ICS2 fase twee uitgelegd: Wat het is en hoe u compliant kunt blijven

Wat gebeurt er in fase twee van ICS2? 

Vanaf 1 maart 2023 moeten alle luchtvervoerders, expediteurs, expreskoeriers en postoperators die goederen naar of door de Europese Unie per lucht vervoeren, digitaal voorafgaande vrachtinformatie indienen bij het nieuwe douaneprogramma voor veiligheid en beveiliging voorafgaand aan de aankomst in de EU, Import Control System 2 - Tweede Uitgave, vóór de aankomst van de zending in de EU. Voor een diepgaande blik op ICS2 en zijn fasen, bekijk onze ICS2-gids.

Hoewel luchtvervoerders, postoperators en expreskoeriers wettelijk verantwoordelijk zijn voor het voldoen aan de ICS2-gegevensvereisten, kunnen detailhandelaren die pakketten naar de EU verzenden ook stappen ondernemen om vertragingen bij de verzending te voorkomen. Blijf lezen om te leren hoe alle partijen compliant kunnen blijven en helpen om zendingen soepel te laten verlopen onder ICS2 uitgave twee.

Deze blog behandelt het volgende:

• De ideale gegevensstroom van ICS2 fase twee
• Hoe betrokken partijen zich kunnen voorbereiden op fase twee van ICS2
• Impact op vervoerders
• Impact op detailhandelaren

De ideale gegevensstroom van ICS2 fase twee 

Het volgende is de ideale stroom van e-commerce verzendinformatie die als gegevens van detailhandelaar naar vervoerder naar douane voor ICS2 fase twee gaat. Er zullen echter momenten zijn waarop de juiste gegevens niet beschikbaar zijn. Lees hieronder voor informatie over de gevolgen van ontbrekende verzenddetails en enkele opties voor het automatiseren van systemen om de vereiste gegevens te verkrijgen en in te dienen.

1. De detailhandelaar bereidt een zending naar de EU voor met gedetailleerde informatie over de inhoud op de douanedocumentatie (commerciële factuur, CN22, CN23, enz.), inclusief gedetailleerde productbeschrijvingen en HS-codes. (Hoe kan ik HS-codes krijgen?)
2. De vervoerder ontvangt de zending samen met de elektronisch ingediende verzenddetails en formulieren.
   • Expediteurs moeten ofwel verzendgegevens indienen bij ICS2 of deze doorgeven aan de luchtvervoerder met het pakket.
3. Luchtvervoerders bevestigen dat ze alle informatie hebben die nodig is voor de zending of dat de gegevens al zijn ingediend bij ICS2. Als de vervoerder niet over voldoende informatie beschikt om aan de ICS2-vereisten te voldoen, zal het pakket waarschijnlijk vertraging oplopen, en kan de vervoerder:
   • Contact opnemen met de detailhandelaar voor informatie over de inhoud van het pakket.
   • Een audit op de zending uitvoeren, wat meestal inhoudt dat de pakketten worden geopend zodat ze zelf beschrijvingen en HS-codes kunnen toewijzen. Dit kan problemen voor de detailhandelaar veroorzaken (zie hieronder).
4. Zodra alle relevante informatie is verkregen, dient de luchtvervoerder de pakketgegevens elektronisch in bij de douaneautoriteit van de lidstaat via het ICS2-systeem in twee stappen:
   • Pre-loading advance cargo information (PLACI): Ingediend voordat de vracht wordt geladen
   • Entry Summary Declaration (ENS): Ingediend vóór vertrek van de vlucht als de vlucht korter is dan vier uur of vier uur vóór aankomst in de EU als de vlucht langer is dan vier uur
5. De douaneautoriteit van de lidstaat kan berichten terugsturen naar de vervoerder via ICS2 met het verzoek om een van de volgende acties met betrekking tot de zending:
   • Request for Information (RfI): Dit betekent dat de ENS onvoldoende informatie heeft en moet worden aangepast.
   • Request for Screening (RfS): Dit betekent dat de vervoerder de screen vracht moet controleren volgens de normen voor hoog-risico vracht of post. Ze moeten de screeningresultaten terugcommuniceren naar ICS2.
   • Do Not Load (DNL): Dit betekent dat de zending als een bedreiging is gemarkeerd, en de vervoerder moet onmiddellijk stappen ondernemen die volgen op de luchtvaartbeveiligingsprotocollen om de bedreiging te stoppen.

