ICS2 fase twee uitgelegd: wat het is en hoe u compliant blijft

Wat gebeurt er in fase twee van ICS2? 

Vanaf 1 maart 2023 moeten alle luchtvaartmaatschappijen, expediteurs, express koeriersdiensten en postoperators die goederen per lucht naar of door de Europese Unie vervoeren, voorafgaande ladinginformatie digitaal indienen bij het nieuwe EU-programma voor douanebeveiliging en -veiligheid vóór aankomst, Import Control System 2- Second Release, vóór aankomst van de zending in de EU. Voor een diepgaande blik op ICS2 en de fasen, bekijk onze ICS2-gids.

Hoewel luchtvaartmaatschappijen, postoperators en express koeriers juridisch verantwoordelijk zijn voor het voldoen aan ICS2-gegevensvereisten, kunnen retailers die pakketten naar de EU versturen ook stappen ondernemen om verzendvertragingen te voorkomen. Lees verder om te leren hoe alle partijen compliant kunnen blijven en zendingen soepel kunnen laten verlopen onder ICS2 release two.

Dit blog behandelt het volgende:

• De ideale gegevensstroom van ICS2 fase twee
• Hoe getroffen partijen zich kunnen voorbereiden op fase twee van ICS2
• Impact op vervoerders
• Impact op retailers

De ideale gegevensstroom van ICS2 fase twee 

Het volgende is de ideale stroom van ecommerce-zendinginformatie die als gegevens van retailer naar vervoerder naar douane gaat voor ICS2 fase twee. Er zullen echter momenten zijn waarop de juiste gegevens niet beschikbaar zijn. Lees hieronder voor informatie over de gevolgen van ontbrekende zendingdetails en enkele opties voor het automatiseren van systemen om de vereiste gegevens te verkrijgen en in te dienen.

1. De retailer bereidt een EU-gebonden zending voor met gedetailleerde informatie over de inhoud op de inklaringsdocumentatie (commercial invoice, CN22, CN23, enz.), inclusief gedetailleerde productbeschrijvingen en HS-codes. (Hoe krijg ik HS-codes?)
2. De vervoerder ontvangt de zending samen met de elektronisch ingediende zendingdetails en formulieren.
   • Expediteurs moeten ofwel zendinggegevens indienen bij ICS2 of deze doorgeven aan de luchtvaartmaatschappij met het pakket.
3. Luchtvaartmaatschappijen bevestigen dat ze alle benodigde informatie voor de zending hebben of dat de gegevens al bij ICS2 zijn ingediend. Als de vervoerder niet voldoende informatie heeft om aan ICS2-vereisten te voldoen, wordt het pakket waarschijnlijk vertraagd, en kan de vervoerder:
   • Contact opnemen met de retailer voor informatie over pakketinhoud.
   • Een audit uitvoeren op de zending, wat meestal inhoudt dat de pakketten worden geopend zodat ze zelf beschrijvingen en HS-codes kunnen toewijzen. Dit kan problemen veroorzaken voor de retailer (zie hieronder).
4. Zodra alle juiste informatie is verkregen, dient de luchtvaartmaatschappij de pakketgegevens elektronisch in bij de douaneautoriteit van de lidstaat via het ICS2-systeem in twee stappen:
   • Pre-loading advance cargo information (PLACI): Ingediend voordat de lading wordt geladen
   • Entry Summary Declaration (ENS): Ingediend vóór vertrek van de vlucht als de vlucht korter dan vier uur is, of vier uur vóór aankomst in de EU als de vlucht langer dan vier uur duurt
5. De douaneautoriteit van de lidstaat kan berichten terugsturen naar de vervoerder via ICS2 met een verzoek om een van de volgende acties met betrekking tot de zending:
   • Request for Information (RfI): Dit betekent dat de ENS onvoldoende informatie bevat en moet worden gewijzigd.
   • Request for Screening (RfS): Dit betekent dat de vervoerder de lading moet screenen volgens high-risk cargo- of mailstandaarden. Ze moeten de screeningresultaten terugcommuniceren naar ICS2.
   • Do Not Load (DNL): Dit betekent dat de zending als dreiging is gemarkeerd en de vervoerder onmiddellijke stappen moet ondernemen volgens luchtvaartbeveiligingsprotocollen om de dreiging te stoppen.

Hoe kunnen getroffen partijen zich voorbereiden op release two van ICS2? 

Luchtvaartmaatschappijen, expediteurs, express koeriersdiensten en postoperators:

De vervoerders en expediteurs zijn door de EU verantwoordelijk gehouden om aan ICS2-regelgeving te voldoen.

-Vervoerders en logistiek providers moeten de conformance testing environment van de Europese Commissie gebruiken (beschikbaar tot februari 2023) om hun integratie met ICS2 te testen. Ze moeten hun vermogen verifiëren om zendinggegevens te versturen en berichtreacties van de douaneautoriteiten te ontvangen ter voorbereiding op de releasedatum van fase twee in maart 2023.

• Vervoerders moeten een PLACI en ENS indienen voor elke zending via ICS2.
• Als retailers geen HS-codes bij hun zendingen leveren, moet de vervoerder of logistiek provider ze toewijzen; een snelle en nauwkeurige manier om producten te classificeren helpt vervoerders vertragingen te voorkomen.

