電子商業請求書

電子商業請求書（ECI）とは、デジタル化された請求書発行プロセスを伴うペーパーレスの貿易書類です。 つまり、電子的に作成、送信、受信される請求書のことです。

あなたが輸入業者、輸出業者、または貿易業界で役割を果たしている人であれば、コマーシャル・インボイスのことはご存知でしょうが、それに相当する電子請求書についてはどうでしょうか?電子請求書はますます広く使用されるようになっており、必要になる場合もあるため、電子請求書に慣れておくことが重要です。

紙の請求書と電子請求書 

電子商業請求書をより深く理解するには、商業請求書とは何なのか、また電子版が標準とどのように異なるのかを理解するのに役立ちます。

コマーシャルインボイスとは何ですか?

商業請求書 は、書類を除くすべての国境を越えた発送に必要です。コマーシャルインボイスは、貨物が税関を通過して輸入国に入ることができる主要な書類です。コマーシャルインボイスは、出荷される商品、送り主と受取人、および輸送の詳細に関する重要な情報に基づいて、税関が適用される関税、税金、料金を決定するのに役立ちます。

紙と電子の比較

どちらのフォームにも同じ情報が含まれていますが、商業請求書は、自動化された電子処理を可能にする体系的な電子形式で管理、送信、受信される場合にのみ電子的になります。

電子フォーマット 

標準フォームと電子フォームは同じ目的を果たし、見た目も似ていることはわかっています。ただし、物理的な商業請求書は手書きで記入するか、少なくとも印刷する必要がありますが、電子商業請求書はオンラインで記入して運送業者に提出します。以下は、必要な情報フィールドを含む商用請求書 (電子または物理的) の例です。

2 種類の請求書の唯一の違いはその形式ですが、商用電子請求書には紙のフォームにはないいくつかの利点があります。

電子形式の利点 

電子形式は紙の形式とすべて同じ目的を達成し、同じ理由で使用されますが、次のようないくつかの利点もあります。

• 持続可能性: 電子フォームはペーパーレスであり、印刷に関連する紙、時間、コストを節約できるため、より持続可能です。

• 効率: 貿易書類を印刷して添付する必要がなく、電子書類は事前に処理されることが多く、紛失することがないため、処理の遅れが少なくなります。

• 使いやすさとシンプルさ: 出荷データの追跡が容易になります (電子文書が保存されます)

  • 取引記録の紛失、行方不明、破損のリスクを最小限に抑えます

• 詐欺のリスクの軽減: 電子請求書の送信に使用できるソフトウェアは安全であるため、詐欺やデータ盗難に遭う可能性が低くなります。

• 利便性: 物理的な商業請求書は手書きで記入する必要がありますが、電子請求書はほとんどの場合自動的に生成されます。

電子商業請求書には利点があるため、一部の国や運送業者は電子貿易書類を支持しています。国際的な運送業者はすべての国で電子商業請求書をサポートしているわけではありませんが、ほとんどの国でサポートされています。

コマーシャルインボイスの記入 

ほとんどの大手運送業者では、自動化/配送プラットフォームまたはソフトウェアから電子商業請求書を作成できます。電子商業請求書を記入するには次の情報が必要です。これは基本的に 紙の商業請求書 の要件と同じです。

• 発送日
• 追跡番号
• 販売者の会社名とロゴ
• 購入者の情報
• 商品またはサービスの説明
• 未払い金額
• 支払い方法と条件

注: 特定の荷物については追加情報が必要な場合があります。

ECI に記入する手順 

まず、お好みの配送プラットフォームで電子商業請求書生成を有効にする必要があります。手順は運送業者やプラットフォームによって異なる場合がありますが、プロセスは次のようになります。

1. 配送業者ソフトウェアまたは配送プラットフォームで、アカウント内の 配送設定 (または同等のもの) を見つけます。

2. ペーパーレス貿易文書（または同等のもの）をアクティブ化/登録/有効化/許可する

3. プラットフォーム上で請求書を作成するか、独自の請求書をアップロードするかを選択します

4. 利用規約を読み、同意して続行します。

5. 環境設定をセットアップする

6. 必要項目を入力する

   1. 荷主の詳細（名前、事業者、住所など）
   2. 発送詳細（送り状番号、日付、送り状番号など）
   3. 発送先の詳細 (受取人の住所と購入者の住所が異なる場合)
   4. 販売先の詳細（購入者情報）
   5. アイテム/製品の詳細 (説明、販売単位、HS codes、原産国など)
   6. 最終的なコスト/価値の詳細 (割引、通貨、運賃、保険、重量など)

7. 電子請求書システムは請求書参照番号 (IRN) とクイック応答コード (QR コード) を生成します。

8. 請求書と QR コードに電子署名をアップロードします

9. 必要に応じて、追加の出荷書類 (原産地証明書 または 申告書 など) をアップロードします。

10. 電子商業送り状は、貨物の通関を容易にするために目的地の国の税関に送信されます。

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