Leer het doel en de voordelen van elektronische commerciële facturen.
Een elektronische commerciële factuur (ECI) is een papierloos handelsdocument
met een gedigitaliseerd facturatieproces; het is een factuur die
elektronisch wordt aangemaakt, verzonden en ontvangen.
Als u importeur, exporteur bent of een rol speelt in de handelssector, kent u waarschijnlijk commerciële facturen, maar wat dacht u van hun elektronische tegenhangers? Elektronische facturen worden steeds breder gebruikt en zijn soms verplicht, dus het is belangrijk ermee vertrouwd te raken.
Om elektronische commerciële facturen beter te begrijpen, helpt het te weten wat een commerciële factuur is en hoe de elektronische versie verschilt van de standaard.
Wat is een commerciële factuur?
Een commerciële factuur is vereist voor alle niet-documentaire grensoverschrijdende zendingen. De commerciële factuur is het primaire document waarmee een zending door de douane van het importland kan gaan. De commerciële factuur helpt de douane van toepassing zijnde rechten, belastingen en kosten te bepalen op basis van belangrijke informatie over de verzonden goederen, verzender en ontvanger, en transportdetails.
Vergelijking papier vs. elektronisch
Hoewel beide vormen dezelfde informatie bevatten, is een commerciële factuur alleen elektronisch als deze is samengesteld, verzonden en ontvangen in een systematisch elektronisch formaat dat geautomatiseerde en elektronische verwerking mogelijk maakt.
We weten dat de standaard- en elektronische vormen hetzelfde doel vervullen en er vergelijkbaar uitzien. Een fysieke commerciële factuur moet echter minstens handmatig worden ingevuld of worden afgedrukt, terwijl elektronische commerciële facturen zowel worden ingevuld als online aan de vervoerder worden ingediend. Hieronder staat een voorbeeld van hoe een commerciële factuur (elektronisch of fysiek) eruitziet met de verplichte informatievelden.
Hoewel het enige verschil tussen beide factuurtypes het formaat is, biedt de elektronische commerciële factuur verschillende voordelen die het papieren formulier niet heeft.
Het elektronische formaat vervult alle dezelfde doelen en wordt om dezelfde redenen gebruikt als het papieren formaat, maar biedt ook verschillende voordelen, zoals:
Duurzaamheid: het elektronische formulier is papierloos, wat duurzamer is omdat het papier, tijd en kosten voor afdrukken bespaart
Efficiëntie: geen afdrukken en bevestigen van handelsdocumenten nodig, wat leidt tot minder inklaringsvertragingen omdat elektronische documenten vaak vooraf worden ingeklaard en niet kwijt kunnen raken
Gebruiksgemak en eenvoud: eenvoudiger om zendingdata bij te houden (elektronische documentatie wordt opgeslagen)
Minimaliseert risico op verloren, ontbrekende of beschadigde handelsrecords
Verminderd frauderisico: de software voor het verzenden van elektronische facturen is beveiligd, dus er is minder kans op fraude en datadiefstal
Gemak: fysieke commerciële facturen moeten handmatig worden ingevuld, terwijl elektronische facturen grotendeels voor u worden gegenereerd
Vanwege de voordelen van elektronische commerciële facturen geven sommige landen en vervoerders de voorkeur aan elektronische handelsdocumenten. Internationale vervoerders ondersteunen elektronische commerciële facturatie niet in alle landen, maar dit wordt in de meeste landen ondersteund.
De meeste grote vervoerders laten u elektronische commerciële facturen aanmaken vanuit hun automatisering-/verzendplatform of -software. De volgende informatie is nodig om een elektronische commerciële factuur in te vullen, wat in essentie hetzelfde is als de vereisten voor een papieren commerciële factuur:
De verzenddatum
Een trackingnummer
De bedrijfsnaam en het logo van de verkoper
De informatie van de koper
Een beschrijving van goederen of diensten
Het verschuldigde bedrag
Betaalmethoden en -voorwaarden
Opmerking: Voor bepaalde zendingen kan extra informatie vereist zijn.
