Электронная коммерческая накладная

Электронная коммерческая накладная (ECI) — это безбумажный торговый документ, который предполагает процесс цифровизации счетов-фактур; другими словами, это счет-фактура, который создается, отправляется и получается в электронном виде.

Если вы импортер, экспортер или человек, который играет роль в торговле, то вы, вероятно, знакомы с коммерческими накладными, но как насчет их электронных аналогов? Электронные счета-фактуры становятся все более широко используемыми и иногда требуются, поэтому важно быть с ними знакомым.

Бумажная и электронная накладная 

Чтобы лучше понять электронные коммерческие накладные, полезно понять, что такое коммерческая накладная и чем электронная версия отличается от стандартной.

Что такое коммерческая накладная?

Коммерческая накладная требуется для всех международных отправок, не являющихся документами. Коммерческая накладная — это основной документ, который позволяет отправке пройти через таможню в страну импорта. Коммерческая накладная помогает таможне определить применимые пошлины, налоги и сборы на основе важной информации, которую она содержит о товарах, отправителе и получателе, а также о деталях транспортировки.

Сравнение бумажной и электронной накладной

Хотя обе формы содержат одинаковую информацию, коммерческая накладная является электронной только в том случае, если она создается, отправляется и получается в систематическом электронном формате, который позволяет автоматизированную и электронную обработку.

Электронный формат 

Мы знаем, что стандартная и электронная формы выполняют одну и ту же цель и выглядят похоже. Однако физическую коммерческую накладную придется заполнять от руки или по крайней мере печатать, тогда как электронные коммерческие накладные заполняются и отправляются перевозчику онлайн. Ниже приведен пример того, как выглядит коммерческая накладная (электронная или физическая) со своими обязательными информационными полями.

Хотя единственное различие между двумя типами счетов-фактур — это их формат, электронная коммерческая накладная предлагает несколько преимуществ, которых нет в бумажной форме.

Преимущества электронного формата 

Электронный формат выполняет все те же функции и используется по тем же причинам, что и бумажный формат, но также предлагает несколько преимуществ, такие как:

• Устойчивость: электронная форма безбумажна, что более устойчиво, так как экономит бумагу, время и затраты, связанные с печатью

• Эффективность: нет необходимости печатать и прикреплять торговые документы, что приводит к меньшему количеству задержек таможенного оформления, поскольку электронные документы часто предварительно очищаются и не могут быть потеряны

• Простота использования: легче отслеживать данные отправки (электронная документация сохраняется)

  • Минимизирует риск потери, отсутствия или повреждения торговых записей

• Сниженный риск мошенничества: программное обеспечение, доступное для отправки электронных счетов-фактур, защищено, поэтому меньше вероятность мошенничества и кражи данных

• Удобство: физические коммерческие накладные должны заполняться от руки, тогда как электронные счета-фактуры в основном создаются для вас

Из-за преимуществ, которые предлагают электронные коммерческие накладные, некоторые страны и перевозчики отдают предпочтение электронным торговым документам. Международные перевозчики не поддерживают электронное выставление коммерческих счетов-фактур во всех странах, но они поддерживаются в большинстве стран.

Заполнение коммерческой накладной 

Большинство крупных перевозчиков позволяют создавать электронные коммерческие накладные на их платформе автоматизации/отправки или программном обеспечении. Для заполнения электронной коммерческой накладной требуется следующая информация, которая по существу является такой же, как требования для бумажной коммерческой накладной:

• Дата отправки
• Номер отслеживания
• Название и логотип компании продавца
• Информация покупателя
• Описание товаров или услуг
• Сумма к уплате
• Методы платежа и условия

Примечание: Дополнительная информация может потребоваться для определенных отправок.

Шаги для заполнения ECI 

Сначала вам нужно активировать электронное создание коммерческой накладной в вашей предпочитаемой платформе отправки. Шаги могут варьироваться от перевозчика к перевозчику и от платформы к платформе, но процесс будет выглядеть примерно так:

1. В программном обеспечении перевозчика доставки или платформе доставки найдите параметры отправки (или эквивалент) в своей учетной записи

2. Активируйте/зарегистрируйтесь/включите/разрешите безбумажную документацию для торговли (или эквивалент)

3. Выберите, хотите ли вы создавать накладные на платформе или загрузить свои собственные

4. Прочитайте и примите условия для продолжения

5. Установите предпочтения

6. Заполните требуемые поля

   1. Информация об отправителе (имя, бизнес, адрес и т. д.)
   2. Детали отправки (номер накладной, дата, номер счета-фактуры и т. д.)
   3. Детали "Доставить кому" (если адрес получателя и адрес покупателя различаются)
   4. Детали "Продано" (информация о покупателе)
   5. Детали товара/продукта (описания, проданные единицы, коды HS, страна происхождения и т. д.)
   6. Детали окончательной цены/стоимости (скидки, валюта, фрахт, страховка, вес и т. д.)

7. Система электронной накладной создаст номер ссылки на накладную (IRN) и быстрый код ответа (QR-код)

8. Загрузите электронную подпись на накладную и QR-код

9. Загрузите дополнительные документы по доставке по мере необходимости, например Свидетельство о происхождении или Заявление

10. Электронная коммерческая накладная будет передана таможенным органам страны назначения для облегчения таможенного оформления отправки

Ресурсы перевозчиков 

Часто задаваемые вопросы