Электронный коммерческий счет-фактура

Электронный коммерческий счет-фактура (ECI) — это безбумажный торговый документ, который включает в себя цифровой процесс выставления счетов; другими словами, это счет-фактура, которая создается, отправляется и принимается в электронном виде.

Если вы импортер, экспортер или кто-то, кто играет роль в торговой отрасли, то вы, вероятно, знакомы с коммерческими счетами-фактурами, но что насчет их электронных аналогов? Электронные счета-фактуры становятся все более распространенными и иногда требуются, поэтому важно быть с ними знакомым.

Бумажный vs. электронный счет-фактура 

Чтобы лучше понять электронные коммерческие счета-фактуры, полезно понять, что такое коммерческий счет-фактура и чем электронная версия отличается от стандартной.

Что такое коммерческий счет-фактура?

Коммерческий счет-фактура требуется для всех неконтрактных трансакций через границу. Коммерческий счет-фактура является основным документом, который позволяет грузу пройти через таможню в страну импорта. Коммерческий счет-фактура помогает таможне определить применимые пошлины, налоги и сборы на основе важной информации, содержащейся о товарах, которые отправляются, отправителе и получателе, а также о специфике транспортировки.

Сравнение бумажного и электронного

Хотя обе формы содержат одну и ту же информацию, коммерческий счет-фактура является электронным только в том случае, если он составлен, отправлен и получен в систематическом электронном формате, который позволяет автоматизированную и электронную обработку.

Электронный формат 

Мы знаем, что стандартные и электронные формы выполняют одну и ту же функцию и выглядят похоже. Однако физический коммерческий счет-фактура должен быть заполнен вручную или, по крайней мере, распечатан, в то время как электронные коммерческие счета-фактуры заполняются и отправляются перевозчику онлайн. Ниже приведен пример того, как выглядит коммерческий счет-фактура (электронный или физический) с его обязательными полями информации.

Хотя единственное различие между двумя типами счетов-фактур заключается в их формате, коммерческий электронный счет-фактура предлагает несколько преимуществ, которых нет у бумажной формы.

Преимущества электронного формата 

Электронный формат выполняет все те же цели и используется по тем же причинам, что и бумажный формат, но также предлагает несколько преимуществ, таких как:

• Устойчивость: электронная форма безбумажная, что более устойчиво, поскольку экономит бумагу, время и затраты, связанные с печатью

• Эффективность: нет необходимости печатать и прикреплять торговые документы, что приводит к меньшим задержкам при оформлении, поскольку электронные документы часто предварительно очищаются и не могут быть потеряны

• Удобство и простота использования: легче отслеживать данные о грузах (электронная документация сохраняется)

  • Минимизирует риск потери, отсутствия или повреждения торговых записей

• Сниженный риск мошенничества: программное обеспечение, доступное для отправки электронных счетов-фактур, безопасно, поэтому меньше шансов столкнуться с мошенничеством и кражей данных

• Удобство: физические коммерческие счета-фактуры должны заполняться вручную, в то время как электронные счета-фактуры в основном генерируются для вас

Из-за преимуществ, которые предлагают электронные коммерческие счета-фактуры, некоторые страны и перевозчики предпочитают электронные торговые документы. Международные перевозчики не поддерживают электронные коммерческие счета-фактуры во всех странах, но они поддерживаются в большинстве стран.

Заполнение коммерческого счета-фактуры 

Большинство крупных перевозчиков позволяют вам создавать электронные коммерческие счета-фактуры с помощью своей автоматизации/доставки платформы или программного обеспечения. Для заполнения электронного коммерческого счета-фактуры необходима следующая информация, которая в основном совпадает с требованиями для бумажного коммерческого счета-фактуры:

• Дата отправки
• Номер отслеживания
• Название и логотип компании продавца
• Информация о покупателе
• Описание товаров или услуг
• Сумма к оплате
• Способы и условия оплаты

Примечание: Дополнительная информация может потребоваться для определенных отправлений.

Шаги для заполнения ECI 

Сначала вам нужно будет активировать генерацию электронного коммерческого счета-фактуры в вашей предпочтительной платформе доставки. Шаги могут различаться в зависимости от перевозчика и платформы, но процесс будет выглядеть примерно так:

1. В программном обеспечении вашего перевозчика или на платформе доставки найдите настройки доставки (или эквивалентные) в вашем аккаунте

2. Активируйте/зарегистрируйте/включите/разрешите безбумажную торговую документацию (или эквивалент)

3. Выберите, хотите ли вы создавать счета-фактуры на платформе или загружать свои собственные

4. Прочитайте и примите условия и положения, чтобы продолжить

5. Установите предпочтения

6. Заполните обязательные поля

   1. Данные отправителя (имя, бизнес, адрес и т. д.)
   2. Данные отправки (номер накладной, дата, номер счета-фактуры и т. д.)
   3. Данные получателя (если адрес получателя и адрес покупателя различаются)
   4. Данные о покупателе (информация о покупателе)
   5. Данные о товаре/продукте (описания, проданные единицы, коды ГС, страна происхождения и т. д.)
   6. Данные о конечной стоимости/ценности (скидки, валюта, фрахт, страховка, вес и т. д.)

7. Система электронного счета-фактуры сгенерирует номер ссылки на счет-фактуру (IRN) и код быстрого ответа (QR-код)

8. Загрузите электронную подпись на счет-фактуру и QR-код

9. Загрузите дополнительные документы доставки по мере необходимости, например, Сертификат происхождения или Декларацию

10. Электронный коммерческий счет-фактура будет передан таможенным органам страны назначения для облегчения оформления груза

Ресурсы перевозчиков 

Часто задаваемые вопросы