Elektronisk handelsfaktura

En elektronisk handelsfaktura (ECI) är ett papperslöst handelsdokument som innebär en digitaliserad faktureringsprocess; med andra ord är det en faktura som skapas, skickas och tas emot elektroniskt.

Om ni är importör, exportör eller någon som spelar en roll i handelsbranschen är ni sannolikt bekanta med handelsfakturor, men hur är det med deras elektroniska motsvarigheter? Elektroniska fakturor används allt mer och krävs ibland, så det är viktigt att känna till dem.

Pappersfaktura vs. elektronisk faktura 

För att bättre förstå elektroniska handelsfakturor hjälper det att förstå vad en handelsfaktura är och hur den elektroniska versionen skiljer sig från standardversionen.

Vad är en handelsfaktura?

En handelsfaktura krävs på alla gränsöverskridande sändningar som inte är dokument. Handelsfakturan är det primära dokumentet som gör det möjligt för en sändning att passera tullen in i det importerande landet. Handelsfakturan hjälper tullen att fastställa tillämplig tull, skatt och avgifter baserat på den viktiga information den innehåller om varorna som skickas, avsändaren och mottagaren samt transportuppgifterna.

Jämförelse mellan papper och elektroniskt

Även om båda formerna innehåller samma information är en handelsfaktura endast elektronisk om den kureras, skickas och tas emot i ett systematiskt elektroniskt format som möjliggör automatiserad och elektronisk bearbetning.

Elektroniskt format 

Vi vet att standard- och elektroniska former uppfyller samma syfte och ser liknande ut. En fysisk handelsfaktura måste dock fyllas i för hand eller åtminstone skrivas ut, medan elektroniska handelsfakturor både fylls i och skickas in till transportören online. Nedan är ett exempel på hur en handelsfaktura (elektronisk eller fysisk) ser ut med sina obligatoriska informationsfält.

Även om den enda skillnaden mellan de två typerna av fakturor är deras format erbjuder den elektroniska handelsfakturan flera fördelar som pappersformen inte har.

Fördelar med elektroniskt format 

Det elektroniska formatet uppfyller alla samma syften och används av samma skäl som pappersformatet, men det erbjuder också flera fördelar, såsom:

• Hållbarhet: den elektroniska formen är papperslös, vilket är mer hållbart eftersom den sparar papper, tid och kostnader förknippade med utskrift

• Effektivitet: inget behov av att skriva ut och bifoga handelsdokument, vilket resulterar i färre klareringsförseningar eftersom elektroniska dokument ofta förhandsklareras och inte kan komma bort

• Enkelhet och användarvänlighet: lättare att hålla koll på sändningsdata (elektronisk dokumentation sparas)

  • Minimerar risken för borttappade, saknade eller skadade handelsregister

• Minskad risk för bedrägeri: programvaran som finns för att skicka elektroniska fakturor är säker, så det är mindre chans att utsättas för bedrägeri och datastöld

• Bekvämlighet: fysiska handelsfakturor måste fyllas i för hand, medan elektroniska fakturor till stor del genereras åt er

På grund av de fördelar elektroniska handelsfakturor erbjuder föredrar vissa länder och transportörer elektroniska handelsdokument. Internationella transportörer stöder inte elektronisk handelsfakturering i alla länder, men de stöds i de flesta länder.

Fylla i en handelsfaktura 

De flesta stora transportörer låter er skapa elektroniska handelsfakturor från deras automations-/fraktplattform eller programvara. Följande information behövs för att fylla i en elektronisk handelsfaktura, vilket i huvudsak är samma som kraven för en pappershandelsfaktura:

• Sändningsdatumet
• Ett spårningsnummer
• Säljarens företagsnamn och logotyp
• Köparens information
• En beskrivning av varor eller tjänster
• Beloppet som ska betalas
• Betalningsmetoderna och villkoren

Obs: Ytterligare information kan krävas för vissa sändningar.

Steg för att fylla i en ECI 

Först behöver ni aktivera generering av elektronisk handelsfaktura i er föredragna fraktplattform. Stegen kan variera från transportör till transportör och plattform till plattform, men processen ser ungefär ut så här:

1. I er transportörsprogramvara eller fraktplattform, hitta fraktinställningar (eller motsvarande) i ert konto

2. Aktivera/registrera/aktivera/tillåt papperslös handelsdokumentation (eller motsvarande)

3. Välj om ni vill skapa fakturor på plattformen eller ladda upp era egna

4. Läs och godkänn villkoren för att fortsätta

5. Ställ in preferenser

6. Fyll i de obligatoriska fälten

   1. Avsändaruppgifter (namn, företag, adress osv.)
   2. Sändningsuppgifter (fraktsedelsnummer, datum, fakturanummer osv.)
   3. Mottagaruppgifter (om mottagaradress och köparadress skiljer sig)
   4. Sold-to-uppgifter (köparinformation)
   5. Artikel-/produktuppgifter (beskrivningar, sålda enheter, HS-koder, ursprungsland osv.)
   6. Slutliga kostnads-/värdeuppgifter (rabatter, valuta, frakt, försäkring, vikt osv.)

7. Det elektroniska fakturasystemet genererar fakturans referensnummer (IRN) och en quick response-kod (QR-kod)

8. Ladda upp en elektronisk signatur till fakturan och QR-koden

9. Ladda upp ytterligare fraktdokument efter behov, t.ex. Certificate of Origin eller Declaration Statement

10. Den elektroniska handelsfakturan överförs till destinationslandets tullmyndighet för att underlätta klarering av sändningen

Transportörsresurser 

Vanliga frågor