电子商业发票

电子商业发票（ECI）是一份无纸化贸易单据，涉及数字化的发票流程；换句话说，它是一份以电子方式创建、发送和接收的发票。

如果您是进口商、出口商或在贸易行业中发挥作用的人，您可能对商业发票很熟悉，但电子商业发票呢？电子发票的使用越来越广泛，有时还是必需的，因此熟悉它们很重要。

纸质与电子发票 

为了更好地理解电子商业发票，有必要了解什么是商业发票，以及电子版本与标准版本有何不同。

什么是商业发票？

商业发票是所有非单据跨境货运的必需文件。商业发票是允许货运通过海关进入进口国的主要文件。商业发票帮助海关根据发票中包含的关于所运货物、收发人和运输详情的重要信息来确定适用的关税、税收和费用。

纸质与电子对比

虽然两种形式都包含相同的信息，但商业发票只有在以允许自动和电子处理的系统电子格式中管理、发送和接收时，才能被称为电子发票。

电子格式 

我们知道标准和电子形式都实现相同的目的并看起来相似。但是，纸质商业发票必须手工填写或至少打印出来，而电子商业发票既可以在线填写也可以在线提交给承运人。以下是商业发票（电子或纸质）的示例，说明其必填信息字段。

虽然两种发票形式之间的唯一区别是其格式，但电子商业发票提供了纸质形式所不具备的几个优势。

电子格式的优势 

电子格式实现与纸质格式相同的所有目的，并以相同的原因使用，但它还提供了几个优势，例如：

• 可持续性：电子形式是无纸化的，更可持续，因为它节省了与打印相关的纸张、时间和成本

• 效率：无需打印和附加贸易单据，导致清关延迟更少，因为电子单据通常会预先清关，不会丢失

• 易用性和简单性：更容易追踪货运数据（电子文件已保存）

  • 最小化丢失、缺失或损坏的贸易记录的风险

• 降低欺诈风险：可用于发送电子发票的软件是安全的，因此经历欺诈和数据盗窃的可能性更小

• 便利性：纸质商业发票必须手工填写，而电子发票主要是为您生成的

由于电子商业发票提供的优势，一些国家和承运人倾向使用电子贸易单据。国际承运人在所有国家都不支持电子商业发票，但在大多数国家都支持。

填写商业发票 

大多数主要承运人允许您从其自动化/运输平台或软件创建电子商业发票。填写电子商业发票需要以下信息，这基本上与纸质商业发票的要求相同：

• 货运日期
• 追踪号
• 卖方公司名称和徽标
• 买方信息
• 商品或服务的描述
• 应付金额
• 支付方式和条款

注意： 某些货运可能需要其他信息。

填写ECI的步骤 

首先，您需要在您首选的运输平台中激活电子商业发票生成。各承运人和平台的步骤可能会有所不同，但该流程看起来大致如下：

1. 在您的运输承运人软件或运输平台中，在您的帐户中找到运输设置（或等效项）

2. 激活/注册/启用/允许无纸化贸易文件（或等效项）

3. 选择您是想在平台上创建发票还是上传您自己的发票

4. 阅读并接受条款和条件以继续

5. 设置偏好

6. 填写必填字段

   1. 发货人详情（姓名、业务、地址等）
   2. 货运详情（运单号、日期、发票号等）
   3. 收货地详情（如果收货地址和买方地址不同）
   4. 销售给详情（买方信息）
   5. 物品/产品详情（描述、销售单位、HS代码、原产国等）
   6. 最终成本/价值详情（折扣、货币、运费、保险、重量等）

7. 电子发票系统将生成发票参考号（IRN）和二维码（QR码）

8. 上传电子签名到发票和二维码

9. 根据需要上传其他运输单据，例如原产地证书或声明书

10. 电子商业发票将传输到目的地国家的海关当局以便利货运清关

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