Hóa đơn thương mại điện tử

Một hóa đơn thương mại điện tử (ECI) là một tài liệu thương mại không giấy bao gồm một quy trình lập hóa đơn kỹ thuật số; nói cách khác, đó là một hóa đơn được tạo ra, gửi đi và nhận được một cách điện tử.

Nếu bạn là một nhà nhập khẩu, xuất khẩu, hoặc người có vai trò trong ngành thương mại, thì bạn có thể đã biết về hóa đơn thương mại, nhưng còn về các phiên bản điện tử của chúng thì sao? Hóa đơn điện tử đang ngày càng được sử dụng rộng rãi và đôi khi là yêu cầu, vì vậy điều quan trọng là bạn phải quen thuộc với chúng.

Hóa đơn giấy so với hóa đơn điện tử 

Để hiểu rõ hơn về hóa đơn thương mại điện tử, điều hữu ích là hiểu hóa đơn thương mại là gì và cách mà phiên bản điện tử khác với phiên bản tiêu chuẩn.

Hóa đơn thương mại là gì?

Một hóa đơn thương mại là tài liệu bắt buộc cho tất cả các lô hàng xuyên biên giới không phải tài liệu. Hóa đơn thương mại là tài liệu chính cho phép một lô hàng đi qua hải quan vào quốc gia nhập khẩu. Hóa đơn thương mại giúp hải quan xác định các loại thuế, phí và lệ phí áp dụng dựa trên thông tin quan trọng mà nó chứa về hàng hóa được vận chuyển, người gửi và người nhận, cũng như các thông tin về vận chuyển.

So sánh giấy và điện tử

Mặc dù cả hai hình thức đều chứa cùng một thông tin, một hóa đơn thương mại chỉ được coi là điện tử nếu nó được biên soạn, gửi đi và nhận được theo định dạng điện tử có hệ thống cho phép xử lý tự động và điện tử.

Định dạng điện tử 

Chúng ta biết rằng các hình thức tiêu chuẩn và điện tử đều thực hiện cùng một mục đích và trông tương tự. Tuy nhiên, một hóa đơn thương mại vật lý sẽ phải được điền bằng tay hoặc in ra ít nhất, trong khi hóa đơn thương mại điện tử được điền và gửi đến nhà vận chuyển trực tuyến. Dưới đây là một ví dụ về hình thức mà một hóa đơn thương mại (điện tử hoặc vật lý) trông như thế nào với các trường thông tin cần thiết.

Trong khi sự khác biệt duy nhất giữa hai loại hóa đơn là định dạng của chúng, hóa đơn thương mại điện tử cung cấp nhiều lợi ích mà hình thức giấy không có.

Lợi ích của định dạng điện tử 

Định dạng điện tử thực hiện tất cả các mục đích giống như định dạng giấy và được sử dụng vì những lý do tương tự, nhưng nó cũng cung cấp một số lợi ích, chẳng hạn như:

• Bền vững: hình thức điện tử không sử dụng giấy, điều này bền vững hơn vì nó tiết kiệm giấy, thời gian và chi phí liên quan đến việc in ấn

• Hiệu quả: không cần in và đính kèm tài liệu thương mại, dẫn đến ít trì hoãn thông quan hơn vì tài liệu điện tử thường được thông quan trước và không thể bị mất

• Dễ dàng và đơn giản khi sử dụng: dễ dàng theo dõi dữ liệu lô hàng (tài liệu điện tử được lưu trữ)

  • Giảm thiểu rủi ro mất mát, thiếu sót hoặc hư hỏng hồ sơ thương mại

• Giảm rủi ro gian lận: phần mềm có sẵn để gửi hóa đơn điện tử là an toàn, vì vậy có ít khả năng xảy ra gian lận và đánh cắp dữ liệu

• Tiện lợi: hóa đơn thương mại vật lý phải được điền bằng tay, trong khi hóa đơn điện tử chủ yếu được tạo ra cho bạn

Vì những lợi ích mà hóa đơn thương mại điện tử mang lại, một số quốc gia và nhà vận chuyển ưa chuộng tài liệu thương mại điện tử. Các nhà vận chuyển quốc tế không hỗ trợ hóa đơn thương mại điện tử ở tất cả các quốc gia, nhưng chúng được hỗ trợ ở hầu hết các quốc gia.

Điền vào hóa đơn thương mại 

Hầu hết các nhà vận chuyển lớn cho phép bạn tạo hóa đơn thương mại điện tử từ nền tảng tự động hóa/giao hàng của họ hoặc phần mềm. Thông tin sau đây là cần thiết để điền vào một hóa đơn thương mại điện tử, về cơ bản giống như các yêu cầu cho một hóa đơn thương mại giấy:

• Ngày gửi hàng
• Số theo dõi
• Tên và logo của công ty người bán
• Thông tin của người mua
• Mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ
• Số tiền phải trả
• Phương thức và điều khoản thanh toán

Lưu ý: Thông tin bổ sung có thể được yêu cầu cho một số lô hàng nhất định.

Các bước để điền vào ECI 

Đầu tiên, bạn sẽ cần kích hoạt tạo hóa đơn thương mại điện tử trong nền tảng giao hàng mà bạn ưa thích. Các bước có thể khác nhau từ nhà vận chuyển này sang nhà vận chuyển khác và từ nền tảng này sang nền tảng khác, nhưng quy trình sẽ trông giống như sau:

1. Trong phần mềm của nhà vận chuyển hoặc nền tảng giao hàng của bạn, tìm cài đặt giao hàng (hoặc tương đương) trong tài khoản của bạn

2. Kích hoạt/đăng ký/cho phép tài liệu thương mại không giấy (hoặc tương đương)

3. Chọn xem bạn muốn tạo hóa đơn trên nền tảng hay tải lên của riêng bạn

4. Đọc và chấp nhận các điều khoản và điều kiện để tiếp tục

5. Thiết lập sở thích

6. Điền vào các trường thông tin cần thiết

   1. Thông tin người gửi (tên, doanh nghiệp, địa chỉ, v.v.)
   2. Thông tin lô hàng (số vận đơn, ngày, số hóa đơn, v.v.)
   3. Thông tin người nhận (nếu địa chỉ người nhận và địa chỉ người mua khác nhau)
   4. Thông tin người mua (thông tin người mua)
   5. Thông tin mặt hàng/sản phẩm (mô tả, số lượng bán, mã HS, quốc gia xuất xứ, v.v.)
   6. Thông tin chi phí/giá trị cuối cùng (giảm giá, tiền tệ, cước phí, bảo hiểm, trọng lượng, v.v.)

7. Hệ thống hóa đơn điện tử sẽ tạo ra số tham chiếu hóa đơn (IRN) và mã phản hồi nhanh (QR code)

8. Tải lên chữ ký điện tử vào hóa đơn và mã QR

9. Tải lên các tài liệu giao hàng bổ sung nếu cần, ví dụ: Giấy chứng nhận xuất xứ hoặc Tuyên bố

10. Hóa đơn thương mại điện tử sẽ được gửi đến cơ quan hải quan của quốc gia đích để tạo điều kiện thông quan cho lô hàng

Tài nguyên của nhà vận chuyển 

Các câu hỏi thường gặp