e impuestos prepagados (DDP - Delivered Duty Paid). Además, el tiempo que los transportistas dedican a auditar paquetes y asignar códigos HS retrasará la entrega.
• Para envíos business-to-business (B2B), los minoristas deben asegurarse de que el número Economic Operators Registration and Identification (EORI) de la empresa destinataria figure en la factura comercial.

Soluciones recomendadas de códigos HS para transportistas:

La forma más eficiente para que los transportistas clasifiquen mercancías es integrarse con una tecnología automatizada de clasificación de códigos HS como la Zonos Classify API o la herramienta de búsqueda de códigos HS de Zonos Classify. El United States Postal Service ha seleccionado a Zonos para impulsar sus clasificaciones de códigos HS.

Impacto en minoristas y remitentes:

Aunque la responsabilidad legal de proporcionar datos de envío para ICS2 recae en los transportistas, algunos transportistas pueden exigir a los minoristas que les proporcionen información precisa para enviar el paquete. Incluso si el transportista no lo exige, los minoristas deberían seguir los pasos siguientes para minimizar retrasos en los envíos y evitar que los transportistas clasifiquen sus productos, lo que podría provocar una clasificación incorrecta y alterar el Landed Cost de sus envíos:

• Los minoristas deben preparar la documentación de despacho para sus envíos con destino a la UE con información detallada sobre las mercancías contenidas en el envío, incluidas descripciones completas de productos y códigos HS.
  • Proporcionar esta información ayudará a garantizar que no haya confusión ni necesidad de información adicional por parte del transportista. Por lo tanto, seguir las directrices de ICS2 sobre buenas descripciones y conocer la información sometida a control bajo ICS2 puede ayudar a evitar retrasos en los envíos.
• Se recomienda a los minoristas proporcionar códigos HS precisos para todas las mercancías de sus envíos.
  • Si los minoristas no proporcionan códigos HS a los transportistas para sus envíos, el transportista tendrá que clasificar las mercancías. Como los transportistas no conocen los productos tan bien como el minorista, pueden usar involuntariamente códigos HS incorrectos, lo que puede resultar en tasas arancelarias superiores a las correctas asignadas a los envíos, alterando el Landed Cost. Esto es especialmente problemático si el minorista cobra por adelantado aranceles e impuestos o envía con aranceles e impuestos prepagados (DDP - Delivered Duty Paid). Además, el tiempo que los transportistas dedican a auditar paquetes y asignar códigos HS retrasará la entrega.
• Para envíos business-to-business (B2B), los minoristas deben asegurarse de que el número Economic Operators Registration and Identification (EORI) de la empresa destinataria figure en la factura comercial.

Soluciones recomendadas para minoristas:

Códigos HS

Los minoristas pueden clasificar eficientemente sus mercancías utilizando Zonos Classify, que ofrece diversas opciones, incluida una API, una herramienta de carga masiva para clasificar un catálogo de productos completo de una sola vez o la herramienta de búsqueda de códigos HS de Zonos Classify.

Número EORI

Los números Economic Operators Registration and Identification (EORI) son obligatorios para que las empresas de la UE importen o exporten mercancías hacia o desde la UE. Los números EORI solo son obligatorios para envíos B2B, y solo la empresa destinataria de la UE debe tener uno. Las empresas no pertenecientes a la UE lo tendrán como remitente si tienen una ubicación en la UE.

Para envíos B2B que ingresan a la UE, el remitente debe recopilar el número EORI de la empresa destinataria antes de entregar el envío al transportista. El transportista no puede partir sin él. Consulte nuestra guía para obtener más información sobre los números EORI.

Ya sea transportista, transitario o minorista en línea, lo mejor es prepararse con antelación para ICS2 fase dos. Eso significa familiarizarse con el entorno de pruebas de conformidad de la Comisión de la UE, garantizar que existan procesos y herramientas para clasificar productos y proporcionar descripciones detalladas de las mercancías antes de la fecha límite.