Exigences relatives aux données personnelles pour les déclarations en douane

Bien que ces informations ne soient pas directement imposées par la douane américaine, elles sont exigées par le processus de dédouanement. Le CBP impose aux commissionnaires en douane agréés d'exercer une supervision et un contrôle responsables sur les opérations douanières qu'ils traitent, y compris en répondant aux communications du CBP (19 CFR 111.28). Cela implique notamment de connaître l'expéditeur et de pouvoir le contacter. Sans les coordonnées de l'expéditeur, les envois risquent davantage d'être bloqués, saisis ou retournés.

1. Le CBP adresse ses demandes au commissionnaire en douane. En vertu du 19 U.S.C. 1509(a)(2), le CBP peut convoquer l'importateur, l'exportateur et toute personne « déposant des déclarations ou des entrées ». Pour une déclaration postale, la partie qui dépose la déclaration est le commissionnaire en douane désigné par la poste d'origine. Pour les envois postaux, Zonos est à la fois le commissionnaire en douane et l'importateur officiel : le CBP adresse donc ses questions à Zonos.
2. Le commissionnaire en douane doit répondre. En vertu du 19 CFR 111.29(a), « chaque commissionnaire en douane doit faire preuve de diligence raisonnable [...] pour répondre à la correspondance [...] relative à toute opération douanière qu'il traite en tant que commissionnaire ». Répondre constitue une obligation liée à l'agrément.
3. Le CBP peut exiger davantage que les données de la déclaration. Il peut exiger une déclaration formelle pour tout envoi postal (19 CFR 145.12(a)(1)). Il peut exiger la facture indiquant une description exacte et le prix d'achat (19 CFR 145.11(b)). Il peut aussi examiner « tout document » permettant de vérifier l'exactitude de la déclaration (19 U.S.C. 1509(a)(1)).
4. Seul l'expéditeur dispose de ces informations. L'expéditeur est la source pratique pour obtenir les informations manquantes dans la déclaration postale. Le destinataire peut savoir ce qu'il a commandé et payé, mais les détails de fabrication, la composition des matériaux, les justificatifs d'origine et les factures peuvent devoir être fournis ou obtenus par l'expéditeur. Le commissionnaire en douane a donc besoin d'un moyen fiable de contacter l'expéditeur lorsque ces informations sont nécessaires pour achever le dédouanement.
5. Si la demande reste sans réponse. Les marchandises dépourvues d'une déclaration et d'une facture en bonne et due forme « peuvent faire l'objet d'une saisie et d'une confiscation conformément au § 145.4 » (19 CFR 145.11(d)). Le fait de ne pas produire les documents exigés par le CBP peut également entraîner des sanctions à l'encontre de l'importateur officiel et du commissionnaire en douane déclarant (19 U.S.C. 1509(g), 1641(d)). L'envoi peut rester bloqué ou être retourné.

Ces informations ne sont pas imposées à l'échelle de l'UE, mais elles peuvent être exigées dans le cadre de la mise en œuvre propre à chaque pays. Elles sont demandées pour les raisons suivantes :

