Factura en papel vs. electrónica
Para comprender mejor las facturas comerciales electrónicas, conviene saber qué es una factura comercial y en qué difiere la versión electrónica de la estándar.
¿Qué es una factura comercial?
Una factura comercial es obligatoria en todos los envíos transfronterizos que no sean documentos. Es el documento principal que permite que un envío pase por aduanas al país importador. Ayuda a aduanas a determinar aranceles, impuestos y tasas según la información sobre las mercancías, remitente y destinatario, y detalles del transporte.
Comparación papel vs. electrónico
Aunque ambas formas contienen la misma información, una factura comercial solo es electrónica si se elabora, envía y recibe en un formato electrónico sistemático que permita procesamiento automatizado y electrónico.
Formato electrónico
Las formas estándar y electrónica cumplen el mismo propósito y se parecen. Sin embargo, una factura comercial física debe completarse a mano o imprimirse, mientras que las electrónicas se completan y envían al transportista en línea. A continuación, un ejemplo de factura comercial (electrónica o física) con sus campos obligatorios.
Aunque la única diferencia entre ambos tipos es el formato, la factura comercial electrónica ofrece varios beneficios que la forma en papel no tiene.
Beneficios del formato electrónico
El formato electrónico cumple los mismos propósitos y se usa por las mismas razones que el papel, pero también ofrece varios beneficios, como:
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Sostenibilidad: la forma electrónica no usa papel, lo que es más sostenible porque ahorra papel, tiempo y costos de impresión
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Eficiencia: no hace falta imprimir ni adjuntar documentos comerciales, lo que reduce retrasos en el despacho porque los documentos electrónicos suelen preclearance y no se pierden
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Facilidad y simplicidad de uso: más fácil hacer seguimiento de datos de envío (la documentación electrónica se guarda)
- Minimiza el riesgo de registros comerciales perdidos, faltantes o dañados
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Menor riesgo de fraude: el software para enviar facturas electrónicas es seguro, por lo que hay menos probabilidad de fraude y robo de datos
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Comodidad: las facturas comerciales físicas deben completarse a mano, mientras que las electrónicas se generan en su mayoría automáticamente
Por los beneficios de las facturas comerciales electrónicas, algunos países y transportistas prefieren documentos comerciales electrónicos. Los transportistas internacionales no admiten facturación comercial electrónica en todos los países, pero está admitida en la mayoría.
Cómo completar una factura comercial
La mayoría de los transportistas principales permiten crear facturas comerciales electrónicas desde su plataforma o software de envío. Se necesita la siguiente información, esencialmente igual que para una factura comercial en papel:
- La fecha del envío
- Un número de seguimiento
- El nombre y logotipo de la empresa vendedora
- La información del comprador
- Una descripción de mercancías o servicios
- El importe adeudado
- Los métodos y condiciones de pago
Nota: Puede requerirse información adicional para ciertos envíos.
Pasos para completar una ECI
Primero, active la generación de facturas comerciales electrónicas en su plataforma de envío preferida. Los pasos pueden variar según transportista y plataforma, pero el proceso será similar al siguiente:
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En el software o plataforma de envío del transportista, localice configuración de envío (o equivalente) en su cuenta
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Active/inscriba/habilite/permita documentación comercial sin papel (o equivalente)
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Elija si desea crear facturas en la plataforma o cargar las suyas
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Lea y acepte los términos y condiciones para continuar
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Configure preferencias
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Complete los campos obligatorios
- Datos del remitente (nombre, empresa, dirección, etc.)
- Detalles del envío (número de guía, fecha, número de factura, etc.)
- Datos de envío (si la dirección del destinatario y del comprador difieren)
- Datos del comprador (información del comprador)
- Detalles de artículos/productos (descripciones, unidades vendidas, códigos HS, país de origen, etc.)
- Detalles finales de costo/valor (descuentos, moneda, flete, seguro, peso, etc.)
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El sistema de factura electrónica generará el número de referencia de factura (IRN) y un código de respuesta rápida (QR)
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Cargue una firma electrónica en la factura y el código QR
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Cargue documentos de envío adicionales según sea necesario, p. ej., Certificado de origen o Declaración
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La factura comercial electrónica se transmitirá a la autoridad aduanera del país de destino para facilitar el despacho del envío
¿Las promociones/descuentos afectan cómo completo una factura comercial?
Descontar artículos en facturas comerciales puede ser difícil. Puede encontrar obstáculos, como que aduanas no acepte el descuento o exija conciliación porque el total del pedido difiere del de la factura comercial. Además, cómo complete la factura comercial afecta cómo aduanas calcula el Landed Cost final. Por ejemplo, si precobra el Landed Cost pero la factura comercial no tiene información precisa, aduanas puede cobrar algo distinto a lo que cobró inicialmente a su cliente, lo que podría hacer que usted absorba el costo adicional. Por ello, debe saber cómo aplicar correctamente descuentos, códigos promocionales, envío gratuito, etc., en su factura comercial para evitar estos problemas.
Factura comercial electrónica
Conozca el propósito y los beneficios de las facturas comerciales electrónicas.
Una factura comercial electrónica (ECI) es un documento comercial sin papel que implica un proceso de facturación digitalizado; es decir, una factura creada, enviada y recibida electrónicamente.
Si es importador, exportador o participa en el comercio internacional, probablemente conoce las facturas comerciales, pero ¿y sus equivalentes electrónicos? Las facturas electrónicas se usan cada vez más y a veces son obligatorias, por lo que conviene familiarizarse con ellas.