Krav om personoplysninger i toldindførsler

Selvom disse oplysninger ikke direkte kræves af U.S. Customs, er de påkrævet af klareringsprocessen. CBP kræver, at autoriserede toldmæglere udøver ansvarligt tilsyn og kontrol med de toldforretninger, de håndterer, herunder at de besvarer henvendelser fra CBP (19 CFR 111.28). En del af dette er at kende afsenderen og kunne kontakte vedkommende. Uden afsenderens kontaktoplysninger er der større sandsynlighed for, at forsendelser bliver tilbageholdt, beslaglagt eller returneret.

1. CBP retter henvendelser til toldmægleren. I henhold til 19 U.S.C. 1509(a)(2) kan CBP indkalde importøren, eksportøren og enhver, der "filing declarations or entries". For en postindførsel er den part, der indgiver indførslen, den toldmægler, som oprindelsesposten har udpeget. For postforsendelser er Zonos både toldmægler og importør (importer of record), så CBP retter sine spørgsmål til Zonos.
2. Toldmægleren skal svare. I henhold til 19 CFR 111.29(a) gælder: "each broker must exercise due diligence ... in answering correspondence ... relating to any customs business matter handled by him as a broker." At svare er en forpligtelse, der følger af autorisationen.
3. CBP kan kræve mere end indførselsdataene. CBP kan kræve en formel indførsel for enhver postforsendelse (19 CFR 145.12(a)(1)). CBP kan kræve fakturaen med en præcis beskrivelse og købspris (19 CFR 145.11(b)). Og CBP kan undersøge "any record", der er relevant for, om indførslen er korrekt (19 U.S.C. 1509(a)(1)).
4. Kun afsenderen har disse oplysninger. Afsenderen er i praksis kilden til oplysninger, der mangler i postangivelsen. Modtageren ved måske, hvad vedkommende har bestilt og betalt, men fremstillingsdetaljer, materialesammensætning, oprindelsesdokumentation og underbyggende fakturaer skal muligvis leveres eller fremskaffes af afsenderen. Toldmægleren har derfor brug for en pålidelig måde at kontakte afsenderen på, når disse oplysninger er nødvendige for at gennemføre toldklareringen.
5. Hvis henvendelsen ikke besvares. Varer uden en korrekt angivelse og faktura "may be subject to seizure and forfeiture in accordance with § 145.4" (19 CFR 145.11(d)). Manglende fremlæggelse af registreringer, som CBP kræver, kan også medføre sanktioner mod importøren og den indgivende toldmægler (19 U.S.C. 1509(g), 1641(d)). Forsendelsen kan forblive tilbageholdt eller blive returneret.

Disse oplysninger kræves ikke i hele EU, men de kan være påkrævet i henhold til den nationale gennemførelse i det enkelte land. Der anmodes om dem, fordi:

1. Identifikation af afsender og modtager er påkrævet for toldklarering. EU's angivelser for post og import af varer af lav værdi identificerer afsenderen under "Eksportør" og den endelige modtager under "Importør". De relevante datakrav omfatter navne og adresser. I nærmere angivne tilfælde erstatter et EORI-nummer eller en anden anerkendt identifikator behovet for at angive navn og adresse særskilt. (Kommissionens delegerede forordning (EU) 2015/2446, bilag B, datasæt H6 og H7, dataelement 13 01 000 000 og 13 04 000 000, herunder deres underelementer for navn/adresse og note 6; Europa-Kommissionen, Guidance on Importation and Exportation of Low Value Consignments, afsnit 2.2.1.2(f)–(h))
2. E-mail og telefonnummer er ikke et generelt krav for begge parter. EU's fælles krav til importangivelser indeholder ikke en generel forpligtelse til at oplyse både afsenderens og modtagerens e-mailadresse eller telefonnummer for hver forsendelse. Kontaktkrav skal adskilles fra krav om navn og adresse og fra de kontaktoplysninger, der kræves for klarereren eller toldrepræsentanten. Det gældende nationale indgivelsessystem og den gældende procedure skal også tages i betragtning. (Kommissionens delegerede forordning (EU) 2015/2446, bilag B, gruppe 13 — Parter)
3. Tolden kan kræve yderligere oplysninger og dokumenter. Personer, der er involveret i toldformaliteter, skal inden for den fastsatte frist give de ønskede oplysninger, dokumenter og den ønskede bistand. Tolden kan også kræve yderligere dokumenter ved kontrol af en angivelse. (Forordning (EU) nr. 952/2013, EU-toldkodeksen, artikel 15, stk. 1, og artikel 188, litra b)
4. Toldrepræsentanten deler ansvaret for de indsendte oplysninger. Ansvaret for, at oplysningerne i angivelsen er korrekte og fuldstændige, og at de ledsagende dokumenter er ægte, korrekte og gyldige, gælder også for toldrepræsentanten. Direkte kontakt med den relevante part hjælper med at løse mangler eller uoverensstemmelser. (EU-toldkodeksen, artikel 15, stk. 2)
5. Afsender og modtager skal muligvis levere forskellige oplysninger. Afsenderen er i praksis kontaktpunktet for at fremskaffe produktspecifikationer, materialesammensætning, fremstillingsdetaljer og underbyggende fakturaer. Modtageren skal muligvis bekræfte købsoplysninger, tilsigtet anvendelse eller identitet eller give fuldmagt til toldrepræsentation. Tolden kan kræve dokumentation for, at repræsentanten er bemyndiget til at handle. E-mail og telefonnummer giver praktiske kanaler til at indhente disse svar. (EU-toldkodeksen, artikel 15, 18 og 19)
6. Uløste krav kan forsinke klareringen. Frigivelse afhænger af, at de gældende toldbetingelser er opfyldt. Hvis væsentlige oplysninger, dokumenter eller fuldmagter ikke kan fremskaffes, kan klareringen forblive uafklaret. Pålidelige kontaktoplysninger hjælper parterne med at opfylde disse krav; manglen på dem er ikke i sig selv et automatisk retsgrundlag for afvisning eller returnering. (EU-toldkodeksen, artikel 194)

Disse oplysninger kræves ikke af U.S. Customs. Der anmodes dog om dem, fordi:

1. CBP foretrækker udtrykkeligt modtagerens kontaktoplysninger. CBP's regulering af postdata angiver modtagerens telefon/fax/e-mail som valgfri og definerer valgfrie data som ikke obligatoriske, men foretrukne (19 CFR 145.74(d)(1)(vi)).
2. Modtageren skal muligvis deltage i klareringen. CBP kan kræve formel indførsel for enhver postforsendelse, uanset værdi, når det er nødvendigt for at beskytte statens indtægter. Når formel indførsel kræves, skal adressaten underrettes om forsendelsens ankomst og om, hvordan indførslen skal foretages. Reguleringen foreskriver ikke e-mail som underretningsmetode, men almindelig post forsinker processen. (19 CFR 145.12(a)(1), (4))
3. Der kan være behov for yderligere oplysninger eller fuldmagt fra modtageren. Modtageren skal muligvis bekræfte købs- og betalingsoplysninger, forklare den tilsigtede anvendelse af varerne eller fremlægge underbyggende dokumenter (19 CFR 141.46).
4. Toldmægleren skal omhyggeligt besvare henvendelser fra tolden. Toldmæglere skal udvise omhu ved besvarelse af korrespondance vedrørende de toldforretninger, de håndterer. Direkte kontaktoplysninger til modtageren gør det muligt for toldmægleren at indhente de svar og dokumenter, der er nødvendige for at svare, når en henvendelse vedrører modtagerens transaktion eller forhold. (19 CFR 111.29(a))
5. Modtageren skal vide, når toldmæssige tiltag påvirker forsendelsen. Når postvarer tilbageholdes eller beslaglægges, skal adressaten underrettes om tiltaget, årsagen og i givet fald retten til at anmode om lempelse. E-mail gør det muligt for toldmægleren at kommunikere med modtageren og koordinere et svar hurtigere; det erstatter ikke en påkrævet officiel meddelelse, som sendes med almindelig post (19 CFR 145.59(b)).
6. Uløste indførselskrav kan forhindre levering. Hvis påkrævede oplysninger eller fuldmagter ikke kan indhentes fra modtageren, kan klareringen forblive uafklaret. USPS kræver, at en vare behandles som uanbringelig, når den returneres fra toldens varetægt, fordi adressaten ikke har overholdt de påkrævede procedurer for toldindførsel. En pålidelig kontaktkanal hjælper modtageren med at opfylde disse krav, før levering bliver umulig. (USPS International Mail Manual §766.24)