Yêu cầu PII cho tờ khai hải quan

Mặc dù Hải quan Mỹ không trực tiếp bắt buộc thông tin này, đây là thông tin bắt buộc theo quy trình thông quan. CBP yêu cầu các đại lý hải quan được cấp phép phải thực hiện giám sát và kiểm soát có trách nhiệm đối với hoạt động hải quan mà họ xử lý, bao gồm việc phản hồi các thông báo của CBP (19 CFR 111.28). Một phần của nghĩa vụ đó là nắm rõ người gửi và có thể liên hệ với họ. Nếu không có thông tin liên hệ của người gửi, lô hàng có nguy cơ cao hơn bị giữ, tịch thu hoặc trả lại.

1. CBP gửi yêu cầu thông tin đến đại lý hải quan. Theo 19 U.S.C. 1509(a)(2), CBP có thể triệu tập nhà nhập khẩu, nhà xuất khẩu và bất kỳ ai “nộp tờ khai hoặc bản khai nhập hàng”. Đối với tờ khai bưu chính, bên nộp tờ khai là đại lý hải quan do bưu chính nơi gửi chỉ định. Đối với lô hàng bưu chính, Zonos vừa là đại lý hải quan vừa là nhà nhập khẩu chịu trách nhiệm (importer of record), vì vậy CBP gửi các câu hỏi đến Zonos.
2. Đại lý hải quan phải phản hồi. Theo 19 CFR 111.29(a), “mỗi đại lý hải quan phải thực hiện sự thẩm định cần thiết ... trong việc trả lời thư từ ... liên quan đến bất kỳ vấn đề nghiệp vụ hải quan nào do người đó xử lý với tư cách đại lý hải quan”. Việc phản hồi là một nghĩa vụ gắn với giấy phép hành nghề.
3. CBP có thể yêu cầu nhiều hơn dữ liệu trên tờ khai. CBP có thể yêu cầu tờ khai chính thức cho bất kỳ lô hàng bưu phẩm nào (19 CFR 145.12(a)(1)). CBP có thể yêu cầu hóa đơn thể hiện mô tả và giá mua chính xác (19 CFR 145.11(b)). CBP cũng có thể kiểm tra “bất kỳ hồ sơ nào” liên quan đến tính chính xác của tờ khai (19 U.S.C. 1509(a)(1)).
4. Chỉ người gửi có những thông tin đó. Trên thực tế, người gửi là nguồn cung cấp thông tin còn thiếu trong tờ khai bưu chính. Người nhận có thể biết mình đã đặt mua gì và đã thanh toán bao nhiêu, nhưng thông tin chi tiết về sản xuất, thành phần vật liệu, chứng từ xuất xứ và hóa đơn chứng minh có thể cần do người gửi cung cấp hoặc thu thập. Do đó, đại lý hải quan cần một cách đáng tin cậy để liên hệ với người gửi khi cần thông tin đó để hoàn tất thủ tục thông quan.
5. Nếu yêu cầu thông tin không được phản hồi. Hàng hóa không có tờ khai và hóa đơn hợp lệ “có thể bị tịch thu và sung công theo § 145.4” (19 CFR 145.11(d)). Việc không xuất trình hồ sơ theo yêu cầu của CBP cũng có thể dẫn đến chế tài đối với nhà nhập khẩu chịu trách nhiệm và đại lý hải quan nộp tờ khai (19 U.S.C. 1509(g), 1641(d)). Lô hàng có thể tiếp tục bị giữ hoặc bị trả lại.

Thông tin này không bắt buộc trên toàn EU, tuy nhiên có thể bắt buộc theo quy định triển khai của từng quốc gia. Thông tin này được đề nghị cung cấp vì:

1. Việc nhận dạng người gửi và người nhận là bắt buộc để thông quan. Tờ khai nhập khẩu bưu chính và hàng giá trị thấp của EU nhận dạng người gửi ở mục “Exporter” (Nhà xuất khẩu) và người nhận cuối cùng ở mục “Importer” (Nhà nhập khẩu). Các yêu cầu dữ liệu liên quan bao gồm họ tên và địa chỉ. Trong một số trường hợp cụ thể, số EORI hoặc một mã nhận dạng được công nhận khác thay thế cho việc khai riêng họ tên và địa chỉ. (Quy định Ủy quyền của Ủy ban (EU) 2015/2446, Phụ lục B, bộ dữ liệu H6 và H7, thành phần dữ liệu 13 01 000 000 và 13 04 000 000, bao gồm các thành phần phụ về họ tên/địa chỉ và ghi chú 6; Ủy ban châu Âu, Hướng dẫn về Nhập khẩu và Xuất khẩu Hàng Giá trị Thấp, mục 2.2.1.2(f)–(h))
2. Email và số điện thoại không phải là yêu cầu chung cho cả hai bên. Các yêu cầu chung về tờ khai nhập khẩu của EU không áp đặt nghĩa vụ bắt buộc cung cấp cả email lẫn số điện thoại của người gửi và người nhận cho mọi lô hàng. Cần phân biệt yêu cầu về thông tin liên hệ với yêu cầu về họ tên/địa chỉ và với thông tin liên hệ bắt buộc của người khai hải quan hoặc đại diện hải quan. Hệ thống khai báo quốc gia và thủ tục áp dụng cũng cần được xem xét. (Quy định Ủy quyền của Ủy ban (EU) 2015/2446, Phụ lục B, Nhóm 13 — Các bên)
3. Hải quan có thể yêu cầu thêm thông tin và chứng từ. Những người tham gia thủ tục hải quan phải cung cấp thông tin, chứng từ và hỗ trợ được yêu cầu trong thời hạn quy định. Hải quan cũng có thể yêu cầu thêm chứng từ khi kiểm tra tờ khai. (Quy định (EU) số 952/2013, Bộ luật Hải quan Liên minh, Điều 15(1) và 188(b))
4. Đại diện hải quan cùng chịu trách nhiệm về thông tin đã nộp. Trách nhiệm về tính chính xác và đầy đủ của thông tin khai báo, cũng như tính xác thực, chính xác và hiệu lực của chứng từ kèm theo, cũng áp dụng đối với đại diện hải quan. Việc liên hệ trực tiếp với bên liên quan giúp khắc phục các thiếu sót hoặc sai lệch. (Bộ luật Hải quan Liên minh, Điều 15(2))
5. Người gửi và người nhận có thể cần cung cấp các thông tin khác nhau. Trên thực tế, người gửi là đầu mối cung cấp thông số kỹ thuật sản phẩm, thành phần vật liệu, thông tin chi tiết về sản xuất và hóa đơn chứng minh. Người nhận có thể cần xác nhận chi tiết giao dịch mua, mục đích sử dụng hoặc danh tính, hoặc ủy quyền đại diện hải quan. Hải quan có thể yêu cầu bằng chứng cho thấy người đại diện được ủy quyền hành động. Email và số điện thoại là những kênh thiết thực để nhận được các phản hồi này. (Bộ luật Hải quan Liên minh, Điều 15, 18 và 19)
6. Các yêu cầu chưa được giải quyết có thể làm chậm thông quan. Việc giải phóng hàng phụ thuộc vào việc đáp ứng các điều kiện hải quan áp dụng. Nếu không thể có được thông tin, chứng từ hoặc ủy quyền thiết yếu, thủ tục thông quan có thể bị treo. Thông tin liên hệ đáng tin cậy giúp các bên đáp ứng những yêu cầu đó; việc thiếu thông tin liên hệ tự nó không phải là căn cứ pháp lý đương nhiên để từ chối hoặc trả lại hàng. (Bộ luật Hải quan Liên minh, Điều 194)

Hải quan Mỹ không bắt buộc thông tin này. Tuy nhiên, thông tin này được đề nghị cung cấp vì:

1. CBP nêu rõ ưu tiên có thông tin liên hệ của người nhận. Quy định của CBP về dữ liệu bưu chính liệt kê số điện thoại/fax/email của người nhận là dữ liệu tùy chọn và định nghĩa dữ liệu tùy chọn là không bắt buộc nhưng được ưu tiên (19 CFR 145.74(d)(1)(vi)).
2. Người nhận có thể cần tham gia vào quá trình thông quan. CBP có thể yêu cầu tờ khai chính thức cho bất kỳ lô hàng bưu phẩm nào, bất kể giá trị, khi cần thiết để bảo vệ nguồn thu. Khi bắt buộc phải có tờ khai chính thức, người nhận phải được thông báo về việc lô hàng đã đến và cách thức khai báo. Quy định không chỉ định email là phương thức thông báo, nhưng thư thường làm chậm quá trình. (19 CFR 145.12(a)(1), (4))
3. Có thể cần thêm thông tin hoặc ủy quyền từ người nhận. Người nhận có thể cần xác nhận chi tiết mua hàng và thanh toán, giải thích mục đích sử dụng hàng hóa hoặc cung cấp chứng từ kèm theo (19 CFR 141.46).
4. Đại lý hải quan phải phản hồi thư từ hải quan một cách thận trọng. Đại lý hải quan phải thực hiện sự thẩm định cần thiết khi trả lời thư từ liên quan đến nghiệp vụ hải quan mà họ xử lý. Thông tin liên hệ trực tiếp của người nhận giúp đại lý hải quan có được câu trả lời và chứng từ cần thiết để phản hồi khi yêu cầu thông tin liên quan đến giao dịch hoặc hoàn cảnh của người nhận. (19 CFR 111.29(a))
5. Người nhận cần biết khi hoạt động hải quan ảnh hưởng đến lô hàng. Khi hàng hóa bưu chính bị tạm giữ hoặc tịch thu, người nhận phải được thông báo về hành động đó, lý do và, khi phù hợp, quyền kiến nghị để được xem xét miễn trừ. Email giúp đại lý hải quan liên lạc với người nhận và phối hợp phản hồi nhanh hơn; email không thay thế bất kỳ thông báo chính thức bắt buộc nào, vốn sẽ được gửi bằng thư thường (19 CFR 145.59(b)).
6. Các yêu cầu về tờ khai chưa được giải quyết có thể khiến hàng không được giao. Nếu không thể có được thông tin hoặc ủy quyền cần thiết từ người nhận, thủ tục thông quan có thể bị treo. USPS yêu cầu coi một bưu phẩm là không thể giao khi bưu phẩm đó được trả lại từ sự quản lý của hải quan do người nhận chưa tuân thủ thủ tục khai báo hải quan bắt buộc. Một kênh liên lạc đáng tin cậy giúp người nhận đáp ứng các yêu cầu đó trước khi việc giao hàng trở nên không thể. (Sổ tay Bưu chính Quốc tế USPS §766.24)