Quản lý đơn hàng

Hủy đơn hàng cung cấp một cách để dừng quy trình thực hiện và hoàn tiền cho khách hàng. Điều này hữu ích khi:

• Khách hàng yêu cầu hủy đơn hàng của họ trước khi nó được gửi đi.
• Bạn cần hủy đơn hàng do các vấn đề về hàng tồn kho.
• Bạn cần sửa chữa đơn hàng có thông tin không chính xác.

Các đơn hàng được xử lý thông qua Zonos có thể được hủy qua Dashboard. Sau khi đơn hàng bị hủy, nó không thể được hoàn tác và tiền không thể được khôi phục sau khi hoàn tất.

Yêu cầu hủy 

• Đơn hàng đã được gửi: Không thể hủy các đơn hàng khi được đánh dấu là "đã gửi". Phải hủy nhãn vận chuyển để hủy đơn hàng.

• Hoàn tiền với hủy: Khi bạn hủy đơn hàng, một khoản hoàn tiền đầy đủ sẽ được tự động xử lý theo đơn vị tiền tệ của người mua tại thời điểm thanh toán. Không thể hoàn tác hoàn tiền này sau khi hoàn tất.

• Hủy đơn hàng qua nền tảng thương mại điện tử của bạn cho Zonos Checkout: Đối với các đơn hàng được xử lý thông qua Checkout, bạn phải hủy qua Dashboard hoặc sử dụng điểm cuối API orderCancel. Nếu không, đơn hàng và thanh toán sẽ vẫn hoạt động trong Zonos. Xem tài liệu API của chúng tôi để biết chi tiết.

• Người dùng ứng dụng Duty and Tax: Nếu bạn sử dụng plugin Duty and Tax, bạn phải hủy đơn hàng qua nền tảng thương mại điện tử của bạn vì Zonos không xử lý thanh toán đơn hàng và không thể cập nhật trạng thái đơn hàng trong hệ thống của bạn. Khi bạn hủy đơn hàng trong nền tảng thương mại điện tử, việc hủy sẽ tự động đồng bộ hóa và cập nhật trạng thái đơn hàng trong Dashboard.

Cách hủy một đơn hàng 

1. Đi đến Dashboard -> Orders -> All orders.
2. Chọn đơn hàng bạn muốn hủy trên trang All orders. Bạn có thể sử dụng thanh tìm kiếm hoặc bộ lọc ở góc trên cùng bên phải.
3. Nhấp vào More actions gần đầu trang, rồi chọn Cancel order từ menu thả xuống.
4. Thêm một ghi chú nêu rõ lý do hủy.
5. Nhấp vào Cancel order và xác nhận khi được nhắc Are you sure?

Việc hủy sẽ tự động xử lý hoàn tiền đầy đủ cho khách hàng theo đơn vị tiền tệ thanh toán gốc của họ. Trạng thái đơn hàng và trang chi tiết đơn hàng sẽ được cập nhật và hiển thị Canceled là trạng thái đơn hàng.

Tạm dừng một đơn hàng sẽ tạm dừng việc thực hiện để bạn có thể xem xét hoặc xác minh đơn hàng trước khi nó được gửi đi. Điều này hữu ích khi:

• Bạn cần xác minh thông tin khách hàng trước khi gửi hàng.
• Bạn đang chờ hàng tồn kho, tài liệu hoặc phản hồi từ khách hàng.
• Bạn muốn xem xét thủ công đơn hàng trước khi thực hiện bất kỳ hành động nào khác.

Tạm dừng là trạng thái tạm thời do người bán hàng khởi tạo. Bạn có thể gỡ tạm dừng bất kỳ lúc nào để tiếp tục xử lý bình thường.

Những gì bị chặn khi bị tạm dừng 

Khi đơn hàng bị tạm dừng, các hành động sau đây bị chặn cho đến khi gỡ tạm dừng:

• Hoàn tiền - Bạn không thể hoàn tiền cho đơn hàng.
• Hủy - Bạn không thể hủy đơn hàng.
• Cập nhật số theo dõi - Bạn không thể thêm hoặc xóa số theo dõi.
• Tạo nhãn - Bạn không thể tạo nhãn giao hàng.

