Wymogi dotyczące danych osobowych w zgłoszeniach celnych

Choć urząd celny USA nie nakazuje bezpośrednio podawania tych informacji, wymaga ich proces odprawy. CBP zobowiązuje licencjonowane agencje celne do sprawowania odpowiedzialnego nadzoru i kontroli nad prowadzonymi przez nie sprawami celnymi, w tym do odpowiadania na komunikaty CBP (19 CFR 111.28). Częścią tego obowiązku jest znajomość nadawcy i możliwość skontaktowania się z nim. Bez danych kontaktowych nadawcy przesyłki są częściej wstrzymywane, zajmowane lub zwracane.

1. CBP kieruje zapytania do agencji celnej. Na podstawie 19 U.S.C. 1509(a)(2) CBP może wezwać importera, eksportera oraz każdego, kto „filing declarations or entries” (składa deklaracje lub zgłoszenia). W przypadku zgłoszenia pocztowego stroną składającą zgłoszenie jest agencja celna wyznaczona przez pocztę nadania. W przypadku przesyłek pocztowych Zonos jest zarówno agencją celną, jak i importerem ewidencyjnym (importer of record), więc CBP kieruje swoje pytania do Zonos.
2. Agencja celna musi odpowiedzieć. Zgodnie z 19 CFR 111.29(a) „each broker must exercise due diligence ... in answering correspondence ... relating to any customs business matter handled by him as a broker” (każda agencja celna musi zachować należytą staranność przy odpowiadaniu na korespondencję dotyczącą prowadzonych przez nią spraw celnych). Udzielenie odpowiedzi jest obowiązkiem wynikającym z licencji.
3. CBP może żądać więcej niż danych ze zgłoszenia. Może wymagać zgłoszenia formalnego dla dowolnej przesyłki pocztowej (19 CFR 145.12(a)(1)). Może żądać faktury zawierającej dokładny opis i cenę zakupu (19 CFR 145.11(b)). Może też zbadać „any record” (każdy dokument) istotny dla oceny poprawności zgłoszenia (19 U.S.C. 1509(a)(1)).
4. Tylko nadawca dysponuje tymi informacjami. Nadawca jest w praktyce źródłem informacji brakujących w deklaracji pocztowej. Odbiorca może wiedzieć, co zamówił i ile zapłacił, ale szczegóły produkcji, skład materiałowy, dokumenty pochodzenia i faktury potwierdzające może być zmuszony dostarczyć lub uzyskać nadawca. Agencja celna potrzebuje więc niezawodnego sposobu kontaktu z nadawcą, gdy informacje te są niezbędne do zakończenia odprawy celnej.
5. Jeśli zapytanie pozostanie bez odpowiedzi. Towary bez prawidłowej deklaracji i faktury „may be subject to seizure and forfeiture in accordance with § 145.4” (mogą podlegać zajęciu i przepadkowi zgodnie z § 145.4) (19 CFR 145.11(d)). Nieprzedstawienie dokumentów, których żąda CBP, może również skutkować karami dla importera ewidencyjnego i agencji celnej składającej zgłoszenie (19 U.S.C. 1509(g), 1641(d)). Przesyłka może pozostać wstrzymana lub zostać zwrócona.

Podawanie tych informacji nie jest obowiązkowe w całej UE, choć może być wymagane na mocy przepisów wdrożeniowych poszczególnych krajów. Prosimy o nie, ponieważ:

