ICS2 fase to forklart: Hva det er og hvordan å holde seg i samsvar

Hva skjer i fase to av ICS2? 

Fra 1. mars 2023 må alle flyselskaper, speditører, ekspresskurirtjenester og postatoer som transporterer varer til eller gjennom EU med fly digitalt sende inn informasjon om forsendelse på forhånd til EUs nye program for sikkerhetskontroll ved forsendelsesankomst, Import Control System 2 - Second Release, før forsendelsen ankommer EU. For en dypere titt på ICS2 og dets faser, ta en titt på vår ICS2-guide.

Selv om flyselskaper, postatoer og ekspresskurirtjenester er juridisk ansvarlige for oppfyllelse av ICS2-datakrav, kan detaljister som sender pakker til EU også ta skritt for å forhindre forsinkelser i forsendelse. Les videre for å lære hvordan alle parter kan holde seg i samsvar og hjelpe forsendelser til å flyte jevnt under ICS2 release to.

Denne bloggen vil dekke følgende:

• Den ideelle dataflyt av ICS2 fase to
• Hvordan berørte parter kan forberede seg for fase to av ICS2
• Påvirkning på transportører
• Påvirkning på detaljister

Den ideelle dataflyt av ICS2 fase to 

Følgende er den ideelle flyten av e-handels forsendelseinformasjon som passerer som data fra forhandler til transportør til tollvesen for ICS2 fase to. Det vil imidlertid være tider når riktige data ikke er tilgjengelige. Les nedenfor for informasjon om konsekvensene av manglende forsendelsesdetaljer og noen alternativer for å automatisere systemer for å få og sende inn påkrevde data.

1. Forhandleren forbereder en EU-bundet forsendelse med detaljert informasjon om innholdet på clearingdokumentasjonen (kommersiell faktura, CN22, CN23, osv.), inkludert detaljerte produktbeskrivelser og HS-koder. (Hvordan kan jeg få HS-koder?)
2. Transportøren mottar forsendelsen sammen med dens elektronisk innlevert forsendelsesdetaljer og skjemaer.
   • Speditører må enten sende inn forsendelsesdata til ICS2 eller sende dem videre til flyselskapet sammen med pakken.
3. Flyselskaper vil bekrefte at de har all informasjon som er nødvendig for forsendelsen, eller at dataene allerede er sendt inn til ICS2. Hvis transportøren ikke har tilstrekkelig informasjon til å tilfredsstille ICS2-krav, vil pakken sannsynligvis bli forsinket, og transportøren kan:
   • Kontakte forhandleren for informasjon om pakkinnhold.
   • Utføre en revisjon av forsendelsen, som vanligvis innebærer å åpne pakkene slik at de kan tildele beskrivelser og HS-koder selv. Dette kan forårsake problemer for forhandleren (se nedenfor).
4. Når all nødvendig informasjon er oppnådd, sender flyselskapet elektronisk pakkdata til medlemsstatens tollmyndighet via ICS2-systemet i to trinn:
   • Pre-loading advance cargo information (PLACI): Sendt før lasten lastes
   • Entry Summary Declaration (ENS): Sendt før flyet tar av hvis flyturen er kortere enn fire timer, eller fire timer før ankomst til EU hvis flyturen overstiger fire timer
5. Medlemsstatens tollmyndighet kan sende meldinger tilbake til transportøren via ICS2 som ber om en av følgende handlinger angående forsendelsen:
   • Request for Information (RfI): Dette betyr at ENS har utilstrekkelig informasjon og må endres.
   • Request for Screening (RfS): Dette betyr at transportøren må screening av lasten i henhold til høyrisikolast- eller poststandarder. De må kommunisere screening-resultatene tilbake til ICS2.
   • Do Not Load (DNL): Dette betyr at forsendelsen har blitt flagget som en trussel, og transportøren må ta umiddelbare skritt som følger luftfartssikkerhetsprotokoller for å stoppe trusselen.

Hvordan kan berørte parter forberede seg for release to av ICS2? 

Flyselskaper, speditører, ekspresskurirtjenester og postatoer:

Transportørene og speditørene er ansvarlige for EU for å overholde ICS2-forskrifter.

• Transportører og logistikkleverandører må bruke European Commissions overensstemmelsestestmiljø (tilgjengelig til februar 2023) til å teste integrasjonen sin med ICS2. De må verifisere sin evne til å sende forsendelsesdata og motta meldingsresponser fra tollmyndighetene som forberedelse på fase to av mars 2023.

• Transportører må sende inn en PLACI og ENS for hver forsendelse via ICS2.

• Hvis forhandlere ikke leverer HS-koder med forsendelsene sine, må transportøren eller logistikkleverandøren tildele dem; å ha en rask og nøyaktig måte å klassifisere produkter på vil hjelpe transportører med å unngå forsinkelser.

