ICS2 fase due spiegata: cos'è e come restare conformi

Cosa succede nella fase due di ICS2? 

Dal 1° marzo 2023, tutti i vettori aerei, spedizionieri, servizi di corriere espresso e operatori postali che trasportano merci verso o attraverso l'Unione Europea via aerea devono inviare digitalmente le informazioni anticipate sul carico al nuovo programma UE di sicurezza e protezione doganale pre-arrivo, Import Control System 2 - Second Release, prima dell'arrivo della spedizione nell'UE. Per uno sguardo approfondito su ICS2 e le sue fasi, consulti la nostra guida ICS2.

Sebbene vettori aerei, operatori postali e corrieri espressi siano legalmente responsabili del rispetto dei requisiti di dati ICS2, anche i rivenditori che inviano pacchi nell'UE possono adottare misure per prevenire ritardi nelle spedizioni. Continui a leggere per scoprire come tutte le parti possono restare conformi e aiutare le spedizioni a fluire senza intoppi con ICS2 release two.

Questo articolo tratterà quanto segue:

• Il flusso di dati ideale della fase due di ICS2
• Come le parti interessate possono prepararsi alla fase due di ICS2
• Impatto sui corrieri
• Impatto sui rivenditori

Il flusso di dati ideale della fase due di ICS2 

Di seguito il flusso ideale delle informazioni sulle spedizioni ecommerce che passano come dati dal rivenditore al corriere alla dogana per la fase due di ICS2. Tuttavia, ci saranno momenti in cui i dati appropriati non saranno disponibili. Legga di seguito per informazioni sulle conseguenze dei dettagli mancanti sulla spedizione e alcune opzioni per automatizzare i sistemi per ottenere e inviare i dati richiesti.

1. Il rivenditore prepara una spedizione diretta all'UE con informazioni dettagliate sul contenuto nella documentazione di sdoganamento (fattura commerciale, CN22, CN23, ecc.), incluse descrizioni dettagliate dei prodotti e codici HS. (Come posso ottenere codici HS?)
2. Il corriere riceve la spedizione insieme ai dettagli della spedizione e ai moduli presentati elettronicamente.
   • Gli spedizionieri dovranno inviare i dati della spedizione a ICS2 o trasmetterli al vettore aereo con il pacco.
3. I vettori aerei confermeranno di avere tutte le informazioni necessarie per la spedizione o che i dati sono già stati inviati a ICS2. Se il corriere non dispone di informazioni sufficienti per soddisfare i requisiti ICS2, il pacco probabilmente subirà un ritardo e il corriere potrebbe:
   • Contattare il rivenditore per informazioni sul contenuto del pacco.
   • Eseguire un audit sulla spedizione, che di solito comporta l'apertura dei pacchi per poter assegnare descrizioni e codici HS autonomamente. Ciò può causare problemi al rivenditore (vedi di seguito).
4. Una volta ottenute tutte le informazioni appropriate, il vettore aereo invia elettronicamente i dati del pacco all'autorità doganale dello Stato membro tramite il sistema ICS2 in due fasi:
   • Pre-loading advance cargo information (PLACI): inviato prima del caricamento del carico
   • Entry Summary Declaration (ENS): inviato prima della partenza del volo se il volo dura meno di quattro ore o quattro ore prima dell'arrivo nell'UE se il volo supera le quattro ore
5. L'autorità doganale dello Stato membro può inviare messaggi al corriere tramite ICS2 richiedendo una delle seguenti azioni riguardo alla spedizione:
   • Request for Information (RfI): significa che l'ENS ha informazioni insufficienti e deve essere modificato.
   • Request for Screening (RfS): significa che il corriere deve sottoporre il carico a screening secondo gli standard per carico o posta ad alto rischio. Deve comunicare i risultati dello screening a ICS2.
   • Do Not Load (DNL): significa che la spedizione è stata segnalata come minaccia e il corriere deve adottare immediatamente misure conformi ai protocolli di sicurezza aeronautica per neutralizzare la minaccia.

Come possono le parti interessate prepararsi alla release two di ICS2? 

Vettori aerei, spedizionieri, servizi di corriere espresso e operatori postali:

I corrieri e gli spedizionieri sono ritenuti responsabili dall'UE del rispetto delle normative ICS2.

• I corrieri e i fornitori logistici devono usare l'ambiente di test di conformità della Commissione Europea (disponibile fino a febbraio 2023) per testare la loro integrazione con ICS2. Dovranno verificare la capacità di inviare dati di spedizione e ricevere risposte dai messaggi delle autorità doganali in preparazione alla data di release della fase two di marzo 2023.

• I corrieri devono presentare un PLACI e un ENS per ogni spedizione tramite ICS2.

• Se i rivenditori non forniscono codici HS con le loro spedizioni, il corriere o il fornitore logistico deve assegnarli; avere un modo rapido e accurato per classificare i prodotti aiuterà i corrieri a evitare ritardi.