Hoe kunnen betrokken partijen zich voorbereiden op release twee van ICS2? 

Luchtvaartmaatschappijen, expediteurs, expreskoeriersdiensten en postexploitanten:

De vervoerders en expediteurs zijn door de EU verantwoordelijk gesteld voor het naleven van de ICS2-regelgeving.

• Vervoerders en logistieke dienstverleners moeten de conformiteitstestomgeving van de Europese Commissie gebruiken (beschikbaar tot februari 2023) om hun integratie met ICS2 te testen. Ze moeten hun vermogen verifiëren om zendinggegevens te verzenden en berichtreacties van de douaneautoriteiten te ontvangen ter voorbereiding op de releasedatum van fase twee in maart 2023.

• Vervoerders moeten voor elke zending een PLACI en ENS indienen via ICS2.

• Als retailers geen HS-codes verstrekken bij hun zendingen, moeten de vervoerder of logistieke dienstverlener deze toewijzen; een snelle en nauwkeurige manier om producten te classify zal vervoerders helpen vertragingen te voorkomen.

Retailers en afzenders:

• Hoewel de wettelijke verantwoordelijkheid om zendinggegevens voor ICS2 te verstrekken bij de vervoerders ligt, kunnen sommige vervoerders van retailers verlangen dat ze hen nauwkeurige informatie verstrekken om het pakket te verzenden. Zelfs als de vervoerder dit niet vereist, moeten retailers toch de onderstaande stappen nemen om zendingvertragingen te minimaliseren en te voorkomen dat vervoerders hun producten moeten classify, wat kan leiden tot verkeerde classificatie van producten en wijzigingen in de landed cost van hun zendingen.
• Retailers moeten douanedocumentatie voorbereiden voor hun zendingen naar de EU met gedetailleerde informatie over de goederen in de zending, inclusief grondige productbeschrijvingen en HS-codes.
• Het verstrekken van deze informatie zal helpen om verwarring te voorkomen of de noodzaak voor aanvullende informatie van de vervoerder. Daarom kan het volgen van de ICS2-richtlijnen over goede beschrijvingen en op de hoogte zijn van de informatie die wordt gescreend onder ICS2 helpen bij het voorkomen van vertraagde zendingen.
• Retailers wordt aangeraden om nauwkeurige HS-codes te verstrekken voor alle goederen in hun zendingen.
• Als retailers geen HS-code(s) verstrekken aan vervoerders voor hun zendingen, moet de vervoerder de goederen classify. Omdat vervoerders de producten niet zo goed kennen als de retailer, kunnen ze per ongeluk onjuiste HS-codes gebruiken, wat kan resulteren in hogere dan nauwkeurige douanetarieven die aan zendingen worden toegewezen, waardoor de landed cost worden gewijzigd. Dit is vooral problematisch als de retailer vooraf douane en belastingen int of verzendt met vooraf betaalde rechten en belastingen (DDP - Delivered Duty Paid). Bovendien zal het controleren van pakketten door vervoerders en het toewijzen van HS-codes vertraging veroorzaken.
• Voor zakelijke zendingen (B2B) moeten retailers ervoor zorgen dat het EORI-nummer (Economic Operators Registration and Identification) van de ontvangende zakelijke entiteit op de commerciële factuur staat.

