Elektronik ticari fatura

Elektronik ticari fatura (ECI), dijitalleştirilmiş bir faturalama sürecini içeren kağıtsız bir ticaret belgesidir; diğer bir deyişle, elektronik olarak oluşturulan, gönderilen ve alınan bir faturadır.

Eğer bir ithalatçı, ihracatçı veya ticaret endüstrisinde bir rol oynayan biriyseniz, ticari faturaların farkında olmalısınız, ancak elektronik karşıtları hakkında ne düşünüyorsunuz? Elektronik faturalar giderek daha yaygın hale geliyor ve bazen zorunlu hale geliyor, bu nedenle onlarla tanışmak önemlidir.

Kağıt vs. elektronik fatura 

Elektronik ticari faturaları daha iyi anlamak için, bir ticari fatura nedir ve elektronik versiyonunun standarttan nasıl farklı olduğunu anlamak faydalıdır.

Ticari fatura nedir?

Bir ticari fatura, tüm belgeler dışındaki sınır ötesi gönderimler için gereklidir. Ticari fatura, bir gönderimin ithalat ülkesine girmesi için gereken birincil belgedir. Ticari fatura, gümrüğün gönderilen mallar, gönderici ve alıcı hakkında içerdiği önemli bilgilere dayanarak uygulanabilir gümrük vergilerini, harçları ve ücretleri belirlemesine yardımcı olur.

Kağıt vs. elektronik karşılaştırması

Her iki form da aynı bilgileri içerse de, bir ticari fatura yalnızca sistematik bir elektronik formatta oluşturulmuş, gönderilmiş ve alınmışsa elektronik olarak kabul edilir.

Elektronik format 

Standart ve elektronik formların aynı amaca hizmet ettiğini ve benzer göründüğünü biliyoruz. Ancak, fiziksel bir ticari fatura en azından elle doldurulmak zorundadır veya yazdırılmalıdır, oysa elektronik ticari faturalar hem çevrimiçi doldurulur hem de taşıyıcıya sunulur. Aşağıda, gerekli bilgi alanlarıyla birlikte bir ticari faturanın (elektronik veya fiziksel) nasıl göründüğüne dair bir örnek bulunmaktadır.

İki fatura türü arasındaki tek fark formatlarıdır, ancak ticari elektronik fatura, kağıt formunun sunmadığı birkaç avantaj sunar.

Elektronik formatın faydaları 

Elektronik format, kağıt formatıyla aynı amaçları yerine getirir ve aynı nedenlerle kullanılır, ancak ayrıca aşağıdaki gibi birkaç avantaj sunar:

• Sürdürülebilirlik: elektronik form kağıtsızdır, bu da kağıt, zaman ve baskı ile ilgili maliyetleri tasarruf ederek daha sürdürülebilir olduğu anlamına gelir.

• Verimlilik: ticaret belgelerini yazdırma ve ekleme gereksinimi yoktur, bu da daha az gümrük gecikmesi ile sonuçlanır çünkü elektronik belgeler genellikle önceden onaylanır ve kaybolma riski yoktur.

• Kullanım kolaylığı ve basitliği: gönderim verilerini takip etmek daha kolaydır (elektronik belgeler kaydedilir).

  • Kaybolan, eksik veya hasar görmüş ticaret kayıtları riskini en aza indirir.

• Dolandırıcılık riskinin azaltılması: elektronik faturaları göndermek için mevcut yazılım güvenlidir, bu nedenle dolandırıcılık ve veri hırsızlığı yaşama olasılığı daha düşüktür.

• Kolaylık: fiziksel ticari faturalar elle doldurulmak zorundadır, oysa elektronik faturalar çoğunlukla sizin için oluşturulur.

Elektronik ticari faturaların sunduğu avantajlar nedeniyle, bazı ülkeler ve taşıyıcılar elektronik ticaret belgelerini tercih etmektedir. Uluslararası taşıyıcılar, tüm ülkelerde elektronik ticari faturaları desteklememektedir, ancak bunlar çoğu ülkede desteklenmektedir.

Ticari faturayı doldurma 

Çoğu büyük taşıyıcı, otomasyon/gönderim platformlarından veya yazılımlarından elektronik ticari faturalar oluşturmanıza izin verir. Elektronik bir ticari faturayı doldurmak için gereken bilgiler, esasen bir kağıt ticari fatura için gerekenlerle aynıdır:

• Gönderim tarihi
• Takip numarası
• Satıcının şirket adı ve logosu
• Alıcının bilgileri
• Mal veya hizmet açıklaması
• Ödenecek tutar
• Ödeme yöntemleri ve koşulları

Not: Belirli gönderimler için ek bilgi gerekebilir.

ECI'yi doldurma adımları 

Öncelikle, tercih ettiğiniz gönderim platformunda elektronik ticari fatura oluşturma özelliğini etkinleştirmeniz gerekecek. Adımlar, taşıyıcıdan taşıyıcıya ve platformdan platforma değişiklik gösterebilir, ancak süreç aşağıdaki gibi görünecektir:

1. Gönderim taşıyıcı yazılımınızda veya gönderim platformunuzda, hesabınız içinde gönderim ayarlarını (veya eşdeğerini) bulun.

2. Kağıtsız ticaret belgelerini etkinleştir/kayıt ol/izin ver (veya eşdeğerini).

3. Faturaları platformda oluşturmak mı yoksa kendi faturalarınızı yüklemek mi istediğinizi seçin.

4. Devam etmek için şartları ve koşulları okuyun ve kabul edin.

5. Tercihleri ayarlayın.

6. Gerekli alanları doldurun.

   1. Gönderici bilgileri (isim, iş, adres vb.)
   2. Gönderim bilgileri (waybill numarası, tarih, fatura numarası vb.)
   3. Gönderim adresi bilgileri (eğer alıcı adresi ve alıcı adresi farklıysa)
   4. Satış bilgileri (alıcı bilgileri)
   5. Ürün/mal bilgileri (açıklamalar, satılan birimler, HS kodları, menşei ülkesi vb.)
   6. Nihai maliyet/değer bilgileri (indirimler, para birimi, navlun, sigorta, ağırlık vb.)

7. Elektronik fatura sistemi, fatura referans numarasını (IRN) ve bir hızlı yanıt kodunu (QR kodu) oluşturacaktır.

8. Faturaya ve QR koduna elektronik bir imza yükleyin.

9. Gerekirse ek gönderim belgelerini yükleyin, örneğin, Menşei Belgesi veya Beyan Dilekçesi.

10. Elektronik ticari fatura, gönderimin gümrükten geçişini kolaylaştırmak için varış ülkesinin gümrük otoritesine iletilecektir.

Taşıyıcı kaynakları 

Sıkça Sorulan Sorular