ICS2 fas två förklarad: vad det är och hur ni följer kraven

Vad händer i fas två av ICS2? 

Från och med den 1 mars 2023 måste alla flygtransportörer, speditörer, expressbudtjänster och postoperatörer som transporterar varor till eller genom Europeiska unionen med flyg digitalt lämna förhandsinformation om last till EU:s nya säkerhetsprogram för tull före ankomst, Import Control System 2 – Second Release, innan försändelsen anländer till EU. För en djupgående genomgång av ICS2 och dess faser, se vår ICS2-guide.

Även om flygtransportörer, postoperatörer och expressbud är juridiskt ansvariga för att uppfylla ICS2:s datakrav, kan återförsäljare som skickar paket till EU också vidta åtgärder för att förhindra försändelseförseningar. Läs vidare för att se hur alla parter kan följa kraven och hjälpa försändelser att flöda smidigt under ICS2 release två.

Den här bloggen tar upp följande:

• Det ideala dataflödet för ICS2 fas två
• Hur berörda parter kan förbereda sig för fas två av ICS2
• Påverkan på transportörer
• Påverkan på återförsäljare

Det ideala dataflödet för ICS2 fas två 

Följande är det ideala flödet av information om e-handelsförsändelser som överförs som data från återförsäljare till transportör till tull för ICS2 fas två. Det kommer dock att finnas tillfällen då lämpliga data saknas. Läs nedan om följderna av saknade försändelseuppgifter och alternativ för att automatisera system som hämtar och skickar de uppgifter som krävs.

1. Återförsäljaren förbereder en EU-bunden försändelse med detaljerad information om innehållet i tulldokumentationen (handelsfaktura, CN22, CN23 osv.), inklusive detaljerade produktbeskrivningar och HS-koder. (Hur får jag HS-koder?)
2. Transportören tar emot försändelsen tillsammans med elektroniskt inlämnade försändelseuppgifter och formulär.
   • Speditörer måste antingen lämna försändelseuppgifter till ICS2 eller vidarebefordra dem till flygtransportören med paketet.
3. Flygtransportörer bekräftar att de har all information som behövs för försändelsen eller att uppgifterna redan har lämnats till ICS2. Om transportören inte har tillräcklig information för att uppfylla ICS2-kraven kommer paketet sannolikt att försenas, och transportören kan:
   • Kontakta återförsäljaren för information om paketets innehåll.
   • Granska försändelsen, vilket vanligtvis innebär att paketen öppnas så att transportören kan tilldela beskrivningar och HS-koder. Detta kan orsaka problem för återförsäljaren (se nedan).
4. När all lämplig information har hämtats skickar flygtransportören elektroniskt paketuppgifterna till medlemsstatens tullmyndighet via ICS2-systemet i två steg:
   • Förhandsinformation om last före lastning (PLACI): lämnas innan lasten lastas
   • Införseldeklaration (ENS): lämnas före flygets avgång om flygningen är kortare än fyra timmar, eller fyra timmar före ankomst till EU om flygningen överstiger fyra timmar
5. Medlemsstatens tullmyndighet kan skicka meddelanden tillbaka till transportören via ICS2 med begäran om en av följande åtgärder för försändelsen:
   • Begäran om information (RfI): innebär att ENS saknar tillräcklig information och måste ändras.
   • Begäran om kontroll (RfS): innebär att transportören måste kontrollera lasten enligt standarder för högrisklast eller post. Resultatet måste meddelas tillbaka till ICS2.
   • Får inte lastas (DNL): innebär att försändelsen har flaggats som ett hot och att transportören omedelbart måste följa flygsäkerhetsprotokoll för att stoppa hotet.

Hur kan berörda parter förbereda sig för release två av ICS2? 

Flygtransportörer, speditörer, expressbudtjänster och postoperatörer:

Transportörerna och speditörerna hålls ansvariga av EU för att följa ICS2-reglerna.

• Transportörer och logistikleverantörer måste använda Europeiska kommissionens testmiljö för överensstämmelse (tillgänglig till februari 2023) för att testa sin integration med ICS2. De behöver verifiera sin förmåga att skicka försändelseuppgifter och ta emot meddelandesvar från tullmyndigheterna inför releasen av fas två i mars 2023.
• Transportörer måste lämna en PLACI och ENS för varje försändelse via ICS2.
• Om återförsäljare inte lämnar HS-koder med sina försändelser måste transportören eller logistikleverantören tilldela dem; ett snabbt och korrekt sätt att klassificera produkter hjälper transportörer att undvika förseningar.

