Elektronische commerciële factuur

Een elektronische commercial invoice is een papierenloos handelsdocument dat een gedigitaliseerd factureringsproces inhoudt; met andere woorden, het is een factuur die elektronisch wordt aangemaakt, verzonden en ontvangen.

Als u een importeur, exporteur, of iemand die een rol speelt in de handel bent, dan bent u waarschijnlijk bekend met commerciële facturen, maar wat zijn hun elektronische tegenhangers? Elektronische facturen worden steeds vaker gebruikt en zijn soms vereist, dus het is belangrijk om ermee vertrouwd te raken.

Paper vs. electronic invoice 

Om een beter begrip te krijgen van elektronische commerciële facturen, helpt het om te begrijpen wat een commerciële factuur is en hoe de elektronische versie verschilt van de standaardfactuur.

What is a commercial invoice?

Een commerciële factuur is vereist bij alle grensoverschrijdende zendingen zonder documenten. De commerciële factuur is het belangrijkste document waarmee een zending door de douane naar het importerende land kan worden gebracht. De commerciële factuur helpt de douane bij het bepalen van toepasselijke rechten, belastingen en heffingen op basis van de belangrijke informatie die het bevat over de goederen die worden verzonden, de verzender en ontvanger, en de transportdetails.

Paper vs. electronic comparison

Hoewel beide vormen dezelfde informatie bevatten, is een commerciële factuur alleen elektronisch als deze op een systematisch elektronisch formaat wordt samengesteld, verzonden en ontvangen, waardoor automatische en elektronische verwerking mogelijk is.

Electronic format 

We weten dat de standaard- en elektronische vormen hetzelfde doel dienen en er vergelijkbaar uitzien. Een fysieke commerciële factuur moet echter in ieder geval handmatig worden ingevuld of worden afgedrukt, terwijl elektronische commerciële facturen zowel ingevuld als online bij de vervoerder kunnen worden ingediend. Hieronder staat een voorbeeld van hoe een commerciële factuur eruitziet (elektronisch of fysiek) met de vereiste informatievelden.

Terwijl het enige verschil tussen de twee typen facturen hun formaat is, biedt de elektronische factuur verschillende voordelen die de papieren vorm niet heeft.

Voordelen van het elektronische formaat 

Het elektronische formaat vervult dezelfde functies en wordt om dezelfde redenen gebruikt als het papieren formaat, maar het biedt ook verschillende voordelen, zoals:

• Duurzaamheid: het elektronische formaat is papierenloos, wat duurzamer is omdat het papier, tijd en kosten bespaart die samenhangen met afdrukken

• Efficiëntie: geen noodzaak om handelsdocumenten te printen en bij te voegen, wat leidt tot minder vertragingen bij inklaringen doordat elektronische documenten vaak vooraf zijn goedgekeurd en niet kunnen verdwijnen

• Gemak en eenvoud van gebruik: gemakkelijker om zendinggegevens bij te houden (elektronische documentatie wordt opgeslagen)

  • Vermindert het risico op verloren, ontbrekende of beschadigde handelsdocumenten

• Verminderde fraude: de software die gebruikt wordt om elektronische facturen te verzenden is veilig, waardoor de kans op fraude en gegevensdiefstal afneemt

• Gemak: fysieke commerciële facturen moeten handmatig worden ingevuld, terwijl elektronische facturen meestal voor u worden gegenereerd

Vanwege de voordelen die elektronische commerciële facturen bieden, geven sommige landen en vervoerders de voorkeur aan elektronische handelsdocumenten. Internationale vervoerders ondersteunen elektronische facturering niet in alle landen, maar ze worden in de meeste landen ondersteund.

Filling out a commercial invoice 

De meeste grote vervoerders laten u elektronische commerciële facturen aanmaken vanuit hun automatiserings-/verzendplatform of software. De volgende informatie is nodig om een elektronische commerciële factuur in te vullen, die in wezen hetzelfde is als de vereisten voor een papier commerciële factuur:

• De zendingdatum
• Een trackingnummer
• De bedrijfsnaam en het logo van de verkoper
• De gegevens van de koper
• Een beschrijving van goederen of diensten
• Het verschuldigde bedrag
• De betaalmethoden en voorwaarden

Opmerking: Voor bepaalde zendingen kunnen aanvullende gegevens vereist zijn.

Steps to fill out an ECI 

Allereerst moet u het genereren van elektronische commerciële facturen activeren in uw voorkeursverzendplatform. De stappen kunnen per vervoerder en per platform verschillen, maar het proces zal er ongeveer als volgt uitzien:

1. In de software van uw verzendmaatschappij of verzendplatform, zoek in uw account naar verzendingsinstellingen (of het equivalente)

2. Activeer papierenloze handelsdocumentatie (of het equivalent)

3. Kies of u facturen op het platform wilt aanmaken of uw eigen facturen wilt uploaden

4. Lees en accepteer de algemene voorwaarden om door te gaan

5. Stel voorkeuren in

6. Vul de vereiste velden in

   1. Verzendende gegevens (naam, bedrijf, adres, enz.)
   2. Zendinggegevens (waybill-nummer, datum, factuurnummer, enz.)
   3. Verzendadres (als het adres van de ontvanger en het adres van de koper verschillend zijn)
   4. Verkoopgegevens (koperinformatie)
   5. Artikel-/productgegevens (beschrijvingen, verkochte hoeveelheden, HS-codes, land van herkomst, enz.)
   6. Details van uiteindelijke kosten/waarde (kortingen, valuta, vracht, verzekering, gewicht, enz.)

7. Het elektronische factuursysteem genereert het factuurnummer (IRN) en een QR-code

8. Upload een elektronische handtekening bij de factuur en QR-code

9. Upload aanvullende verzenddocumenten indien nodig, bijv., Certificaat van oorsprong of Verklaring

10. De elektronische commerciële factuur wordt verzonden naar de douaneautoriteit van het bestemmingsland om de clearance van de zending te vergemakkelijken

Vervoerderbronnen 

Veelgestelde vragen