Retailers en afzenders:

• Hoewel de juridische verantwoordelijkheid om zendinggegevens voor ICS2 te verstrekken bij de vervoerders ligt, kunnen sommige vervoerders retailers verplichten nauwkeurige informatie te verstrekken om het pakket te verzenden. Zelfs als de vervoerder dit niet vereist, moeten retailers nog steeds de onderstaande stappen ondernemen om verzendvertragingen te minimaliseren en te voorkomen dat vervoerders hun producten classificeren, wat kan resulteren in misclassificatie van producten en wijziging van de landed cost van hun zendingen.
• Retailers moeten inklaringsdocumentatie voorbereiden voor hun EU-gebonden zendingen met gedetailleerde informatie over de goederen in de zending, inclusief grondige productbeschrijvingen en HS-codes.
• Het verstrekken van deze informatie helpt ervoor te zorgen dat er geen verwarring of behoefte aan aanvullende informatie van de vervoerder is. Daarom kan het volgen van ICS2-richtlijnen over goede beschrijvingen en bewust zijn van de informatie die onder ICS2 wordt gescreend, helpen vertraagde zendingen te voorkomen.
• Retailers wordt aanbevolen nauwkeurige HS-codes te verstrekken voor alle goederen in hun zendingen.
• Als retailers geen HS-code(s) aan vervoerders leveren voor hun zendingen, moet de vervoerder de goederen classificeren. Omdat vervoerders de producten niet zo goed kennen als de retailer, kunnen ze onbedoeld incorrecte HS-codes gebruiken, wat kan resulteren in hoger dan nauwkeurige invoertarieven die aan zendingen worden toegewezen, waardoor de landed cost wijzigt. Dit is vooral problematisch als de retailer invoerrechten en belastingen vooraf innen of verzendt met prepaid duties and taxes (DDP- Delivered Duty Paid). Bovendien zullen vervoerders die tijd nemen om pakketten te auditen en HS-codes toe te wijzen, de levering vertragen.
• Voor business-to-business (B2B)-zendingen moeten retailers ervoor zorgen dat het Economic Operators Registration and Identification (EORI)-nummer van het ontvangende bedrijf op de commercial invoice staat.

Aanbevolen HS-codeoplossingen voor vervoerders:

De meest efficiënte manier voor vervoerders om goederen te classificeren is integratie met geautomatiseerde HS-codeclassificatietechnologie zoals de Zonos Classify API of de Zonos Classify HS code lookup tool. De United States Postal Service heeft Zonos geselecteerd om hun HS-codeclassificaties te ondersteunen.

Impact op retailers en afzenders:

Hoewel de juridische verantwoordelijkheid om zendinggegevens voor ICS2 te verstrekken bij de vervoerders ligt, kunnen sommige vervoerders retailers verplichten nauwkeurige informatie te verstrekken om het pakket te verzenden. Zelfs als de vervoerder dit niet vereist, moeten retailers nog steeds de onderstaande stappen ondernemen om verzendvertragingen te minimaliseren en te voorkomen dat vervoerders hun producten classificeren, wat kan resulteren in misclassificatie van producten en wijziging van de landed cost van hun zendingen:

• Retailers moeten inklaringsdocumentatie voorbereiden voor hun EU-gebonden zendingen met gedetailleerde informatie over de goederen in de zending, inclusief grondige productbeschrijvingen en HS-codes.
  • Het verstrekken van deze informatie helpt ervoor te zorgen dat er geen verwarring of behoefte aan aanvullende informatie van de vervoerder is. Daarom kan het volgen van ICS2-richtlijnen over goede beschrijvingen en bewust zijn van de informatie gescreend onder ICS2 helpen vertraagde zendingen te voorkomen.
• Retailers wordt aanbevolen nauwkeurige HS-codes te verstrekken voor alle goederen in hun zendingen.
  • Als retailers geen HS-code(s) aan vervoerders leveren voor hun zendingen, moet de vervoerder de goederen classificeren. Omdat vervoerders de producten niet zo goed kennen als de retailer, kunnen ze onbedoeld incorrecte HS-codes gebruiken, wat kan resulteren in hoger dan nauwkeurige invoertarieven die aan zendingen worden toegewezen, waardoor de landed cost wijzigt. Dit is vooral problematisch als de retailer invoerrechten en belastingen vooraf innen of verzendt met prepaid duties and taxes (DDP- Delivered Duty Paid). Bovendien zullen vervoerders die tijd nemen om pakketten te auditen en HS-codes toe te wijzen, de levering vertragen.
• Voor business-to-business (B2B)-zendingen moeten retailers ervoor zorgen dat het Economic Operators Registration and Identification (EORI)-nummer van het ontvangende bedrijf op de commercial invoice staat.

Aanbevolen oplossingen voor retailers:

HS-codes

Retailers kunnen hun goederen efficiënt classificeren met Zonos Classify, dat verschillende opties biedt, waaronder een API, een bulk upload-tool voor het classificeren van een volledige productcatalogus tegelijk, of de Zonos Classify HS code lookup tool.

EORI-nummer

Economic Operators Registration and Identification number (EORI)-nummers zijn vereist voor EU-bedrijven om goederen in of uit de EU te importeren of exporteren. EORI-nummers zijn alleen vereist voor B2B-zendingen, en alleen het EU-ontvangende bedrijf moet er een hebben. Niet-EU-bedrijven hebben er een als afzender als ze een EU-locatie hebben.

Voor B2B-zendingen die de EU binnenkomen, moet de afzender het EORI-nummer van het ontvangende bedrijf verzamelen voordat de zending aan de vervoerder wordt overgedragen. De vervoerder kan niet vertrekken zonder dit. Zie onze gids voor meer informatie over EORI-nummers.

Of u nu een vervoerder, expediteur of online retailer bent, het is het beste om u van tevoren voor te bereiden op ICS2 fase twee. Dat betekent vertrouwd raken met de conformance testing environment van de EU Commission, ervoor zorgen dat processen en tools aanwezig zijn voor het classificeren van producten, en gedetailleerde beschrijvingen van goederen verstrekken vóór de deadline.