ICS2 fase to forklart: Hva det er og hvordan du kan forbli i samsvar

Hva skjer i fase to av ICS2? 

Fra 1. mars 2023 må alle flytransportører, speditører, ekspresskurertjenester og postoperatører som transporterer varer til eller gjennom Den europeiske union med fly, digitalt sende inn forhåndsinformasjon om lasten til EUs nye tollprogram for sikkerhet og trygghet før ankomst, Import Control System 2 - Andre utgivelse, før forsendelsens ankomst til EU. For en grundig gjennomgang av ICS2 og dets faser, ta en titt på vår ICS2-guide.

Selv om flytransportører, postoperatører og ekspresskurere holdes juridisk ansvarlige for å oppfylle ICS2-datakravene, kan detaljister som sender pakker til EU også ta skritt for å forhindre forsinkelser i forsendelsen. Fortsett å lese for å lære hvordan alle parter kan forbli i samsvar og hjelpe forsendelser med å flyte jevnt under ICS2 utgivelse to.

Denne bloggen vil dekke følgende:

• Den ideelle dataflyten for ICS2 fase to
• Hvordan berørte parter kan forberede seg på fase to av ICS2
• Innvirkning på transportører
• Innvirkning på detaljister

Den ideelle dataflyten for ICS2 fase to 

Følgende er den ideelle flyten av e-handel forsendelsesinformasjon som passerer som data fra detaljist til transportør til toll for ICS2 fase to. Det vil imidlertid være tider når de nødvendige dataene ikke er tilgjengelige. Les nedenfor for informasjon om konsekvensene av manglende forsendelsesdetaljer og noen alternativer for å automatisere systemer for å skaffe og sende inn de nødvendige dataene.

1. Detaljisten forbereder en forsendelse til EU med detaljert informasjon om innholdet på klareringsdokumentasjonen (kommersielt faktura, CN22, CN23, osv.), inkludert detaljerte produktbeskrivelser og HS-koder. (Hvordan kan jeg få HS-koder?)
2. Transportøren mottar forsendelsen sammen med dens elektronisk innsendte forsendelsesdetaljer og skjemaer.
   • Speditører må enten sende inn forsendelsesdata til ICS2 eller videreformidle det til flytransportøren med pakken.
3. Flytransportørene vil bekrefte at de har all informasjonen som trengs for forsendelsen, eller at dataene allerede er sendt inn til ICS2. Hvis transportøren ikke har tilstrekkelig informasjon til å oppfylle ICS2-kravene, vil pakken sannsynligvis bli forsinket, og transportøren kan:
   • Kontakte detaljisten for informasjon om pakkens innhold.
   • Utføre en revisjon av forsendelsen, som vanligvis innebærer å åpne pakkene slik at de kan tildele beskrivelser og HS-koder selv. Dette kan forårsake problemer for detaljisten (se nedenfor).
4. Når all passende informasjon er innhentet, sender flytransportøren elektronisk pakkeinformasjonen til medlemsstatens tollmyndighet via ICS2-systemet i to trinn:
   • Forhåndslasting av lastinformasjon (PLACI): Sendes inn før lasten lastes
   • Innføringsoppsummeringsdeklarasjon (ENS): Sendes inn før avgang hvis flyvningen er kortere enn fire timer, eller fire timer før ankomst til EU hvis flyvningen overstiger fire timer
5. Medlemsstatens tollmyndighet kan sende meldinger tilbake til transportøren via ICS2 og be om en av følgende handlinger angående forsendelsen:
   • Forespørsel om informasjon (RfI): Dette betyr at ENS har utilstrekkelig informasjon og må endres.
   • Forespørsel om screening (RfS): Dette betyr at transportøren må screen lasten i henhold til standarder for høy-risiko last eller post. De må kommunisere screeningresultatene tilbake til ICS2.
   • Ikke last (DNL): Dette betyr at forsendelsen er flagget som en trussel, og transportøren må ta umiddelbare skritt som følger luftfartsikkerhetsprosedyrer for å stoppe trusselen.

Hvordan kan berørte parter forberede seg på utgivelse to av ICS2? 

Luftfartsselskaper, speditører, ekspresskurertjenester og postoperatører:

Fartøyer og speditører holdes ansvarlige av EU for å overholde ICS2-regelverket.

• Fartøyer og logistikktjenester må bruke Den europeiske kommisjonens testmiljø for samsvar (tilgjengelig til februar 2023) for å teste sin integrasjon med ICS2. De må verifisere sin evne til å sende fraktdata og motta meldingsrespons fra tollmyndighetene i forberedelse til utgivelsesdatoen for fase to i mars 2023.

• Fartøyer må sende inn en PLACI og ENS for hver forsendelse via ICS2.

• Hvis detaljhandlere ikke oppgir HS-koder med forsendelsene sine, må fartøyet eller logistikktjenesten tildele dem; å ha en rask og nøyaktig måte å classify produkter på vil hjelpe fartøyer med å unngå forsinkelser.

