Elektronik ticari fatura

Elektronik ticari fatura (ECI), kağıtsız bir ticari belgedir ve dijitalleştirilmiş bir faturalama sürecini içerir; başka bir deyişle, elektronik olarak oluşturulan, gönderilen ve alınan bir faturadır.

İthalatçı, ihracatçı veya ticaret sektöründe rol oynayan biriyseniz, muhtemelen ticari faturalardan haberdarsınızdır, ancak elektronik benzerleri hakkında ne dersiniz? Elektronik faturalar giderek daha yaygın olarak kullanılıyor ve bazen gerekli olabiliyor, bu nedenle onlarla tanışmak önemlidir.

Kağıt vs. elektronik fatura 

Elektronik ticari faturaları daha iyi anlamak için, ticari faturanın ne olduğunu ve elektronik sürümünün standarttan nasıl farklı olduğunu anlamak faydalı olur.

Ticari fatura nedir?

Ticari fatura, tüm belge olmayan sınır ötesi sevkiyatlar için gereklidir. Ticari fatura, bir sevkiyatın gümrük kapısından ithalatçı ülkeye geçmesine izin veren birincil belgedir. Ticari fatura, gümrüklerin sevk edilen mallar, gönderici ve alıcı ve taşıma özellikleri hakkında içerdiği önemli bilgilere dayanarak uygulanabilir gümrük tarifeleri, vergileri ve ücretleri belirlemesine yardımcı olur.

Kağıt ve elektronik karşılaştırması

Her iki form da aynı bilgileri içermesine rağmen, ticari fatura yalnızca otomatik ve elektronik işlemeye izin veren sistematik bir elektronik biçimde düzenlenmiş, gönderilmiş ve alınmışsa elektroniktir.

Elektronik format 

Standart ve elektronik formların aynı amacı yerine getirdiğini ve benzer göründüğünü biliyoruz. Ancak fiziksel bir ticari faturanın elle doldurulması veya en azından yazdırılması gerekecekken, elektronik ticari faturalar hem doldurulur hem de çevrimiçi olarak taşıyıcıya gönderilir. Aşağıda, bir ticari faturanın (elektronik veya fiziksel) gerekli bilgi alanlarıyla nasıl göründüğüne ilişkin bir örnek verilmiştir.

Her iki fatura türü arasındaki tek fark biçimi olsa da, elektronik ticari fatura kağıt formda olmayan çeşitli avantajlar sunar.

Elektronik formatın avantajları 

Elektronik format, kağıt formatla aynı amaçları yerine getirir ve aynı nedenlerle kullanılır, ancak aynı zamanda birkaç avantaj sunar:

• Sürdürülebilirlik: elektronik form kağıtsız olup, kağıt, zaman ve yazdırmaya ilişkin maliyetleri tasarruf ettiği için daha sürdürülebilirdir

• Verimlilik: ticari belgeleri yazdırma ve ekleme gereği yoktur, bu da elektronik belgelerin sıklıkla önceden temizlenmesi ve kaybolmaması nedeniyle daha az gümrük gecikmesiyle sonuçlanır

• Kullanım kolaylığı ve basitliği: sevkiyat verilerini izlemeyi kolaylaştırır (elektronik belgeler kaydedilir)

  • Kayıp, eksik veya hasar görmüş ticari kayıtlar riskini en aza indirir

• Dolandırıcılık riskinin azalması: elektronik faturalar göndermek için kullanılabilecek yazılım güvenlidir, bu nedenle dolandırıcılık ve veri hırsızlığı riski daha azdır

• Kolaylık: fiziksel ticari faturaların elle doldurulması gerekir, elektronik faturalar ise çoğunlukla sizin için oluşturulur

Elektronik ticari faturaların sunduğu avantajlar nedeniyle, bazı ülkeler ve taşıyıcılar elektronik ticari belgeleri tercih ederler. Uluslararası taşıyıcılar tüm ülkelerde elektronik ticari faturalamayı desteklemezler, ancak çoğu ülkede desteklenir.

Ticari fatura doldurma 

Çoğu büyük taşıyıcı, otomasyon/sevkiyat platformu veya yazılımından elektronik ticari fatura oluşturmanıza izin verir. Elektronik bir ticari fatura doldurmak için aşağıdaki bilgiler gereklidir; bu, kağıt ticari fatura için gerekli olanlarla aynıdır:

• Sevkiyat tarihi
• İzleme numarası
• Satıcının şirket adı ve logosu
• Alıcının bilgileri
• Mallar veya hizmetlerin açıklaması
• Ödenmesi gereken tutar
• Ödeme yöntemleri ve koşulları

Not: Belirli sevkiyatlar için ek bilgi gerekli olabilir.

ECI doldurma adımları 

İlk olarak, tercih ettiğiniz sevkiyat platformunda elektronik ticari fatura oluşturma'yı etkinleştirmeniz gerekecektir. Adımlar taşıyıcıdan taşıyıcıya ve platformdan platforma değişebilir, ancak süreç aşağıdakine benzer şekilde görünecektir:

1. Sevkiyat taşıyıcı yazılımınızda veya sevkiyat platformunda, hesabınız içinde sevkiyat ayarlarını (veya eşdeğerini) bulun

2. Kağıtsız ticari belgeleri etkinleştirin/kayıt olun/izin verin (veya eşdeğeri)

3. Faturaları platformda oluşturmak mı yoksa kendi faturalarınızı mı yüklemek istediğinizi seçin

4. Devam etmek için hükümleri ve koşulları okuyun ve kabul edin

5. Tercihlerinizi ayarlayın

6. Gerekli alanları doldurun

   1. Gönderici detayları (ad, işletme, adres, vb.)
   2. Sevkiyat detayları (hava irsaliyesi numarası, tarih, fatura numarası, vb.)
   3. Gönderim adresi (teslimat adresi ile alıcı adresi farklıysa)
   4. Satış yapılan detaylar (alıcı bilgileri)
   5. Ürün/mal detayları (açıklamalar, satılan birimler, HS kodları, köken ülkesi, vb.)
   6. Son maliyet/değer detayları (indirimler, para birimi, nakliye, sigorta, ağırlık, vb.)

7. Elektronik fatura sistemi fatura referans numarasını (IRN) ve hızlı yanıt kodunu (QR kodu) oluşturacaktır

8. Faturaya elektronik imza ve QR kodu yükleyin

9. Gerektiğinde ek sevkiyat belgelerini yükleyin, örneğin Menşe Sertifikası veya Bildirim Beyanı

10. Elektronik ticari fatura, sevkiyatın gümrük temizlemesini kolaylaştırmak için hedef ülkenin gümrük makamına iletilecektir

Taşıyıcı kaynakları 

Sıkça sorulan sorular