Scopri lo scopo e i vantaggi delle fatture commerciali elettroniche.
Una fattura commerciale elettronica (ECI) è un documento commerciale privo di supporto cartaceo
che comporta un processo di fatturazione digitalizzata; in altre parole, è una fattura che
viene creata, inviata e ricevuta elettronicamente.
Se sei un importatore, esportatore o qualcuno che svolge un ruolo nel settore commerciale, probabilmente sei a conoscenza delle fatture commerciali, ma per quanto riguarda le loro controparti elettroniche? Le fatture elettroniche stanno diventando sempre più diffuse e talvolta sono obbligatorie, quindi è importante conoscerle.
Per comprendere meglio le fatture commerciali elettroniche, è utile capire cos'è una fattura commerciale e in che cosa la versione elettronica differisce da quella standard.
Cos'è una fattura commerciale?
Una fattura commerciale è richiesta per tutte le spedizioni transfrontaliere non documentali. La fattura commerciale è il documento principale che consente a una spedizione di passare attraverso la dogana nel paese importatore. La fattura commerciale aiuta la dogana a determinare i dazi, le tasse e le tariffe applicabili in base alle informazioni importanti che contiene sulle merci spedite, sullo spedizioniere e sul destinatario e sulle specifiche del trasporto.
Confronto cartaceo vs elettronico
Sebbene entrambi i moduli contengano le stesse informazioni, una fattura commerciale è elettronica solo se viene elaborata, inviata e ricevuta in un formato elettronico sistematico che consente l'elaborazione automatizzata ed elettronica.
Sappiamo che i moduli standard ed elettronici soddisfano lo stesso scopo e sembrano simili. Tuttavia, una fattura commerciale fisica dovrà essere compilata a mano o almeno stampata, mentre le fatture commerciali elettroniche vengono compilate e inviate al corriere online. Di seguito è riportato un esempio di come appare una fattura commerciale (elettronica o fisica) con i campi di informazioni richiesti.
Sebbene l’unica differenza tra i due tipi di fatture sia il loro formato, la fattura elettronica commerciale offre numerosi vantaggi rispetto al formato cartaceo.
Il formato elettronico soddisfa tutti gli stessi scopi e viene utilizzato per gli stessi motivi del formato cartaceo, ma offre anche diversi vantaggi, tra cui:
Sostenibilità: il modulo elettronico è paperless, il che è più sostenibile perché consente di risparmiare carta, tempo e costi associati alla stampa
Efficienza: non è necessario stampare e allegare documenti commerciali, con conseguenti minori ritardi di sdoganamento poiché i documenti elettronici sono spesso già sdoganati in anticipo e non possono andare persi
Facilità e semplicità d'uso: più facile tenere traccia dei dati di spedizione (la documentazione elettronica viene salvata)
Riduce al minimo il rischio di registrazioni commerciali perse, mancanti o danneggiate
Rischio ridotto di frode: il software disponibile per inviare fatture elettroniche è sicuro, quindi ci sono meno possibilità di subire frodi e furti di dati
Convenienza: le fatture commerciali fisiche devono essere compilate manualmente, mentre le fatture elettroniche vengono per lo più generate per te
A causa dei vantaggi offerti dalle fatture commerciali elettroniche, alcuni paesi e operatori preferiscono i documenti commerciali elettronici. I vettori internazionali non supportano la fatturazione commerciale elettronica in tutti i paesi, ma sono supportati nella maggior parte dei paesi.
La maggior parte dei principali corrieri ti consente di creare fatture commerciali elettroniche dalla loro piattaforma o software di automazione/spedizione. Per compilare una fattura commerciale elettronica sono necessarie le seguenti informazioni, che sono essenzialmente le stesse richieste per una fattura commerciale cartacea:
La data di spedizione
Un numero di tracciamento
Il nome e il logo dell'azienda del venditore
Le informazioni dell'acquirente
Una descrizione di beni o servizi
L'importo dovuto
Le modalità ed i termini di pagamento
Nota: Per alcune spedizioni potrebbero essere necessarie informazioni aggiuntive.
Per prima cosa dovrai attivare la generazione di fatture commerciali elettroniche nella tua piattaforma di spedizione preferita. I passaggi possono variare da operatore a operatore e da piattaforma a piattaforma, ma il processo sarà simile al seguente:
Nel software del corriere o nella piattaforma di spedizione, individua le impostazioni di spedizione (o l'equivalente) nel tuo account
Attiva/iscriviti/abilita/consenti la documentazione commerciale senza supporto cartaceo (o equivalente)
Scegli se desideri creare fatture sulla piattaforma o caricarne di tue
Leggi e accetta i termini e le condizioni per continuare
Dettagli articolo/prodotto (descrizioni, unità vendute, Codici HS, paese di origine, ecc.)