Đơn hàng vẫn hiển thị trong Dashboard với huy hiệu trạng thái On hold, và bất kỳ ghi chú nào bạn thêm vào tạm dừng đều được ghi lại trong nhật ký hoạt động của đơn hàng cho đội của bạn. Những ghi chú này chỉ dành cho nội bộ và không được hiển thị cho khách hàng.

Yêu cầu tạm dừng 

• Đơn hàng đã hoàn thành - Các đơn hàng đã được thực hiện (Completed hoặc Partially shipped) không thể bị tạm dừng.
• Gỡ tạm dừng trước - Đơn hàng bị tạm dừng phải được gỡ trở về Open trước khi nó có thể chuyển sang bất kỳ trạng thái thực hiện nào.

Cách tạm dừng một đơn hàng 

1. Đi đến Dashboard -> Orders -> All orders.
2. Chọn đơn hàng bạn muốn tạm dừng trên trang All orders. Bạn có thể sử dụng thanh tìm kiếm hoặc bộ lọc ở góc trên cùng bên phải.
3. Nhấp vào More actions gần đầu trang, rồi chọn Place on hold từ menu thả xuống.
4. Tùy chọn, thêm một ghi chú giải thích lý do tạm dừng. Khách hàng sẽ không thấy ghi chú này.
5. Nhấp vào Place on hold để xác nhận.

Trạng thái đơn hàng sẽ cập nhật thành On hold và một mục sẽ được thêm vào nhật ký hoạt động của đơn hàng ghi lại thay đổi trạng thái và bất kỳ ghi chú nào bạn cung cấp.

Cách gỡ bỏ tạm dừng 

1. Đi đến Dashboard -> Orders -> All orders.
2. Chọn đơn hàng bị tạm dừng trên trang All orders. Bạn có thể lọc theo trạng thái On hold để tìm nhanh các đơn hàng bị tạm dừng.
3. Nhấp vào More actions gần đầu trang, rồi chọn Remove hold từ menu thả xuống.
4. Tùy chọn, thêm một ghi chú giải thích lý do gỡ bỏ tạm dừng.
5. Nhấp vào Remove hold để xác nhận.

Đơn hàng quay lại trạng thái trước đó (thường là Open) và có thể được thực hiện, hoàn tiền hoặc hủy bình thường.

Webhooks: Đặt hoặc gỡ bỏ tạm dừng sẽ kích hoạt webhook ORDER_STATUS_CHANGED, do đó bất kỳ hệ thống hạ lưu nào đăng ký các sự kiện thay đổi trạng thái đơn hàng sẽ được thông báo về thay đổi.

Hoàn tiền giúp bạn linh hoạt xử lý các trường hợp trả hàng và vấn đề của khách hàng. Bạn có thể hoàn tiền toàn bộ đơn hàng hoặc các phần cụ thể của đơn hàng như mặt hàng, chi phí giao hàng, hoặc thuế nhập khẩu, thuế và phí.

Điều này giúp bạn duy trì sự hài lòng của khách hàng trong khi quản lý các đơn hàng quốc tế của bạn một cách hiệu quả. Ví dụ:

• Nếu gói hàng bị trì hoãn trong quá trình vận chuyển, bạn có thể hoàn tiền chỉ phí giao hàng.
• Nếu gói hàng bị thiếu một mặt hàng, bạn có thể hoàn tiền số tiền của mặt hàng.
• Nếu gói hàng bị hư hại trong quá trình vận chuyển, bạn có thể hoàn tiền toàn bộ số tiền.

Xử lý hoàn tiền và chuyển đổi tiền tệ 

Các đơn hàng có thanh toán được xử lý thông qua Zonos có thể được hoàn tiền qua Dashboard. Sau khi đơn hàng bị hoàn tiền, nó không thể được hoàn tác. Dựa trên ngân hàng của khách hàng và quốc gia nơi đơn hàng được đặt, tiền có thể mất 3-5 ngày làm việc để xuất hiện trên tài khoản của họ.

