Hóa đơn thương mại điện tử

Một hóa đơn thương mại điện tử (ECI) là một tài liệu thương mại không giấy liên quan đến quy trình lập hóa đơn số hóa; nói cách khác, đó là một hóa đơn được tạo, gửi và nhận dưới dạng điện tử.

Nếu bạn là nhà nhập khẩu, nhà xuất khẩu hoặc ai đó có vai trò trong ngành thương mại, thì bạn có thể đã biết về hóa đơn thương mại, nhưng bạn có biết về các phiên bản điện tử của chúng không? Hóa đơn điện tử đang được sử dụng rộng rãi hơn và đôi khi là bắt buộc, vì vậy điều quan trọng là phải quen thuộc với chúng.

Hóa đơn giấy so với điện tử 

Để hiểu rõ hơn về hóa đơn thương mại điện tử, sẽ giúp ích nếu hiểu hóa đơn thương mại là gì và phiên bản điện tử khác với phiên bản chuẩn như thế nào.

Hóa đơn thương mại là gì?

Một hóa đơn thương mại được yêu cầu trên tất cả các lô hàng xuyên biên giới không phải tài liệu. Hóa đơn thương mại là tài liệu chính cho phép một lô hàng thông quan để vào đất nước nhập khẩu. Hóa đơn thương mại giúp hải quan xác định các loại thuế nhập khẩu, thuế và phí áp dụng dựa trên thông tin quan trọng mà nó chứa về hàng hóa được vận chuyển, người gửi và người nhận, cũng như chi tiết vận chuyển.

So sánh giấy và điện tử

Mặc dù cả hai hình thức đều chứa các thông tin giống nhau, nhưng hóa đơn thương mại chỉ là điện tử nếu nó được tổng hợp, gửi và nhận ở định dạng điện tử có hệ thống cho phép xử lý tự động và điện tử.

Định dạng điện tử 

Chúng tôi biết rằng các hình thức chuẩn và điện tử thực hiện cùng một mục đích và trông giống nhau. Tuy nhiên, hóa đơn thương mại vật lý sẽ phải được điền bằng tay hoặc ít nhất là in ra, trong khi hóa đơn thương mại điện tử được điền và gửi cho nhà vận chuyển trực tuyến. Dưới đây là một ví dụ về hóa đơn thương mại (điện tử hoặc vật lý) trông như thế nào với các trường thông tin bắt buộc của nó.

Mặc dù sự khác biệt duy nhất giữa hai loại hóa đơn là định dạng của chúng, nhưng hóa đơn thương mại điện tử cung cấp một số lợi ích mà hình thức giấy không có.

Lợi ích của định dạng điện tử 

Định dạng điện tử thực hiện tất cả các mục đích tương tự và được sử dụng vì những lý do giống như định dạng giấy, nhưng nó cũng cung cấp một số lợi ích, chẳng hạn như:

• Tính bền vững: hình thức điện tử là không giấy, bền vững hơn vì nó tiết kiệm giấy, thời gian và chi phí liên quan đến in

• Hiệu quả: không cần phải in và đính kèm tài liệu thương mại, dẫn đến ít trễ hạn thanh tra hơn vì tài liệu điện tử thường được thông quan trước và không thể bị mất

• Dễ sử dụng và đơn giản: dễ dàng theo dõi dữ liệu lô hàng hơn (tài liệu điện tử được lưu lại)

  • Giảm thiểu rủi ro mất, thiếu hoặc hư hại hồ sơ thương mại

• Giảm rủi ro gian lận: phần mềm khả dụng để gửi hóa đơn điện tử là an toàn, vì vậy có ít cơ hội gặp phải gian lận và trộm dữ liệu hơn

• Tiện lợi: hóa đơn thương mại vật lý phải được điền bằng tay, trong khi hóa đơn điện tử phần lớn được tạo ra cho bạn

Vì những lợi ích mà hóa đơn thương mại điện tử cung cấp, một số quốc gia và nhà vận chuyển ưu tiên tài liệu thương mại điện tử. Các nhà vận chuyển quốc tế không hỗ trợ lập hóa đơn thương mại điện tử ở tất cả các quốc gia, nhưng chúng được hỗ trợ ở hầu hết các quốc gia.

Điền vào hóa đơn thương mại 

Hầu hết các nhà vận chuyển lớn cho phép bạn tạo hóa đơn thương mại điện tử từ nền tảng tự động hóa/vận chuyển hoặc phần mềm của họ. Các thông tin sau đây là cần thiết để điền vào hóa đơn thương mại điện tử, về cơ bản giống như các yêu cầu cho hóa đơn thương mại giấy:

• Ngày vận chuyển
• Số theo dõi
• Tên công ty và logo của người bán
• Thông tin của người mua
• Mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ
• Số tiền phải trả
• Phương thức thanh toán và điều khoản

Lưu ý: Có thể cần thông tin bổ sung cho một số lô hàng cụ thể.

Các bước để điền vào ECI 

Trước tiên, bạn sẽ cần kích hoạt tạo hóa đơn thương mại điện tử trên nền tảng vận chuyển ưa thích của mình. Các bước có thể khác nhau từ nhà vận chuyển này sang nhà vận chuyển khác và từ nền tảng này sang nền tảng khác, nhưng quá trình sẽ trông tương tự như sau:

1. Trong phần mềm của nhà vận chuyển hoặc nền tảng vận chuyển của bạn, xác định vị trí cài đặt vận chuyển (hoặc tương đương) trong tài khoản của bạn

2. Kích hoạt/đăng ký/bật/cho phép tài liệu thương mại không giấy (hoặc tương đương)

3. Chọn xem bạn có muốn tạo hóa đơn trên nền tảng hay tải lên của riêng bạn

4. Đọc và chấp nhận các điều khoản và điều kiện để tiếp tục

5. Thiết lập tùy chọn

6. Điền vào các trường bắt buộc

   1. Chi tiết người gửi (tên, doanh nghiệp, địa chỉ, v.v.)
   2. Chi tiết lô hàng (số hóa đơn vận chuyển, ngày, số hóa đơn, v.v.)
   3. Chi tiết địa chỉ gửi (nếu địa chỉ người nhận và địa chỉ người mua khác nhau)
   4. Chi tiết người mua (thông tin người mua)
   5. Chi tiết mặt hàng/sản phẩm (mô tả, đơn vị bán, mã HS, quốc gia xuất xứ, v.v.)
   6. Chi tiết giá trị/chi phí cuối cùng (chiết khấu, tiền tệ, vận chuyển, bảo hiểm, trọng lượng, v.v.)

7. Hệ thống hóa đơn điện tử sẽ tạo ra số tham chiếu hóa đơn (IRN) và mã phản hồi nhanh (mã QR)

8. Tải lên chữ ký điện tử lên hóa đơn và mã QR

9. Tải lên các tài liệu vận chuyển bổ sung khi cần, ví dụ: Giấy chứng nhận Xuất xứ hoặc Tuyên bố Khai báo

10. Hóa đơn thương mại điện tử sẽ được truyền tới cơ quan hải quan của quốc gia đích để tạo điều kiện thông quan lô hàng

Tài nguyên nhà vận chuyển 

Câu hỏi thường gặp