Eerst moet u elektronische commerciële factuurgeneratie activeren in uw voorkeursverzendplatform. De stappen kunnen per vervoerder en platform verschillen, maar het proces ziet er ongeveer als volgt uit:
Zoek in uw vervoerderssoftware of verzendplatform verzendinstellingen (of het equivalent) in uw account
Activeer/schrijf u in/stel in/sta papierloze handelsdocumentatie toe (of het equivalent)
Kies of u facturen op het platform wilt aanmaken of uw eigen wilt uploaden
Lees en accepteer de algemene voorwaarden om door te gaan
Het elektronische facturatiesysteem genereert het invoice reference number (IRN) en een quick response code (QR-code)
Upload een elektronische handtekening op de factuur en QR-code
Upload indien nodig extra verzenddocumenten, bijv. Certificate of Origin of Declaration Statement
De elektronische commerciële factuur wordt verzonden naar de douaneautoriteit van het bestemmingsland om inklaring van de zending te faciliteren
Labels in Dashboard
Als u Zonos Landed Cost gebruikt voor berekeningen, kunt u labels voor veel vervoerders aanmaken in Zonos Dashboard, die de commerciële factuur automatisch invult voor orders in het systeem met orderdetails zoals klantinformatie, artikelbeschrijvingen, HS-codes, enz. Als de vervoerder en het bestemmingsland elektronische commerciële facturen accepteren, uploadt Zonos Dashboard de commerciële factuur voor u en koppelt deze automatisch aan het label.
Beïnvloeden promo's/kortingen de manier waarop ik een commerciële factuur invul?
Het korten van artikelen op commerciële facturen kan lastig zijn. U kunt tegen problemen aanlopen, waaronder dat de douane de korting niet accepteert of reconciliatie vereist omdat uw ordertotaal verschilt van uw commerciële factuurtotaal. Bovendien beïnvloedt de manier waarop u de commerciële factuur invult hoe de douane de uiteindelijke landed cost berekent. Als u bijvoorbeeld de landed cost vooraf incasseert, maar uw commerciële factuur niet met nauwkeurige informatie is ingevuld, kan de douane iets anders in rekening brengen dan wat u aanvankelijk aan uw klant hebt berekend, wat kan resulteren in het absorberen van de extra kosten. Daarom moet u weten hoe u kortingen, promocodes, gratis verzending, enz. nauwkeurig toepast op uw commerciële factuur om deze potentiële problemen te voorkomen.
Elektronische commerciële factuur
Elektronische commerciële factuur
Leer het doel en de voordelen van elektronische commerciële facturen.Een elektronische commerciële factuur (ECI) is een papierloos handelsdocument met een gedigitaliseerd facturatieproces; het is een factuur die elektronisch wordt aangemaakt, verzonden en ontvangen.
Als u importeur, exporteur bent of een rol speelt in de handelssector, kent u waarschijnlijk commerciële facturen, maar wat dacht u van hun elektronische tegenhangers? Elektronische facturen worden steeds breder gebruikt en zijn soms verplicht, dus het is belangrijk ermee vertrouwd te raken.
Papier vs. elektronische factuur
Om elektronische commerciële facturen beter te begrijpen, helpt het te weten wat een commerciële factuur is en hoe de elektronische versie verschilt van de standaard.
Wat is een commerciële factuur?
Een commerciële factuur is vereist voor alle niet-documentaire grensoverschrijdende zendingen. De commerciële factuur is het primaire document waarmee een zending door de douane van het importland kan gaan. De commerciële factuur helpt de douane van toepassing zijnde rechten, belastingen en kosten te bepalen op basis van belangrijke informatie over de verzonden goederen, verzender en ontvanger, en transportdetails.
Vergelijking papier vs. elektronisch
Hoewel beide vormen dezelfde informatie bevatten, is een commerciële factuur alleen elektronisch als deze is samengesteld, verzonden en ontvangen in een systematisch elektronisch formaat dat geautomatiseerde en elektronische verwerking mogelijk maakt.
Elektronisch formaat
We weten dat de standaard- en elektronische vormen hetzelfde doel vervullen en er vergelijkbaar uitzien. Een fysieke commerciële factuur moet echter minstens handmatig worden ingevuld of worden afgedrukt, terwijl elektronische commerciële facturen zowel worden ingevuld als online aan de vervoerder worden ingediend. Hieronder staat een voorbeeld van hoe een commerciële factuur (elektronisch of fysiek) eruitziet met de verplichte informatievelden.