1. L'identification de l'expéditeur et du destinataire est exigée pour le dédouanement. Les déclarations d'importation postales et de faible valeur de l'UE identifient l'expéditeur sous la rubrique « Exportateur » et le destinataire final sous la rubrique « Importateur ». Les exigences en matière de données applicables comprennent les noms et adresses. Dans certains cas précis, un numéro EORI ou un autre identifiant reconnu dispense de saisir séparément le nom et l'adresse. (Règlement délégué (UE) 2015/2446 de la Commission, annexe B, jeux de données H6 et H7, éléments de données 13 01 000 000 et 13 04 000 000, y compris leurs sous-éléments nom/adresse et la note 6 ; Commission européenne, Guidance on Importation and Exportation of Low Value Consignments, section 2.2.1.2(f)–(h))
2. L'adresse e-mail et le numéro de téléphone ne sont pas une exigence universelle pour les deux parties. Les exigences communes de l'UE relatives aux déclarations d'importation n'imposent pas d'obligation générale de fournir l'adresse e-mail ou le numéro de téléphone de l'expéditeur et du destinataire pour chaque envoi. Les exigences en matière de coordonnées doivent être distinguées des exigences relatives au nom et à l'adresse, ainsi que des coordonnées exigées pour le déclarant ou le représentant en douane. Le système national de dépôt et la procédure applicables doivent également être pris en compte. (Règlement délégué (UE) 2015/2446 de la Commission, annexe B, groupe 13 — Parties)
3. La douane peut exiger des informations et des documents supplémentaires. Les personnes intervenant dans l'accomplissement des formalités douanières doivent fournir les informations, les documents et l'assistance demandés dans le délai fixé. La douane peut également exiger d'autres documents lors de la vérification d'une déclaration. (Règlement (UE) n° 952/2013, code des douanes de l'Union, articles 15, paragraphe 1, et 188, point b))
4. Le représentant en douane partage la responsabilité des informations transmises. La responsabilité de l'exactitude et de l'exhaustivité des informations de la déclaration, ainsi que de l'authenticité, de l'exactitude et de la validité des documents justificatifs, s'applique également au représentant en douane. Un contact direct avec la partie concernée aide à résoudre les omissions ou les divergences. (Code des douanes de l'Union, article 15, paragraphe 2)
5. L'expéditeur et le destinataire peuvent devoir fournir des informations différentes. L'expéditeur est l'interlocuteur pratique pour obtenir les spécifications des produits, la composition des matériaux, les détails de fabrication et les factures justificatives. Le destinataire peut devoir confirmer les détails de l'achat, l'utilisation prévue ou son identité, ou autoriser la représentation en douane. La douane peut exiger la preuve que le représentant est habilité à agir. L'adresse e-mail et le numéro de téléphone offrent des moyens pratiques d'obtenir ces réponses. (Code des douanes de l'Union, articles 15, 18 et 19)
6. Des exigences non satisfaites peuvent retarder le dédouanement. La mainlevée dépend du respect des conditions douanières applicables. Si des informations, des documents ou une autorisation essentiels ne peuvent être obtenus, le dédouanement peut rester en suspens. Des coordonnées fiables aident les parties à satisfaire ces exigences ; leur absence ne constitue pas, en soi, un motif juridique automatique de rejet ou de retour. (Code des douanes de l'Union, article 194)

Ces informations ne sont pas imposées par la douane américaine. Elles sont toutefois demandées pour les raisons suivantes :

1. Le CBP privilégie expressément les coordonnées du destinataire. La réglementation du CBP relative aux données postales classe le téléphone/fax/e-mail du destinataire comme facultatifs et définit les données facultatives comme non obligatoires, mais privilégiées (19 CFR 145.74(d)(1)(vi)).
2. Le destinataire peut devoir participer au dédouanement. Le CBP peut exiger une déclaration formelle pour tout envoi postal, quelle que soit sa valeur, lorsque cela est nécessaire pour protéger les recettes. Lorsqu'une déclaration formelle est exigée, le destinataire doit être informé de l'arrivée de l'envoi et de la manière dont la déclaration doit être effectuée. La réglementation n'impose pas l'e-mail comme mode de notification, mais le courrier ordinaire ralentit le processus. (19 CFR 145.12(a)(1), (4))
3. Des informations ou une autorisation supplémentaires peuvent être nécessaires de la part du destinataire. Le destinataire peut devoir confirmer les détails de l'achat et du paiement, expliquer l'utilisation prévue des marchandises ou fournir des documents justificatifs (19 CFR 141.46).
4. Le commissionnaire en douane doit répondre avec diligence à la correspondance douanière. Les commissionnaires en douane doivent faire preuve de diligence raisonnable pour répondre à la correspondance relative aux opérations douanières qu'ils traitent. Les coordonnées directes du destinataire permettent au commissionnaire d'obtenir les réponses et les documents nécessaires lorsqu'une demande concerne la transaction ou la situation du destinataire. (19 CFR 111.29(a))
5. Le destinataire doit être informé lorsqu'une mesure douanière affecte l'envoi. Lorsqu'une marchandise postale est retenue ou saisie, le destinataire doit être informé de la mesure, de son motif et, le cas échéant, de son droit de présenter une demande de recours. L'e-mail permet au commissionnaire en douane de communiquer avec le destinataire et de coordonner une réponse plus rapidement ; il ne remplace aucune notification officielle obligatoire, qui sera envoyée par courrier ordinaire (19 CFR 145.59(b)).
6. Des exigences de déclaration non satisfaites peuvent empêcher la livraison. Si les informations ou l'autorisation requises ne peuvent être obtenues auprès du destinataire, le dédouanement peut rester en suspens. L'USPS exige qu'un article soit traité comme non distribuable lorsqu'il est renvoyé de la garde douanière parce que le destinataire ne s'est pas conformé aux procédures de déclaration en douane requises. Un moyen de contact fiable aide le destinataire à satisfaire ces exigences avant que la livraison ne devienne impossible. (USPS International Mail Manual §766.24)