Fattura cartacea vs fattura elettronica
Per comprendere meglio le fatture commerciali elettroniche, è utile capire cos'è una fattura commerciale e in che cosa la versione elettronica differisce da quella standard.
Cos'è una fattura commerciale?
È richiesto un codice fattura commerciale per tutte le spedizioni transfrontaliere non documentali. La fattura commerciale è il documento principale che consente a una spedizione di passare attraverso la dogana nel paese importatore. La fattura commerciale aiuta la dogana a determinare i dazi, le tasse e le tariffe applicabili in base alle informazioni importanti che contiene sulle merci spedite, sullo spedizioniere e sul destinatario e sulle specifiche del trasporto.
Confronto cartaceo vs elettronico
Sebbene entrambi i moduli contengano le stesse informazioni, una fattura commerciale è elettronica solo se viene elaborata, inviata e ricevuta in un formato elettronico sistematico che consente l'elaborazione automatizzata ed elettronica.
Formato elettronico
Sappiamo che i moduli standard ed elettronici soddisfano lo stesso scopo e sembrano simili. Tuttavia, una fattura commerciale fisica dovrà essere compilata a mano o almeno stampata, mentre le fatture commerciali elettroniche vengono compilate e inviate al corriere online. Di seguito è riportato un esempio di come appare una fattura commerciale (elettronica o fisica) con i campi di informazioni richiesti.
Sebbene l’unica differenza tra i due tipi di fatture sia il loro formato, la fattura elettronica commerciale offre numerosi vantaggi rispetto al formato cartaceo.
Vantaggi del formato elettronico
Il formato elettronico soddisfa tutti gli stessi scopi e viene utilizzato per gli stessi motivi del formato cartaceo, ma offre anche diversi vantaggi, tra cui:
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Sostenibilità: il modulo elettronico è paperless, il che è più sostenibile perché consente di risparmiare carta, tempo e costi associati alla stampa
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Efficienza: non è necessario stampare e allegare documenti commerciali, con conseguenti minori ritardi di sdoganamento poiché i documenti elettronici sono spesso pre-clearizzati e non possono perdersi
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Facilità e semplicità d'uso: più facile tenere traccia dei dati di spedizione (la documentazione elettronica viene salvata)
- Riduce al minimo il rischio di registrazioni commerciali perse, mancanti o danneggiate- Rischio ridotto di frode: il software disponibile per inviare fatture elettroniche è sicuro, quindi ci sono meno possibilità di subire frodi e furti di dati
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Convenienza: le fatture commerciali fisiche devono essere compilate manualmente, mentre le fatture elettroniche vengono per lo più generate per te
A causa dei vantaggi offerti dalle fatture commerciali elettroniche, alcuni paesi e operatori preferiscono i documenti commerciali elettronici. I vettori internazionali non supportano la fatturazione commerciale elettronica in tutti i paesi, ma sono supportato nella maggior parte dei paesi.
Compilazione di una fattura commerciale
La maggior parte dei principali corrieri ti consente di creare fatture commerciali elettroniche dalla loro piattaforma o software di automazione/spedizione. Per compilare una fattura commerciale elettronica sono necessarie le seguenti informazioni, che sono essenzialmente le stesse richieste per una fattura commerciale cartacea:
- La data di spedizione
- Un numero di tracciamento
- Il nome e il logo dell'azienda del venditore
- Le informazioni dell'acquirente
- Una descrizione di beni o servizi
- L'importo dovuto
- Le modalità ed i termini di pagamento
Nota: Per alcune spedizioni potrebbero essere necessarie informazioni aggiuntive.
Passaggi per compilare un'ICE
Per prima cosa dovrai attivare la generazione di fatture commerciali elettroniche nella tua piattaforma di spedizione preferita. I passaggi possono variare da operatore a operatore e da piattaforma a piattaforma, ma il processo sarà simile al seguente:
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Nel software del corriere o nella piattaforma di spedizione, individua le impostazioni di spedizione (o l'equivalente) nel tuo account
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Attivare/iscrivere/abilitare/consentire la documentazione commerciale senza supporto cartaceo (o equivalente)
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Scegli se desideri creare fatture sulla piattaforma o caricarne di tue
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Leggi e accetta i termini e le condizioni per continuare
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Imposta le preferenze
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Dettagli del mittente (nome, azienda, indirizzo, ecc.)
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Dettagli della spedizione (numero di lettera di vettura, data, numero di fattura, ecc.)
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Dettagli di spedizione (se l'indirizzo del destinatario e l'indirizzo dell'acquirente sono diversi)
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Dettagli del destinatario (informazioni sull'acquirente)
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Dettagli articolo/prodotto (descrizioni, unità vendute, Codici HS, paese di origine, ecc.)
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Dettagli sul costo/valore finale (sconti, valuta, nolo, assicurazione, peso, ecc.)
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Il sistema di fatturazione elettronica genererà il numero di riferimento della fattura (IRN) e un codice di risposta rapida (QR code)
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Carica una firma elettronica sulla fattura e sul codice QR
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Carica ulteriori documenti di spedizione secondo necessità, ad esempio Certificato di origine o Dichiarazione di dichiarazione
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La fattura commerciale elettronica verrà trasmessa all'autorità doganale del paese di destinazione per facilitare lo sdoganamento della spedizione
Le promozioni/sconti influiscono sul modo in cui compilo una fattura commerciale?
Scontare articoli sulle fatture commerciali può essere difficile. Potresti riscontrare alcuni intoppi, ad esempio la dogana che non accetta lo sconto o richiede la riconciliazione perché il totale dell'ordine è diverso dal totale della fattura commerciale. Inoltre, il modo in cui compili la fattura commerciale influisce sul modo in cui la dogana calcola il costo allo sbarco finale. Ad esempio, se riscuoti anticipatamente i costi allo sbarco, ma la fattura commerciale non è compilata con informazioni precise, la dogana potrebbe addebitare un importo diverso da quello inizialmente addebitato al cliente, il che potrebbe comportare l'assorbimento del costo aggiuntivo. Pertanto, è necessario conoscere come applicare con precisione sconti, codici promozionali, spedizione gratuita, ecc. sulla fattura commerciale per evitare questi potenziali problemi.
Fattura commerciale elettronica
Scopri lo scopo e i vantaggi delle fatture commerciali elettroniche.
Un fattura commerciale (ECI) elettronico è un documento commerciale non cartaceo che comporta un processo di fatturazione digitalizzata; in altre parole, è una fattura quella viene creato, inviato e ricevuto elettronicamente.
Se sei un importatore, esportatore o qualcuno che svolge un ruolo nel settore commerciale, probabilmente sei a conoscenza delle fatture commerciali, ma per quanto riguarda le loro controparti elettroniche? Le fatture elettroniche stanno diventando sempre più diffuse e talvolta sono obbligatorie, quindi è importante conoscerle.