電子商業發票

電子商業發票 (ECI) 是一種無紙張貿易文件，涉及數位化的發票流程；換句話說，它是以電子方式建立、發送及接收的發票。

如果你是進口商、出口商，或在貿易產業中扮演某種角色，那麼你很可能已經知道商業發票，但你知道它們的電子版本嗎？電子發票的使用日趨廣泛，有時甚至是必需的，因此了解它們很重要。

紙本與電子發票的比較 

為了更好地了解電子商業發票，了解什麼是商業發票以及電子版本與標準版本有何不同會很有幫助。

什麼是商業發票？

商業發票在所有非文件跨境貨運中都是必需的。商業發票是允許貨運通過海關進入進口國的主要文件。商業發票幫助海關根據它所包含的有關被運送商品、發件人和收件人以及運輸細節的重要資訊，確定適用的稅率、稅款及費用。

紙本與電子的比較

雖然兩種形式都包含相同的資訊，但商業發票只有在以系統化的電子格式建立、發送及接收時，才被視為電子發票，這允許進行自動化和電子處理。

電子格式 

我們知道標準和電子形式達到相同目的並且看起來相似。然而，實體商業發票必須手寫或至少列印，而電子商業發票則在線上填寫並提交給承運人。以下是商業發票（電子或實體）的樣本，其中包含必填資訊欄位。

雖然兩種發票之間的唯一區別是其格式，但電子商業發票提供了紙本形式沒有的多項效益。

電子格式的效益 

電子格式與紙本格式具有相同的用途和使用理由，但它還提供多項效益，例如：

• 永續性：電子形式是無紙張的，由於它節省了列印、時間和成本相關的紙張，因此更具永續性

• 效率：無需列印和附加貿易文件，因為電子文件通常會預先通關且不會丟失，因此減少了通關延誤

• 使用的便利性和簡易性：更容易追蹤貨運資料（電子文件已保存）

  • 降低遺失、缺少或損壞貿易記錄的風險

• 降低欺詐風險：用於發送電子發票的軟體是安全的，因此發生欺詐和資料竊取的機率降低

• 便利性：實體商業發票必須手寫填寫，而電子發票大多數情況下會為你自動生成

由於電子商業發票提供的效益，某些國家和承運人更傾向使用電子貿易文件。國際承運人並非在所有國家都支援電子商業發票，但在大多數國家都有支援。

填寫商業發票 

大多數主要承運人允許你從其自動化/運送平台或軟體建立電子商業發票。填寫電子商業發票需要以下資訊，這實際上與紙本商業發票的要求相同：

• 貨運日期
• 追蹤號碼
• 賣家公司名稱和標誌
• 買家資訊
• 商品或服務說明
• 應付金額
• 付款方式和條款

注意： 某些貨運可能需要其他資訊。

填寫 ECI 的步驟 

首先，你需要在首選運送平台中啟動電子商業發票生成。步驟可能因承運人和平台而異，但流程大致如下：

1. 在你的運送承運人軟體或運送平台中，在你的帳戶內找到運送設定（或等效設定）

2. 啟動/註冊/啟用/允許無紙張貿易文件（或等效設定）

3. 選擇你是否想在平台上建立發票或上傳自己的發票

4. 閱讀並接受條款和條件以繼續

5. 設定偏好

6. 填寫必填欄位

   1. 發件人詳細資訊（名稱、業務、地址等）
   2. 貨運詳細資訊（運單號、日期、發票號碼等）
   3. 運送至詳細資訊（如果收件人地址和買家地址不同）
   4. 出售至詳細資訊（買家資訊）
   5. 項目/產品詳細資訊（說明、銷售單位、HS 代碼、原產地等）
   6. 最終成本/價值詳細資訊（折扣、貨幣、運費、保險、重量等）

7. 電子發票系統將生成發票參考號 (IRN) 和快速回應代碼 (QR 代碼)

8. 將電子簽名上傳至發票和 QR 代碼

9. 根據需要上傳其他運送文件，例如原產地證明或聲明書

10. 電子商業發票將傳輸至目的地國家的海關當局以促進貨運清關

承運人資源 

常見問題