Papier vs. elektronische factuur
Om elektronische commerciële facturen beter te begrijpen, is het nuttig om te begrijpen wat een commerciële factuur is en hoe de elektronische versie verschilt van de standaard.
Wat is een commerciële factuur?
Een commerciële factuur is vereist voor alle niet-document grensoverschrijdende zendingen. De commerciële factuur is het primaire document dat een zending in staat stelt om door de douane het importerende land binnen te komen. De commerciële factuur helpt de douane om toepasselijke rechten, belastingen en vergoedingen te bepalen op basis van de belangrijke informatie die het bevat over de goederen die worden verzonden, de verzender en ontvanger, en de transportdetails.
Vergelijking papier vs. elektronisch
Hoewel beide vormen dezelfde informatie bevatten, is een commerciële factuur alleen elektronisch als deze op een systematische elektronische manier is samengesteld, verzonden en ontvangen die automatische en elektronische verwerking mogelijk maakt.
Elektronisch formaat
We weten dat de standaard- en elektronische vormen hetzelfde doel dienen en er vergelijkbaar uitzien. Een fysieke commerciële factuur moet echter met de hand worden ingevuld of in ieder geval worden afgedrukt, terwijl elektronische commerciële facturen zowel online worden ingevuld als ingediend bij de vervoerder. Hieronder staat een voorbeeld van hoe een commerciële factuur (elektronisch of fysiek) eruitziet met de vereiste velden van informatie.
Hoewel het enige verschil tussen de twee soorten facturen hun formaat is, biedt de commerciële elektronische factuur verschillende voordelen die de papieren versie niet heeft.
Voordelen van elektronisch formaat
Het elektronische formaat vervult alle dezelfde doeleinden en wordt om dezelfde redenen gebruikt als het papieren formaat, maar biedt ook verschillende voordelen, zoals:
-
Duurzaamheid: de elektronische vorm is papierloos, wat duurzamer is omdat het papier, tijd en kosten bespaart die gepaard gaan met afdrukken
-
Efficiëntie: geen noodzaak om handelsdocumenten af te drukken en bij te voegen, wat resulteert in minder vertragingen bij de douane omdat elektronische documenten vaak vooraf zijn goedgekeurd en niet verloren kunnen gaan
-
Gemak en eenvoud van gebruik: gemakkelijker om zendinggegevens bij te houden (elektronische documentatie wordt opgeslagen)
- Minimaliseert het risico van verloren, ontbrekende of beschadigde handelsdocumenten
-
Verminderd risico op fraude: de software die beschikbaar is om elektronische facturen te verzenden is veilig, waardoor de kans op fraude en datadiefstal kleiner is
-
Gemak: fysieke commerciële facturen moeten met de hand worden ingevuld, terwijl elektronische facturen meestal voor je worden gegenereerd
Vanwege de voordelen die elektronische commerciële facturen bieden, geven sommige landen en vervoerders de voorkeur aan elektronische handelsdocumenten. Internationale vervoerders ondersteunen elektronische commerciële facturering niet in alle landen, maar ze worden ondersteund in de meeste landen.
Een commerciële factuur invullen
De meeste grote vervoerders stellen je in staat om elektronische commerciële facturen te maken vanuit hun automatiserings-/verzendplatform of software. De volgende informatie is nodig om een elektronische commerciële factuur in te vullen, wat in wezen hetzelfde is als de vereisten voor een papieren commerciële factuur:
- De verzenddatum
- Een trackingnummer
- De bedrijfsnaam en het logo van de verkoper
- De informatie van de koper
- Een beschrijving van goederen of diensten
- Het verschuldigde bedrag
- De betalingsmethoden en -voorwaarden
Opmerking: Voor bepaalde zendingen kunnen aanvullende informatie vereist zijn.
Stappen om een ECI in te vullen
Eerst moet je de generatie van elektronische commerciële facturen activeren in je voorkeursverzendplatform. De stappen kunnen per vervoerder en platform verschillen, maar het proces zal er ongeveer als volgt uitzien:
-
Zoek in de software of het platform van je verzendvervoerder naar verzendinstellingen (of het equivalente) binnen je account
-
Activeer/registreer/sta papierloze handelsdocumentatie toe (of het equivalente)
-
Kies of je facturen op het platform wilt aanmaken of je eigen wilt uploaden
-
Lees en accepteer de voorwaarden om door te gaan
-
Stel voorkeuren in
-
- Gegevens van de verzender (naam, bedrijf, adres, enz.)
- Gegevens van de zending (waybill-nummer, datum, factuurnummer, enz.)
- Gegevens van de ontvanger (als het adres van de ontvanger en het adres van de koper verschillend zijn)
- Gegevens van de koper (informatie van de koper)
- Gegevens van het artikel/product (beschrijvingen, verkochte eenheden, HS-codes, land van herkomst, enz.)
- Gegevens van de uiteindelijke kosten/waarde (kortingen, valuta, vracht, verzekering, gewicht, enz.)
-
Het elektronische factuursysteem genereert het factuurreferentienummer (IRN) en een snelle responscode (QR-code)
-
Upload een elektronische handtekening naar de factuur en QR-code
-
Upload aanvullende verzenddocumenten indien nodig, bijv. Certificaat van Oorsprong of Verklaring
-
De elektronische commerciële factuur wordt verzonden naar de douaneautoriteit van het bestemmingsland om de afhandeling van de zending te vergemakkelijken
Als je Zonos Landed Cost gebruikt voor berekeningen, dan kun je labels voor veel vervoerders aanmaken in het Zonos Dashboard, dat automatisch de commerciële factuur invult voor bestellingen in het systeem met behulp van de bestelgegevens, zoals klantinformatie, artikelbeschrijvingen, HS-codes, enz. Bovendien, als de vervoerder en het bestemmingsland elektronische commerciële facturen accepteren, dan uploadt het Zonos Dashboard de commerciële factuur voor je en voegt deze automatisch aan het label toe.
Vervoerdersbronnen
Veelgestelde vragen
Hebben promoties/kortingen invloed op hoe ik een commerciële factuur invul?
Het korten van artikelen op commerciële facturen kan moeilijk zijn. U kunt tegen enkele obstakels aanlopen, waaronder dat de douane de korting niet accepteert of een verzoening vereist omdat uw ordertotaal verschilt van het totaal op uw commerciële factuur. Bovendien heeft de manier waarop u de commerciële factuur invult invloed op hoe de douane de uiteindelijke landed cost berekent. Bijvoorbeeld, als u de collect vooraf landed cost, maar uw commerciële factuur niet correct is ingevuld, kan de douane iets anders in rekening brengen dan wat u aanvankelijk uw klant in rekening heeft gebracht, wat kan resulteren in extra kosten voor u. Daarom moet u weten hoe u kortingen, promotiecodes, gratis verzending, enz. nauwkeurig op uw commerciële factuur kunt toepassen om deze potentiële problemen te vermijden.
Elektronische commerciële factuur
Leer het doel en de voordelen van elektronische commerciële facturen.
Een elektronische commerciële factuur (ECI) is een papieren handelsdocument dat een gedigitaliseerd factureringsproces omvat; met andere woorden, het is een factuur die elektronisch wordt aangemaakt, verzonden en ontvangen.
Als je een importeur, exporteur of iemand bent die een rol speelt in de handelsindustrie, dan ben je waarschijnlijk bekend met commerciële facturen, maar wat te zeggen van hun elektronische tegenhangers? Elektronische facturen worden steeds vaker gebruikt en zijn soms vereist, dus het is belangrijk om ermee vertrouwd te zijn.