Forhandlere og avsendere:

• Selv om det juridiske ansvaret for å levere forsendelsesdata for ICS2 ligger hos transportørene, kan noen transportører kreve at forhandlere gir dem nøyaktig informasjon for å sende pakken. Selv om transportøren ikke krever dette, bør forhandlere likevel ta skritt nedenfor for å minimere forsinkelser i forsendelse og unngå behovet for transportører til å klassifisere produktene deres som kunne resultere i at produkter blir feilklassifisert og den leverte kostnaden for forsendelsene deres blir endret.
• Forhandlere bør forberede clearingdokumentasjon for deres EU-bundne forsendelser med detaljert informasjon om varene som finnes i forsendelsen, inkludert grundig produktbeskrivelser og HS-koder.
• Å levere denne informasjonen vil bidra til å sikre at det ikke vil være forvirring eller behov for tilleggsinformasjon fra transportøren. Derfor kan det å følge ICS2-retningslinjer om gode beskrivelser og være klar over informasjonen screenet under ICS2 bidra til å forhindre forsinkede forsendelser.
• Forhandlere anbefales å gi nøyaktige HS-koder for alle varer i forsendelsene sine.
• Hvis forhandlere ikke leverer transportørene med HS-kode(r) for forsendelsene sine, må transportøren klassifisere varene. Fordi transportører ikke kjenner produktene så godt som forhandleren, kan de utilsiktet bruke feil HS-koder, noe som kan resultere i høyere enn nøyaktig tollsatser som blir tildelt forsendelsene, og endrer den leverte kostnaden. Dette er spesielt problematisk hvis forhandleren forhåndssamler toll og skatt eller sender med forhåndsbetalt tollangivelser og skatt (DDP- Delivered Duty Paid). I tillegg vil transportører som tar tid på å revidere pakker og tildele HS-koder forsinke leveringen.
• For business-to-business (B2B) forsendelser bør forhandlere sikre at mottakerbedriftens Economic Operators Registration and Identification (EORI)-nummer er på den kommersielle fakturaen.

Anbefalte HS-kode-løsninger for transportører:

Den mest effektive måten for transportører å klassifisere varer på er ved å integrere med automatisert HS-kodeklassifiseringsteknologi som Zonos Classify API eller Zonos Classify HS-kode oppslags verktøy. United States Postal Service har valgt Zonos for å drive deres HS-kodeklassifiseringer.

Påvirkning på forhandlere og avsendere:

Selv om det juridiske ansvaret for å levere forsendelsesdata for ICS2 ligger hos transportørene, kan noen transportører kreve at forhandlere gir dem nøyaktig informasjon for å sende pakken. Selv om transportøren ikke krever dette, bør forhandlere likevel ta skritt nedenfor for å minimere forsinkelser i forsendelse og unngå behovet for transportører til å klassifisere produktene deres som kunne resultere i at produkter blir feilklassifisert og den leverte kostnaden for forsendelsene deres blir endret:

• Forhandlere bør forberede clearingdokumentasjon for deres EU-bundne forsendelser med detaljert informasjon om varene som finnes i forsendelsen, inkludert grundig produktbeskrivelser og HS-koder.
  • Å levere denne informasjonen vil bidra til å sikre at det ikke vil være forvirring eller behov for tilleggsinformasjon fra transportøren. Derfor kan det å følge ICS2-retningslinjer om gode beskrivelser og være klar over informasjonen screenet under ICS2 bidra til å forhindre forsinkede forsendelser.
• Forhandlere anbefales å gi nøyaktige HS-koder for alle varer i forsendelsene sine.
  • Hvis forhandlere ikke leverer transportørene med HS-kode(r) for forsendelsene sine, må transportøren klassifisere varene. Fordi transportører ikke kjenner produktene så godt som forhandleren, kan de utilsiktet bruke feil HS-koder, noe som kan resultere i høyere enn nøyaktig tollsatser som blir tildelt forsendelsene, og endrer den leverte kostnaden. Dette er spesielt problematisk hvis forhandleren forhåndssamler toll og skatt eller sender med forhåndsbetalt tollangivelser og skatt (DDP- Delivered Duty Paid). I tillegg vil transportører som tar tid på å revidere pakker og tildele HS-koder forsinke leveringen.
• For business-to-business (B2B) forsendelser bør forhandlere sikre at mottakerbedriftens Economic Operators Registration and Identification (EORI)-nummer er på den kommersielle fakturaen.

Anbefalte løsninger for forhandlere:

HS-koder

Forhandlere kan effektivt klassifisere varene sine ved å bruke Zonos Classify, som har en rekke alternativer, inkludert en API, et masseupplastingsverktøy for klassifisering av et helt produktkatalog på en gang, eller Zonos Classify HS-kode oppslags verktøy.

EORI-nummer

Economic Operators Registration and Identification number (EORI) er påkrevd for EU-virksomheter for å importere eller eksportere varer inn i eller ut av EU. EORI-nummere er bare nødvendig for B2B-forsendelser, og bare mottakerbedriften må ha en. Ikke-EU-virksomheter vil ha en som avsender hvis de har en EU-lokasjon.

For B2B-forsendelser som kommer inn i EU, må avsenderen samle inn mottakerbedriftens EORI-nummer før forsendelsen overleveres til transportøren. Transportøren kan ikke dra uten det. Se vår guide for mer informasjon om EORI-nummere.

Enten du er transportør, speditor eller nettforhandler, er det best å forberede deg på ICS2 fase to på forhånd. Det betyr å bli kjent med EU-kommisjonens overensstemmelsestestmiljø, sikre at prosesser og verktøy er på plass for klassifisering av produkter, og gi detaljerte beskrivelser av varer før fristen.