Återförsäljare och avsändare:

• Även om det juridiska ansvaret för att lämna försändelseuppgifter för ICS2 ligger hos transportörerna kan vissa transportörer kräva att återförsäljare lämnar korrekt information för att skicka paketet. Även om transportören inte kräver detta bör återförsäljare ändå vidta nedanstående åtgärder för att minimera förseningar och undvika att transportörer behöver klassificera produkter, vilket kan leda till felklassificering och förändrad Landed Cost för försändelser.
• Återförsäljare bör förbereda tulldokumentation för sina EU-bundna försändelser med detaljerad information om varorna, inklusive utförliga produktbeskrivningar och HS-koder.
• Att lämna denna information hjälper till att säkerställa att ingen förvirring eller ytterligare information från transportören behövs. Att följa ICS2-riktlinjer om bra beskrivningar och känna till de uppgifter som granskas inom ICS2 kan därför bidra till att förhindra försenade försändelser.
• Återförsäljare rekommenderas att lämna korrekta HS-koder för alla varor i sina försändelser.
• Om återförsäljare inte lämnar transportörerna HS-koder för sina försändelser måste transportören klassificera varorna. Eftersom transportörer inte känner produkterna lika väl som återförsäljaren kan de oavsiktligt använda fel HS-koder, vilket kan leda till högre tullsatser än korrekt och förändra Landed Cost. Detta är särskilt problematiskt om återförsäljaren förskottsuppbär tull och skatt eller skickar med förbetalda tullar och skatter (DDP – Delivered Duty Paid). Dessutom försenar transportörer leveransen när de granskar paket och tilldelar HS-koder.
• För business-to-business-försändelser (B2B) bör återförsäljare se till att mottagarföretagets Economic Operators Registration and Identification-nummer (EORI) finns på handelsfakturan.

Rekommenderade HS-kodslösningar för transportörer:

Det mest effektiva sättet för transportörer att klassificera varor är att integrera med automatiserad teknik för HS-kodklassificering som Zonos Classify API eller Zonos Classify verktyg för HS-kodsökning. United States Postal Service har valt Zonos för sina HS-kodklassificeringar.

Påverkan på återförsäljare och avsändare:

Även om det juridiska ansvaret för att lämna försändelseuppgifter för ICS2 ligger hos transportörerna kan vissa transportörer kräva att återförsäljare lämnar korrekt information för att skicka paketet. Även om transportören inte kräver detta bör återförsäljare ändå vidta nedanstående åtgärder för att minimera förseningar och undvika att transportörer behöver klassificera produkter, vilket kan leda till felklassificering och förändrad Landed Cost för försändelser:

• Återförsäljare bör förbereda tulldokumentation för sina EU-bundna försändelser med detaljerad information om varorna, inklusive utförliga produktbeskrivningar och HS-koder.
  • Att lämna denna information hjälper till att säkerställa att ingen förvirring eller ytterligare information från transportören behövs. Att följa ICS2-riktlinjer om bra beskrivningar och känna till den information som granskas inom ICS2 kan därför bidra till att förhindra försenade försändelser.
• Återförsäljare rekommenderas att lämna korrekta HS-koder för alla varor i sina försändelser.
  • Om återförsäljare inte lämnar transportörerna HS-koder för sina försändelser måste transportören klassificera varorna. Eftersom transportörer inte känner produkterna lika väl som återförsäljaren kan de oavsiktligt använda fel HS-koder, vilket kan leda till högre tullsatser än korrekt och förändra Landed Cost. Detta är särskilt problematiskt om återförsäljaren förskottsuppbär tull och skatt eller skickar med förbetalda tullar och skatter (DDP – Delivered Duty Paid). Dessutom försenar transportörer leveransen när de granskar paket och tilldelar HS-koder.
• För business-to-business-försändelser (B2B) bör återförsäljare se till att mottagarföretagets Economic Operators Registration and Identification-nummer (EORI) finns på handelsfakturan.

Rekommenderade lösningar för återförsäljare:

HS-koder

Återförsäljare kan effektivt klassificera sina varor med Zonos Classify, som har flera alternativ, inklusive ett API, ett massuppladdningsverktyg för att klassificera en hel produktkatalog på en gång eller Zonos Classify verktyg för HS-kodsökning.

EORI-nummer

Economic Operators Registration and Identification-nummer (EORI) krävs för att EU-företag ska kunna importera eller exportera varor till eller från EU. EORI-nummer krävs endast för B2B-försändelser, och endast mottagarföretaget inom EU måste ha ett. Företag utanför EU har ett som avsändare om de har en plats inom EU.

För B2B-försändelser som går in i EU måste avsändaren samla in mottagarföretagets EORI-nummer innan försändelsen lämnas till transportören. Transportören kan inte avgå utan det. Se vår guide för mer information om EORI-nummer.

Oavsett om ni är transportör, speditör eller e-handelsåterförsäljare är det bäst att förbereda er för ICS2 fas två i förväg. Det innebär att ni behöver bekanta er med EU-kommissionens testmiljö för överensstämmelse, se till att processer och verktyg för produktklassificering finns på plats samt lämna detaljerade varubeskrivningar före tidsfristen.