Khi xử lý hoàn tiền, bạn sẽ thấy công tắc tiền tệ trong hộp thoại hoàn tiền cho phép bạn:

• Xem và nhập số tiền hoàn tiền bằng USD (đơn vị tiền tệ thanh toán của cửa hàng của bạn)
• Xem và nhập số tiền hoàn tiền theo đơn vị tiền tệ thanh toán gốc của người mua

Công tắc sẽ mặc định là cài đặt tiền tệ ưu tiên của bạn từ Dashboard preferences của bạn. Nếu bạn xử lý hoàn tiền bằng USD, Zonos sẽ tự động chuyển đổi số tiền sang đơn vị tiền tệ của người mua bằng cách sử dụng tỷ giá hối đoái tại thời điểm đặt hàng, đảm bảo họ nhận được chính xác những gì họ đã trả, giảm thiểu bất kỳ biến động tiền tệ nào.

Hoàn tiền qua nền tảng thương mại điện tử của bạn: Hoàn tiền được xử lý qua nền tảng thương mại điện tử của bạn sẽ không tự động kích hoạt hoàn tiền trong Zonos. Vì Checkout xử lý thanh toán đơn hàng của bạn, bạn phải hoàn tiền những đơn hàng này qua Dashboard hoặc sử dụng điểm cuối API orderRefundCreate để kích hoạt hoàn tiền trong Zonos từ nền tảng thương mại điện tử của bạn. Để biết thêm chi tiết, hãy xem tài liệu API của chúng tôi.

Phí xử lý thẻ tín dụng: Hoàn tiền sẽ luôn được phát hành theo đơn vị tiền tệ thanh toán tại thời điểm thanh toán. Zonos hoàn lại một phần phí giao dịch đơn hàng Checkout cho nhà bán lẻ trong trường hợp hủy hoặc hoàn tiền. Phần phí được trả cho công ty xử lý thẻ tín dụng không thể hoàn lại do phí xử lý phát sinh.

Hoàn tiền đầy đủ 

Nếu bạn muốn hoàn tiền toàn bộ đơn hàng và nó chưa được gửi đi, chúng tôi khuyên bạn hủy đơn hàng vì điều này sẽ kích hoạt hoàn tiền đầy đủ.

Để hủy một đơn hàng:

1. Trong Dashboard, điều hướng đến Orders -> All orders.
2. Nhấp vào đơn hàng bạn muốn hoàn tiền.
3. Trong chi tiết đơn hàng, nhấp vào More actions gần đầu trang, rồi chọn Cancel order từ menu thả xuống. Sau đó, bạn có thể chuyển đổi từ USD sang đơn vị tiền tệ nước ngoài thanh toán tại thời điểm thanh toán. Công tắc sẽ mặc định là tiền tệ mặc định được chọn trong Dashboard preferences của bạn.
4. Nhấp vào Cancel order và xác nhận khi được nhắc Are you sure?

Để phát hành hoàn tiền đầy đủ bằng cách hủy đơn hàng:

1. Trong Dashboard, điều hướng đến Orders -> All orders.
2. Chọn đơn hàng bạn muốn hoàn tiền trên trang All orders. Bạn có thể sử dụng thanh tìm kiếm hoặc bộ lọc ở góc trên cùng bên phải.
3. Trong chi tiết đơn hàng, nhấp vào More actions gần đầu trang, rồi chọn Cancel order từ menu thả xuống.
4. Chọn lý do hủy. Bạn có thể thêm ghi chú tùy chọn cung cấp thêm chi tiết cho việc hủy.
5. Nhấp vào Cancel order và xác nhận khi được nhắc Are you sure? Sau đó, người mua sẽ nhận được email xác nhận hủy.

Việc hủy sẽ tự động xử lý hoàn tiền đầy đủ cho khách hàng theo đơn vị tiền tệ thanh toán gốc của họ.

Hoàn tiền đầy đủ cho các đơn hàng đã gửi 

Nếu bạn muốn hoàn tiền toàn bộ đơn hàng và nó đã được gửi đi, hãy làm theo các bước để hoàn tiền một phần nhưng hoàn tiền toàn bộ số tiền.

