Elektronische commerciële factuur

Een elektronische commerciële factuur (ECI) is een papierloos handelsdocument met een gedigitaliseerd facturatieproces; het is een factuur die elektronisch wordt aangemaakt, verzonden en ontvangen.

Als u importeur, exporteur bent of een rol speelt in de handelssector, kent u waarschijnlijk commerciële facturen, maar wat dacht u van hun elektronische tegenhangers? Elektronische facturen worden steeds breder gebruikt en zijn soms verplicht, dus het is belangrijk ermee vertrouwd te raken.

Papier vs. elektronische factuur 

Om elektronische commerciële facturen beter te begrijpen, helpt het te weten wat een commerciële factuur is en hoe de elektronische versie verschilt van de standaard.

Wat is een commerciële factuur?

Een commerciële factuur is vereist voor alle niet-documentaire grensoverschrijdende zendingen. De commerciële factuur is het primaire document waarmee een zending door de douane van het importland kan. De commerciële factuur helpt de douane van toepassing zijnde rechten, belastingen en kosten te bepalen op basis van belangrijke informatie over de verzonden goederen, verzender en ontvanger, en transportdetails.

Vergelijking papier vs. elektronisch

Hoewel beide vormen dezelfde informatie bevatten, is een commerciële factuur alleen elektronisch als deze is samengesteld, verzonden en ontvangen in een systematisch elektronisch formaat dat geautomatiseerde en elektronische verwerking mogelijk maakt.

Elektronisch formaat 

We weten dat de standaard- en elektronische vormen hetzelfde doel vervullen en er vergelijkbaar uitzien. Een fysieke commerciële factuur moet echter minstens handmatig worden ingevuld of worden afgedrukt, terwijl elektronische commerciële facturen zowel worden ingevuld als online aan de vervoerder worden ingediend. Hieronder staat een voorbeeld van hoe een commerciële factuur (elektronisch of fysiek) eruitziet met de verplichte informatievelden.

Hoewel het enige verschil tussen beide factuurtypes het formaat is, biedt de elektronische commerciële factuur verschillende voordelen die het papieren formulier niet heeft.

Voordelen van elektronisch formaat 

Het elektronische formaat vervult alle dezelfde doelen en wordt om dezelfde redenen gebruikt als het papieren formaat, maar biedt ook verschillende voordelen, zoals:

• Duurzaamheid: het elektronische formulier is papierloos, wat duurzamer is omdat het papier, tijd en kosten voor afdrukken bespaart

• Efficiëntie: geen afdrukken en bevestigen van handelsdocumenten nodig, wat leidt tot minder inklaringsvertragingen omdat elektronische documenten vaak vooraf worden ingeklaard en niet kwijt kunnen raken

• Gebruiksgemak en eenvoud: eenvoudiger om zendingdata bij te houden (elektronische documentatie wordt opgeslagen)

  • Minimaliseert risico op verloren, ontbrekende of beschadigde handelsrecords

• Verminderd fraude-risico: de software voor het verzenden van elektronische facturen is beveiligd, dus er is minder kans op fraude en datadiefstal

• Gemak: fysieke commerciële facturen moeten handmatig worden ingevuld, terwijl elektronische facturen grotendeels voor u worden gegenereerd

Vanwege de voordelen van elektronische commerciële facturen geven sommige landen en vervoerders de voorkeur aan elektronische handelsdocumenten. Internationale vervoerders ondersteunen elektronische commerciële facturatie niet in alle landen, maar dit wordt in de meeste landen ondersteund.

Een commerciële factuur invullen 

De meeste grote vervoerders laten u elektronische commerciële facturen aanmaken vanuit hun automatisering-/verzendplatform of -software. De volgende informatie is nodig om een elektronische commerciële factuur in te vullen, wat in essentie hetzelfde is als de vereisten voor een papieren commerciële factuur:

• De verzenddatum
• Een trackingnummer
• De bedrijfsnaam en het logo van de verkoper
• De informatie van de koper
• Een beschrijving van goederen of diensten
• Het verschuldigde bedrag
• Betaalmethoden en -voorwaarden

Opmerking: Voor bepaalde zendingen kan extra informatie vereist zijn.

Stappen om een ECI in te vullen 

Eerst moet u elektronische commerciële factuurgeneratie activeren in uw voorkeursverzendplatform. De stappen kunnen per vervoerder en platform verschillen, maar het proces ziet er ongeveer als volgt uit:

1. Zoek in uw vervoerderssoftware of verzendplatform shipping settings (of het equivalent) in uw account

2. Activeer/schrijf u in/stel in/sta papierloze handelsdocumentatie toe (of het equivalent)

3. Kies of u facturen op het platform wilt aanmaken of uw eigen wilt uploaden

4. Lees en accepteer de algemene voorwaarden om door te gaan

5. Stel voorkeuren in

6. Vul de verplichte velden in

   1. Verzendergegevens (naam, bedrijf, adres, enz.)
   2. Zendingdetails (waybillnummer, datum, factuurnummer, enz.)
   3. Verzend-naar-gegevens (als ontvangeradres en koperadres verschillen)
   4. Verkocht-aan-gegevens (koperinformatie)
   5. Artikel-/productdetails (beschrijvingen, verkochte eenheden, HS-codes, land van oorsprong, enz.)
   6. Definitieve kosten-/waardedetails (kortingen, valuta, vracht, verzekering, gewicht, enz.)

7. Het elektronische facturatiesysteem genereert het invoice reference number (IRN) en een quick response code (QR-code)

8. Upload een elektronische handtekening op de factuur en QR-code

9. Upload indien nodig extra verzenddocumenten, bijv. Certificate of Origin of Declaration Statement

10. De elektronische commerciële factuur wordt verzonden naar de douaneautoriteit van het bestemmingsland om inklaring van de zending te faciliteren

Vervoerdersresources 

Veelgestelde vragen