Faktur komersial elektronik

Faktur komersial elektronik (ECI) adalah dokumen perdagangan tanpa kertas yang melibatkan proses faktur digital; dengan kata lain, ini adalah faktur yang dibuat, dikirim, dan diterima secara elektronik.

Jika Anda adalah pengimpor, pengekspor, atau seseorang yang memainkan peran dalam industri perdagangan, maka Anda mungkin sudah mengetahui faktur komersial, tetapi bagaimana dengan versi elektroniknya? Faktur elektronik semakin banyak digunakan dan kadang-kadang diperlukan, jadi penting untuk mengenalnya.

Faktur kertas vs. elektronik 

Untuk lebih memahami faktur komersial elektronik, sangat membantu untuk memahami apa itu faktur komersial dan bagaimana versi elektronik berbeda dari standar.

Apa itu faktur komersial?

Faktur komersial diperlukan di semua pengiriman lintas batas yang bukan dokumen. Faktur komersial adalah dokumen utama yang memungkinkan pengiriman untuk melewati bea cukai ke negara pengimpor. Faktur komersial membantu bea cukai menentukan bea, pajak, dan biaya yang berlaku berdasarkan informasi penting yang dikandungnya tentang barang yang dikirim, pengirim dan penerima, dan spesifikasi transportasi.

Perbandingan kertas vs. elektronik

Meskipun kedua bentuk berisi informasi yang sama, faktur komersial hanya elektronik jika dikurasi, dikirim, dan diterima dalam format elektronik sistematis yang memungkinkan pemrosesan otomatis dan elektronik.

Format elektronik 

Kami tahu bahwa bentuk standar dan elektronik memenuhi tujuan yang sama dan terlihat serupa. Namun, faktur komersial fisik harus diisi dengan tangan atau setidaknya dicetak, sementara faktur komersial elektronik diisi dan diajukan kepada pembawa secara online. Di bawah ini adalah contoh apa yang terlihat seperti faktur komersial (elektronik atau fisik) dengan bidang informasi yang diperlukan.

Sementara satu-satunya perbedaan antara dua jenis faktur adalah formatnya, faktur komersial elektronik menawarkan beberapa manfaat yang tidak dimiliki bentuk kertas.

Manfaat format elektronik 

Format elektronik memenuhi semua tujuan yang sama dan digunakan untuk alasan yang sama dengan format kertas, tetapi juga menawarkan beberapa manfaat, seperti:

• Keberlanjutan: bentuk elektronik tidak menggunakan kertas, yang lebih berkelanjutan karena menghemat kertas, waktu, dan biaya yang terkait dengan pencetakan

• Efisiensi: tidak perlu mencetak dan melampirkan dokumen perdagangan, menghasilkan lebih sedikit penundaan pembersihan karena dokumen elektronik sering telah melalui pra-pembersihan dan tidak dapat hilang

• Kemudahan dan kesederhanaan penggunaan: lebih mudah melacak data pengiriman (dokumentasi elektronik disimpan)

  • Meminimalkan risiko catatan perdagangan yang hilang, tidak ditemukan, atau rusak

• Mengurangi risiko penipuan: perangkat lunak yang tersedia untuk mengirim faktur elektronik aman, jadi ada kemungkinan yang lebih kecil untuk mengalami penipuan dan pencurian data

• Kenyamanan: faktur komersial fisik harus diisi dengan tangan, sementara faktur elektronik sebagian besar dibuat untuk Anda

Karena manfaat yang ditawarkan faktur komersial elektronik, beberapa negara dan pembawa lebih suka dokumen perdagangan elektronik. Pembawa internasional tidak mendukung faktur komersial elektronik di semua negara, tetapi didukung di sebagian besar negara.

Mengisi faktur komersial 

Sebagian besar pembawa utama memungkinkan Anda untuk membuat faktur komersial elektronik dari platform otomasi/pengiriman mereka atau perangkat lunak. Informasi berikut diperlukan untuk mengisi faktur komersial elektronik, yang pada dasarnya sama dengan persyaratan untuk faktur komersial kertas:

• Tanggal pengiriman
• Nomor pelacakan
• Nama perusahaan dan logo penjual
• Informasi pembeli
• Deskripsi barang atau layanan
• Jumlah yang harus dibayar
• Metode dan persyaratan pembayaran

Catatan: Informasi tambahan mungkin diperlukan untuk pengiriman tertentu.

Langkah-langkah untuk mengisi ECI 

Pertama, Anda perlu mengaktifkan generasi faktur komersial elektronik dalam platform pengiriman pilihan Anda. Langkah-langkahnya mungkin bervariasi dari pembawa ke pembawa dan dari platform ke platform, tetapi prosesnya akan terlihat kurang lebih seperti berikut:

1. Dalam perangkat lunak pembawa pengiriman Anda atau platform pengiriman, temukan pengaturan pengiriman (atau yang setara) dalam akun Anda

2. Aktifkan/daftarkan/fungsikan/izinkan dokumentasi perdagangan tanpa kertas (atau yang setara)

3. Pilih apakah Anda ingin membuat faktur di platform atau mengunggah milik Anda sendiri

4. Baca dan terima syarat dan ketentuan untuk melanjutkan

5. Atur preferensi

6. Isi bidang yang diperlukan

   1. Detail pengirim (nama, bisnis, alamat, dll.)
   2. Detail pengiriman (nomor waybill, tanggal, nomor faktur, dll.)
   3. Detail pengiriman ke (jika alamat penerima dan alamat pembeli berbeda)
   4. Detail penjualan ke (informasi pembeli)
   5. Detail item/produk (deskripsi, unit terjual, kode HS, negara asal, dll.)
   6. Detail biaya/nilai akhir (diskon, mata uang, pengiriman, asuransi, berat, dll.)

7. Sistem faktur elektronik akan menghasilkan nomor referensi faktur (IRN) dan kode respons cepat (kode QR)

8. Unggah tanda tangan elektronik ke faktur dan kode QR

9. Unggah dokumen pengiriman tambahan sesuai kebutuhan, misalnya Sertifikat Asal atau Pernyataan Deklarasi

10. Faktur komersial elektronik akan dikirimkan ke otoritas bea cukai negara tujuan untuk memfasilitasi pembersihan pengiriman

Sumber daya pembawa 

Pertanyaan yang sering diajukan