Hoàn tiền một phần 

Để phát hành hoàn tiền một phần cho đơn hàng bằng Dashboard:

1. Đi đến Dashboard -> Orders -> All orders.
2. Chọn đơn hàng bạn muốn hoàn tiền trên trang All orders. Bạn có thể sử dụng thanh tìm kiếm hoặc bộ lọc ở góc trên cùng bên phải.
3. Trong chi tiết đơn hàng, nhấp vào More actions gần đầu trang, rồi chọn Refund order từ menu thả xuống.
4. Nhập số tiền của tổng giỏ hàng, giao hàng và thuế nhập khẩu/thuế mà bạn muốn hoàn tiền.
5. Chọn lý do hoàn tiền.
6. Nhấp vào Process refund ở góc trên cùng bên phải rồi chọn Confirm refund.

Xóa mặt hàng khỏi đơn hàng: Nếu bạn muốn xóa mặt hàng khỏi đơn hàng, bạn có thể làm như vậy bằng cách xóa mặt hàng khỏi đơn hàng khi bạn in nhãn từ Dashboard.

Muốn nhận lại hàng? Hoàn tiền chỉ chuyển tiền. Để theo dõi chính hàng hóa, hãy tạo thêm một trả hàng trên đơn hàng.

Khi hàng hóa đến nơi bị hư hỏng, thất lạc trong quá trình vận chuyển hoặc cần được gửi lại vì bất kỳ lý do nào khác, bạn có thể tạo một đơn hàng thay thế trực tiếp từ đơn hàng gốc. Zonos liên kết hai đơn hàng với nhau để bạn có thể di chuyển giữa chúng và xem những gì đã được gửi lại.

Đơn hàng thay thế không thu tiền thanh toán từ người mua. Bạn thanh toán cho đơn hàng thay thế, và Zonos sẽ lập hóa đơn cho bạn bất kỳ khoản phí Zonos nào liên quan, giống như bất kỳ đơn hàng được tạo mà không thanh toán nào khác.

Yêu cầu thay thế 

• Chỉ những mặt hàng đã được thực hiện mới có thể được thay thế. Bộ chọn mặt hàng chỉ liệt kê những mặt hàng đã được gửi đi trên một nhãn vận chuyển còn hiệu lực. Những mặt hàng chưa được gửi, những mặt hàng mà lô hàng duy nhất của chúng đã bị hủy, và hàng hóa kỹ thuật số sẽ không được cung cấp.
• Số lượng bị giới hạn ở mức đã gửi đi. Bạn không thể thay thế nhiều hơn số lượng mặt hàng đã được gửi đi.
• Đơn hàng thay thế được tạo từ đơn hàng gốc. Bạn không thể tạo đơn hàng thay thế của một đơn hàng thay thế. Hãy thực hiện mọi lần gửi lại dựa trên đơn hàng gốc để toàn bộ lịch sử của nó luôn ở cùng một nơi.
• Đơn hàng gốc không bị thay đổi. Việc tạo đơn hàng thay thế không hủy hoặc hoàn tiền cho đơn hàng gốc. Nếu người mua cũng được nợ tiền hoàn lại, hãy xử lý hoàn tiền riêng.
• Đơn hàng đã hủy vẫn có thể được thay thế. Nếu hàng hóa đã được gửi đi, bạn có thể gửi lại chúng ngay cả khi đơn hàng sau đó đã bị hủy.