Aanbevolen HS-codeoplossingen voor vervoerders:

De meest efficiënte manier voor vervoerders om goederen te classify is door te integreren met een geautomatiseerde HS-codeclassificatietechnologie zoals de Zonos Classify API of de Zonos Classify HS-code opzoektabel. De United States Postal Service heeft Zonos geselecteerd om hun HS-codeclassificaties te ondersteunen.

Impact op retailers en afzenders:

Hoewel de wettelijke verantwoordelijkheid om zendinggegevens voor ICS2 te verstrekken bij de vervoerders ligt, kunnen sommige vervoerders van retailers verlangen dat ze hen nauwkeurige informatie verstrekken om het pakket te verzenden. Zelfs als de vervoerder dit niet vereist, moeten retailers toch de onderstaande stappen nemen om zendingvertragingen te minimaliseren en te voorkomen dat vervoerders hun producten moeten classify, wat kan leiden tot verkeerde classificatie van producten en wijzigingen in de landed cost van hun zendingen:

• Retailers moeten douanedocumentatie voorbereiden voor hun zendingen naar de EU met gedetailleerde informatie over de goederen in de zending, inclusief grondige productbeschrijvingen en HS-codes.
  • Het verstrekken van deze informatie zal helpen om verwarring te voorkomen of de noodzaak voor aanvullende informatie van de vervoerder. Daarom kan het volgen van de ICS2-richtlijnen over goede beschrijvingen en op de hoogte zijn van de informatie die wordt gescreend onder ICS2 helpen bij het voorkomen van vertraagde zendingen.
• Retailers worden aangeraden om nauwkeurige HS-codes te verstrekken voor alle goederen in hun zendingen.
  • Als retailers geen HS-code(s) verstrekken aan vervoerders voor hun zendingen, moet de vervoerder de goederen classify. Omdat vervoerders de producten niet zo goed kennen als de retailer, kunnen ze per ongeluk onjuiste HS-codes gebruiken, wat kan resulteren in hogere dan nauwkeurige douanetarieven die aan zendingen worden toegewezen, waardoor de landed cost worden gewijzigd. Dit is vooral problematisch als de retailer vooraf douane en belastingen int of verzendt met vooraf betaalde rechten en belastingen (DDP - Delivered Duty Paid). Bovendien zal het controleren van pakketten door vervoerders en het toewijzen van HS-codes vertraging veroorzaken.
• Voor zakelijke zendingen (B2B) moeten retailers ervoor zorgen dat het EORI-nummer (Economic Operators Registration and Identification) van de ontvangende zakelijke entiteit op de commerciële factuur staat.

Aanbevolen oplossingen voor retailers:

HS-codes

Retailers kunnen efficiënt hun goederen classify met Zonos Classify, die verschillende opties biedt, waaronder een API, een bulk-uploadtool voor het classificeren van een volledige productcatalogus in één keer, of de Zonos Classify HS-code opzoektabel.

EORI-nummer

Economic Operators Registration and Identification-nummers (EORI) zijn vereist voor EU-bedrijven om goederen in te voeren of uit te voeren naar of uit de EU. EORI-nummers zijn alleen vereist voor B2B-zendingen, en alleen de EU-ontvangende zakelijke entiteit moet er een hebben. Niet-EU-bedrijven zullen er een hebben als afzender als ze een locatie in de EU hebben.

Voor B2B-zendingen die de EU binnenkomen, moet de afzender het EORI-nummer van de ontvangende zakelijke entiteit collect voordat de zending aan de vervoerder wordt overgedragen. De vervoerder kan niet vertrekken zonder dit nummer. Zie onze gids voor meer informatie over EORI-nummers.

Of je nu een vervoerder, expediteur of online retailer bent, het is het beste om je voor te bereiden op ICS2 fase twee. Dat betekent vertrouwd raken met de conformiteitstestomgeving van de EU-Commissie, ervoor zorgen dat processen en tools klaar zijn voor het classificeren van producten, en gedetailleerde beschrijvingen van goederen verstrekken vóór de deadline.