Elektronisk kommersiell faktura

En elektronisk kommersiell faktura (ECI) är ett papperslöst handelsdokument som involverar en digitaliserad faktureringsprocess; med andra ord, det är en faktura som skapas, skickas och tas emot elektroniskt.

Om du är en importör, exportör eller någon som spelar en roll inom handelsindustrin, är du troligen medveten om kommersiella fakturor, men vad sägs om deras elektroniska motsvarigheter? Elektroniska fakturor blir alltmer använda och är ibland ett krav, så det är viktigt att vara bekant med dem.

Pappersfaktura vs. elektronisk faktura 

För att bättre förstå elektroniska kommersiella fakturor är det bra att förstå vad en kommersiell faktura är och hur den elektroniska versionen skiljer sig från standarden.

Vad är en kommersiell faktura?

En kommersiell faktura krävs för alla icke-dokumentära gränsöverskridande försändelser. Den kommersiella fakturan är det primära dokumentet som gör att en försändelse kan passera genom tullen till det importerande landet. Den kommersiella fakturan hjälper tullen att bestämma tillämpliga avgifter, skatter och avgifter baserat på den viktiga information den innehåller om de varor som skickas, avsändaren och mottagaren, samt transportdetaljerna.

Jämförelse mellan pappers- och elektronisk faktura

Även om båda formerna innehåller samma information, är en kommersiell faktura endast elektronisk om den är sammanställd, skickad och mottagen i ett systematiskt elektroniskt format som möjliggör automatiserad och elektronisk behandling.

Elektroniskt format 

Vi vet att standard- och elektroniska former uppfyller samma syfte och ser likadana ut. En fysisk kommersiell faktura måste dock fyllas i för hand eller skrivas ut åtminstone, medan elektroniska kommersiella fakturor både fylls i och skickas till transportören online. Nedan är ett exempel på hur en kommersiell faktura (elektronisk eller fysisk) ser ut med sina obligatoriska informationsfält.

Medan den enda skillnaden mellan de två typerna av fakturor är deras format, erbjuder den kommersiella elektroniska fakturan flera fördelar som pappersformen inte gör.

Fördelar med elektroniskt format 

Det elektroniska formatet uppfyller alla samma syften och används av samma skäl som pappersformatet, men det erbjuder också flera fördelar, såsom:

• Hållbarhet: det elektroniska formatet är papperslöst, vilket är mer hållbart eftersom det sparar papper, tid och kostnader kopplade till utskrift

• Effektivitet: ingen behov av att skriva ut och bifoga handelsdokument, vilket resulterar i färre tullförseningar eftersom elektroniska dokument ofta är förhandsgranskade och kan inte försvinna

• Enkelhet och användarvänlighet: lättare att hålla reda på fraktdata (elektronisk dokumentation sparas)

  • Minimerar risken för förlorade, saknade eller skadade handelsregister

• Minskad risk för bedrägeri: programvaran som finns tillgänglig för att skicka elektroniska fakturor är säker, så det finns mindre chans att uppleva bedrägeri och datastöld

• Bekvämlighet: fysiska kommersiella fakturor måste fyllas i för hand, medan elektroniska fakturor mestadels genereras för dig

På grund av de fördelar som elektroniska kommersiella fakturor erbjuder, föredrar vissa länder och transportörer elektroniska handelsdokument. Internationella transportörer stöder inte elektronisk kommersiell fakturering i alla länder, men de är stödda i de flesta länder.

Fyll i en kommersiell faktura 

De flesta stora transportörer tillåter dig att skapa elektroniska kommersiella fakturor från deras automatiserings-/fraktplattform eller programvara. Följande information behövs för att fylla i en elektronisk kommersiell faktura, vilket i stort sett är samma krav som för en pappers kommersiell faktura:

• Fraktdatum
• Ett spårningsnummer
• Säljarens företagsnamn och logotyp
• Köparens information
• En beskrivning av varor eller tjänster
• Det belopp som ska betalas
• Betalningsmetoder och villkor

Obs: Ytterligare information kan krävas för vissa försändelser.

Steg för att fylla i en ECI 

Först måste du aktivera generering av elektroniska kommersiella fakturor i din föredragna fraktplattform. Stegen kan variera från transportör till transportör och plattform till plattform, men processen kommer att se ut ungefär som följande:

1. I din transportörs programvara eller fraktplattform, lokalisera fraktinställningar (eller motsvarande) inom ditt konto

2. Aktivera/anmäla/aktivera/tillåta papperslösa handelsdokument (eller motsvarande)

3. Välj om du vill skapa fakturor på plattformen eller ladda upp dina egna

4. Läs och acceptera villkoren för att fortsätta

5. Ställ in preferenser

6. Fyll i de obligatoriska fälten

   1. Avsändardetaljer (namn, företag, adress, etc.)
   2. Fraktdetaljer (fraktsedelnummer, datum, fakturanummer, etc.)
   3. Leveransdetaljer (om mottagarens adress och köparens adress är olika)
   4. Sålda till detaljer (köparens information)
   5. Artikel-/produktionsdetaljer (beskrivningar, sålda enheter, HS-koder, ursprungsland, etc.)
   6. Slutkostnads-/värdedetaljer (rabatter, valuta, frakt, försäkring, vikt, etc.)

7. Det elektroniska fakturasystemet kommer att generera fakturareferensnumret (IRN) och en snabb svarskod (QR-kod)

8. Ladda upp en elektronisk signatur till fakturan och QR-koden

9. Ladda upp ytterligare fraktdokument vid behov, t.ex. Ursprungsintyg eller Deklarationsuttalande

10. Den elektroniska kommersiella fakturan kommer att överföras till tullmyndigheten i destinationslandet för att underlätta tullklareringen av försändelsen

Transportörresurser 

Vanliga frågor