Электронный счет-фактура

An electronic commercial invoice (ECI) is a paperless trade document that involves a digitized invoicing process; in other words, it is an invoice that is created, sent, and received electronically.

Электронный коммерческий счет-фактура (ECI) — безбумажный торговый документ, который включает процесс цифрового выставления счетов; другими словами, это счет, который создается, отправляется и принимается в электронном виде.

If you’re an importer, exporter, or someone that plays a role in the trade industry, then you are likely aware of commercial invoices, but what about their electronic counterparts? Electronic invoices are becoming more widely used and are sometimes required, so it’s important to be familiar with them.

Если вы импортер, экспортер или человек, который участвует в торговле, то, возможно, вы знакомы с коммерческими счетами-фактурами, но что насчёт их электронных аналогов? Электронные счета-фактуры становятся всё более широко используемыми и иногда требуются, поэтому важно знать о них.

Paper vs. electronic invoice 

Чтобы лучше понять электронные коммерческие счета-фактуры, полезно понять, что такое коммерческий счет-фактура и чем электронная версия отличается от стандартной.

Что такое коммерческий счет-фактура?

обязателен на всех грузах через границу, не являющихся документами. Коммерческий счет-фактура является основным документом, который позволяет отправлению пройти таможню в страну импорта. Коммерческий счет-фактура помогает таможне определить применимые пошлины, налоги и сборы, основываясь на важной информации, содержащейся о товарах, отправителе и получателе, а также о характеристиках перевозки.

Сравнение бумажного и электронного счета

Хотя обе формы содержат одну и ту же информацию, коммерческий счет-фактура считается электронным только если он формируется, отправляется и принимается в систематизированном электронном формате, который позволяет автоматизированную и электронную обработку.

Electronic format 

Мы знаем, что стандартные и электронные формы выполняют одну и ту же функцию и выглядят похоже. Однако физический коммерческий счет-фактура должен быть заполнен вручную или как минимум распечатан, тогда как электронные счета-фактуры заполняются и подаются перевозчику онлайн. Ниже приведён пример того, как выглядит коммерческий счет-фактура (электронный или физический) с требуемыми полями информации.

Benefits of electronic format 

Электронный формат выполняет ту же функцию и используется по тем же причинам, что и бумажный формат, но он также имеет ряд преимуществ, например:

• Устойчивость: электронная форма безбумажна, что является более экологичным, поскольку экономит бумагу, время и затраты, связанные с печатью

• Эффективность: не нужно печатать и прикреплять торговые документы, что приводит к меньшему числу задержек на таможне, поскольку электронные документы часто проходят предочистку и не могут быть утеряны

• Удобство и простота использования: проще отслеживать данные об отправке (электронная документация сохраняется)

  • минимизирует риск потерянных, пропущенных или повреждённых торговых записей

• Уменьшение риска мошенничества: доступное программное обеспечение для отправки электронных счетов-фактур безопасно, поэтому риск мошенничества и кражи данных снижается

• Удобство: физические счета-фактуры необходимо заполнять вручную, в то время как электронные счета-фактуры чаще всего формируются автоматически

Из-за преимуществ электронных счетов-фактур некоторые страны и перевозчики отдают предпочтение электронным торговым документам. Международные перевозчики не поддерживают электронный выпуск счетов-фактур во всех странах, но они поддерживаются во многих странах.

Filling out a commercial invoice 

Большинство крупных перевозчиков позволяют создавать электронные счета-фактуры на своих платформах автоматизации/отгрузки или в программном обеспечении. Следующая информация необходима для заполнения электронного счета-фактура, что по существу соответствует требованиям к бумажному коммерческому счету-фактуре:

• Дата отправки
• Номер для отслеживания
• Название компании продавца и логотип
• Информация о покупателе
• Описание товаров или услуг
• Сумма к оплате
• Способы оплаты и условия

Примечание: Для некоторых отправлений может потребоваться дополнительная информация.

Steps to fill out an ECI 

Во-первых, вам нужно активировать генерацию электронного счета-фактура в выбранной вами платформе для отправки. Шаги могут различаться в зависимости от перевозчика и платформы, но процесс будет выглядеть примерно так:

1. В программном обеспечении перевозчика или платформе для отправки найдите настройки отправки (или аналогичные) в своей учетной записи

2. Активируйте/подпишитесь/включите/разрешите безбумажную торговую документацию (или эквивалент)

3. Выберите, хотите ли вы создавать счета на платформе или загружать свои

4. Прочтите и примите условия, чтобы продолжить

5. Настройте предпочтения

6. Заполните необходимые поля

   1. Детали отправителя (имя, компания, адрес и т. д.)
   2. Детали поставки (номер накладной, дата, номер счета и т. д.)
   3. Детали доставки получателю (если адрес получателя и адрес покупателя различны)
   4. Детали покупателя (информация о покупателе)
   5. Детали позиций/товаров (описания, единицы продаж, HS-коды, страна происхождения и т. д.)
   6. Детали итоговой стоимости/ценности (скидки, валюта, фрахт, страхование, вес и т. д.)

7. Электронная система счета-фактура сгенерирует номер ссылки на счет-фактуру (IRN) и код быстрого отклика (QR-код)

8. Загрузить электронную подпись к счету-фактуре и QR-коду

9. Загрузить дополнительные документы по отгрузке по мере необходимости, например, Сертификат происхождения или Заявление

10. Электронный коммерческий счет-фактура будет передан таможенным органам страны назначения для содействия оформлению отправления

Carrier resources 

Часто задаваемые вопросы