Cách tạo một đơn hàng thay thế 

1. Đi đến Dashboard -> Orders -> All orders.
2. Chọn đơn hàng bạn muốn thay thế trên trang All orders. Bạn có thể sử dụng thanh tìm kiếm hoặc bộ lọc ở góc trên cùng bên phải.
3. Nhấp vào More actions gần đầu trang, rồi chọn Create replacement order từ menu thả xuống.
4. Đặt số lượng cần thay thế cho mỗi mặt hàng. Mỗi mặt hàng bắt đầu ở số lượng đầy đủ đã được gửi đi, vì vậy nếu bạn đang thay thế toàn bộ một lô hàng, bạn không cần thay đổi gì cả. Để bỏ qua một mặt hàng, hãy đặt số lượng của nó thành 0 hoặc xóa trống trường đó.
5. Nhấp vào Continue. Biểu mẫu tạo đơn hàng sẽ mở ra, được điền sẵn với các mặt hàng bạn đã chọn và địa chỉ giao hàng của đơn hàng gốc.
6. Xem xét và điều chỉnh đơn hàng:
   1. Ship to - Mặc định là điểm đến của đơn hàng gốc. Chỉnh sửa nếu đơn hàng thay thế được gửi đến một nơi khác.
   2. Price - Mỗi mặt hàng mặc định theo giá mà nó có trên đơn hàng gốc. Đây là giá trị khai báo với hải quan, vì vậy hãy giữ nguyên giá trị thương mại thực của hàng hóa ngay cả khi bạn không tính phí người mua cho chúng. Chỉ chỉnh sửa nếu giá gốc bị sai hoặc đã thay đổi kể từ đó.
   3. Qty - Vẫn có thể chỉnh sửa ở đây nếu bạn đổi ý sau khi chọn.
7. Nhấp vào Get quote, rồi chọn một phương thức vận chuyển.
8. Nhấp vào Create order. Dashboard sẽ đưa bạn đến đơn hàng thay thế mới.

Lưu ý: Nếu Create replacement order không xuất hiện trong menu More actions, đơn hàng không có gì để thay thế—chưa có gì được gửi đi, hoặc bản thân đơn hàng đó là một đơn hàng thay thế.

Nơi đơn hàng thay thế xuất hiện 

Cả hai đơn hàng đều hiển thị liên kết, vì vậy bạn có thể bắt đầu từ bất kỳ đơn hàng nào bạn có.

• Trên đơn hàng thay thế, một biểu ngữ ở đầu trang nêu tên đơn hàng mà nó thay thế và liên kết đến đơn hàng đó.
• Trên đơn hàng gốc, một phần Replacements liệt kê mọi đơn hàng thay thế đã được phát hành cho nó, cùng với các mặt hàng mà mỗi đơn hàng mang theo và trạng thái hiện tại của nó. Một đơn hàng được thay thế nhiều hơn một lần sẽ liệt kê từng đơn hàng thay thế riêng biệt.

Khi người mua gửi trả lại mặt hàng, hãy tạo một lượt trả hàng trên đơn hàng để theo dõi chúng: những gì đang được trả lại và lý do, nhãn mà chúng di chuyển trên đó, khi nào chúng đến nơi, và bạn sẽ làm gì với mỗi mặt hàng khi nhận được nó.

1. Đi đến Dashboard -> Orders -> All orders và mở đơn hàng.
2. Trong phần Returns, nhấp vào Create return.
3. Chọn các mặt hàng và số lượng được trả lại, chọn lý do cho mỗi mặt hàng, rồi nhấp vào Continue to rates.
4. Chọn một dịch vụ trả hàng, rồi nhấp vào Create return.

Chỉ những mặt hàng đã được gửi đi mới có thể được trả lại, số lượng bị giới hạn ở mức đã gửi đi, và trả hàng hiện chỉ áp dụng trong nước. Việc tạo một lượt trả hàng không bao giờ hoàn tiền cho người mua—hãy xử lý hoàn tiền riêng.

Để biết toàn bộ vòng đời—phê duyệt, nhãn, nhận hàng, kiểm tra và đóng một lượt trả hàng—xem Trả hàng.

Đối với hầu hết các tích hợp, Zonos sẽ tự động đồng bộ hóa số thứ tự nền tảng của bạn vào Dashboard. Tuy nhiên, bạn có thể chỉnh sửa hoặc thêm số thứ tự nền tảng theo cách thủ công nếu nền tảng của bạn không đồng bộ hóa với Dashboard.

Để chỉnh sửa số thứ tự bằng Dashboard:

1. Đi đến Dashboard -> Orders -> All orders.
2. Tìm đơn hàng bạn muốn thay đổi trên trang All orders và nhấp vào nó.
3. Nhấp vào Edit bên cạnh Order number. Nếu không có số thứ tự, nhấp vào Add order number.
4. Nhập số thứ tự mới hoặc cập nhật.
5. Nhấp vào Save.