Hoewel het enige verschil tussen beide factuurtypes het formaat is, biedt de elektronische commerciële factuur verschillende voordelen die het papieren formulier niet heeft.
Voordelen van elektronisch formaat
Het elektronische formaat vervult alle dezelfde doelen en wordt om dezelfde redenen gebruikt als het papieren formaat, maar biedt ook verschillende voordelen, zoals:
Duurzaamheid: het elektronische formulier is papierloos, wat duurzamer is omdat het papier, tijd en kosten voor afdrukken bespaart
Efficiëntie: geen afdrukken en bevestigen van handelsdocumenten nodig, wat leidt tot minder inklaringsvertragingen omdat elektronische documenten vaak vooraf worden ingeklaard en niet kwijt kunnen raken
Gebruiksgemak en eenvoud: eenvoudiger om zendingdata bij te houden (elektronische documentatie wordt opgeslagen)
Verminderd frauderisico: de software voor het verzenden van elektronische facturen is beveiligd, dus er is minder kans op fraude en datadiefstal
Gemak: fysieke commerciële facturen moeten handmatig worden ingevuld, terwijl elektronische facturen grotendeels voor u worden gegenereerd
Vanwege de voordelen van elektronische commerciële facturen geven sommige landen en vervoerders de voorkeur aan elektronische handelsdocumenten. Internationale vervoerders ondersteunen elektronische commerciële facturatie niet in alle landen, maar dit wordt in de meeste landen ondersteund.
Een commerciële factuur invullen
De meeste grote vervoerders laten u elektronische commerciële facturen aanmaken vanuit hun automatisering-/verzendplatform of -software. De volgende informatie is nodig om een elektronische commerciële factuur in te vullen, wat in essentie hetzelfde is als de vereisten voor een papieren commerciële factuur:
Stappen om een ECI in te vullen
Eerst moet u elektronische commerciële factuurgeneratie activeren in uw voorkeursverzendplatform. De stappen kunnen per vervoerder en platform verschillen, maar het proces ziet er ongeveer als volgt uit:
Zoek in uw vervoerderssoftware of verzendplatform verzendinstellingen (of het equivalent) in uw account
Activeer/schrijf u in/stel in/sta papierloze handelsdocumentatie toe (of het equivalent)
Kies of u facturen op het platform wilt aanmaken of uw eigen wilt uploaden
Lees en accepteer de algemene voorwaarden om door te gaan
Stel voorkeuren in
Vul de verplichte velden in
Het elektronische facturatiesysteem genereert het invoice reference number (IRN) en een quick response code (QR-code)
Upload een elektronische handtekening op de factuur en QR-code
Upload indien nodig extra verzenddocumenten, bijv. Certificate of Origin of Declaration Statement
De elektronische commerciële factuur wordt verzonden naar de douaneautoriteit van het bestemmingsland om inklaring van de zending te faciliteren
Als u Zonos Landed Cost gebruikt voor berekeningen, kunt u labels voor veel vervoerders aanmaken in Zonos Dashboard, die de commerciële factuur automatisch invult voor orders in het systeem met orderdetails zoals klantinformatie, artikelbeschrijvingen, HS-codes, enz. Als de vervoerder en het bestemmingsland elektronische commerciële facturen accepteren, uploadt Zonos Dashboard de commerciële factuur voor u en koppelt deze automatisch aan het label.
Vervoerdersresources
Veelgestelde vragen
Beïnvloeden promo's/kortingen de manier waarop ik een commerciële factuur invul?
Het korten van artikelen op commerciële facturen kan lastig zijn. U kunt tegen problemen aanlopen, waaronder dat de douane de korting niet accepteert of reconciliatie vereist omdat uw ordertotaal verschilt van uw commerciële factuurtotaal. Bovendien beïnvloedt de manier waarop u de commerciële factuur invult hoe de douane de uiteindelijke landed cost berekent. Als u bijvoorbeeld de landed cost vooraf incasseert, maar uw commerciële factuur niet met nauwkeurige informatie is ingevuld, kan de douane iets anders in rekening brengen dan wat u aanvankelijk aan uw klant hebt berekend, wat kan resulteren in het absorberen van de extra kosten. Daarom moet u weten hoe u kortingen, promocodes, gratis verzending, enz. nauwkeurig toepast op uw commerciële factuur om deze potentiële problemen te voorkomen.
Was deze pagina nuttig?