電子商業發票

電子商業發票（ECI）是一份無紙化貿易單據，涉及數位化開票流程；換句話說，它是以電子方式建立、發送和接收的發票。

如果您是進口商、出口商，或在貿易產業中扮演某種角色，那麼您可能已熟悉商業發票，但電子版本呢？電子發票的使用越來越廣泛，有時甚至是必需的，所以熟悉它們很重要。

紙本發票與電子發票 

為了更好地瞭解電子商業發票，有助於先瞭解什麼是商業發票，以及電子版本與標準版本的差異。

什麼是商業發票？

商業發票是所有非單據跨境貨運的必需文件。商業發票是允許貨運通過海關進入進口國的主要文件。商業發票幫助海關根據發票所包含的關於所運送商品、寄件人和收件人以及運輸詳情的重要資訊，確定適用的關稅、稅款和費用。

紙本與電子比較

雖然兩種形式都包含相同的資訊，但商業發票只有在以允許自動化和電子處理的系統電子格式中策劃、發送和接收時，才能稱為電子發票。

電子格式 

我們知道標準形式和電子形式都達到相同的目的且看起來相似。然而，紙本商業發票必須手工填寫或至少列印出來，而電子商業發票則在線上填寫並提交給承運商。下面是商業發票（電子或紙本）的示例，包含其必填資訊欄位。

雖然兩種發票類型的唯一區別是其格式，但電子商業發票提供了紙本形式所沒有的多項優勢。

電子格式的優勢 

電子格式達到與紙本格式相同的所有目的，並因相同的原因使用，但它也提供多項優勢，例如：

• 永續性：電子形式是無紙化的，更具永續性，因為它節省了與列印相關的紙張、時間和成本

• 效率：無需列印和附加貿易單據，因為電子單據通常可提前審核且不會遺失，所以可減少清關延遲

• 易用性和簡單性：更容易追蹤貨運資料（電子文件已保存）

  • 最小化遺失、缺失或損壞貿易紀錄的風險

• 降低欺詐風險：用於發送電子發票的軟體是安全的，所以遭受欺詐和資料盜竊的機會較少

• 便利性：紙本商業發票必須手工填寫，而電子發票大多為您自動生成

由於電子商業發票提供的優勢，一些國家和承運商傾向於電子貿易單據。國際承運商並未在所有國家支援電子商業開票，但它們在大多數國家都受支援。

填寫商業發票 

大多數主要承運商允許您從其自動化/運送平台或軟體建立電子商業發票。填寫電子商業發票所需的下列資訊基本上與紙本商業發票的要求相同：

• 貨運日期
• 追蹤號碼
• 賣方公司名稱和商標
• 買方資訊
• 商品或服務的說明
• 應付金額
• 付款方式和條款

注意：某些貨運可能需要其他資訊。

填寫 ECI 的步驟 

首先，您需要在首選的運送平台中啟用電子商業發票生成。各承運商和平台之間的步驟可能有所不同，但該流程大致如下：

1. 在您的運送承運商軟體或運送平台中，在您的帳戶內找到運送設定（或等效項目）

2. 啟用/註冊/啟動/允許無紙化貿易文件（或等效項目）

3. 選擇是否要在平台上建立發票或上傳您自己的發票

4. 閱讀並接受條款和條件以繼續

5. 設定偏好設定

6. 填寫必填欄位

   1. 寄件人詳情（名稱、業務、地址等）
   2. 貨運詳情（運單號碼、日期、發票編號等）
   3. 收貨地址詳情（如果收件人地址和買方地址不同）
   4. 帳單地址詳情（買方資訊）
   5. 商品/產品詳情（說明、銷售單位、HS 編碼、原產國等）
   6. 最終成本/價值詳情（折扣、貨幣、運費、保險、重量等）

7. 電子發票系統將生成發票參考編號（IRN）和快速回應碼（QR 碼）

8. 將電子簽名上傳到發票和 QR 碼

9. 視需要上傳其他運送文件，例如原產地證書或聲明聲明

10. 電子商業發票將傳輸到目的地國家的海關當局，以便於貨運清關

承運商資源 

常見問題