Nếu bạn muốn chỉnh sửa thông tin này trên đơn hàng gốc, hãy làm theo các bước dưới đây để chỉnh sửa thông tin thanh toán hoặc giao hàng trên đơn hàng:

1. Đi đến Dashboard -> Orders -> All orders.
2. Tìm đơn hàng bạn muốn thay đổi trên trang All orders và nhấp vào nó.
3. Nhấp vào nút Edit bên cạnh phần Ship to hoặc Bill to.
4. Chỉnh sửa thông tin thanh toán hoặc giao hàng trong hộp thoại mở ra.
5. Nhấp vào Save details.

Bạn có thể thêm thủ công số theo dõi vào đơn hàng trong Dashboard, điều này sẽ đặt trạng thái đơn hàng thành Shipped và cho phép bạn liên kết đơn hàng của bạn với lô hàng liên kết của nó.

Nếu bạn in nhãn giao hàng từ Dashboard, số theo dõi sẽ tự động được thêm vào đơn hàng trong Dashboard khi nhãn được tạo. Ngoài ra, hầu hết các tích hợp Zonos tự động đồng bộ hóa theo dõi cả từ Dashboard đến nền tảng giỏ hàng mua sắm và từ nền tảng đến Dashboard.

Để thêm thủ công số theo dõi vào đơn hàng:

1. Đi đến Dashboard -> Orders -> All orders.
2. Tìm đơn hàng mà bạn muốn thêm thông tin theo dõi và nhấp vào nó.
3. Nhấp vào Add tracking number (bên cạnh nút Create label).
4. Nhập số theo dõi của bạn vào hộp thoại mở ra.
5. Nhấp vào Add tracking number.

Zonos hỗ trợ thêm ghi chú vào các đơn hàng để đính kèm thông tin bổ sung vào mỗi đơn hàng. Các ghi chú về đơn hàng sẽ hiển thị cho mọi người trong đội của bạn trong Dashboard nhưng không hiển thị cho khách hàng của bạn.

Để thêm ghi chú vào đơn hàng bằng Dashboard:

1. Đi đến Dashboard -> Orders -> All orders.
2. Tìm đơn hàng mà bạn muốn thêm ghi chú trên trang All orders và nhấp vào nó.
3. Trong phần Activity ở dưới cùng trang, nhập ghi chú của bạn vào hộp văn bản.
4. Nhấp vào Add note.

Hầu hết thông tin đơn hàng có thể được chỉnh sửa, nhưng làm như vậy có thể ảnh hưởng đến bảo hiểm:

• Thông tin địa chỉ — Bạn có thể chỉnh sửa địa chỉ giao hàng và thanh toán trên trang đơn hàng bằng cách nhấp vào Edit ở bên phải của mỗi địa chỉ. Làm như vậy sẽ cập nhật địa chỉ giao hàng khi in nhãn. Bạn cũng có thể điều chỉnh địa chỉ giao hàng trong tạo nhãn. Điều chỉnh địa chỉ có thể vô hiệu hóa bảo vệ gian lận của chúng tôi, vì chỉ địa chỉ gốc được phê duyệt bởi các giao thức gian lận của chúng tôi.
• Thông tin sản phẩm — Thông tin sản phẩm được ghi lại trên trang đơn hàng. Bạn có thể chỉnh sửa thông tin sản phẩm của bạn trong tạo nhãn nếu cần, nhưng thay đổi mã HS hoặc giá có thể vô hiệu hóa bảo lãnh của chúng tôi, vì nó có thể ảnh hưởng đến số tiền thuế nhập khẩu và thuế phải nộp.
• Trọng lượng — Estimated weight được hiển thị ngay dưới thông tin lô hàng không thể được chỉnh sửa - đây là trọng lượng được sử dụng để báo giá chi phí vận chuyển (trọng lượng lớn hơn giữa trọng lượng thực tế và trọng lượng kích thước). Tuy nhiên, trọng lượng có thể được điều chỉnh trong tạo nhãn. Điều chỉnh trọng lượng sẽ không vô hiệu hóa bất kỳ bảo lãnh nào từ Zonos, nhưng nó có thể tạo ra sự khác biệt trong hóa đơn vận chuyển của bạn từ hãng vận chuyển của bạn.