Rivenditori e mittenti:

• Sebbene la responsabilità legale di fornire i dati di spedizione per ICS2 spetti ai corrieri, alcuni corrieri possono richiedere ai rivenditori di fornire informazioni accurate per inviare il pacco. Anche se il corriere non lo richiede, i rivenditori dovrebbero comunque adottare i passaggi seguenti per ridurre al minimo i ritardi nelle spedizioni ed evitare che i corrieri classifichino i loro prodotti, il che potrebbe comportare una classificazione errata e alterare il landed cost delle spedizioni.
• I rivenditori dovrebbero preparare la documentazione di sdoganamento per le spedizioni dirette all'UE con informazioni dettagliate sulle merci contenute nella spedizione, incluse descrizioni complete dei prodotti e codici HS.
• Fornire queste informazioni aiuterà a garantire che non ci siano confusione o necessità di informazioni aggiuntive da parte del corriere. Pertanto, seguire le linee guida ICS2 sulle buone descrizioni ed essere consapevoli delle informazioni sottoposte a screening in ICS2 può aiutare a prevenire ritardi nelle spedizioni.
• Si raccomanda ai rivenditori di fornire codici HS accurati per tutte le merci nelle loro spedizioni.
• Se i rivenditori non forniscono ai corrieri i codici HS per le loro spedizioni, il corriere dovrà classificare le merci. Poiché i corrieri non conoscono i prodotti quanto il rivenditore, potrebbero involontariamente usare codici HS errati, il che può comportare aliquote di dazio più elevate di quelle accurate assegnate alle spedizioni, alterando il landed cost. Ciò è particolarmente problematico se il rivenditore riscuote dazi e imposte in anticipo o spedisce con dazi e imposte prepagati (DDP - Delivered Duty Paid). Inoltre, il tempo che i corrieri impiegano per auditare i pacchi e assegnare codici HS ritarderà la consegna.
• Per le spedizioni business-to-business (B2B), i rivenditori dovrebbero assicurarsi che il numero Economic Operators Registration and Identification (EORI) dell'azienda destinataria sia sulla fattura commerciale.

Soluzioni consigliate per codici HS per i corrieri:

Il modo più efficiente per i corrieri di classificare le merci è integrarsi con una tecnologia automatizzata di classificazione dei codici HS come l'API Zonos Classify o lo strumento di ricerca codici HS Zonos Classify. Gli United States Postal Service hanno scelto Zonos per alimentare le loro classificazioni dei codici HS.

Impatto su rivenditori e mittenti:

Sebbene la responsabilità legale di fornire i dati di spedizione per ICS2 spetti ai corrieri, alcuni corrieri possono richiedere ai rivenditori di fornire informazioni accurate per inviare il pacco. Anche se il corriere non lo richiede, i rivenditori dovrebbero comunque adottare i passaggi seguenti per ridurre al minimo i ritardi nelle spedizioni ed evitare che i corrieri classifichino i loro prodotti, il che potrebbe comportare una classificazione errata e alterare il landed cost delle spedizioni:

• I rivenditori dovrebbero preparare la documentazione di sdoganamento per le spedizioni dirette all'UE con informazioni dettagliate sulle merci contenute nella spedizione, incluse descrizioni complete dei prodotti e codici HS.
  • Fornire queste informazioni aiuterà a garantire che non ci siano confusione o necessità di informazioni aggiuntive da parte del corriere. Pertanto, seguire le linee guida ICS2 sulle buone descrizioni ed essere consapevoli delle informazioni sottoposte a screening in ICS2 può aiutare a prevenire ritardi nelle spedizioni.
• Si raccomanda ai rivenditori di fornire codici HS accurati per tutte le merci nelle loro spedizioni.
  • Se i rivenditori non forniscono ai corrieri i codici HS per le loro spedizioni, il corriere dovrà classificare le merci. Poiché i corrieri non conoscono i prodotti quanto il rivenditore, potrebbero involontariamente usare codici HS errati, il che può comportare aliquote di dazio più elevate di quelle accurate assegnate alle spedizioni, alterando il landed cost. Ciò è particolarmente problematico se il rivenditore riscuote dazi e imposte in anticipo o spedisce con dazi e imposte prepagati (DDP - Delivered Duty Paid). Inoltre, il tempo che i corrieri impiegano per auditare i pacchi e assegnare codici HS ritarderà la consegna.
• Per le spedizioni business-to-business (B2B), i rivenditori dovrebbero assicurarsi che il numero Economic Operators Registration and Identification (EORI) dell'azienda destinataria sia sulla fattura commerciale.

Soluzioni consigliate per i rivenditori:

Codici HS

I rivenditori possono classificare efficientemente le loro merci usando Zonos Classify, che offre varie opzioni, inclusa un'API, uno strumento di caricamento bulk per classificare un intero catalogo prodotti in una volta o lo strumento di ricerca codici HS Zonos Classify.

Numero EORI

I numeri Economic Operators Registration and Identification (EORI) sono richiesti alle aziende UE per importare o esportare merci dentro o fuori dall'UE. I numeri EORI sono richiesti solo per le spedizioni B2B, e solo l'azienda destinataria UE deve averne uno. Le aziende non UE ne avranno uno come mittente se hanno una sede nell'UE.

Per le spedizioni B2B che entrano nell'UE, il mittente deve raccogliere il numero EORI dell'azienda destinataria prima di passare la spedizione al corriere. Il corriere non può partire senza di esso. Consulti la nostra guida per maggiori informazioni sui numeri EORI.

Che sia un corriere, uno spedizioniere o un rivenditore online, è meglio prepararsi in anticipo alla fase two di ICS2. Ciò significa familiarizzare con l'ambiente di test di conformità della Commissione UE, garantire che processi e strumenti siano in atto per classificare i prodotti e fornire descrizioni dettagliate delle merci prima della scadenza.