Elektroniczna faktura handlowa

Elektroniczna faktura handlowa (ECI) to elektroniczny dokument handlowy bez papieru, który obejmuje zdigitalizowany proces fakturowania; innymi słowy, to faktura, która jest tworzona, wysyłana i otrzymywana elektronicznie.

Jeśli jesteś importerem, eksporterem lub osobą odgrywającą rolę w branży handlowej, prawdopodobnie znasz faktury handlowe, ale co z ich elektronicznymi odpowiednikami? Faktury elektroniczne są coraz szerzej stosowane i czasami są wymagane, dlatego ważne jest zaznajomienie się z nimi.

Faktura papierowa a elektroniczna 

Aby lepiej zrozumieć elektroniczne faktury handlowe, warto zrozumieć, czym jest faktura handlowa i jak wersja elektroniczna różni się od wersji standardowej.

Co to jest faktura handlowa?

Faktura handlowa jest wymagana dla wszystkich międzynarodowych przesyłek niebędących dokumentami. Faktura handlowa jest głównym dokumentem, który umożliwia przesyłce przejść przez urząd celny do kraju importującego. Faktura handlowa pomaga urzędowi celnemu określić odpowiednie cła, podatki i opłaty na podstawie ważnych informacji, które zawiera o wysyłanych towarach, nadawcy i odbiorcy oraz szczegółach transportu.

Porównanie faktury papierowej i elektronicznej

Chociaż obie formy zawierają te same informacje, faktura handlowa jest elektroniczna tylko wtedy, gdy jest opracowana, wysłana i otrzymana w systematycznym formacie elektronicznym, który umożliwia przetwarzanie zautomatyzowane i elektroniczne.

Format elektroniczny 

Wiemy, że formy standardowa i elektroniczna spełniają ten sam cel i wyglądają podobnie. Jednak fizyczna faktura handlowa musi być wypełniana ręcznie lub co najmniej wydrukowana, podczas gdy elektroniczne faktury handlowe są zarówno wypełniane, jak i przesyłane do przewoźnika online. Poniżej znajduje się przykład, jak wygląda faktura handlowa (elektroniczna lub fizyczna) z wymaganymi polami informacyjnymi.

Chociaż jedyną różnicą między dwoma typami faktur jest ich format, elektroniczna faktura handlowa oferuje kilka korzyści, których nie ma forma papierowa.

Korzyści formatu elektronicznego 

Format elektroniczny spełnia wszystkie te same cele i jest używany z tych samych powodów co format papierowy, ale oferuje również kilka korzyści, takich jak:

• Zrównoważenie: forma elektroniczna jest bezpapierkowa, co jest bardziej zrównoważone, ponieważ oszczędza papier, czas i koszty związane z drukowaniem

• Wydajność: nie ma potrzeby drukowania i dołączania dokumentów handlowych, co skutkuje mniejszymi opóźnieniami w odprawie, ponieważ dokumenty elektroniczne są często wstępnie odprawiane i nie mogą się zgubić

• Łatwość i prostota użytkowania: łatwiej jest śledzić dane przesyłki (dokumentacja elektroniczna jest zapisywana)

  • Minimalizuje ryzyko utraty, zagubienia lub uszkodzenia dokumentacji handlowej

• Zmniejszone ryzyko oszustwa: oprogramowanie dostępne do wysyłania elektronicznych faktur jest bezpieczne, dlatego istnieje mniejsza szansa na doświadczenie oszustwa i kradzieży danych

• Wygoda: fizyczne faktury handlowe muszą być wypełniane ręcznie, podczas gdy faktury elektroniczne są w większości przypadków generowane dla Ciebie

Ze względu na korzyści, które oferują elektroniczne faktury handlowe, niektóre kraje i przewoźnicy preferują elektroniczne dokumenty handlowe. Międzynarodowi przewoźnicy nie obsługują elektronicznego fakturowania handlowego we wszystkich krajach, ale są wspierani w większości krajów.

Wypełnianie faktury handlowej 

Większość głównych przewoźników pozwala na tworzenie elektronicznych faktur handlowych z ich platformy automatyzacji/wysyłki lub oprogramowania. Następujące informacje są potrzebne do wypełnienia elektronicznej faktury handlowej, co zasadniczo jest takie samo jak wymagania dla papierowej faktury handlowej:

• Data przesyłki
• Numer śledzenia
• Nazwa firmy sprzedawcy i logo
• Informacje kupującego
• Opis towarów lub usług
• Należna kwota
• Metody płatności i warunki

Uwaga: Dodatkowe informacje mogą być wymagane dla niektórych przesyłek.

Kroki do wypełnienia ECI 

Najpierw musisz aktywować generowanie elektronicznej faktury handlowej na preferowanej platformie wysyłkowej. Kroki mogą się różnić w zależności od przewoźnika i platformy, ale proces będzie wyglądać mniej więcej jak poniżej:

1. W oprogramowaniu przewoźnika wysyłki lub platformie wysyłkowej znajdź ustawienia wysyłki (lub odpowiednik) na koncie

2. Aktywuj/zarejestruj/włącz/zezwól na elektroniczną dokumentację handlową (lub odpowiednik)

3. Wybierz, czy chcesz tworzyć faktury na platformie, czy przesłać własne

4. Przeczytaj i zaakceptuj warunki, aby kontynuować

5. Skonfiguruj preferencje

6. Wypełnij wymagane pola

   1. Szczegóły nadawcy (imię i nazwisko, firma, adres itp.)
   2. Szczegóły przesyłki (numer listu przewozowego, data, numer faktury itp.)
   3. Szczegóły adresu dostawy (jeśli adres odbiorcy i adres kupującego są różne)
   4. Szczegóły sprzedającego (informacje kupującego)
   5. Szczegóły pozycji/produktu (opisy, sprzedane jednostki, kody HS, kraj pochodzenia itp.)
   6. Szczegóły ostatecznego kosztu/wartości (zniżki, waluta, wysyłka, ubezpieczenie, waga itp.)

7. System elektronicznej faktury wygeneruje numer referencyjny faktury (IRN) i kod szybkiej odpowiedzi (kod QR)

8. Przesłij podpis elektroniczny do faktury i kodu QR

9. Przesłij dodatkowe dokumenty wysyłkowe w razie potrzeby, np. Certyfikat pochodzenia lub Oświadczenie

10. Elektroniczna faktura handlowa zostanie przesłana do urzędu celnego kraju docelowego w celu ułatwienia odprawy przesyłki

Zasoby przewoźnika 

Często zadawane pytania