Factura comercial electrónica

Una factura comercial electrónica (ECI) es un documento comercial sin papel que implica un proceso de facturación digitalizado; en otras palabras, es una factura que se crea, envía y recibe electrónicamente.

Si eres importador, exportador o alguien que juega un papel en la industria comercial, es probable que estés al tanto de las facturas comerciales, pero ¿qué hay de sus contrapartes electrónicas? Las facturas electrónicas se están utilizando cada vez más y a veces son requeridas, por lo que es importante estar familiarizado con ellas.

Factura en papel vs. factura electrónica 

Para comprender mejor las facturas comerciales electrónicas, es útil entender qué es una factura comercial y cómo difiere la versión electrónica de la estándar.

¿Qué es una factura comercial?

Una factura comercial es requerida en todos los envíos transfronterizos no documentales. La factura comercial es el documento principal que permite que un envío pase por la aduana hacia el país importador. La factura comercial ayuda a las aduanas a determinar los aranceles, impuestos y tasas aplicables en función de la información importante que contiene sobre los bienes enviados, el remitente y el destinatario, y los detalles del transporte.

Comparación entre papel y electrónico

Aunque ambas formas contienen la misma información, una factura comercial es solo electrónica si se crea, envía y recibe en un formato electrónico sistemático que permite un procesamiento automatizado y electrónico.

Formato electrónico 

Sabemos que las formas estándar y electrónica cumplen el mismo propósito y se utilizan por las mismas razones, pero la factura comercial física tendrá que ser completada a mano o impresa como mínimo, mientras que las facturas comerciales electrónicas se completan y se envían al transportista en línea. A continuación se muestra un ejemplo de cómo se ve una factura comercial (electrónica o física) con sus campos de información requeridos.

Aunque la única diferencia entre los dos tipos de facturas es su formato, la factura comercial electrónica ofrece varios beneficios que la forma en papel no tiene.

Beneficios del formato electrónico 

El formato electrónico cumple todos los mismos propósitos y se utiliza por las mismas razones que el formato en papel, pero también ofrece varios beneficios, como:

• Sostenibilidad: la forma electrónica es sin papel, lo que es más sostenible porque ahorra papel, tiempo y costos asociados con la impresión

• Eficiencia: no es necesario imprimir y adjuntar documentos comerciales, lo que resulta en menos retrasos en el despacho porque los documentos electrónicos suelen ser preautorizados y no se pueden perder

• Facilidad y simplicidad de uso: más fácil de hacer un seguimiento de los datos de envío (la documentación electrónica se guarda)

  • Minimiza el riesgo de registros comerciales perdidos, faltantes o dañados

• Reducción del riesgo de fraude: el software disponible para enviar facturas electrónicas es seguro, por lo que hay menos posibilidades de experimentar fraude y robo de datos

• Conveniencia: las facturas comerciales físicas deben completarse a mano, mientras que las facturas electrónicas se generan en su mayoría automáticamente

Debido a los beneficios que ofrecen las facturas comerciales electrónicas, algunos países y transportistas favorecen los documentos comerciales electrónicos. Los transportistas internacionales no admiten la facturación comercial electrónica en todos los países, pero son compatibles en la mayoría de los países.

Completar una factura comercial 

La mayoría de los principales transportistas te permiten crear facturas comerciales electrónicas desde su plataforma de automatización/envío o software. La siguiente información es necesaria para completar una factura comercial electrónica, que es esencialmente la misma que los requisitos para una factura comercial en papel:

• La fecha de envío
• Un número de seguimiento
• El nombre de la empresa del vendedor y su logotipo
• La información del comprador
• Una descripción de los bienes o servicios
• El monto adeudado
• Los métodos y términos de pago

Nota: Es posible que se requiera información adicional para ciertos envíos.

Pasos para completar una ECI 

Primero, deberás activar la generación de facturas comerciales electrónicas en tu plataforma de envío preferida. Los pasos pueden variar de un transportista a otro y de una plataforma a otra, pero el proceso se verá algo así:

1. En el software de tu transportista o plataforma de envío, localiza configuración de envío (o equivalente) dentro de tu cuenta

2. Activa/inscríbete/habilita/permite la documentación comercial sin papel (o equivalente)

3. Elige si deseas crear facturas en la plataforma o cargar las tuyas

4. Lee y acepta los términos y condiciones para continuar

5. Configura las preferencias

6. Completa los campos requeridos

   1. Detalles del remitente (nombre, empresa, dirección, etc.)
   2. Detalles del envío (número de conocimiento de embarque, fecha, número de factura, etc.)
   3. Detalles del destinatario (si la dirección del destinatario y del comprador son diferentes)
   4. Detalles del vendedor (información del comprador)
   5. Detalles del artículo/producto (descripciones, unidades vendidas, códigos HS, país de origen, etc.)
   6. Detalles del costo/valor final (descuentos, moneda, flete, seguro, peso, etc.)

7. El sistema de facturación electrónica generará el número de referencia de la factura (IRN) y un código QR rápido

8. Carga una firma electrónica en la factura y el código QR

9. Carga documentos de envío adicionales según sea necesario, por ejemplo, Certificado de Origen o Declaración

10. La factura comercial electrónica se transmitirá a la autoridad aduanera del país de destino para facilitar el despacho del envío

Recursos del transportista 

Preguntas frecuentes