Fattura commerciale elettronica

Una fattura commerciale elettronica (ECI) è un documento commerciale senza carta che implica un processo di fatturazione digitalizzato; in altre parole, è una fattura che viene creata, inviata e ricevuta elettronicamente.

Se sei un importatore, esportatore o qualcuno che gioca un ruolo nell'industria commerciale, probabilmente sei a conoscenza delle fatture commerciali, ma cosa dire delle loro controparti elettroniche? Le fatture elettroniche stanno diventando sempre più utilizzate e a volte sono richieste, quindi è importante conoscerle.

Fattura cartacea vs. elettronica 

Per comprendere meglio le fatture commerciali elettroniche, è utile capire cos'è una fattura commerciale e come la versione elettronica differisca dallo standard.

Cos'è una fattura commerciale?

Una fattura commerciale è richiesta per tutte le spedizioni transfrontaliere non documentali. La fattura commerciale è il documento principale che consente a una spedizione di passare attraverso la dogana nel paese importatore. La fattura commerciale aiuta la dogana a determinare i dazi, le tasse e le spese applicabili in base alle informazioni importanti che contiene sui beni spediti, sul mittente e sul destinatario, e sulle specifiche di trasporto.

Confronto tra cartacea ed elettronica

Sebbene entrambe le forme contengano le stesse informazioni, una fattura commerciale è considerata elettronica solo se è curata, inviata e ricevuta in un formato elettronico sistematico che consente l'elaborazione automatizzata ed elettronica.

Formato elettronico 

Sappiamo che le forme standard ed elettroniche soddisfano lo stesso scopo e sembrano simili. Tuttavia, una fattura commerciale fisica dovrà essere compilata a mano o stampata almeno, mentre le fatture commerciali elettroniche vengono sia compilate che inviate al vettore online. Di seguito è riportato un esempio di come appare una fattura commerciale (elettronica o fisica) con i suoi campi di informazioni richiesti.

Mentre l'unica differenza tra i due tipi di fatture è il loro formato, la fattura commerciale elettronica offre diversi vantaggi che la forma cartacea non ha.

Vantaggi del formato elettronico 

Il formato elettronico soddisfa tutti gli stessi scopi ed è utilizzato per le stesse ragioni del formato cartaceo, ma offre anche diversi vantaggi, come:

• Sostenibilità: la forma elettronica è senza carta, il che è più sostenibile perché risparmia carta, tempo e costi associati alla stampa

• Efficienza: non è necessario stampare e allegare documenti commerciali, riducendo i ritardi nelle operazioni di sdoganamento poiché i documenti elettronici sono spesso pre-sdoganati e non possono andare persi

• Facilità e semplicità d'uso: più facile tenere traccia dei dati di spedizione (la documentazione elettronica è salvata)

  • Minimizza il rischio di registrazioni commerciali perse, mancanti o danneggiate

• Ridotto rischio di frode: il software disponibile per inviare fatture elettroniche è sicuro, quindi c'è meno possibilità di subire frodi e furti di dati

• Convenienza: le fatture commerciali fisiche devono essere compilate a mano, mentre le fatture elettroniche sono per lo più generate per te

A causa dei vantaggi offerti dalle fatture commerciali elettroniche, alcuni paesi e vettori preferiscono i documenti commerciali elettronici. I vettori internazionali non supportano la fatturazione commerciale elettronica in tutti i paesi, ma sono supportati nella maggior parte dei paesi.

Compilazione di una fattura commerciale 

La maggior parte dei principali vettori consente di creare fatture commerciali elettroniche dalla loro piattaforma di automazione/spedizione o software. Le seguenti informazioni sono necessarie per compilare una fattura commerciale elettronica, che è essenzialmente la stessa dei requisiti per una fattura commerciale cartacea:

• La data di spedizione
• Un numero di tracciamento
• Il nome e il logo dell'azienda venditrice
• Le informazioni dell'acquirente
• Una descrizione dei beni o servizi
• L'importo dovuto
• I metodi e i termini di pagamento

Nota: Potrebbero essere necessarie informazioni aggiuntive per alcune spedizioni.

Passaggi per compilare un ECI 

Innanzitutto, dovrai attivare la generazione di fatture commerciali elettroniche nella tua piattaforma di spedizione preferita. I passaggi possono variare da vettore a vettore e da piattaforma a piattaforma, ma il processo apparirà in modo simile al seguente:

1. Nel software del tuo vettore di spedizione o nella piattaforma di spedizione, individua impostazioni di spedizione (o l'equivalente) all'interno del tuo account

2. Attiva/iscrivi/abilita/permetti la documentazione commerciale senza carta (o l'equivalente)

3. Scegli se desideri creare fatture sulla piattaforma o caricare le tue

4. Leggi e accetta i termini e le condizioni per continuare

5. Imposta le preferenze

6. Compila i campi richiesti

   1. Dettagli del mittente (nome, azienda, indirizzo, ecc.)
   2. Dettagli della spedizione (numero di bolla di accompagnamento, data, numero di fattura, ecc.)
   3. Dettagli di spedizione (se l'indirizzo del destinatario e l'indirizzo dell'acquirente sono diversi)
   4. Dettagli di vendita (informazioni sull'acquirente)
   5. Dettagli dell'articolo/prodotto (descrizioni, unità vendute, codici HS, paese di origine, ecc.)
   6. Dettagli del costo/valore finale (sconti, valuta, trasporto, assicurazione, peso, ecc.)

7. Il sistema di fatturazione elettronica genererà il numero di riferimento della fattura (IRN) e un codice QR (QR code)

8. Carica una firma elettronica sulla fattura e sul codice QR

9. Carica documenti di spedizione aggiuntivi se necessario, ad esempio, Certificato di Origine o Dichiarazione

10. La fattura commerciale elettronica verrà trasmessa all'autorità doganale del paese di destinazione per facilitare lo sdoganamento della spedizione

Risorse per i vettori 

Domande frequenti