Detaljhandlere og avsendere:

• Selv om det juridiske ansvaret for å gi fraktdata for ICS2 ligger hos fartøyene, kan noen fartøyer kreve at detaljhandlere gir dem nøyaktig informasjon for å sende pakken. Selv om fartøyet ikke krever dette, bør detaljhandlere fortsatt ta de følgende trinnene for å minimere fraktforsinkelser og unngå behovet for at fartøyene classify produktene deres, noe som kan resultere i at produkter blir feilklassifisert og landed cost for forsendelsene deres blir endret.
• Detaljhandlere bør forberede klareringsdokumentasjon for sine EU-bundne forsendelser med detaljert informasjon om varene som er inkludert i forsendelsen, inkludert grundige produktbeskrivelser og HS-koder.
• Å gi denne informasjonen vil bidra til å sikre at det ikke blir forvirring eller behov for ytterligere informasjon fra fartøyet. Derfor kan det å følge ICS2-retningslinjene om gode beskrivelser og være oppmerksom på informasjonen som blir screenet under ICS2 bidra til å forhindre forsinkede forsendelser.
• Det anbefales at detaljhandlere gir nøyaktige HS-koder for alle varer i forsendelsene sine.
• Hvis detaljhandlere ikke gir fartøyene HS-kode(r) for forsendelsene sine, må fartøyet classify varene. Fordi fartøyene ikke kjenner produktene like godt som detaljhandleren, kan de utilsiktet bruke feil HS-koder, noe som kan resultere i at høyere enn nøyaktige tollsatser blir tildelt forsendelser, og endre landed cost. Dette er spesielt problematisk hvis detaljhandleren forhåndsinnhenter toll og skatt eller sender med forhåndsbetalte avgifter og skatter (DDP - Delivered Duty Paid). I tillegg vil fartøy som tar seg tid til å revidere pakker og tildele HS-koder forsinke leveransen.
• For forsendelser mellom bedrifter (B2B) bør detaljhandlere sørge for at mottakerbedriftens Economic Operators Registration and Identification (EORI) nummer er på den kommersielle fakturaen.

Anbefalte HS-kodeløsninger for fartøyer:

Den mest effektive måten for fartøyer å classify varer på er ved å integrere med en automatisert HS-kodeklassifiseringsteknologi som Zonos Classify API eller Zonos Classify HS-kodeoppslagverktøy. United States Postal Service har valgt Zonos til å drive sine HS-kodeklassifiseringer.

Innvirkning på detaljhandlere og avsendere:

Selv om det juridiske ansvaret for å gi fraktdata for ICS2 ligger hos fartøyene, kan noen fartøyer kreve at detaljhandlere gir dem nøyaktig informasjon for å sende pakken. Selv om fartøyet ikke krever dette, bør detaljhandlere fortsatt ta de følgende trinnene for å minimere fraktforsinkelser og unngå behovet for at fartøyene classify produktene deres, noe som kan resultere i at produkter blir feilklassifisert og landed cost for forsendelsene deres blir endret:

• Detaljhandlere bør forberede klareringsdokumentasjon for sine EU-bundne forsendelser med detaljert informasjon om varene som er inkludert i forsendelsen, inkludert grundige produktbeskrivelser og HS-koder.
  • Å gi denne informasjonen vil bidra til å sikre at det ikke blir forvirring eller behov for ytterligere informasjon fra fartøyet. Derfor kan det å følge ICS2-retningslinjene om gode beskrivelser og være oppmerksom på informasjonen som blir screenet under ICS2 bidra til å forhindre forsinkede forsendelser.
• Det anbefales at detaljhandlere gir nøyaktige HS-koder for alle varer i forsendelsene sine.
  • Hvis detaljhandlere ikke gir fartøyene HS-kode(r) for forsendelsene sine, må fartøyet classify varene. Fordi fartøyene ikke kjenner produktene like godt som detaljhandleren, kan de utilsiktet bruke feil HS-koder, noe som kan resultere i at høyere enn nøyaktige tollsatser blir tildelt forsendelser, og endre landed cost. Dette er spesielt problematisk hvis detaljhandleren forhåndsinnhenter toll og skatt eller sender med forhåndsbetalte avgifter og skatter (DDP - Delivered Duty Paid). I tillegg vil fartøy som tar seg tid til å revidere pakker og tildele HS-koder forsinke leveransen.
• For forsendelser mellom bedrifter (B2B) bør detaljhandlere sørge for at mottakerbedriftens Economic Operators Registration and Identification (EORI) nummer er på den kommersielle fakturaen.

Anbefalte løsninger for detaljhandlere:

HS-koder

Detaljhandlere kan effektivt classify varene sine ved å bruke Zonos Classify, som har en rekke alternativer, inkludert en API, et verktøy for masseopplasting for å klassifisere hele produktkatalogen på en gang, eller Zonos Classify HS-kodeoppslagverktøy.

EORI-nummer

Economic Operators Registration and Identification-nummer (EORI) er påkrevd for EU-virksomheter for å importere eller eksportere varer inn i eller ut av EU. EORI-nummer er kun påkrevd for B2B-forsendelser, og kun den EU-mottakende virksomheten må ha ett. Ikke-EU-virksomheter vil ha ett som avsender hvis de har en EU-lokasjon.

For B2B-forsendelser som kommer inn i EU, må avsenderen collect mottakerbedriftens EORI-nummer før forsendelsen overleveres til fartøyet. Fartøyet kan ikke dra uten det. Se vår veiledning for mer informasjon om EORI-nummer.

Enten du er et fartøy, speditør eller nettbutikk, er det best å forberede seg på ICS2 fase to på forhånd. Det betyr å bli kjent med Den europeiske kommisjonens testmiljø for samsvar, sikre at prosesser og verktøy er på plass for klassifisering av produkter, og gi detaljerte beskrivelser av varer før fristen.