Dettagli sul costo/valore finale (sconti, valuta, nolo, assicurazione, peso, ecc.)
Il sistema di fatturazione elettronica genererà il numero di riferimento della fattura (IRN) e un codice di risposta rapida (QR code)
Carica una firma elettronica sulla fattura e sul codice QR
Carica ulteriori documenti di spedizione secondo necessità, ad esempio Certificato di origine o Dichiarazione doganale
La fattura commerciale elettronica verrà trasmessa all'autorità doganale del paese di destinazione per facilitare lo sdoganamento della spedizione
Etichette in Dashboard
Se utilizzi Zonos Landed Cost per i calcoli, puoi creare etichette per molti corrieri in Zonos Dashboard, che compileranno automaticamente la fattura commerciale per gli ordini nel sistema utilizzando i dettagli dell'ordine, come informazioni sul cliente, descrizioni degli articoli, codici HS, ecc. Inoltre, se il corriere e il paese di destinazione accettano fatture commerciali elettroniche, Zonos Dashboard carica la fattura commerciale per te e lo allega automaticamente all'etichetta.
Le promozioni/sconti influiscono sul modo in cui compilo una fattura commerciale?
Scontare articoli sulle fatture commerciali può essere difficile. Potresti riscontrare alcuni intoppi, ad esempio la dogana che non accetta lo sconto o richiede la riconciliazione perché il totale dell'ordine è diverso dal totale della fattura commerciale. Inoltre, il modo in cui compili la fattura commerciale influisce sul modo in cui la dogana calcola il costo allo sbarco finale. Ad esempio, se riscuoti anticipatamente i costi allo sbarco, ma la fattura commerciale non è compilata con informazioni precise, la dogana potrebbe addebitare un importo diverso da quello inizialmente addebitato al cliente, il che potrebbe comportare l'assorbimento del costo aggiuntivo. Pertanto, è necessario conoscere come applicare con precisione sconti, codici promozionali, spedizione gratuita, ecc. sulla fattura commerciale per evitare questi potenziali problemi.
Fattura commerciale elettronica
Fattura commerciale elettronica
Scopri lo scopo e i vantaggi delle fatture commerciali elettroniche.
Una fattura commerciale elettronica (ECI) è un documento commerciale privo di supporto cartaceo che comporta un processo di fatturazione digitalizzata; in altre parole, è una fattura che viene creata, inviata e ricevuta elettronicamente.
Se sei un importatore, esportatore o qualcuno che svolge un ruolo nel settore commerciale, probabilmente sei a conoscenza delle fatture commerciali, ma per quanto riguarda le loro controparti elettroniche? Le fatture elettroniche stanno diventando sempre più diffuse e talvolta sono obbligatorie, quindi è importante conoscerle.
Fattura cartacea vs fattura elettronica
Per comprendere meglio le fatture commerciali elettroniche, è utile capire cos'è una fattura commerciale e in che cosa la versione elettronica differisce da quella standard.
Cos'è una fattura commerciale?
Una fattura commerciale è richiesta per tutte le spedizioni transfrontaliere non documentali. La fattura commerciale è il documento principale che consente a una spedizione di passare attraverso la dogana nel paese importatore. La fattura commerciale aiuta la dogana a determinare i dazi, le tasse e le tariffe applicabili in base alle informazioni importanti che contiene sulle merci spedite, sullo spedizioniere e sul destinatario e sulle specifiche del trasporto.
Confronto cartaceo vs elettronico
Sebbene entrambi i moduli contengano le stesse informazioni, una fattura commerciale è elettronica solo se viene elaborata, inviata e ricevuta in un formato elettronico sistematico che consente l'elaborazione automatizzata ed elettronica.
Formato elettronico
Sappiamo che i moduli standard ed elettronici soddisfano lo stesso scopo e sembrano simili. Tuttavia, una fattura commerciale fisica dovrà essere compilata a mano o almeno stampata, mentre le fatture commerciali elettroniche vengono compilate e inviate al corriere online. Di seguito è riportato un esempio di come appare una fattura commerciale (elettronica o fisica) con i campi di informazioni richiesti.