1. Do odprawy celnej wymagana jest identyfikacja nadawcy i odbiorcy. Unijne zgłoszenia przywozowe przesyłek pocztowych i przesyłek o niskiej wartości identyfikują nadawcę jako „Eksportera”, a ostatecznego odbiorcę jako „Importera”. Odpowiednie wymogi dotyczące danych obejmują imiona i nazwiska oraz adresy. W określonych przypadkach numer EORI lub inny uznany identyfikator zastępuje konieczność odrębnego podawania imienia i nazwiska oraz adresu. (Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) 2015/2446, załącznik B, zbiory danych H6 i H7, elementy danych 13 01 000 000 i 13 04 000 000, wraz z ich podelementami dotyczącymi nazwy/adresu oraz uwagą 6; Komisja Europejska, wytyczne dotyczące przywozu i wywozu przesyłek o niskiej wartości, sekcja 2.2.1.2 lit. f–h)
2. Adres e-mail i numer telefonu nie są powszechnym wymogiem dla obu stron. Wspólne unijne wymogi dotyczące zgłoszeń przywozowych nie nakładają ogólnego obowiązku podawania adresu e-mail ani numeru telefonu zarówno nadawcy, jak i odbiorcy przy każdej przesyłce. Wymogi dotyczące danych kontaktowych należy odróżnić od wymogów dotyczących imienia i nazwiska oraz adresu, a także od danych kontaktowych wymaganych od zgłaszającego lub przedstawiciela celnego. Należy również uwzględnić obowiązujący krajowy system zgłoszeń i procedurę. (Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) 2015/2446, załącznik B, grupa 13 — Strony)
3. Organy celne mogą żądać dodatkowych informacji i dokumentów. Osoby uczestniczące w formalnościach celnych muszą przekazać żądane informacje, dokumenty i pomoc w wyznaczonym terminie. Organy celne mogą także żądać dalszych dokumentów podczas weryfikacji zgłoszenia. (Rozporządzenie (UE) nr 952/2013, unijny kodeks celny, art. 15 ust. 1 i art. 188 lit. b)
4. Przedstawiciel celny współodpowiada za przekazane informacje. Odpowiedzialność za dokładność i kompletność informacji w zgłoszeniu oraz za autentyczność, dokładność i ważność dokumentów potwierdzających dotyczy również przedstawiciela celnego. Bezpośredni kontakt z właściwą stroną pomaga wyjaśnić braki lub rozbieżności. (Unijny kodeks celny, art. 15 ust. 2)
5. Nadawca i odbiorca mogą być zobowiązani do przekazania różnych informacji. Nadawca jest w praktyce osobą kontaktową w sprawie specyfikacji produktu, składu materiałowego, szczegółów produkcji i faktur potwierdzających. Odbiorca może być zobowiązany do potwierdzenia szczegółów zakupu, zamierzonego przeznaczenia lub tożsamości albo do udzielenia upoważnienia do przedstawicielstwa celnego. Organy celne mogą żądać dowodu, że przedstawiciel jest upoważniony do działania. Adres e-mail i numer telefonu zapewniają praktyczne kanały uzyskania tych odpowiedzi. (Unijny kodeks celny, art. 15, 18 i 19)
6. Niespełnione wymogi mogą opóźnić odprawę. Zwolnienie towarów zależy od spełnienia obowiązujących warunków celnych. Jeśli nie można uzyskać niezbędnych informacji, dokumentów lub upoważnienia, odprawa może pozostać niezakończona. Wiarygodne dane kontaktowe pomagają stronom spełnić te wymogi; ich brak nie stanowi sam w sobie automatycznej podstawy prawnej do odrzucenia lub zwrotu. (Unijny kodeks celny, art. 194)

Urząd celny USA nie nakazuje podawania tych informacji. Prosimy jednak o nie, ponieważ:

1. CBP wyraźnie preferuje podawanie danych kontaktowych odbiorcy. Przepisy CBP dotyczące danych pocztowych wymieniają telefon/faks/e-mail odbiorcy jako dane opcjonalne i definiują dane opcjonalne jako nieobowiązkowe, ale preferowane (19 CFR 145.74(d)(1)(vi)).
2. Odbiorca może być zobowiązany do udziału w odprawie. CBP może wymagać zgłoszenia formalnego dla dowolnej przesyłki pocztowej, niezależnie od jej wartości, jeśli jest to konieczne do ochrony należności celnych. Gdy wymagane jest zgłoszenie formalne, adresat musi zostać powiadomiony o przybyciu przesyłki i sposobie dokonania zgłoszenia. Przepisy nie określają e-maila jako metody powiadomienia, ale zwykła poczta spowalnia proces. (19 CFR 145.12(a)(1), (4))
3. Od odbiorcy mogą być potrzebne dodatkowe informacje lub upoważnienie. Odbiorca może być zobowiązany do potwierdzenia szczegółów zakupu i płatności, wyjaśnienia zamierzonego przeznaczenia towarów lub przedstawienia dokumentów potwierdzających (19 CFR 141.46).
4. Agencja celna musi rzetelnie odpowiadać na korespondencję celną. Agencje celne muszą zachować należytą staranność przy odpowiadaniu na korespondencję dotyczącą prowadzonych przez nie spraw celnych. Bezpośrednie dane kontaktowe odbiorcy umożliwiają agencji celnej uzyskanie odpowiedzi i dokumentów potrzebnych do udzielenia odpowiedzi, gdy zapytanie dotyczy transakcji lub sytuacji odbiorcy. (19 CFR 111.29(a))
5. Odbiorca musi wiedzieć, kiedy działania celne dotyczą jego przesyłki. Gdy towary pocztowe zostaną zatrzymane lub zajęte, adresat musi zostać powiadomiony o podjętym działaniu, jego przyczynie oraz, w stosownych przypadkach, o prawie do złożenia wniosku o zwolnienie. E-mail pozwala agencji celnej szybciej komunikować się z odbiorcą i koordynować odpowiedź; nie zastępuje on żadnego wymaganego oficjalnego powiadomienia, które zostanie wysłane zwykłą pocztą (19 CFR 145.59(b)).
6. Niespełnione wymogi zgłoszenia mogą uniemożliwić doręczenie. Jeśli nie można uzyskać od odbiorcy wymaganych informacji lub upoważnienia, odprawa może pozostać niezakończona. USPS wymaga traktowania przesyłki jako niedoręczalnej, gdy zostaje zwrócona z dozoru celnego, ponieważ adresat nie dopełnił wymaganych procedur zgłoszenia celnego. Niezawodny kanał kontaktu pomaga odbiorcy spełnić te wymogi, zanim doręczenie stanie się niemożliwe. (USPS International Mail Manual §766.24)