Factura comercial electrónica

Una factura comercial electrónica (ECI) es un documento comercial sin papel que implica un proceso de facturación digitalizado; en otras palabras, es una factura que se crea, envía y recibe electrónicamente.

Si eres un importador, exportador o alguien que desempeña un papel en la industria del comercio, es probable que estés familiarizado con las facturas comerciales, pero ¿qué hay de sus contrapartes electrónicas? Las facturas electrónicas están siendo cada vez más utilizadas y a veces son requeridas, por lo que es importante estar familiarizado con ellas.

Factura en papel vs. factura electrónica 

Para entender mejor las facturas comerciales electrónicas, ayuda comprender qué es una factura comercial y cómo la versión electrónica difiere de la estándar.

¿Qué es una factura comercial?

Una factura comercial es requerida en todos los envíos transfronterizos que no son documentos. La factura comercial es el documento principal que permite que un envío pase por la aduana hacia el país importador. La factura comercial ayuda a la aduana a determinar los derechos, impuestos y tarifas aplicables basándose en la información importante que contiene sobre los bienes que se envían, el remitente y el destinatario, y los detalles del transporte.

Comparación entre papel y electrónico

Aunque ambas formas contienen la misma información, una factura comercial solo es electrónica si se elabora, envía y recibe en un formato electrónico sistemático que permite el procesamiento automatizado y electrónico.

Formato electrónico 

Sabemos que las formas estándar y electrónicas cumplen el mismo propósito y se ven similares. Sin embargo, una factura comercial física tendrá que ser completada a mano o al menos impresa, mientras que las facturas comerciales electrónicas se completan y envían al transportista en línea. A continuación se muestra un ejemplo de cómo se ve una factura comercial (electrónica o física) con sus campos de información requeridos.

Mientras que la única diferencia entre los dos tipos de facturas es su formato, la factura comercial electrónica ofrece varios beneficios que la forma en papel no tiene.

Beneficios del formato electrónico 

El formato electrónico cumple todos los mismos propósitos y se utiliza por las mismas razones que el formato en papel, pero también ofrece varios beneficios, tales como:

• Sostenibilidad: la forma electrónica es sin papel, lo que es más sostenible porque ahorra papel, tiempo y costos asociados con la impresión.

• Eficiencia: no es necesario imprimir y adjuntar documentos comerciales, lo que resulta en menos retrasos en la autorización porque los documentos electrónicos a menudo son preautorizados y no se pueden perder.

• Facilidad y simplicidad de uso: es más fácil hacer un seguimiento de los datos de envío (la documentación electrónica se guarda).

  • Minimiza el riesgo de registros comerciales perdidos, faltantes o dañados.

• Reducción del riesgo de fraude: el software disponible para enviar facturas electrónicas es seguro, por lo que hay menos posibilidades de experimentar fraude y robo de datos.

• Conveniencia: las facturas comerciales físicas deben ser completadas a mano, mientras que las facturas electrónicas se generan en su mayoría para ti.

Debido a los beneficios que ofrecen las facturas comerciales electrónicas, algunos países y transportistas prefieren documentos comerciales electrónicos. Los transportistas internacionales no admiten la facturación comercial electrónica en todos los países, pero son admitidos en la mayoría de los países.

Cómo completar una factura comercial 

La mayoría de los transportistas importantes te permiten crear facturas comerciales electrónicas desde su plataforma de automatización/envío o software. La siguiente información es necesaria para completar una factura comercial electrónica, que es esencialmente la misma que los requisitos para una factura comercial en papel:

• La fecha de envío
• Un número de seguimiento
• El nombre y logo de la empresa vendedora
• La información del comprador
• Una descripción de los bienes o servicios
• El monto a pagar
• Los métodos y términos de pago

Nota: Puede ser necesaria información adicional para ciertos envíos.

Pasos para completar una ECI 

Primero, necesitarás activar la generación de facturas comerciales electrónicas en tu plataforma de envío preferida. Los pasos pueden variar de un transportista a otro y de una plataforma a otra, pero el proceso se verá algo así:

1. En el software de tu transportista o plataforma de envío, localiza configuraciones de envío (o el equivalente) dentro de tu cuenta.

2. Activa/inscribe/habilita/permite la documentación comercial sin papel (o el equivalente).

3. Elige si deseas crear facturas en la plataforma o subir las tuyas.

4. Lee y acepta los términos y condiciones para continuar.

5. Configura preferencias.

6. Completa los campos requeridos

   1. Detalles del remitente (nombre, negocio, dirección, etc.)
   2. Detalles del envío (número de guía, fecha, número de factura, etc.)
   3. Detalles de envío (si la dirección del destinatario y la dirección del comprador son diferentes).
   4. Detalles de venta (información del comprador).
   5. Detalles del artículo/producto (descripciones, unidades vendidas, códigos HS, país de origen, etc.)
   6. Detalles del costo/valor final (descuentos, moneda, flete, seguro, peso, etc.)

7. El sistema de facturación electrónica generará el número de referencia de la factura (IRN) y un código de respuesta rápida (código QR).

8. Sube una firma electrónica a la factura y al código QR.

9. Sube documentos de envío adicionales según sea necesario, por ejemplo, Certificado de Origen o Declaración de Origen.

10. La factura comercial electrónica se transmitirá a la autoridad aduanera del país de destino para facilitar la autorización del envío.

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