Faktur komersial elektronik

Sebuah faktur komersial elektronik (ECI) adalah dokumen perdagangan tanpa kertas yang melibatkan proses penagihan yang terdigitasi; dengan kata lain, ini adalah faktur yang dibuat, dikirim, dan diterima secara elektronik.

Jika Anda seorang importir, eksportir, atau seseorang yang berperan dalam industri perdagangan, maka Anda mungkin sudah mengetahui tentang faktur komersial, tetapi bagaimana dengan rekan-rekan elektroniknya? Faktur elektronik semakin banyak digunakan dan terkadang diperlukan, jadi penting untuk mengenalnya.

Faktur kertas vs. elektronik 

Untuk lebih memahami faktur komersial elektronik, akan lebih baik jika kita memahami apa itu faktur komersial dan bagaimana versi elektroniknya berbeda dari yang standar.

Apa itu faktur komersial?

Sebuah faktur komersial diperlukan untuk semua pengiriman lintas batas non-dokumen. Faktur komersial adalah dokumen utama yang memungkinkan pengiriman melewati bea cukai ke negara pengimpor. Faktur komersial membantu bea cukai menentukan bea, pajak, dan biaya yang berlaku berdasarkan informasi penting yang terkandung tentang barang yang dikirim, pengirim dan penerima, serta rincian transportasi.

Perbandingan kertas vs. elektronik

Meskipun kedua bentuk tersebut mengandung informasi yang sama, faktur komersial hanya dianggap elektronik jika disusun, dikirim, dan diterima dalam format elektronik yang sistematis yang memungkinkan pemrosesan otomatis dan elektronik.

Format elektronik 

Kami tahu bahwa bentuk standar dan elektronik memenuhi tujuan yang sama dan terlihat mirip. Namun, faktur komersial fisik harus diisi dengan tangan atau dicetak setidaknya, sedangkan faktur komersial elektronik diisi dan diajukan kepada pengangkut secara online. Di bawah ini adalah contoh bagaimana faktur komersial (elektronik atau fisik) terlihat dengan bidang informasi yang diperlukan.

Sementara satu-satunya perbedaan antara kedua jenis faktur adalah formatnya, faktur komersial elektronik menawarkan beberapa manfaat yang tidak dimiliki oleh bentuk kertas.

Manfaat format elektronik 

Format elektronik memenuhi semua tujuan yang sama dan digunakan untuk alasan yang sama seperti format kertas, tetapi juga menawarkan beberapa manfaat, seperti:

• Keberlanjutan: bentuk elektronik tanpa kertas, yang lebih berkelanjutan karena menghemat kertas, waktu, dan biaya yang terkait dengan pencetakan

• Efisiensi: tidak perlu mencetak dan melampirkan dokumen perdagangan, mengakibatkan lebih sedikit penundaan pembersihan karena dokumen elektronik sering kali sudah dibersihkan sebelumnya dan tidak dapat hilang

• Kemudahan dan kesederhanaan penggunaan: lebih mudah untuk melacak data pengiriman (dokumentasi elektronik disimpan)

  • Meminimalkan risiko catatan perdagangan yang hilang, tidak ada, atau rusak

• Risiko penipuan yang lebih rendah: perangkat lunak yang tersedia untuk mengirim faktur elektronik aman, sehingga ada kemungkinan lebih kecil mengalami penipuan dan pencurian data

• Kenyamanan: faktur komersial fisik harus diisi dengan tangan, sementara faktur elektronik sebagian besar dihasilkan untuk Anda

Karena manfaat yang ditawarkan oleh faktur komersial elektronik, beberapa negara dan pengangkut lebih memilih dokumen perdagangan elektronik. Pengangkut internasional tidak mendukung faktur komersial elektronik di semua negara, tetapi mereka didukung di sebagian besar negara.

Mengisi faktur komersial 

Sebagian besar pengangkut besar memungkinkan Anda untuk membuat faktur komersial elektronik dari platform otomatisasi/pengiriman mereka atau perangkat lunak. Informasi berikut diperlukan untuk mengisi faktur komersial elektronik, yang pada dasarnya sama dengan persyaratan untuk faktur komersial kertas:

• Tanggal pengiriman
• Nomor pelacakan
• Nama dan logo perusahaan penjual
• Informasi pembeli
• Deskripsi barang atau jasa
• Jumlah yang harus dibayar
• Metode dan syarat pembayaran

Catatan: Informasi tambahan mungkin diperlukan untuk pengiriman tertentu.

Langkah-langkah untuk mengisi ECI 

Pertama, Anda perlu mengaktifkan generasi faktur komersial elektronik di platform pengiriman pilihan Anda. Langkah-langkahnya mungkin bervariasi dari pengangkut ke pengangkut dan dari platform ke platform, tetapi prosesnya akan terlihat seperti berikut:

1. Di perangkat lunak pengangkut pengiriman Anda atau platform pengiriman, cari pengaturan pengiriman (atau yang setara) dalam akun Anda

2. Aktifkan/daftar/izinkan dokumentasi perdagangan tanpa kertas (atau yang setara)

3. Pilih apakah Anda ingin membuat faktur di platform atau mengunggah milik Anda sendiri

4. Baca dan terima syarat dan ketentuan untuk melanjutkan

5. Atur preferensi

6. Isi bidang yang diperlukan

   1. Rincian pengirim (nama, bisnis, alamat, dll.)
   2. Rincian pengiriman (nomor waybill, tanggal, nomor faktur, dll.)
   3. Rincian pengiriman (jika alamat penerima dan alamat pembeli berbeda)
   4. Rincian yang dijual (informasi pembeli)
   5. Rincian item/produk (deskripsi, unit yang dijual, kode HS, negara asal, dll.)
   6. Rincian biaya/nilai akhir (diskon, mata uang, pengiriman, asuransi, berat, dll.)

7. Sistem faktur elektronik akan menghasilkan nomor referensi faktur (IRN) dan kode respons cepat (QR code)

8. Unggah tanda tangan elektronik ke faktur dan kode QR

9. Unggah dokumen pengiriman tambahan sesuai kebutuhan, misalnya, Sertifikat Asal atau Pernyataan Deklarasi

10. Faktur komersial elektronik akan dikirim ke otoritas bea cukai negara tujuan untuk memfasilitasi pembersihan pengiriman

Sumber daya pengangkut 

Pertanyaan yang sering diajukan