Elektroniczna faktura handlowa

Elektroniczna faktura handlowa (ECI) to dokument handlowy bez papieru, który obejmuje zdigitalizowany proces fakturowania; innymi słowy, jest to faktura, która jest tworzona, wysyłana i odbierana elektronicznie.

Jeśli jesteś importerem, eksporterem lub kimś, kto odgrywa rolę w branży handlowej, to prawdopodobnie znasz faktury handlowe, ale co z ich elektronicznymi odpowiednikami? Elektroniczne faktury stają się coraz bardziej powszechne i czasami są wymagane, więc ważne jest, aby być z nimi zaznajomionym.

Faktura papierowa vs. elektroniczna 

Aby lepiej zrozumieć elektroniczne faktury handlowe, pomocne jest zrozumienie, czym jest faktura handlowa i jak wersja elektroniczna różni się od standardowej.

Czym jest faktura handlowa?

Faktura handlowa jest wymagana przy wszystkich przesyłkach transgranicznych, które nie są dokumentami. Faktura handlowa jest podstawowym dokumentem, który pozwala przesyłce przejść przez odprawę celną do kraju importu. Faktura handlowa pomaga celnikom określić obowiązujące cła, podatki i opłaty na podstawie ważnych informacji, które zawiera o towarach, które są wysyłane, nadawcy i odbiorcy oraz szczegółach transportu.

Porównanie papierowej i elektronicznej

Chociaż obie formy zawierają te same informacje, faktura handlowa jest tylko elektroniczna, jeśli jest tworzona, wysyłana i odbierana w systematycznym formacie elektronicznym, który umożliwia automatyczne i elektroniczne przetwarzanie.

Format elektroniczny 

Wiemy, że standardowe i elektroniczne formy spełniają tę samą funkcję i wyglądają podobnie. Jednak fizyczna faktura handlowa musi być wypełniona ręcznie lub przynajmniej wydrukowana, podczas gdy elektroniczne faktury handlowe są zarówno wypełniane, jak i przesyłane do przewoźnika online. Poniżej znajduje się przykład tego, jak wygląda faktura handlowa (elektroniczna lub fizyczna) z wymaganymi polami informacji.

Chociaż jedyną różnicą między dwoma typami faktur jest ich format, elektroniczna faktura handlowa oferuje kilka korzyści, których forma papierowa nie ma.

Korzyści z formatu elektronicznego 

Format elektroniczny spełnia wszystkie te same cele i jest używany z tych samych powodów, co format papierowy, ale oferuje również kilka korzyści, takich jak:

• Zrównoważony rozwój: forma elektroniczna jest bezpapierowa, co jest bardziej zrównoważone, ponieważ oszczędza papier, czas i koszty związane z drukowaniem

• Wydajność: brak potrzeby drukowania i dołączania dokumentów handlowych, co skutkuje mniejszymi opóźnieniami w odprawie, ponieważ dokumenty elektroniczne są często wstępnie odprawiane i nie mogą zaginąć

• Łatwość i prostota użycia: łatwiej śledzić dane przesyłki (dokumentacja elektroniczna jest zapisywana)

  • Minimalizuje ryzyko zagubienia, brakujących lub uszkodzonych dokumentów handlowych

• Zredukowane ryzyko oszustwa: oprogramowanie dostępne do wysyłania elektronicznych faktur jest bezpieczne, więc istnieje mniejsze ryzyko wystąpienia oszustwa i kradzieży danych

• Wygoda: fizyczne faktury handlowe muszą być wypełniane ręcznie, podczas gdy faktury elektroniczne są głównie generowane automatycznie

Z powodu korzyści, jakie oferują elektroniczne faktury handlowe, niektóre kraje i przewoźnicy preferują elektroniczne dokumenty handlowe. Międzynarodowi przewoźnicy nie obsługują elektronicznego fakturowania handlowego we wszystkich krajach, ale są obsługiwane w większości krajów.

Wypełnianie faktury handlowej 

Większość głównych przewoźników pozwala na tworzenie elektronicznych faktur handlowych z ich platformy automatyzacji/wysyłki lub oprogramowania. Poniższe informacje są potrzebne do wypełnienia elektronicznej faktury handlowej, która jest zasadniczo taka sama jak wymagania dla papierowej faktury handlowej:

• Data wysyłki
• Numer śledzenia
• Nazwa i logo firmy sprzedawcy
• Informacje o nabywcy
• Opis towarów lub usług
• Kwota do zapłaty
• Metody i warunki płatności

Uwaga: Dodatkowe informacje mogą być wymagane dla niektórych przesyłek.

Kroki do wypełnienia ECI 

Najpierw musisz aktywować generowanie elektronicznych faktur handlowych w swojej preferowanej platformie wysyłkowej. Kroki mogą się różnić w zależności od przewoźnika i platformy, ale proces będzie wyglądał mniej więcej tak:

1. W oprogramowaniu swojego przewoźnika lub na platformie wysyłkowej zlokalizuj ustawienia wysyłki (lub ich odpowiednik) w swoim koncie

2. Aktywuj/zarejestruj/włącz/zezwól na dokumentację handlową bez papieru (lub jej odpowiednik)

3. Wybierz, czy chcesz tworzyć faktury na platformie, czy przesłać własne

4. Przeczytaj i zaakceptuj warunki, aby kontynuować

5. Ustaw preferencje

6. Wypełnij wymagane pola

   1. Szczegóły nadawcy (imię, firma, adres itp.)
   2. Szczegóły przesyłki (numer listu przewozowego, data, numer faktury itp.)
   3. Szczegóły dostawy (jeśli adres odbiorcy i adres nabywcy są różne)
   4. Szczegóły sprzedaży (informacje o nabywcy)
   5. Szczegóły przedmiotu/produktu (opisy, sprzedane jednostki, kody HS, kraj pochodzenia itp.)
   6. Szczegóły kosztów/wartości końcowej (zniżki, waluta, fracht, ubezpieczenie, waga itp.)

7. System elektronicznych faktur wygeneruje numer referencyjny faktury (IRN) oraz kod QR

8. Prześlij elektroniczny podpis do faktury i kodu QR

9. Prześlij dodatkowe dokumenty wysyłkowe w razie potrzeby, np. Certyfikat pochodzenia lub Oświadczenie

10. Elektroniczna faktura handlowa zostanie przesłana do organu celnego kraju docelowego w celu ułatwienia odprawy przesyłki

Zasoby przewoźników 

Najczęściej zadawane pytania