Sebbene l’unica differenza tra i due tipi di fatture sia il loro formato, la fattura elettronica commerciale offre numerosi vantaggi rispetto al formato cartaceo.
Vantaggi del formato elettronico
Il formato elettronico soddisfa tutti gli stessi scopi e viene utilizzato per gli stessi motivi del formato cartaceo, ma offre anche diversi vantaggi, tra cui:
Sostenibilità: il modulo elettronico è paperless, il che è più sostenibile perché consente di risparmiare carta, tempo e costi associati alla stampa
Efficienza: non è necessario stampare e allegare documenti commerciali, con conseguenti minori ritardi di sdoganamento poiché i documenti elettronici sono spesso già sdoganati in anticipo e non possono andare persi
Facilità e semplicità d'uso: più facile tenere traccia dei dati di spedizione (la documentazione elettronica viene salvata)
Rischio ridotto di frode: il software disponibile per inviare fatture elettroniche è sicuro, quindi ci sono meno possibilità di subire frodi e furti di dati
Convenienza: le fatture commerciali fisiche devono essere compilate manualmente, mentre le fatture elettroniche vengono per lo più generate per te
A causa dei vantaggi offerti dalle fatture commerciali elettroniche, alcuni paesi e operatori preferiscono i documenti commerciali elettronici. I vettori internazionali non supportano la fatturazione commerciale elettronica in tutti i paesi, ma sono supportati nella maggior parte dei paesi.
Compilazione di una fattura commerciale
La maggior parte dei principali corrieri ti consente di creare fatture commerciali elettroniche dalla loro piattaforma o software di automazione/spedizione. Per compilare una fattura commerciale elettronica sono necessarie le seguenti informazioni, che sono essenzialmente le stesse richieste per una fattura commerciale cartacea:
Passaggi per compilare un'ICE
Per prima cosa dovrai attivare la generazione di fatture commerciali elettroniche nella tua piattaforma di spedizione preferita. I passaggi possono variare da operatore a operatore e da piattaforma a piattaforma, ma il processo sarà simile al seguente:
Nel software del corriere o nella piattaforma di spedizione, individua le impostazioni di spedizione (o l'equivalente) nel tuo account
Attiva/iscriviti/abilita/consenti la documentazione commerciale senza supporto cartaceo (o equivalente)
Scegli se desideri creare fatture sulla piattaforma o caricarne di tue
Leggi e accetta i termini e le condizioni per continuare
Imposta le preferenze
Compila i campi richiesti
Il sistema di fatturazione elettronica genererà il numero di riferimento della fattura (IRN) e un codice di risposta rapida (QR code)
Carica una firma elettronica sulla fattura e sul codice QR
Carica ulteriori documenti di spedizione secondo necessità, ad esempio Certificato di origine o Dichiarazione doganale
La fattura commerciale elettronica verrà trasmessa all'autorità doganale del paese di destinazione per facilitare lo sdoganamento della spedizione
Se utilizzi Zonos Landed Cost per i calcoli, puoi creare etichette per molti corrieri in Zonos Dashboard, che compileranno automaticamente la fattura commerciale per gli ordini nel sistema utilizzando i dettagli dell'ordine, come informazioni sul cliente, descrizioni degli articoli, codici HS, ecc. Inoltre, se il corriere e il paese di destinazione accettano fatture commerciali elettroniche, Zonos Dashboard carica la fattura commerciale per te e lo allega automaticamente all'etichetta.
Risorse del corriere
Domande frequenti
Le promozioni/sconti influiscono sul modo in cui compilo una fattura commerciale?
Scontare articoli sulle fatture commerciali può essere difficile. Potresti riscontrare alcuni intoppi, ad esempio la dogana che non accetta lo sconto o richiede la riconciliazione perché il totale dell'ordine è diverso dal totale della fattura commerciale. Inoltre, il modo in cui compili la fattura commerciale influisce sul modo in cui la dogana calcola il costo allo sbarco finale. Ad esempio, se riscuoti anticipatamente i costi allo sbarco, ma la fattura commerciale non è compilata con informazioni precise, la dogana potrebbe addebitare un importo diverso da quello inizialmente addebitato al cliente, il che potrebbe comportare l'assorbimento del costo aggiuntivo. Pertanto, è necessario conoscere come applicare con precisione sconti, codici promozionali, spedizione gratuita, ecc. sulla fattura commerciale per evitare questi potenziali problemi.
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